أفضل 8 طرق لتحسين التعاون والتواصل والعمل الجماعي

إذا جلست مع قادة الأعمال من جميع أنحاء البلاد وسألت عن مفتاح نجاحهم ، فمن المحتمل أن يتم ذكر التعاون في مكان العمل بشكل متكرر. غالبًا ما يُشار إلى التعاون في مكان العمل على أنه مؤشر على النجاح ، ولكن ليس من الواضح دائمًا ما يعنيه هذا المصطلح.

ما هو التعاون في مكان العمل؟

التعاون في مكان العمل هو عندما يجتمع شخصان أو أكثر لحل مشكلة شائعة. يمكن أن يكون التعاون في مكان العمل فعالاً للغاية. يمكن للأفراد ذوي الخبرات ووجهات النظر والأفكار المختلفة تبادل الأفكار لإيجاد حلول مبتكرة وتنفيذ أفكارهم. إنه مهم لأنه يسمح للشركات بحل المشكلات بشكل أسرع وأكثر كفاءة.

يمكن أن يكون نقص التعاون في مكان العمل علامة على أن الشركة لا تزيد من إمكاناتها. أفاد 86 ٪ من المشاركين في دراسة Fierce Inc. أن الافتقار إلى التعاون أو الاتصال غير الفعال كان مسؤولاً عن الإخفاقات في مكان العمل.

يأتي التعاون بأشكال عديدة ، مثل الواقع المعزز الذي يسمح للمتسوقين "بتجربة" الملحقات مثل الساعات والنظارات دون زيارة المتجر. في مكان العمل ، حتى شيء بسيط مثل إزالة المقاعد المخصصة يمكن أن يزيد من تفاعل الموظف ويحفز التعاون.

هل تعمل شركتك على زيادة الإنتاجية من خلال تشجيع التعاون؟ قمنا بتجميع ثماني نصائح حول كيفية تحسين التعاون في مكان العمل.

8 نصائح لتحسين التعاون في مكان عملك

1. الاستفادة من قنوات الاتصال البديلة

ربما لا يزال البريد الإلكتروني هو الأسلوب السائد للاتصال بالعمل عبر الإنترنت ، ولكن هناك الكثير من الأدلة على أنه في الواقع يمثل عبئًا على الإنتاجية.

مع وجود أرقام مثبطة مثل هذه ، فلا عجب أن تتأثر إنتاجية مكان العمل:

Slack هو نظام للمراسلة الفورية والتعاون مصمم لفرق العمل. يقطع Slack المعلومات الزائدة بطرق لا يستطيع البريد الإلكتروني استخدامها باستخدام القنوات والرسائل المباشرة والإشعارات. يمكن للموظفين تعيين تفضيلات Slack الخاصة بهم حتى يحصلوا فقط على المعلومات ذات الصلة التي يحتاجون إليها. فهو يجعل عملية غربلة حجم كبير من الرسائل أقل استهلاكا للوقت.

ارتفعت شعبية Slack في السنوات الأخيرة إلى حد كبير لأنها بديل فعال للبريد الإلكتروني. وجدت دراسة استقصائية لمستخدمي Slack أن الفرق التي استخدمت الخدمة كانت أكثر إنتاجية بنسبة 32٪. السبب الوحيد المهم هو أن الفرق خفضت استخدام البريد الإلكتروني بنسبة 48.6٪.

2. تبسيط عملية مشاركة الملفات

إذا اضطررت في أي وقت إلى إرسال مرفقات البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا للتحرير ، فأنت تفهم كيف يمكن أن تكون العملية محبطة وتستغرق وقتًا طويلاً. يمكن تمرير مستند مع العديد من المساهمين ذهابًا وإيابًا عشرات المرات ، وقد يؤدي تلقي نسخة قديمة من المستند إلى إرجاع العملية بأكملها إلى أيام أو حتى أسابيع.

أحدثت تطبيقات تخزين الملفات مثل Dropbox و Box ثورة في هذه العملية لأنها تسمح للشركات بالاحتفاظ بالملفات في السحابة ويتم مشاركة مستند واحد فقط - مما أدى إلى التخلص من مشكلة إصدار الملف القديم .

تعمل ميزة مزامنة الملفات في Dropbox على تحديث الملفات المشتركة على الفور. يتيح للمستخدمين العمل معًا من مواقع مختلفة ، وسيحصل دائمًا على أحدث إصدار من الملف. وإذا كنت بحاجة إلى الرجوع إلى إصدار أقدم ، فيمكن للمستخدمين استعادة الإصدارات القديمة من الملف لمدة 30 يومًا.

