ما هي إيجابيات وسلبيات نظام الهاتف القائم على السحابة؟

تحتاج جميع الشركات إلى نظام اتصالات فعال وموثوق. بالنسبة لمعظم الشركات اليوم، يعني هذا نظام هاتف قائم على السحابة يعمل عبر الإنترنت.

إن مرونة أنظمة الهاتف المستندة إلى السحابة وقابليتها للتوسع تجعلها خيارًا جذابًا للشركات من جميع الأحجام، بدءًا من الشركات الصغيرة أثناء التنقل وحتى المؤسسات التي تدير مراكز الاتصال.

ولكن هل هو الخيار الأفضل لعملك؟

في هذا المنشور، دعونا نلقي نظرة فاحصة على إيجابيات وسلبيات الهواتف السحابية لمساعدتك على اتخاذ قرار مستنير.

ولكن إذا كان لديك ضيق الوقت، فإليك جميع المعلومات التي تحتاجها في لمحة سريعة:

ما هو نظام الهاتف القائم على السحابة؟

يستخدم نظام الهاتف المستند إلى السحابة تقنية الصوت عبر بروتوكول الإنترنت ( VoIP ) لتوصيل المكالمات الهاتفية.

على عكس التكنولوجيا القديمة، مثل الهواتف الأرضية، لا تحتاج هواتف VoIP إلى أي أجهزة أو بنية تحتية خاصة. لا يوجد اعتماد على شبكات الأسلاك النحاسية لإجراء أو استقبال المكالمات مثل الخطوط الأرضية التقليدية. كل ما تحتاجه هو اتصال إنترنت عالي السرعة لإجراء مكالمات VoIP.

وهذا يجعل من السهل على الشركات البدء في استخدام أنظمة الهاتف المستندة إلى السحابة والاستمتاع بمزايا مثل انخفاض تكاليف التشغيل الشهرية، وتحسين إمكانية التنقل للعمل عن بعد، وعدم إجراء أي صيانة تقريبًا.

دعنا نتعمق أكثر في فوائد استخدام نظام الهاتف المستند إلى السحابة في القسم التالي.

مزايا نظام الهاتف القائم على السحابة

أصبحت التكنولوجيا السحابية هي القاعدة بشكل متزايد، مما يوفر العديد من الفوائد للشركات. من المرونة إلى امتيازات العمل عن بعد، تعمل هذه الأنظمة على تغيير قواعد اللعبة فيما يتعلق بكيفية تواصل الموظفين وتعاونهم وتواصلهم.

دعونا نلقي نظرة على الإيجابيات التي تجعل أنظمة الهاتف المستندة إلى السحابة خيارًا ذكيًا للشركات المتنامية.

تكاليف أقل

تعد أنظمة الهاتف المستندة إلى السحابة أكثر فعالية من حيث التكلفة مقارنة بأنظمة الهاتف التقليدية.

في المتوسط، يكلف نظام الهاتف الثابت الشركات 50 دولارًا لكل خط شهريًا للمكالمات المحلية أو المحلية. في المقابل، تبدأ خطط VoIP بأقل من 20 دولارًا لكل خط شهريًا مع المكالمات الدولية ومؤتمرات الفيديو والعديد من الميزات الأخرى.

تعد أنظمة الهاتف السحابية وسيلة فعالة لخفض تكاليف الاتصالات. كل ما تحتاجه هو اتصال ثابت بالإنترنت وبرنامج يتيح إمكانات VoIP.

وهذا يعني أنه يمكنك تقليل النفقات التقليدية المتعلقة بالهاتف والتي كان من الممكن أن تتكبدها، مثل:

• تكلفة الإعداد والاستثمار مقدمًا لتبادل الفروع الخاصة المحلي ( PBX )
• تكاليف الصيانة المتكررة
• الوظائف الإضافية لميزات مثل الرد التلقائي، ونسخ البريد الصوتي، وقائمة انتظار المكالمات، وما إلى ذلك.

