كيف تعزز تكنولوجيا الاتصالات مشاركة الموظفين

تجد التكنولوجيا طريقها إلى حياتنا أكثر فأكثر ، حيث يزعم 40٪ من الأمريكيين أنها أعظم تحسن في الحياة خلال الخمسين عامًا الماضية. تساعد هذه التطورات الرقمية في جعل حياتنا الشخصية والمهنية أسهل ، ولكن ربما لا يكون هناك تحسن أكثر أهمية للشركات من زيادة مشاركة الموظفين .

تعمل التكنولوجيا على تبسيط أهم جانب من جوانب العمل: التواصل في مكان العمل. تسهل هذه الأدوات على الموظفين التواصل مع بعضهم البعض ، بغض النظر عن مكان تواجدهم ، مما يسمح بانقطاعات أقل في سير العمل. بعد كل شيء ، أثبت تطبيق التكنولوجيا في سير عمل عملك أنه يعزز نجاح الأعمال .

التقاطع بين التواصل والمشاركة

إن الانتقال إلى العصر التكنولوجي المتغير باستمرار لن يجذب الشركات فحسب ، بل الشباب أيضًا. هؤلاء الشباب أنفسهم سيشكلون الجيل القادم من القوى العاملة.

تقدر الأجيال الشابة - جيل الألفية وجيل Z على وجه التحديد - توافر الاتصال ، بغض النظر عن الوقت أو الموقع. بالانتقال إلى القوى العاملة ، سيقدر هؤلاء الشباب الشعور بالارتباط بزملائهم في العمل. يمكن تحقيق ذلك بسهولة من خلال تنفيذ أدوات وبرامج الاتصال الذكية ، حيث أن العديد من الموظفين الشباب على دراية بالتواصل من خلال الأجهزة الرقمية واعتادوا عليها.

عندما يشعر الموظفون بالارتباط ببعضهم البعض ، سيشعرون أيضًا بأنهم أكثر ارتباطًا بعملهم. تخلق فرص الاتصال المتزايدة موظفين أكثر تفاعلًا ، والذين من المرجح أن يكونوا دعاة لعملهم وثقافة عملهم . عندما يدافع الموظفون علنًا عن مؤسستهم ، فهذا يُظهر للموظفين المحتملين أن هذه الشركة ذات قيمة وأنها حقًا مكان رائع للعمل. سماع هذه الرسائل تأتي مباشرة من الموظف ، في كثير من الحالات ، يكون أكثر إغراءً من رأي شخص خارجي عبر الإنترنت ، أو سماعه من حساب علامة تجارية.

أدوات عمل مرنة

الآن بعد أن عرفت إمكانات المشاركة التي يمكن أن تخلقها التكنولوجيا لموظفيك ، فقد حان الوقت لمعرفة الأدوات التي تحتاجها لجعل هذا الاحتمال حقيقة واقعة.

الفائدة الوحيدة التي يفضلها الموظفون الشباب أكثر من الاتصال المستمر ببعضهم البعض من خلال أحدث التقنيات هي العمل من منازلهم المريحة. كان العمل عن بُعد ، أو العمل من المنزل ، يؤدي في السابق إلى عزل الموظفين عن زملائهم في العمل ، مما يجعل التعاون صعبًا ، إن لم يكن مستحيلًا تقريبًا.

تصبح إدارة هؤلاء الموظفين عندما لا يكونون في المكاتب الفعلية مشكلة لأصحاب العمل لأنه قد يكون من الصعب تتبع التقدم اليومي والتواصل بوضوح عندما لا تعمل الفرق وجهًا لوجه. لحسن الحظ ، مع توفر البرامج لإدارة المشاريع ، يمكن للموظفين إدخال تقدمهم ليراه أصحاب العمل وزملاء العمل. بهذه الطريقة ، لا يزال الموظفون متصلين في سير عملهم ، ويمكن للمديرين التأكد من أن الأشخاص الذين يشرفون عليهم لا يزالون يحافظون على التقدم ، حتى عندما يكونون بعيدًا عن المكتب.