مثل Dropbox ، يسمح Box للمستخدمين أيضًا بنسخ البيانات المخزنة في السحابة على سطح المكتب الخاص بهم لسهولة الوصول إليها. إذا قمت بتغيير ملف محليًا على سطح المكتب ، فسيتم مزامنته مع السحابة وتحديث الملف المخزن في حساب Box الخاص بك.

وجدت TrackVia أن الشركات التي تستخدم التخزين السحابي تعتقد أن الخدمة تؤثر بشكل إيجابي على فعاليتها. قالت 47٪ من الشركات التي شملها الاستطلاع أن السحابة تجعلها أكثر إنتاجية ، وقالت 40٪ إنها تجعلها أكثر مرونة:

عملت السحابة على تبسيط عملية مشاركة الملفات ، وتستخدم نسبة أكبر من الشركات خدمات مثل Dropbox و Box كل عام. من خلال إزالة مشكلة الملفات القديمة ومرفقات البريد الإلكتروني ، أصبحت السحابة أداة لا تقدر بثمن للتعاون.

3. تحسين أمن الشبكة

عندما تفكر في التعاون ، فإن أول ما يتبادر إلى الذهن على الأرجح ليس أمن خوادمك. لكن الحجم الهائل للملفات التي تم تحميلها / تنزيلها من السحابة ضخم ، وهناك عدد أكبر من الموظفين يجلبون أجهزتهم الخاصة للعمل أكثر من أي وقت مضى. يوفر الحجم الهائل لاستخدام الشبكة عددًا متزايدًا من الفرص للمتسللين والبرامج الضارة للوصول إلى نظامك.

تتزايد الهجمات الإلكترونية من حيث الحجم والنطاق والانقطاعات. يمكن أن تتسبب هذه الهجمات على خدمة الشبكة في حدوث مشكلات كبيرة لموظفيك وعملائك. أدى هجوم برنامج الفدية الذي ضرب أكثر من 150 دولة في وقت سابق من هذا العام إلى توقف آلاف الأجهزة عن الاتصال بالإنترنت وكلف الشركات عشرات الآلاف من الدولارات كتعويض. وجد تقرير عام 2016 من معهد Ponemon for HPE أن متوسط ​​تكلفة خرق البيانات في اليوم الواحد كان 21،155 دولارًا!

يعد إنشاء أمان شبكة قوي أمرًا مهمًا لأن موظفيك غالبًا لا يعرفون مخاطر البرامج الضارة. تشير دراسة من جامعة فريدريش ألكسندر إلى أنه على الرغم من أن 78٪ من الأشخاص يدعون أنهم على دراية بمخاطر الروابط غير المعروفة في رسائل البريد الإلكتروني ، فإن 45٪ ينقرون عليها على أي حال:

يعد الحفاظ على ملفات شركتك مشفرة وآمنة من القرصنة مفتاحًا مهمًا للحفاظ على التعاون الآمن . لا تدع مشاريع أو بيانات شركتك عرضة للتهديدات من خلال اتخاذ الاحتياطات اللازمة للحفاظ عليها آمنة.

4. مناطق التداخل

وجد باحثون من جامعة ميشيغان أن استخدام التصميم المكاني لتشجيع التفاعلات غير المخطط لها أدى في الواقع إلى تحسين الأداء العام لعلمائهم. يقوم المصممون الذين يرغبون في تشجيع التعاون بإنشاء ما يسمى "مناطق التداخل" ، حيث تزداد فرصة التفاعلات غير المخطط لها بين الموظفين.

يمكن أن تثير هذه التفاعلات غير المخطط لها التعاون والابتكار وهو بالضبط ما كان يدور في ذهن ستيف جوبز عندما خطط لتصميم المقر الرئيسي لشركة Pixar:

نقل جوبز صناديق البريد وغرف الاجتماعات والكافتيريا إلى الردهة حتى يتفاعل كتّاب النصوص والفنانون ورسامي الرسوم المتحركة أكثر مما قد يتفاعلون بطريقة أخرى. تعد Pixar واحدة من أفضل الأمثلة على التعاون في مكان العمل. إنه يجبر الموظفين على عبور المسارات بشكل متكرر ومناقشة المشاريع ومشاركة الأفكار.