مع VoIP، يمكنك الحصول على أرقام محلية مجانية وأرقام مجانية ومكالمات دولية غير مكلفة. لا يمكن للخط الثابت التقليدي أن يمنحك نفس القيمة مقابل أموالك.

موثوقية وأداء أفضل

يعد نظام الهاتف المستند إلى السحابة بمثابة شبكة أمان رائعة لخطة استمرارية عملك - خاصة عندما يؤدي شيء غير متوقع، مثل كارثة طبيعية أو هجوم إلكتروني، إلى تعطيل العمليات المنتظمة.

مع وجود نظام هاتف تقليدي في مكان واحد، قد يواجه عملك فترات توقف عن العمل ومخاطر. في المقابل، يعمل نظام الهاتف القائم على السحابة من مراكز البيانات البعيدة مع خطط النسخ الاحتياطي والتكرار المضمنة. إذا واجه أحد مراكز البيانات مشكلة، فإن المراكز الأخرى تتولى المهمة بسلاسة.

وهذا يساعد عملك على الاستمرار في العمل بسلاسة، ولن يتأثر عملاؤك. تظل معلوماتهم أيضًا آمنة ومتاحة بسهولة لفريقك حتى لا تفقد الاتصال.

ومن ثم، يمكن لأنظمة الهاتف السحابية أن توفر نسخًا احتياطيًا موثوقًا وأداءً متسقًا، مما يساعد عملك على الاستمرار والتشغيل حتى أثناء التحديات غير المتوقعة.

كما أنه خيار أكثر موثوقية للعمليات التجارية اليومية. وهي أقل عرضة للاضطرابات نظرًا لوجود عدد أقل من النقاط الحرجة التي قد تؤثر على الخدمة في حالة الفشل. هذه الموثوقية تجعلها رهانًا قويًا لأنشطة العمل المعتادة دون انقطاع.

أسرع في التنفيذ والإعداد

لا ينبغي لنظام الهاتف الخاص بك أن يعيق تنمية أعمالك.

مع نظام الهاتف التقليدي، يمكن أن تستغرق عملية إضافة النطاق وقتًا طويلاً ومكلفة. لإعطاء كل موظف جديد رقم هاتفه، ستحتاج إلى إضافة خطوط هاتف ومنافذ جديدة، الأمر الذي قد يستغرق أسابيع. وهذا يعني خسارة الكثير من الإنتاجية.

باستخدام نظام الهاتف السحابي، يمكنك توسيع نطاق عملك في أي وقت. إنه يتسع ليناسب الاحتياجات المتزايدة لفريقك مع الحفاظ على سير جميع اتصالات عملك بسلاسة.

نصيحة احترافية: إذا كنت ترغب في زيادة تعاون الموظفين وإنتاجيتهم بشكل كبير، فحاول استبدال أنظمة الهاتف التقليدية لديك بخدمة هاتف افتراضية !

انظر أيضًا: فهم خصوصيات وعموميات الاتصالات السحابية

صيانة أقل

الصيانة هي نفقات عامة غير ضرورية يمكن أن تؤثر سلبًا على تجربة الموظف. ويمكن للجهد والاستثمار اللازمين للصيانة أن يتضاعفا بسرعة.

تحتاج أنظمة الهاتف القديمة إلى فرد واحد أو أكثر على الأقل مخصص للعناية بصيانة النظام. ينتهي الأمر بمعظم الشركات إما إلى زيادة العبء على فرق تكنولوجيا المعلومات المثقلة بالفعل أو إنفاق المزيد من الأموال لتوظيف مقاولين خارجيين.

علاوة على ذلك، تفشل الشركات في حساب الوقت والجهد المبذول في استكشاف الأخطاء وإصلاحها وإجراء الإصلاحات. لا يؤثر هذا على إنتاجية الموظفين ومعنوياتهم فحسب، بل يؤدي أيضًا إلى إبطاء نمو الأعمال.

