7 مخاطر المشروع الشائعة وكيفية التخفيف منها (تشمل نصائح الخبراء)

كل مشروع ، بغض النظر عن مدى حسن التخطيط له ، لديه مخاطر يمكن أن تعرقل المشروع وتسبب نكسات. إذا لم تتم إدارتها بشكل مناسب ، فقد تؤدي هذه المخاطر أيضًا إلى ضياع الوقت والمال والعملاء.

لهذا السبب تبحث الشركات اليوم عن مديري المشاريع الذين لديهم المهارة اللازمة للتعامل مع المخاطر. وفقًا لاستبيان Capterra's Emotional Intelligence in the Workplace Survey ، يوافق 52٪ من مديري المشاريع على أن إدارة المخاطر هي جزء لا يتجزأ من أدائهم الوظيفي ويتم تضمينها في المراجعة السنوية الخاصة بهم. (انظر منهجية المسح هنا.)

إذا كنت مدير مشروع مسؤولاً عن تسليم المشاريع في الوقت المحدد ، فيجب أن تعرف الأنواع المختلفة لمخاطر المشروع وكيفية التخفيف منها. تسرد هذه المدونة سبعة مخاطر مشتركة للمشروع وبعض الطرق التي أثبتت جدواها لمنعها. تابع القراءة لمعرفة المزيد.

يعد زحف النطاق أحد أكثر المخاطر شيوعًا المرتبطة بالمشروعات. يحدث هذا عادةً عندما يتم تغيير مخرجات المشروع بعد تحديدها بالفعل. يمكن أن يحدث هذا لأسباب مختلفة مثل قيود الميزانية أو المتطلبات الجديدة التي أضافها أصحاب المصلحة. غالبًا ما يتسبب زحف النطاق في حدوث تأخيرات في المشروع وتجاوز في التكلفة.

اقرأ المزيد: 3 نصائح لإدارة زحف النطاق لمشاريعك

تحدث هذه المخاطر عندما يكون هناك انقطاع في الاتصال بين فريق المشروع وأصحاب المصلحة. على سبيل المثال ، قد لا يفهم فريق المشروع احتياجات أصحاب المصلحة ، أو قد لا يكون أصحاب المصلحة على اطلاع بتقدم المشروع. يمكن أن يؤدي إلى سوء الفهم أو سوء الفهم ، مما يزيد من فرص فشل المشروع.

تحقق من قائمة Capterra المختصرة لأفضل برامج اتصالات الفريق لضمان التواصل السلس والفعال طوال دورة حياة المشروع.

كما قد تكون خمنت بالفعل ، تظهر هذه المخاطر عندما تكون هناك مشكلة في التكنولوجيا المستخدمة في المشروع. يمكن أن يكون أي شيء - من البرامج القديمة والأجهزة غير المتوافقة إلى تكامل النظام أو مشكلات التوافق. يمكن أن تعيق مخاطر التكنولوجيا تقدم المشروع أو حتى تؤدي إلى فشل كامل.

تحقق من قائمة Capterra المختصرة لأفضل برامج إدارة المشاريع لتبسيط تنفيذ المشروع.

تحدث مخاطر الجدولة عادةً عندما يكون الجدول الزمني للمشروع غير واقعي أو عندما يكون هناك تأخيرات في الجدول الزمني للمشروع. على سبيل المثال ، قد يخطئ فريق المشروع في تقدير الوقت المطلوب لإكمال المشروع ، أو قد تتسبب ظروف غير متوقعة مثل مشكلات التكنولوجيا أو زحف النطاق في حدوث تأخيرات.

تحقق من قائمة Capeterra المختصرة لأفضل برامج إدارة المهام لضمان جدولة فعالة للمشروع.

تحدث تجاوزات الميزانية ، وهي مخاطر أخرى مشتركة للمشروع ، عندما تتجاوز مصروفات المشروع الفعلية ميزانية المشروع المقدرة. يمكن أن يكون تجاوز الميزانية لأسباب مختلفة. قد يقلل فريق المشروع ، على سبيل المثال ، من تكلفة المواد ، أو قد تنشأ نفقات غير متوقعة أثناء سير المشروع.