لا يجب أن تكون مناطق التداخل متقنة مثل مقر Pixar. يمكن أن تكون بسيطة مثل درج مشترك أو مساحة خارجية مشتركة بين أقسام متعددة. الهدف هو جعل الموظفين الذين لا يتفاعلون بانتظام للتحدث مع بعضهم البعض بسهولة أكبر.

5. مكاتب ساخنة

لم يعد العمل مثل المدرسة النحوية ، حيث تملي القواعد الصارمة من تجلس بجواره. التعاون في مكان العمل يحدث الآن في الصالات والأرائك والكافيتريات ، على سبيل المثال. أظهرت اتجاهات العمل الجديدة أنك لست مضطرًا لأن تكون مربوطًا بمكتبك لمدة 8 ساعات حتى تعتبر موظفًا منتجًا. أدخل المكاتب الساخنة.

تعد المكاتب الساخنة اتجاهًا جديدًا حيث لم يعد للموظفين مقاعد معينة إلزامية. بدلاً من المكتب المخصص ، يتنقل الموظفون في الأماكن العامة والمفتوحة. يتسم التعاون الحديث في مكان العمل بالسلاسة ويشجع الموظفين على التفاعل مع أشخاص آخرين قد لا يتحدثون معهم عادةً خارج أقسامهم.

بالإضافة إلى زيادة فرص التعاون ، توفر المكاتب الساخنة أموال الشركات. تقدر شركة الإستشارات والتصميم Strategy Plus أن استخدام المكاتب يصل إلى 42٪ في أي يوم معين. وجدت شركة Condeco ، وهي شركة لإدارة مساحة العمل مقرها المملكة المتحدة ، أن معظم الشركات تفترض أن لديها استخدامًا لمساحة العمل بنسبة 60-70٪:

تتيح المكاتب الساخنة للشركات إزالة بعض هذه المساحة الزائدة بالإضافة إلى دفع الموظفين للتفاعل والتعاون في كثير من الأحيان. يمكن أن تزيد الأموال التي يتم توفيرها من المكاتب الساخنة بالفعل - تشير الأبحاث التي أجرتها شركة فودافون إلى أن هذه الممارسة يمكن أن توفر لشركات المملكة المتحدة 34 مليار جنيه إسترليني سنويًا (أو 43 تريليون دولار).

6. لا ترضى عن برنامجك الحالي

يعني تحسين العمل الجماعي والتعاون في مكان العمل البحث باستمرار عن حلول جديدة لمشاكل شركتك. يمكن لتقنيات مثل محرّر مستندات Google أن تجعل عملك أكثر كفاءة وتحسّن التواصل بين موظفيك وفرقك وعملائك.

يعد تصميم الصفحة المقصودة بعد النقر عملية يكون فيها التعاون أمرًا ضروريًا ، لكن مشكلات الاتصال يمكن أن تجعل الجهد غير فعال ويستغرق وقتًا طويلاً. يمكن أن تشمل عملية إنشاء الصفحة المقصودة بعد النقر العديد من أصحاب المصلحة - مؤلفو النصوص الذين يكتبون المحتوى ، والمصممين الذين ينشئون الإطارات الشبكية ويخصصون الصفحة ، والمديرون الذين يشرفون على العملية ، والعملاء الذين يريدون سماع مدخلاتهم.

من الواضح أنها ليست طريقة سلسة للتواصل.

إذا كان الجميع يتواصلون عبر قنوات مختلفة ، فقد يؤدي ذلك إلى زيادة الوقت ويؤدي إلى مشاكل كبيرة. ماذا يحدث عندما يرسل مؤلف الإعلانات مرفقات بريد إلكتروني ، ويتواصل مدير المشروع في Slack ، ويستخدم العميل محرر مستندات Google؟ تشعر بالإحباط لأنه لا يوجد مكان مركزي للتواصل وتجربة تأخير النشر.

تم إنشاء Instapage Collaboration Solution لمكافحة سير العمل غير الفعال هذا من خلال تبسيط عملية تصميم الصفحة المقصودة بعد النقر. يمكن لمؤلفي المحتوى والمحررين والمديرين والعملاء ترك التعليقات مباشرة على الصفحة وتلقي التعليقات في الوقت الفعلي.

كما تتيح منصة Instapage للمستخدمين حماية صفحاتهم بكلمة مرور وإضافة طبقات إضافية من الأمان بحيث لا يتمكن سوى صانعي قرار معينين من الوصول إليها. علاوة على ذلك ، يسمح موجز التعليقات بإجراء محادثة جارية لا تتطلب حتى من المستخدمين مغادرة النظام الأساسي.