بدلا من ذلك، عند استخدام سحابة PBX النظام، فإن مزود VoIP الخاص بك يتعامل بخبرة مع كل هذه المتاعب. إنهم يديرون نظام الهاتف بالكامل خارج الموقع على السحابة ويضمنون الخدمة دون انقطاع على سبيل الأولوية.

بالإضافة إلى ذلك، فإنها توفر اتفاقيات صارمة لمستوى الخدمة (SLAs) وخدمة عملاء على مدار الساعة لتسريع حل المشكلات. وكل هذا دون تعطيل مهام فريقك أو جودة الاتصالات التجارية التي يتوقعها عملاؤك.

الوصول إلى ميزات الاتصال القوية

توفر أنظمة الهاتف المستندة إلى السحابة ميزات VoIP المتطورة التي تعمل على تحسين الاتصالات التجارية. تتضمن بعض الميزات الشائعة التي يعتبرها أصحاب الأعمال ذات قيمة ما يلي:

من الواضح أن أنظمة الهاتف المستندة إلى السحابة تتمتع بميزات متقدمة يمكنها رفع مستوى اتصالات عملك. علاوة على ذلك، فإن الوصول إلى الميزات يساعد فريقك على التواصل مع العملاء بشكل أفضل، مما يؤدي باستمرار إلى تحسين جودة خدمة العملاء.

خاصة إذا كنت تدير مركز اتصال ، فإن أنظمة الهاتف المستندة إلى السحابة تساعدك على تشغيله بثقة. يمكنك أيضًا دمج نظام هاتفك مع أدوات خارجية مثل إدارة علاقات العملاء (CRM) أو برامج المحاسبة، مما يؤدي إلى إنشاء مستودع مركزي لفريقك.

أفضل جزء؟ سيسمح لك مزود الخدمة الرائع بإضافة ميزات جديدة دون الحاجة إلى تحديثات الأجهزة أو الطلبات المعقدة أو المصطلحات المربكة. ستكون قادرًا على تخصيص نظام الهاتف السحابي الخاص بك عندما تحتاج إليه، ليناسب احتياجات عملك المتطورة.

تحسين تجربة العملاء

لقد تحول العملاء اليوم عن كونهم حساسين للسعر. في الواقع، لا يمانعون في دفع علاوة مقابل تجربة العملاء الممتازة. علاوة على ذلك، فإنهم أكثر عرضة لشراء المنتجات والخدمات من هذه الشركات في المستقبل.

تؤكد إحصائيات خدمة العملاء الأخيرة هذا:

• 42% من المستهلكين سيدفعون أكثر مقابل تجربة خدمة عملاء ودية ومرحبة.
• من المرجح أن يقوم 91% من العملاء بإجراء عملية شراء أخرى بعد تجربة خدمة عملاء رائعة.
• قال 68% من العملاء أن تجربة العملاء الإيجابية أدت إلى تحسين ولاءهم لعلامتهم التجارية بشكل كبير.

توفر أنظمة الهاتف المستندة إلى السحابة للشركات مرونة محسنة وقابلية للتوسعة وإمكانية الوصول لضمان تجربة إيجابية للعملاء.

لن يضطر العملاء أبدًا إلى الانتظار بفضل الإدارة الفعالة لحجم المكالمات، والتي تعيد توجيه المكالمات إلى العضو التالي المتاح في فريق الدعم. تؤدي معلومات العملاء المتوفرة بسهولة لوكلاء الخدمة إلى تفاعل أكثر تخصيصًا، مما يثير إعجاب العملاء.

علاوة على ذلك، يتيح موفرو الهاتف المستند إلى السحابة أيضًا لوكلاء الخدمة العمل من أي مكان، مما يوفر دعمًا متواصلًا بسرعة وكفاءة. بعد كل شيء، فإن وكلاء خدمة العملاء ذوي المعرفة والسعداء غالبًا ما يعني عملاء سعداء!

يمكن أن تكون السرعة والجودة وتصورات حداثة خدمة العملاء في خطر عندما تستمر الشركات الكبيرة في استخدام الخطوط الأرضية التقليدية.

