قم بإنشاء نموذج قبول العميل لتحقيق النجاح السلس في الإعداد

تعد نماذج استقبال العملاء أدوات لا تقدر بثمن للتحقق من صحة العملاء المحتملين وإعدادهم. إذا كانت وكالتك الرقمية شركة ناشئة، فربما لا تقضي الكثير من الوقت في التحقق من الصحة والتأهيل حتى الآن، ولكن مع تنمية وكالتك، ستصبح قيمة عملية استقبال العملاء السلسة واضحة بسرعة.

ابدأ في تأهيل عملاء الوكالة بطريقة قابلة للتطوير وقابلة للتكرار. قم بتنزيل دليلك خطوة بخطوة لتأهيل العملاء اليوم!

باستخدام نموذج قبول العميل، قد تجد نفسك تنسى الأسئلة المهمة، وتفقد المعلومات تحت كومة رقمية من رسائل البريد الإلكتروني والاتصالات الأخرى، وتخلق عملية تأهيل مرهقة لك ولعملائك. في هذه المقالة، ستتعرف على أسرار كيفية إنشاء نموذج قبول عميل لا تشوبه شائبة، مما يجعل عملية الإعداد الخاصة بك سلسة مثل الزبدة.

ما هو نموذج قبول العميل؟

نماذج قبول العملاء هي استبيانات مصممة لجمع كل المعلومات الأساسية التي تتطلبها وكالتك الرقمية. تحدد هذه النماذج ما إذا كان العميل مناسبًا لخدمتك وفهم احتياجاته بشكل أفضل في بداية علاقتك.

في أبسط العبارات، نموذج قبول العميل هو وثيقة تأهيل. في هذه الأيام، يكون عادةً مستندًا رقميًا مثل ملف PDF يمكن للعملاء تعبئته أو نموذج رقمي تفاعلي يمكّن العملاء من إدخال ردودهم، والنقر فوق "التالي"، وحفظ بياناتهم تلقائيًا حيث يمكنك الوصول إليها بسهولة في أي وقت. . إذا كان لديك أصحاب مصلحة آخرين، مثل وكالة تسويق رقمية ذات علامة بيضاء تتعاون معها، فمن المفترض أن يتمكنوا من الوصول بسهولة إلى النموذج أيضًا.

كيف تبدو معظم نماذج استقبال العملاء؟

مهما كان التنسيق الذي يتخذه نموذج قبول العميل الخاص بك، فإن الغرض الأساسي هو جمع المعلومات الأساسية للعملاء لجعل عملية الإعداد سلسة وسلسة. ستعتمد تفاصيل نماذج قبول العميل إلى حد كبير على الخدمات التي تقدمها وكالتك الرقمية، ولكنها تجمع بشكل عام تفاصيل الاتصال الخاصة بالعميل الذي يتم ضمه والمتطلبات المحددة للمشروع أو الخدمة المطلوبة.

نظرًا لعدم وجود نموذج واحد يناسب الجميع يجب عليك استخدامه، فإن جمال إنشاء نموذج قبول العميل لوكالتك الرقمية هو أنه يمكنك تخصيصه ليشمل أي معلومات تساعدك على فهم احتياجات عميلك وتوقعاته بشكل أفضل. وبهذه الطريقة، يمكنك بدء شراكتك المهنية بشكل متسق، على نفس الصفحة، وخالية من سوء الفهم. النتائج؟ عملية قبول سلسة، حتى تتمكن من التركيز على تقديم الخدمات وتعزيز إيرادات وكالتك.

بمجرد الانتهاء من النموذج المكتمل، يمكنك تخزينه في مكان يسهل الوصول إليه مثل نظام إدارة علاقات العملاء (CRM). وفيما يلي نظرة عامة على كيفية عملنا:

المكونات الأساسية لنموذج قبول العميل

يمنحك نموذج استقبال العملاء المصمم جيدًا أنت وفريقك والمتعاونين معك الفهم الذي تحتاجه لتقديم حلول مخصصة لعملائك الجدد. تأكد من أن نموذج القبول الخاص بك يتضمن هذه المكونات الأساسية.

