التواصل مع العملاء وإعداد الفواتير مبسطة

مصدر الصورة: أونسبلاش

يعد التواصل مع العملاء وإعداد الفواتير جزءًا حيويًا من سلامة الأعمال، ولكن إتقان هذه العمليات ليس بالأمر السهل. في الواقع، فقدت 46% من الشركات عميلاً بسبب ضعف التواصل، وواجه 77% من العملاء مشكلة في الفواتير أثرت على ثقتهم في الشركة.

إذا كنت تريد تجنب أن تكون جزءًا من تلك الإحصائية، فستحتاج إلى تبسيط كلتا العمليتين. سيساعدك هذا الدليل على استخدام نصيحة Joist وفريق كتابة Flock الخاص بنا.

كيفية تبسيط عملية الفوترة والتواصل مع العملاء

قد يستغرق تبسيط عملية الفوترة والتواصل مع العملاء بعض الوقت وقليلًا من إعادة الهيكلة، ولكنك ستستفيد من زيادة الأرباح وعلاقات أفضل مع العملاء.

خلق ثقافة الفواتير

يعد إنشاء ثقافة الفوترة أمرًا مهمًا للغاية إذا كنت تريد أن يعمل باقي الحل في هذه المقالة لصالحك. إذا قمت بإنشاء هيكل يسمح لك بتحصيل الرسوم، ولم تخجل من طلبها عند الضرورة، فستكون قادرًا على مواصلة تقدم عملك.

هذا لا يعني مطاردة عملائك. لدى Joist ميزة "إرسال تذكير بالدفع" مدمجة مباشرة في نظامها والتي تسمح لك بإرسال طلب رسالة مهذبة ومكتوب مسبقًا على الفاتورة.

لا يؤدي هذا إلى تبسيط أي عملية ذهاب وإياب فحسب، بل يُظهر أيضًا أنك جاد في العمل. لن تشكل شروط العقد أو الرسوم المتأخرة تهديدًا إذا لم تسلط الضوء على أهميتها (المزيد حول ذلك لاحقًا). ولكن لضمان توفير المتابعة، تحتاج إلى إشراك موظفيك.

تأكد من تدريب موظفيك على كيفية عمل فواتيرك ومتابعاتك. اشرح أن الدفع الفوري من العملاء يعني عملاً أكثر استقرارًا، وهذا مهم بالنسبة لرواتب الموظفين.

ناقش ما ينبغي وما لا ينبغي أن يكون في الفواتير

ينبغي استخدام الفواتير كأداة اتصال وليس كوثيقة منفصلة. إن تقديم نطاق غير ملزم لما يمكن أن يتوقعه العميل يمكن أن يزيل الارتباك ويشكل التوقعات.

في Flock، نوصي باستخدام منتجنا لتوصيل ما يجب وما لا ينبغي أن يكون موجودًا في الفاتورة، حيث يمكن أن يتغير ذلك اعتمادًا على العميل. يمكنك إنشاء قناة في Flock خصيصًا لهذا الغرض. بعد ذلك، يمكنك تبادل الفواتير أو ملفات الفواتير داخل Flock ليطلع عليها مدير المشروع. بمجرد الانتهاء من ذلك، يمكنك إرساله إلى العميل بكل ثقة.

وإذا كنت تريد بعض أفضل الممارسات المتعلقة بمعلومات الفاتورة، فإليك القليل منها:

• وإذا كان الرسم مبلغا مقطوعا، فيجب أن يكون السعر كافيا
• إذا كنت تقوم بالفواتير بالساعة، فناقش ما تم فعله في ذلك الوقت

يجب مناقشة أي تفاصيل مثل هيكل الرسوم، أو الرسوم المتبقية، أو العمل المقدم، أو الإضافات الإضافية قبل تقديم الفاتورة، إما عن طريق العقد الخاص بك أو رسالة مكتوبة.

اكتب عقدًا ممتازًا قبل ممارسة الأعمال التجارية

واحدة من أكبر المشاكل التي تواجهها الشركات عندما يتعلق الأمر بالفواتير هي عدم تطابق التوقعات. إذا كان لديك عميل قام بتغيير نطاق المشروع أو كنت في حيرة من أمرك بشأن سبب تحميله تكلفة عنصر معين، فإن السبب الواضح هنا هو نقص التواصل.