تحقق من قائمة Capterra المختصرة لأفضل برامج الميزانية لتخصيص وتتبع وإدارة ميزانيات المشروع دون أي متاعب.

عدم اليقين في السوق هو أي مخاطر سوق غير مسبوقة يمكن أن تحدث أثناء سير المشروع. يحدث هذا عندما تؤثر حالة عدم اليقين في السوق أو الظروف الاقتصادية على نتيجة المشروع. على سبيل المثال ، قد يؤدي تغيير اللوائح الحكومية أو انخفاض في طلب العملاء إلى تأخير المشروع أو حتى إلغائه.

المخاطر الخارجية هي تلك المخاطر التي تأتي من خارج شركتك وهي خارجة عن سيطرة فريق المشروع. وهي تشمل أشياء مثل الكوارث الطبيعية ، وعدم الاستقرار السياسي ، أو حتى الوباء. لا يمكنك توقع أو منع هذه الأنواع من الأحداث. يمكن أن تتسبب المخاطر الخارجية في أضرار جسيمة للمشروع وقد تؤدي إلى فشلها.

نصائح التخفيف من مخاطر المشروع من المتخصصين في الصناعة

تحدثنا إلى عدد قليل من المتخصصين في هذا المجال لمعرفة المزيد حول مخاطر المشروع التي يواجهونها بشكل متكرر وماذا يفعلون للتخفيف منها لضمان نجاح المشروع.

يشارك كيفين دالي ، رئيس قسم التسويق في Zevo Health ، كيف يدير هو وفريقه مخاطر المشروع.

"الأشخاص الذين يتواصلون يخاطرون أقل ويحققون المزيد."

جوش نيلسون ، الرئيس التنفيذي لوكالة Seven Figure ، يتحدث عن عدم الوضوح ، وكيف يؤثر على المشروع بأكمله ، وكيف يدير هذا النوع من المخاطر.

"عادةً ما تساعد الرؤية المشتركة الواضحة الفريق على تجنب مشاكل المشروع والحفاظ على الدافع لتحقيق نجاح المشروع."

نصائح لتحديد مخاطر المشروع المحتملة في وقت مبكر

من المهم معرفة كيفية تحديد مخاطر المشروع مبكرًا للتخفيف من آثارها. إليك بعض تقنيات تحديد المخاطر التي يمكنك تجربتها:

• قم بإجراء تقييم للمخاطر. تساعد هذه العملية في تحديد وتقييم المخاطر التي يمكن أن تؤثر على نتيجة مشاريعك.
• راقب المشروع عن كثب. يتضمن ذلك تتبع تقدم المشروع والبحث عن أي علامات حمراء أو علامات تحذير قد تشير إلى وجود خطر محتمل.
• مراقبة التغيرات في السوق. يتضمن ذلك مواكبة ظروف السوق الحالية والاتجاهات لتحديد تأثيرها المحتمل على المشروع.
• التواصل مع أصحاب المصلحة. وهذا ينطوي على التواصل بانتظام مع جميع أصحاب المصلحة في المشروع لتجنب سوء الفهم وجعل الجميع على نفس الصفحة.
• كن مرنًا: هذا يعني أن تكون منفتحًا أو راغبًا في إجراء تغييرات على خطة المشروع ، إذا لزم الأمر ، لتجنب عوامل الخطر المحتملة.

هناك طريقة أخرى مجربة لتحديد وإدارة المخاطر في وقت مبكر - باستخدام برامج إدارة المخاطر. تحقق من إيجابيات وسلبيات استخدام برامج إدارة المخاطر لمشاريعك.

منهجية المسح

تم إجراء استطلاع Capterra للذكاء العاطفي في مكان العمل في ديسمبر 2021 بين 528 متخصصًا في الولايات المتحدة يديرون المشاريع في أعمالهم التجارية الصغيرة والمتوسطة. تم فحص المستجيبين لحالة التوظيف (بدوام كامل) ، وحجم العمل (2 إلى 500 موظف) ، والمشاركة في إدارة المشروع (متورط للغاية).