معلومات شخصية

عند تأهيل عميل جديد، فأنت تريد معرفة من تتعامل معه، وكيفية التعامل معه، ومكان تواجده، وغيرها من المعلومات التعريفية. يعد جمع هذه التفاصيل الشخصية هو الخطوة الأولى في إنشاء ملف تعريف العميل. تشمل هذه المجالات:

• اسم
• العنوان أو موقع العمل
• بيانات المتصل
• تفضيلات الاتصال، مثل الهاتف أو البريد الإلكتروني أو الرسائل القصيرة أو الرسائل الفورية

معلومات اساسية

عند بدء مشروع جديد، من المفيد دائمًا فهم تاريخ العميل ومن أين أتى. قم بتضمين بعض المجالات لجمع معلومات حول التحديات التي يواجهونها، وجهود التسويق الرقمي السابقة، ونقاط الضعف الحالية:

• تاريخ الأعمال: أشياء مثل سنوات العمل، وأهم المنتجات أو الخدمات المباعة، وما إلى ذلك.
• الخبرة التسويقية السابقة: اكتشف ما إذا كان العميل قد دفع مقابل خدمات التسويق الرقمي في الماضي أو إذا كان قادمًا من خلفية الأعمال اليدوية. إذا كانوا قد دفعوا مقابل الخدمات الرقمية، تعرف على التجربة.
• التحديات الحالية: ما الذي يعانون منه في يوم عملهم من منظور التسويق الرقمي؟

تفاصيل المشروع

حدد نطاق وأهداف المشروع من خلال مطالبة عميلك بتقديم معلومات تتعلق بهذه المجالات:

• الأهداف: اطلب من العميل المحتمل أو العميل الجديد أن يحدد بوضوح ما يأمل في تحقيقه من خلال العمل معك. على سبيل المثال، إذا كانوا يريدون إنشاء موقع ويب جديد، فاطلب منهم تقديم تفاصيل حول الميزات التي يجب أن يتضمنها موقع الويب.
• الجدول الزمني: ما هو الجدول الزمني للعميل للمشروع؟ تذكر أنه ليس عليك الالتزام بهذا الجدول الزمني. الغرض من نموذج استقبال العملاء هو جمع معلوماتهم ووجهات نظرهم، والتي يمكنك استخدامها كنقطة انطلاق للمحادثات اللاحقة.

الميزانية والموارد

ستشكل القيود المالية والموارد المتاحة لعميلك جدوى مشاريعك، لذلك من المهم معرفة هذه المجالات منذ بداية تعاونك:

• الميزانية: تعرف على المبلغ الذي يتوقع عميلك إنفاقه على مشروع معين أو خدمة معينة مع مرور الوقت. إذا كانوا مهتمين بمجموعة متنوعة من حلول التسويق الرقمي، فاحصل على ميزانية تسويق واسعة منهم.
• الموارد : هل لدى عميلك موارد موجودة يمكنك استخدامها في مشروعك؟ على سبيل المثال، إذا كانوا يبحثون عن خدمات إعلانية رقمية، فلديهم مصمم داخلي يريدون منك العمل معه على تصميم الإعلان.

الاعتبارات القانونية

قبل التعامل مع أي عميل جديد، من الجيد التأكد من تغطية أسسك القانونية لحمايتكما في حالة حدوث خلاف أو خطأ أو أي ظروف أخرى غير متوقعة. وتشمل هذه:

• اتفاقيات السرية: اطلب من عميلك الموافقة على عدم مشاركة المعلومات السرية المتعلقة بوكالتك، وفي المقابل يوافق على الحفاظ على سرية معلومات أعماله.
• الشروط والأحكام: حدد علاقة العمل والتوقعات.

الخياطة لاحتياجات محددة

اعتمادًا على مجال وكالتك، قد تكون لديك اعتبارات خاصة لتضمينها في نماذج قبول العملاء، مثل الاعتبارات القانونية المتخصصة أو الأسئلة ذات الصلة بالصناعة. فكر في استخدام أقسام المشروع القابلة للتكيف في نماذج القبول الخاصة بك للسماح بالمرونة لمجموعة متنوعة من هياكل المشروع، خاصة إذا كانت وكالتك تقدم مجموعة واسعة من الأدوات والخدمات.