يدعم بسهولة العمل عن بعد والمختلط

أصبح نموذج العمل المختلط – بضعة أيام في المكتب وبضعة أيام من العمل من المنزل – هو الوضع الطبيعي الجديد الآن.

بالنسبة للشركات التي لا تزال تستخدم أنظمة الهاتف التقليدية، فهذه مشكلة ذات شقين. أولاً، يتعين عليهم الحفاظ على البنية التحتية الحالية في المكتب. ثانيًا، يتعين عليهم قضاء الوقت والموارد لتمكين القوى العاملة عن بعد .

يتضمن ذلك تزويد الموظفين بالأدوات المناسبة وجميع معلومات العملاء التي يحتاجونها للقيام بعملهم بكفاءة.

تعتبر الهواتف المستندة إلى السحابة مثالية لحالة الاستخدام هذه. تتوفر ميزات العمل عن بعد بمجرد إخراجها من الصندوق دون أي إعداد معقد. يمكن لفريقك استخدام هواتف VoIP المكتبية في المكتب وتطبيق هاتف العمل عند العمل من المنزل. هذا هو أفضل ما في العالمين!

بغض النظر عن موقع عملهم، يستطيع كل فرد في فريقك:

• احتفظ بنفس رقم الهاتف وكن في متناول العملاء وزملاء العمل
• قم بإجراء واستقبال المكالمات الهاتفية باستخدام تطبيق الهاتف الرقمي VoIP
• استخدم الميزات المتقدمة مثل تحويل المكالمات والبريد الصوتي الافتراضي وتسجيل المكالمات
• تواصل بوضوح مع جودة مكالمات أفضل بكثير بفضل HD Voice

اتصالات موحدة

تعمل أنظمة الهاتف المستندة إلى السحابة على تسهيل مركزية جميع اتصالات عملك على منصة واحدة ، دون تغيير البنية التحتية الحالية أو تكنولوجيا الاتصال عن بعد.

يشمل هذا الحل، والذي يشار إليه باسم الاتصالات الموحدة كخدمة ( UCaaS )، المكالمات الهاتفية ومؤتمرات الفيديو والمراسلة الفورية والمكالمات الجماعية ومشاركة الملفات.

تعمل UCaaS على تحسين الإنتاجية والتعاون بين الموظفين في الموقع والفرق البعيدة. يمكن للجميع الوصول إلى أدوات الاتصال ذات الصلة التي يحتاجونها لحياتهم اليومية.

تعمل خدمات الهاتف السحابية على تسريع عملية إعداد الموظفين وتبسيط الاجتماعات الافتراضية. فهو يزيل الحواجز والصوامع المرتبطة بأنظمة الاتصالات القديمة مثل الهواتف التقليدية، والتي غالبًا ما تفتقر إلى أي من هذه الميزات المتقدمة.

عيوب نظام الهاتف القائم على السحابة

على الرغم من أن أنظمة الهاتف المستندة إلى السحابة لها العديد من السلبيات، إلا أنه لا توجد تقنية خالية من العيوب. هناك تحديات متأصلة قد تكون ذات أهمية خاصة لشركتك، مما يجعل أنظمة الهاتف المستندة إلى السحابة أقل جاذبية كخيار.

فيما يلي الجوانب السلبية المحتملة التي تأتي مع تشغيل نظام هاتف عملك بالكامل عبر الإنترنت.

الأسعار يمكن أن تضيف ما يصل

غالبًا ما يتم فرض رسوم على أنظمة الهاتف المستندة إلى السحابة اليوم على أساس شهري لكل مستخدم. وبمرور الوقت، يمكن أن تتراكم هذه التكاليف.

قد يتم تحصيل رسوم منك مقابل الميزات الإضافية التي لا تنوي استخدامها حتى أو قد تتحمل أسعارًا محددة مقابل الميزات الأخرى التي تستخدمها بكثافة. بالنسبة للشركات الصغيرة، قد تكون أسعار الاشتراك باهظة مقارنة بمجرد استخدام خطوط الهاتف التقليدية الموجودة.