توصي جويست بإرسال فاتورة أولية، وهي عبارة عن عرض أسعار أولي أو تقدير يوضح السلع والخدمات التي لم يتم تقديمها بعد. يمكن أن يوضح هذا للعملاء ما تنوي القيام به بالضبط وما يتوقع من العميل أن يدفعه. في النهاية، هذا يتخلص من الكثير من الالتباس.

ومع ذلك، مع قول 93% من فرق خدمة العملاء أن العملاء لديهم توقعات أعلى من ذي قبل، يجب أن تكون واضحًا بشكل لا يصدق بشأن ما تقدمه كتابيًا.

عقدك هو الوثيقة الأكثر أهمية التي تحتاجها لإشراك الجميع. استخدم العقد الخاص بك لتحديد ممارسات الفوترة، ومن هم الأطراف، ومسؤولياتهم وأدوارهم، ونطاق العمل، والجدول الزمني الموصى به، وهيكل الرسوم الخاصة بك.

من مصلحتك أن تقوم بإرشاد عملائك خلال العقد. إذا كانت لديهم أسئلة، يمكنك الإجابة عليها بعد ذلك. إذا حاولوا تغيير النطاق، فيمكنك الإشارة إلى أنك ستحتاج إلى تحصيل الرسوم منهم.

امنح العملاء خيارات، ولكن ابقَ حازمًا

كل شركة لديها ذلك العميل الذي وافق شفهيًا على شروطك، ووقع العقد، ولا يزال في حيرة بشأن ما يمكنه فعله وما لا يمكنه فعله. سواء كان ذلك جهلًا أو سلوكًا متعمدًا، فإن النتائج هي نفسها: إهدار الوقت والمال لكلا الطرفين وتأخيرات هائلة.

عند حدوث تأخير، فإن الخطوة الأولى هي مناشدة العميل. إذا لم يكونوا متاحين للتوقيع على القرارات، فاطلب منهم الاستعانة بطرف ثالث للقيام بذلك نيابةً عنهم. إذا كان الجدول الزمني للفوترة لا يناسب العميل، فاسأله عما إذا كان هناك جدول زمني آخر يعمل بشكل أفضل. لكن قم بذلك مرة واحدة فقط لكل مشروع. سيستغل بعض العملاء هذه الفرصة لطلب المزيد. وبدلاً من ذلك، قم بالرجوع إلى شروط الاتفاقية الخاصة بك.

كما يقول جويست، يجب عليك بالتأكيد أن تفعل ما بوسعك للقيام به بشكل صحيح من قبل عملائك، ولكن ليس إذا كان ذلك دائمًا على نفقتك الخاصة. لا يزال لديك عمل تديره، ومن حقك أن تطلب رسومًا متأخرة أو ترفض طلب العميل بإقامة علاقة صحية.

استخدم برامج المحاسبة الاحترافية

الفواتير المناسبة وإدارة الأموال تسير جنبا إلى جنب. إذا كنت تريد الاهتمام بإدارة النقد وإدارة الأصول الثابتة والمخزون، والتي تساهم جميعها في تحسين الفواتير، فستحتاج إلى برنامج محاسبة احترافي. ولكن ما هو الحل الذي يجب أن تختاره؟

مقالتنا: " دليل الأعمال الصغيرة لأدوات وبرامج المحاسبة " يمكن أن يقدم لك النصائح حول أفضل برامج المحاسبة التي تناسب عملك. تعد QuickBooks وFreshBooks وXero خيارات رائعة، وليس فقط لأنها تهتم بكشوف المرتبات والمشتريات الخاصة بك.

نظرًا لأن برنامج المحاسبة يقوم بأتمتة أحد المكونات الرئيسية لأعمالك، فسيكون لديك المزيد من الوقت لقضائه في التواصل مع العملاء وإعداد الفواتير. يمكن أيضًا أن يتصل برنامج المحاسبة المتخصص ببرنامج الفواتير الخاص بك، مما يسهل عليك تتبع التدفق النقدي لشركتك.

ختاماً…

يفهم كل من Joist والكتاب في Flock ما يعنيه الحفاظ على التواصل الفعال مع العملاء وعمليات الفوترة. بفضل هذه النصائح المجمعة من الخبراء، ستكون في طريقك إلى إقناع عملائك، وتقليل الفواتير المتأخرة، وزيادة صافي أرباحك.