كيفية إنشاء نموذج قبول العميل

اتبع هذه التعليمات خطوة بخطوة للتأكد من أن عميلك يأخذ النموذج الذي يلتقط جميع المعلومات التي تحتاجها لعملية تأهيل احترافية وسهلة.

1. تحديد غرض وأهداف النموذج الخاص بك

قبل التعمق في التفاصيل، حدد بوضوح غرض وأهداف نموذج قبول العميل الخاص بك. إن توضيح هذا الأمر سيساعدك على طرح الأسئلة الصحيحة دون إضاعة وقت العميل. في هذه المرحلة، قد تجد أن وجود عدد قليل من خيارات نموذج استقبال العملاء، أو نموذج مرن يستوعب أنواعًا مختلفة من المشاريع، هو الأكثر ملاءمة لوكالتك.

2. تحديد المعلومات المطلوبة

اسأل نفسك ما هي المعلومات التي تحتاجها لبدء تقديم الخدمات في بداية شراكة جديدة مع العميل: ما هي الأسئلة التي تطرحها عادةً على العملاء المحتملين عند التحقق من ملاءمتهم، أو العملاء الجدد عند تأهيلهم؟ بالتفكير مرة أخرى في مشاريع العملاء السابقة، هل هناك معلومات كنت ستستفيد منها في وقت سابق من العلاقة؟ ومن المحتمل أن يتضمن ذلك التفاصيل الشخصية أو التجارية، ومواصفات المشروع، ومخصصات الميزانية، والاعتبارات القانونية.

3. تصميم تخطيط وهيكل النموذج الخاص بك

يجب أن تكون جميع نقاط الاتصال مع عملائك جذابة وممتعة من الناحية البصرية، ولا يختلف نموذج قبول العميل الخاص بك عن ذلك. في الواقع، نظرًا لأن هذا قد يكون أول تفاعل رسمي لهم مع وكالتك، فمن المهم بشكل خاص نقل الاحترافية والخبرة وتجربة المستخدم الإيجابية.

قم بتقسيم النموذج الخاص بك إلى أقسام، يتناول كل منها فئة معينة من المعلومات. استخدم الرؤوس والعناوين الفرعية والنقاط لتسهيل التنقل وفهم ما هو مطلوب.

4. استخدم لغة واضحة ومألوفة

قد لا يعرف عملاء وكالتك أول شيء عن التسويق الرقمي، لذلك من المهم اختيار لغة سهلة الفهم وخالية من المصطلحات. وضح بوضوح الغرض من كل قسم وقدم تعليمات أو أمثلة عند الضرورة. هذا لا يجعل إكمال عملية تلقي العميل أسهل وأكثر إمتاعًا لعميلك فحسب، بل يساعدك أيضًا نظرًا لأن المستخدمين أقل عرضة لسوء فهم الأسئلة وارتكاب الأخطاء.

5. اختبر نموذج قبول العميل الخاص بك للتأكد من سهولة الاستخدام والفعالية

قبل بدء البث المباشر مع نموذج قبول العميل الخاص بك، قم بإجراء اختبار شامل لقابلية الاستخدام. التأكد من أن النموذج يعمل بشكل صحيح، وأن جميع الأسئلة واضحة، ولا يوجد أي خلل فني. لا تعتمد فقط على اختبار المستخدم الخاص بك: إذا قمت بإنشاء النموذج، فلن تكون أفضل من يحكم على وضوحه. بدلاً من ذلك، اطلب التعليقات من عينة المستخدمين الذين لم يشاهدوا النموذج من قبل.

6. دمج عناصر العلامة التجارية

قم بتمييز نموذج قبول العميل الخاص بك باستخدام شعار العلامة التجارية لوكالتك وألوانها وقوتها. مثل نقاط الاتصال الأخرى، يعد النموذج الخاص بك فرصة لتعزيز هوية علامتك التجارية وتقديم صورة احترافية متسقة لعملائك المحتملين.