ومع ذلك، فإن معظم أنظمة الهاتف المستندة إلى السحابة اليوم تأتي مزودة بأدوات تعاون مدمجة. وهذا يلغي الحاجة إلى أدوات تعاون مكلفة مثل Zoom أو Slack أو جسور المؤتمرات المنفصلة.

علاوة على ذلك، يمكنك أيضًا توفير الوقت والمال الذي يتم إنفاقه على دعم تكنولوجيا المعلومات، وإصلاح مشكلات النظام، وضمان الأمان والامتثال، على سبيل المثال لا الحصر.

كل هذه الفوائد يمكن أن تعوض التكلفة الشهرية لأنظمة الهاتف السحابية، مما يجعلها أكثر فعالية من حيث التكلفة من الهواتف التقليدية التي تبدو رخيصة الثمن.

إذا كنت لا تزال غير متأكد من تكلفة نظام الهاتف المستند إلى السحابة من Nextiva لشركتك، فيمكنك طلب عرض أسعار غير ملزم .

أنت بحاجة إلى معدات شبكات سريعة

تحتاج أنظمة الهاتف المستندة إلى السحابة إلى اتصالات إنترنت عريضة النطاق عالية السرعة.

تستخدم أنظمة الهاتف المستندة إلى السحابة شبكة Wi-Fi لتعمل، ولكن شبكة Wi-Fi لا تعمل بشكل جيد عبر الجدران. إذا لم يقم مكتبك بإجراء تدقيق للموقع اللاسلكي، فقد تكون لديك بعض النقاط الميتة.

ولكن هناك حلول سهلة وحلول ميسورة التكلفة لهذه المشكلة. قد تحتاج إلى إعداد جودة الخدمة ( QoS ) لشبكتك لمنع الارتعاش .

بالنسبة للمكاتب الكبيرة، فكر في إضافة شبكة Wi-Fi شبكية لتحقيق أقصى سرعة وتغطية.

لا يعمل بدون اتصال إنترنت مستقر

هناك شيء واحد يمكن أن يؤدي إلى نجاح أو كسر جميع فوائد نقل نظام هاتفك إلى السحابة، ألا وهو اتصالك بالإنترنت!

إذا فشل اتصالك بالإنترنت، فقد يتوقف نظام الهاتف المستند إلى السحابة عن العمل. ومع ذلك، فإن الاتصال الموثوق بالإنترنت هو متطلب النظام الوحيد لأنظمة الهاتف المستندة إلى السحابة.

لكن اليوم، الإنترنت المستقر موجود في كل مكان! يمنحك كل مقهى تقريبًا شبكة Wi-Fi قوية بما يكفي لإجراء مكالمات الفيديو والبث المباشر.

على مدى العقد الماضي، زادت سرعات الإنترنت، وكذلك موثوقيتها. ليس من غير المألوف رؤية سرعات تزيد عن 100 ميجابت في الثانية في المنزل أو العمل. يمكن أن يدعم هذا النطاق الترددي أكثر من 1000 مكالمة VoIP في وقت واحد!

إذا لم تكن متأكدًا من مدى موثوقية اتصالك بالإنترنت، فيمكنك إجراء اختبار سعة VoIP المجاني الخاص بنا لمعرفة ما إذا كانت شبكتك جاهزة لـ VoIP.

وإذا تعطل مزود خدمة الإنترنت لديك، يمكنك أنت وفريقك الرد على المكالمات تلقائيًا على هواتفكم المحمولة أو إعادة توجيهها إلى صندوق البريد الصوتي للمتابعة. لا توجد أبدًا "إشارة مشغولة" مع تقنية VoIP المستندة إلى السحابة.

إذا لم يكن لديك اتصال آخر بالإنترنت، فاتصل بفريق الدعم الخاص بنا، وسنتمكن من تلبية هذه الطلبات العاجلة.