للتنظيم العام ومراعاة وقت زميل العمل ، تعد التقويمات المشتركة أداة رائعة لزملاء العمل للبقاء على اتصال ، مع الحفاظ على احترام وقت الآخرين. يمكن للموظفين الذين يحتاجون أو يرغبون في العمل من المنزل ليوم واحد تحديث حالتهم عن بُعد إلى تقويمهم المشترك ليراه المديرون وزملاء العمل. بهذه الطريقة ، يمكن لأعضاء فريقك إدارة مساحات العمل والاجتماعات والتوافر اليومي دون التواجد فعليًا في المكتب.

اتصالات مبسطة

هناك بالتأكيد ما هو أكثر في تكنولوجيا المكتب من التقويم المشترك البسيط. في الواقع ، توجد منصات كاملة لإبقاء المكتب بأكمله متصلاً ومشاركًا. إن القدرة على التواصل بطريقة موحدة تجعل النموذج النهائي لمشاركة الموظفين .

يضمن استخدام برامج الإنترانت لمركزية اتصالات الموظف في نظام أساسي خاص تبادل المعلومات بسرعة وأمان. تحافظ الشبكات الداخلية على الاتصالات كلها في مكان واحد وتحافظ على خصوصية المعلومات ليراها الموظفون فقط. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن تحديث الإشعارات والسياسات على مستوى الشركة كلها في مكان واحد ، مما يضمن تحديث جميع الموظفين بأحدث المعلومات والإصدارات من وثائقك.

في مساحات العمل اليوم ، يتم تحديث أدوات بسيطة مثل أنظمة الهاتف لمنح الموظفين الكفاءة والاتصال الذي يتوقون إليه. قطعة واحدة من التكنولوجيا الجديدة ، أنظمة الهاتف VoIP ، تستخدم الإنترنت بدلاً من الكابلات السلكية لإرسال واستقبال مكالماتك. علاوة على ذلك ، يسعى VoIP إلى تبسيط الاتصالات الصوتية في مكان العمل من خلال السماح لأعضاء الفريق بإجراء مكالمات من خلال هاتف المكتب أو الجهاز المحمول أو أجهزة الكمبيوتر المحمولة الشخصية. يساهم هذا غالبًا في مستويات مشاركة أعلى لأن إمكانية الوصول عن بُعد تمنح أعضاء فريقك المرونة للعمل حيث يكونون أكثر إنتاجية.

مناهج حديثة لممارسات الأعمال

إذا كان التعلم الآلي والأتمتة يمثلان أي مؤشرات على مسار معظم مهام سير العمل ، فإن الموظفين يرغبون في العمل لدى الشركات التي تستخدم أحدث الأفكار والأدوات والأساليب لإنجاز العمل. تجعل الأتمتة عملية التخصيص والاستجابة السريعة أسهل من أي وقت مضى ، خاصة عند التواصل مع العملاء.

تعمل الاختراعات مثل روبوتات المحادثة على تحسين القدرة على خدمة العملاء بعدة طرق ، وذلك في المقام الأول من خلال جعلها أسرع في التواصل. لا يقلل هذا الحل من مقاطعة سير العمل فحسب ، ولكنه يوفر وقت العميل أيضًا. تُلغي روبوتات الدردشة حاجة الموظفين للإجابة باستمرار على نفس الأسئلة بشكل متكرر ، مما يسمح للموظفين بتركيز وقتهم على مهام أكثر إنتاجية. بالإضافة إلى ذلك ، تحصل روبوتات المحادثة على العملاء الإجابات التي يحتاجون إليها بسرعة أكبر ، مما يحسن تجربة خدمة العملاء بشكل عام.

مع الكثير من النمو والنجاح ، فإن تتبع هذه التغييرات والتعلم من المعلومات التي تنتجها الشركة بانتظام يثبت أنه مفيد للغاية. توجد تحليلات البيانات الضخمة ، على سبيل المثال ، لتجميع البيانات التي ينتجها النشاط التجاري بانتظام بغرض اكتساب رؤى مهمة. تتمثل أكبر فائدة لهذا النوع من التطوير في أنه لا يتعين على أي موظف جمع هذه البيانات ، وبالتالي يمكنه تركيز وقته في تطوير الاستراتيجيات حول المعلومات التي يتم جمعها تلقائيًا. لذلك ، من الأفضل قضاء الوقت بهذه الطريقة ، ودفع الأعمال إلى الأمام نحو النمو.