قالب نموذج قبول العميل لوكالات التسويق

استخدم نموذج قبول العميل هذا كنقطة بداية لصياغة نموذج قبول وكالتك. لا تتردد في تخصيص الأقسام وتحريكها وإضافة أسئلة إضافية مخصصة لعرض الخدمة التي تقدمها.

الجزء 1: المعلومات الشخصية

الغرض من هذا القسم هو تكوين فهم للعميل المحتمل أو أعماله ودوره في صنع القرار.

• الاسم: اسمك وأي ألقاب مفضلة.
• الشركة: اسم عملك أو مؤسستك.
• الدور: دورك في العمل.
• تفاصيل الاتصال: رقم هاتفك وعنوان بريدك الإلكتروني وطريقة الاتصال المفضلة.
• أصحاب المصلحة الآخرون: هل سيشارك أي شخص آخر في عملك في اتخاذ القرار لهذا المشروع؟ إذا كان الأمر كذلك، فأكمل اسمه ودوره وتفاصيل الاتصال به.

الجزء الثاني: نظرة عامة على الأعمال

الغرض من هذا القسم هو الحصول على فهم عالي المستوى لمكانة العميل والمشهد التنافسي.

• الصناعة: ما هي الصناعة أو التخصص أو قطاع الأعمال الخاص بك؟
• المنافسون: من هم المنافسون الرئيسيون لك؟ كيف تتداخل أعمالك وكيف تختلف؟
• الجمهور المستهدف: من هو جمهورك المستهدف؟ هل لديك ملف تعريف العميل المثالي؟

الجزء الثالث: أهداف وغايات التسويق

الغرض من هذا القسم هو مواءمة استراتيجيتك أو مقترح المشروع مع أهداف العميل.

• الأهداف على المدى القريب: ما هي أهدافك المباشرة لهذا المشروع أو الحملة؟
• الأهداف طويلة المدى: ما هي أهدافك التسويقية طويلة المدى لعملك؟
• مؤشرات الأداء الرئيسية: هل هناك أي مؤشرات أداء رئيسية أو مقاييس ذات أهمية خاصة بالنسبة لك؟

الجزء الرابع: الجهود التسويقية الحالية

الغرض من هذا القسم هو الحصول على معيار لاستراتيجية التسويق الحالية للعميل وفهم ما نجح وما لم ينجح في الماضي.

• الاستراتيجيات الحالية: هل تفعل أي شيء لتسويق عملك عبر الإنترنت الآن؟
• المنصات أو الخدمات أو الأدوات المستخدمة: هل تستخدم أي أدوات أو خدمات تسويقية، أو استخدمتها في الماضي؟
• النتائج: هل أنت سعيد بالمنصات أو الخدمات أو الأدوات المستخدمة في الماضي؟ هل تحصل على نتائج من خلال استراتيجيتك التسويقية الحالية؟

الجزء الخامس: الخدمات المطلوبة

الغرض من هذا القسم هو فهم نطاق احتياجات العميل وقيود المشروع.

• الخدمات المطلوبة: ما هي الخدمات التي تبحث عنها أو ما هو المشروع الذي تريد أن نعمل عليه لصالح عملك؟ على سبيل المثال: موقع ويب جديد، تحسين محركات البحث، إنشاء المحتوى، وما إلى ذلك.
• الميزانية: ما هي ميزانيتك لكل مشروع/خدمة؟
• الجدول الزمني: هل يجب تسليم مشروعك في تاريخ معين؟

الجزء السادس: قانوني

الغرض من هذا القسم هو إقامة علاقة عمل شفافة.

• اتفاقية السرية: يرجى مراجعة الاتفاقية المرفقة والتوقيع عليها.
• الشروط والأحكام: يرجى مراجعة الشروط والأحكام المرفقة والتوقيع عليها.

الجزء السابع: ملاحظات إضافية

الغرض من هذا القسم هو منح العميل فرصة لمشاركة أي شيء مهم يشعر أنه قد فاتته في نموذج قبول العميل.

• معلومات إضافية: يرجى إضافة أي تفاصيل إضافية تريد أن نكون على علم بها.