كيفية بناء ثقافة تعاونية في فرق افتراضية

لقد كان عملك يتنقل في العمل عن بُعد منذ شهور ، وقد بدأ يبدو وكأنه حل دائم. كيف يمكنك الاستفادة من الثقافة التعاونية التي كان يتمتع بها مكتبك مرة واحدة وإحضارها إلى المجال الرقمي؟

هنا في Flock ، أولويتنا هي تحسين العمل باستخدام الأدوات الرقمية. لهذا السبب نؤكد على أهمية بناء فريق تعاوني - ولماذا لدينا نصائح الخبراء في متناول اليد لمساعدة فريقك الافتراضي على التعاون بشكل أفضل.

التواصل للتعاون

الطريقة الأولى لتحسين تعاون فريقك هي إطلاق اتصالاتهم. نوصي بإعداد قنوات لكل مشروع فردي حتى تظل محادثاتك مركزة ومنتجة.

ومع ذلك ، قد يكون من الطبيعي أن يشعر العاملون عن بُعد بالعزلة ، خاصةً عندما تتواجد فرقك في مناطق زمنية متعددة. يمكن أن تتسبب هذه الصوامع في ركود في الإنتاجية أو حتى انخفاض مطرد في مشاركة الموظفين. فيما يلي بعض النصائح لمنع ذلك ولإبقاء فريقك متحمسًا للتعاون.

كن إستراتيجيًا مع أدوات الاتصال الخاصة بك

أنت تستخدم أدوات الاتصال الخاصة بك للدردشة ، واللقاء ، ومشاركة الملفات ، والمزيد. ارفع إستراتيجية الاتصال الخاصة بك من خلال الاستفادة من جميع القدرات التي توفرها أداة الجودة.

أولاً ، شجع الدردشات المنتظمة. في المكتب ، ليس من النادر أن تجد زملائك في الفريق يتوقفون عند مكاتب بعضهم البعض أو يحجزون غرفة اجتماعات للعمل على مهمة معًا. يمكن لفريقك تكرار هذا باستخدام أداة مراسلة الأعمال للتفاعل مع بعضهم البعض في الدردشة أو مكالمة فيديو سريعة للعمل كلوحة صوت أو الإجابة على الأسئلة مباشرة.

بصفتك مديرًا لفريق ، فأنت تريد أن يجد موظفوك طرقًا للعمل معًا بانتظام. يمكن لجلسات العصف الذهني على مستوى الفريق في مؤتمرات الفيديو المقترنة بإمكانيات مشاركة الشاشة ومشاركة الملفات أن تلهم زملائك في الفريق للعمل على أفكار واقتراحات بعضهم البعض. ستبقي هذه الجلسات فريقك على اطلاع ويمكن أن تعزز التعاون. يمكنك أيضًا استضافة جلسات عمل افتراضية (أسميها قاعات الدراسة!) حيث يعمل زملائك في الفريق بشكل مستقل ، ولكن يمكنهم التفاعل بشكل دوري مع بعضهم البعض للمساعدة على طول الطريق.

في الواقع ، يجب أن تكون هذه الجلسات الجانبية ممارسة منتظمة. من خلال وضع فريقك معًا بشكل استباقي في بيئة عمل شديدة التفاعل ، يمكنك غرس العمل الجماعي كإجراء روتيني يستخدمه موظفوك كأساس للتعاون.

نصيحة احترافية: شجع العاملين لديك على الإفراط في التواصل.

استمتع مع فريقك

لا يبدو موقف الفريق أو جلسة العصف الذهني في مكالمة فيديو مختلفة جدًا عن اجتماع مجلس الإدارة الممل. بصفتك مديرًا ، يمكنك تغيير ذلك وإلهام الآخرين ليكونوا أكثر صداقة أيضًا.

ابدأ بجعل اجتماعاتك الافتراضية أكثر متعة. هناك الكثير من أدوات كسر الجمود الممتعة لاجتماعات الفيديو التي يمكن أن تلهم الموظفين للتواصل مع بعضهم البعض والشعور براحة أكبر في مشاركة الأفكار مع بعضهم البعض. يقدم تقديم الشخصيات في مكان عملك فرصة عظيمة للآخرين لتحديد من يمكنهم اللجوء إليه لتلبية الاحتياجات المختلفة.

على سبيل المثال ، بفضل محادثاتنا المتسقة في Flock ، أعلم أنه يمكنني الذهاب إلى Eddie من أجل المتعة وكتابة الإعلانات بشكل أنيق أو إلى Rohit لإجراء تحليل كامل. تساعدني معرفة كيفية تواصلهم في فهم الشكل الذي ستبدو عليه شراكة العمل - ومن يمكنني الاعتماد عليه في أي شيء.