7. مؤتمرات الفيديو تحافظ على مشاركة العمال عن بعد

هذا العام ، أصدرت مؤسسة غالوب استطلاعًا في أن 43٪ من الموظفين الأمريكيين أمضوا بعض الوقت على الأقل في العمل عن بُعد (بزيادة 4 نقاط مئوية عن عام 2012). يستفيد المزيد من الموظفين من الجداول الزمنية المرنة. تقوم الشركات بتوظيف المزيد من العاملين المستقلين الذين يعملون عن بعد لإكمال العمل المتخصص بميزانيات أكثر إحكامًا.

ولكن نظرًا لأن الموظفين عن بُعد ليسوا في المكتب ، فغالبًا ما يفقدون لغة الجسد والتواصل غير اللفظي. معظم الاتصالات غير لفظية ، والموظفين الذين لا يتفاعلون بصريًا مع زملائهم في العمل يمكن أن يشعروا بالعزلة ويصبحون أقل إنتاجية. هذا هو المكان الذي يمكن لمؤتمرات الفيديو أن يسد هذه الفجوة.

تظهر الأبحاث أن مؤتمرات الفيديو يمكن أن تجعل العاملين عن بعد يشعرون بأنهم أكثر ارتباطًا بفرقهم. تنص شركة Polycom على أن الشركات تعتقد أن مؤتمرات الفيديو توفر مزايا في جميع المجالات:

• 94٪ من المجيبين يقولون أنه يزيد الإنتاجية
• 87٪ يقولون أنه يسرع من سرعة اتخاذ القرار
• 87٪ يؤكدون أنه يقلل بشكل كبير من تكاليف السفر

مع زيادة حجم الأعمال التي يتم إجراؤها عبر مواقع ومناطق زمنية متعددة ، فلا عجب أن تتيح منصات مؤتمرات الفيديو مزيدًا من التعاون وسير العمل الفعال.

8. الحد من عدم الكفاءة في الاجتماعات

يعتبر التنفيذيون 67٪ من الاجتماعات فاشلة. إن أوجه القصور هذه تكلفك وقت عملك وأموالك.

كل عام تضيع الشركات أكثر من 37 مليار دولار من الوقت في اجتماعات غير منتجة. يقضي المدراء المتوسطون حوالي ثلث وقتهم في الاجتماعات. يقضي الموظفون ما يصل إلى أربع ساعات في الأسبوع فقط في التحضير لاجتماعات تحديث الحالة:

وفقًا للرسم البياني أعلاه ، فإن 15٪ من الوقت الجماعي لمنظمة ما تستخدم في الاجتماعات. يعد هذا جزءًا كبيرًا من وقت الشركة ، ويؤدي إهداره إلى تقليل الإنتاجية وفرص التعاون. يجب أن تفكر الشركات في مشاكل مثل تعدد المهام وعزل العمال عن بُعد ، وهما شيئان يمكن أن يتسببان في أوجه قصور كبيرة في الاجتماعات.

تعد تعدد المهام أحد أكبر أسباب الاجتماعات غير المثمرة. مع اعتراف حوالي نصف الموظفين بالعمل في مشاريع غير ذات صلة وحوالي 70٪ يتفقدون بريدهم الإلكتروني. غالبًا ما يشعر العاملون عن بُعد بالعزلة في المكالمات الجماعية لأن غالبية الاتصالات تأتي من لغة الجسد والإشارات غير اللفظية التي لا يمكنهم التقاطها عبر الهاتف.

يجب على الشركات التي تتطلع إلى تحسين جودة اجتماعاتها أن تتطلع إلى إبقاء الاجتماعات قصيرة والتركيز على الحد من تعدد المهام. يجب على العمال عن بعد التواصل عبر الفيديو كونفرنس عندما يكون ذلك ممكناً. يمكنهم التقاط الإشارات غير اللفظية والانخراط بصريًا مع بقية المجموعة. يمكن أن يساعد وضع توقعات واضحة وجدول أعمال مسبقًا في الحفاظ على مشاركة الجميع طوال العملية.

ابدأ في تحسين التعاون في مكان عملك اليوم

مؤتمرات الفيديو ومشاركة البيانات ومناطق التداخل ليست سوى عدد قليل من الطرق التي تتخذها الشركات خطوات لتحسين التعاون.

حسِّن التعاون في مكان عملك ، اشترك في عرض Instapage Enterprise اليوم.