المزيد من القراءة: ما هو تحويل المكالمات التجارية وكيف تقوم بإعداده؟

معلومات الموقع محدودة لمكالمات الطوارئ

لن يمثل هذا مشكلة بالنسبة لمعظم الأشخاص، ولكن المكالمات الهاتفية عبر الإنترنت إلى 911 لا تحتوي بالضرورة على بيانات موقع دقيقة مرفقة.

عندما يتم توجيه المكالمات عبر الإنترنت إلى مركز اتصالات الطوارئ (المعروف باسم PSAP)، فقد لا يعرف المشغلون موقعك أو حتى رقم هاتفك . بشكل افتراضي، تصل المكالمات إلى أقرب PSAP بناءً على عنوان صاحب الحساب.

للتغلب على ذلك، قم بتحديث العنوان الثابت المخصص لكل خط هاتف عمل في نظام الهاتف السحابي الخاص بك. يُعرف هذا الإعداد باسم 911 المحسّن وهو شيء يجب أن تتعرف عليه. عندما يعمل الموظفون من المنزل أو بعيدًا عن المكتب، يجب عليك تحديثه على الفور.

نوصي باستخدام الهواتف الذكية للمكالمات المستندة إلى الإنترنت حيث تقوم بيانات GPS والتثليث الخلوي بتمرير بيانات الموقع على الفور إلى PSAPs القريبة.

توافق محدود مع الأجهزة التناظرية

إذا كنت تحب أجهزة الهاتف التقليدية مثل أجهزة الفاكس، فلن تكون متحمسًا حقًا لأنظمة الهاتف السحابية. كانت هذه المعدات في أوجها في التسعينيات، لكن وقتها أصبح محدودًا اليوم.

يصبح الأمر صعبًا إذا كنت بحاجة إلى اتصال PSTN بين أنظمة الأمان أو البوابات الخاصة بك، فقد تحتاج إلى استخدام محول الهاتف التناظري أو "ATA" للاختصار. على الجانب الآخر، يتوفر أيضًا الاتصال الخلوي لهذه الخدمات على نطاق واسع وبموثوقية قوية.

نصائح لنقل خدمة الهاتف الخاص بك إلى السحابة

لقد شهدنا نصيبنا العادل من النجاحات عندما قامت الشركات بالترقية إلى السحابة . يمكن أن يكون الأمر مخيفًا بعض الشيء، ولكن مع القليل من التخطيط، ستكون ناجحًا للغاية.

إن نقل نظام هاتف مكتبك إلى السحابة سيجلب لك فوائد لا يمكن أن يضاهيها الخط الأرضي التقليدي. الإيجابيات ببساطة تفوق السلبيات.

فيما يلي بعض عناصر العمل لتسهيل عملية الترحيل إلى السحابة.

• التخطيط للمستقبل - توقع نمو شركتك ومتطلبات الشبكة وعرض النطاق الترددي لموفر خدمة الإنترنت وسير عمل الفريق.
• الاستفادة من ميزات VoIP القوية – لتحقيق أقصى استفادة من نظام الهاتف المستند إلى السحابة، قم بتقييم شامل لحالات استخدام فريقك والميزات المضمنة التي سيتطلبها أكثر من غيرها.
• اتبع التوصيات المقدمة من مزود VoIP الخاص بك – عند الانتقال إلى نظام هاتف قائم على السحابة، اطرح الكثير من الأسئلة. سيأخذ مزود الخدمة ذو السمعة الطيبة الوقت الكافي للإجابة على أسئلتك ومساعدتك على الترحيل بسلاسة.

عند اختيار نظام اتصالات عملك، هناك الكثير على المحك. توفر أنظمة الهاتف المستندة إلى السحابة المرونة وقابلية التوسع والإمكانيات المناسبة التي تحتاجها للأعمال التجارية المتنامية.

ولكن تأكد من اختيار الشريك المناسب في رحلتك إلى أنظمة الهاتف السحابية. سيضمن الانتقال السلس إلى السحابة والأداء الأمثل وتجربة أكثر إيجابية لعملائك وموظفيك على حد سواء.