بناء هيكل تعاوني

إنشاء فريق تعاوني ليس كل شيء ممتعًا وألعابًا - على الرغم من أن المتعة تساعد بالتأكيد. لن يعمل فريقك جيدًا معًا إذا لم يكن لديهم أساس قوي.

الإعداد الافتراضي

بصفتك مديرًا ، ابدأ بالتأكيد على ثقافة التعاون في اليوم الأول للموظفين الجدد عن بُعد. قم بدعوتهم إلى الاجتماعات وساعات التواصل الاجتماعي الافتراضية من البداية حتى يتمكنوا من التعرف على زملائهم في العمل ومعرفة كيفية عملهم معًا.

بالإضافة إلى كونك اجتماعيًا ، من المهم أن يكون لديك عملية تأهيل عن بُعد تحدد العمليات والأنظمة التي يستخدمها فريقك للتعاون. قطيع عظيم لهذا! نحن نستخدم Flock لتكرار هيكل مكان العمل الطبيعي لدينا لمكافحة الشعور بالوحدة والارتباك الذي يمكن أن يواجهه الموظف الجديد. شجعهم على البدء في بناء علاقات عمل مع زملائهم الجدد.

عمليات العمل عن بعد

الآن إلى التفاصيل الجوهرية. بمجرد انضمام فريقك البعيد إلى مكان العمل والتحدث مع بعضكما البعض ، فإنك تحتاج إلى إعداد عمليات مبسطة للحفاظ على إنتاجية الأمور وعلى المسار الصحيح.

ابدأ بجداول أعمال محددة للاجتماعات. قدم "قراءة مسبقة" - أو مذكرة موجزة موجزة - قبل اجتماعاتك ، حدد من سيكون في المكالمة ، وما الذي ستتم مناقشته ، والنتائج المتوقعة. يمنح هذا فريقك القدرة على التحضير للاجتماع مع تحديثات حول عملهم وأفكارهم الجديدة.

أنشئ تواترًا منتظمًا للاجتماعات - بما في ذلك اجتماعات الفريق ، 1: 1 ، والعصف الذهني للمشروع. إن إبقاء فريقك مرتاحًا للاجتماع افتراضيًا والإفراط في التواصل سيشجعهم على التعاون بشكل متكرر وإنشاء عمليات خاصة بهم.

أخيرًا وليس آخرًا ، تحديد الأهداف . يحتاج فريقك إلى معرفة ما الذي يعملون من أجله ، بعد كل شيء! تحديد أهداف واضحة ( نستخدم OKRs هنا في Flock ) ينسق فريقك في جهد مشترك ويشجعهم على العمل معًا. تتيح أساليب Sprint لأعضاء الفريق تبادل الأفكار وتحديد المواعيد النهائية والالتقاء بتسجيل الوصول وتتبع تقدمهم أثناء ذهابهم. لا تحصل على تعاون أكثر من ذلك.

إذن كيف تدير هذه الأهداف؟

أدوات إنتاجية للفرق البعيدة

هناك عدد لا يحصى من أدوات الإنتاجية في السوق اليوم ، والتي تغطي أيًا من احتياجات عملك في أي وقت. فيما يلي بعض الأدوات التي يمكن أن تجعل عملك أكثر تعاونًا.

أدوات المراسلة

لا يستطيع فريقك العمل إذا لم يتمكنوا من التحدث. استخدم أدوات المراسلة مثل Flock أو Slack لاستمرار المحادثة طوال اليوم. سيساعد برنامج المراسلة الذي يسمح بمشاركة الملفات والمهام والتذكيرات والمزيد في تحفيز المحادثات والمشاركة والأفكار الجديدة.

مديري المهام

مديري المشاريع ، ابتهجوا! قم بتحسين وضع أهدافك والسماح لأعضاء فريقك بالعمل بشكل غير متزامن على أدوات إدارة المشروع مثل Asana أو Trello. قم بدمجها في أدوات الدردشة الخاصة بك للحصول على تحديثات دقيقة في محادثاتك المشتركة.

مديري سير العمل

مشاركة الملفات

لقد ولت أيام التوقف عند مكتب شخص ما مع مذكرة أو تقرير للمراجعة. ربما تكون على دراية ببعض أفضل أدوات مشاركة الملفات مثل Dropbox أو Google Drive. إنهم يغيرون الحياة عندما يتعلق الأمر بالعمل الجماعي. اختر واحدًا يناسب احتياجات عملك - نقاط المكافأة إذا تم دمجها في أدوات الاتصال الخاصة بك!