كيف تبدو عملية إدارة التغيير حقًا؟ (الدليل النهائي)

تذكر نوكيا؟ متأكد من أنك تفعل.

في أكتوبر 1998 ، تفوقت نوكيا على موتورولا وأصبحت العلامة التجارية الأكثر شهرة للهواتف المحمولة في العالم.

من عام 1995 إلى عام 1999 ، ارتفعت أرباح نوكيا التشغيلية من 1 مليار دولار إلى أكثر من 4 مليارات دولار.

في عام 2003 ، أصبح طراز Nokia 1100 هو الهاتف المحمول الأكثر مبيعًا على الإطلاق.

ثم في عام 2007 ، تم إطلاق أول iPhone.

بحلول نهاية عام 2007 ، كان نصف الهواتف الذكية التي تم بيعها في العالم من نوع Nokias ، بينما كان لدى Apple iPhone حصة سوقية تبلغ 5٪ فقط. انخفضت القيمة السوقية لنوكيا بأكثر من 90٪ في ست سنوات فقط.

بحلول عام 2011 ، تسارع تراجع نوكيا ، واشترت مايكروسوفت الشركة في عام 2013.

لماذا حدث هذا؟

رفضوا التغيير للأفضل.

كان من الممكن تجنب كل هذا من خلال تنفيذ عملية التغيير.

العديد من الشركات غير قادرة على تحقيق كامل إمكاناتها لأنها غير متأكدة من نتيجة التغيير. العمليات التي لم تعد قيد الاستخدام طويلة جدًا على حساب النمو.

الآن ، ربما تفكر: " كيف أتأكد من أنني لست واحدة من تلك الشركات؟ "

حسنًا ، من خلال استخدام عملية إدارة التغيير.

لنلقي نظرة.

ما هي عملية إدارة التغيير؟

عملية إدارة التغيير عبارة عن مجموعة من الاستراتيجيات المصممة لضمان الانتقال السلس من حالة إلى أخرى دون تعطيل سير العمل أو التسبب في ضرر. عند تنفيذ التغيير في سياق الشركة ، هناك دائمًا عملية إدارة التغيير ، ومع ذلك ، فإن الأمر متروك للشركات لضمان نجاحها.

لماذا ا؟ لأن مشهد الأعمال يتغير بسرعة.

على المدى الطويل ، تصبح الشركة التي تفشل في التكيف مع المتطلبات المتغيرة عفا عليها الزمن وتخسر.

خذ علامة الهاتف المحمول Blackberry على سبيل المثال. نظرًا لفشلها في تكييف تقنية الشاشة التي تعمل باللمس ، فإن الهاتف الذكي الذي كان مهيمنًا في السابق ، والذي كان لديه أكثر من 80 مليون مستخدم على مستوى العالم ، لم يكن لديه سوى 0.2٪ من حصة السوق في عام 2016.

لا شك أن التغيير ضروري لبقاء الأعمال.

تدرك العديد من الشركات الحاجة إلى التغيير ، لكنها تفتقر إلى المعرفة اللازمة لتنفيذه بشكل صحيح. يمكن أن تسقط الأشياء من خلال الفجوات في العملية ، مما يؤدي إلى أضرار لا يمكن إصلاحها.

إدارة التغيير التنظيمي هي عملية تغيير خطوة بخطوة تستخدمها الشركة لضمان التعامل مع التغييرات في المجالات المهمة بشكل صحيح دون التأثير على العمليات. أخلاقيات العمل وثقافة الشركة وإجراءات العمل والعمليات الداخلية والعمليات والتسلسل الهرمي للشركات ليست سوى بعض منها.

كيف تؤثر عملية إدارة التغيير على شركتك؟

تتضمن عملية إدارة التغيير الناجحة ما يلي:

• الوقاية من الحوادث
• تحسين موثوقية الأصول
• إمكانية تتبع التغييرات
• تقييم البديل

تتعلق عملية إدارة التغيير بإدارة الأفراد.

ضع في اعتبارك هذا: من سيكون مسؤولاً عن تنفيذ الإجراءات الجديدة؟ سيكون لموظفيك وقبولهم أو رفضهم للمشروع تأثير على نتائجه.

قد يؤدي التحول عن القاعدة في بعض الأحيان إلى ردود فعل غير جيدة من الناس.

ببساطة لأنهم يخافون من المجهول ، يفضل معظم الموظفين القيام بالأشياء بالطريقة نفسها التي كانوا يفعلونها دائمًا قبل تجربة شيء جديد.

عمليات التغيير الفعالة تلهم الموظفين الأكثر كفاءة .

لذا فإن وظيفتك هي مساعدتهم في التغلب على خوفهم من التحول من خلال إدارة التغيير بشكل صحيح.

لذا ، فإن الخطوة الأولى في عملية إدارة التغيير الناجحة هي التأكد من انضمام كل فرد في المؤسسة . إذا فشل فرد واحد في التسليم ، فسيكون لذلك تداعيات في جميع أنحاء الشركة.

استراتيجية من أعلى إلى أسفل لإجراء تغييرات في مؤسسة بمفردك ثم فرض النظام الجديد على الموظفين غير فعالة. قد لا يرفض الموظفون التغيير بشكل مباشر ، لكنهم قد يكونون مترددين بعض الشيء في دفعه.

تذكر أن الناس بوجه عام يجدون صعوبة في تصديق ما لا يفهمونه.

لذلك ، للتأكد من أن كل موظف يفهم "السبب" وراء التغيير ، من الضروري أن تشرح لهم ذلك حتى آخر التفاصيل. الموظفون الذين أصبحوا مقتنعين بأن الحاجة إلى التغيير لها أهمية قصوى هم أكثر عرضة للمشاركة بنشاط في جميع الأنشطة ذات الصلة ، حتى عندما لا يطلب منهم القيام بذلك.

أنواع مختلفة من عمليات إدارة التغيير

التغيير هو شيء شائع يحدث على مستويات عديدة ، لكنه يتطلب مجموعة متنوعة من التقنيات ليتم تطبيقها من أجل جعلها فعالة.

تعد إدارة التغيير الفردي وإدارة التغيير التنظيمي وإدارة التغيير المؤسسي ثلاثة أنواع أساسية من إدارة التغيير ، لذلك دعونا نلقي نظرة على كل منها بمزيد من التفصيل:

إدارة التغيير الفردي

إدارة التغيير الفردي تخاطب الأشخاص المتأثرين بالتغيير .

من أجل إدارة الأشخاص بشكل فعال ، يجب أن تفهمهم أولاً.

كيف؟

ومن خلال إنشاء استراتيجية نفسية لجذب مشاعر موظفيك على المستوى الشخصي ، يمكنك تحقيق هذا الهدف.

إدارة التغيير التنظيمي

تمتد إدارة التغيير الفردي إلى إدارة التغيير التنظيمي .

لذلك ، لقد نجحت في تلبية الاحتياجات النفسية لموظفيك من أجل حملهم على الشراء في خطة التغيير الخاصة بك. حان الوقت الآن لمعالجة المشكلات الأساسية التي تم تحديدها في مكان العمل بشكل صحيح.

هل تعيق العمليات أو الممارسات الحالية في عملك عملية التغيير التي تحاول تنفيذها؟

قم بحل هذه المشكلات أولاً لتجنب مواجهة أي حواجز طريق محتملة في العملية وتسليح موظفيك بالمهارات التي سيحتاجون إليها لإكمال مهامهم الجديدة بنجاح.

إدارة التغيير المؤسسي

من الأعلى إلى الأسفل ، تتعامل إدارة التغيير في المؤسسة مع كل جانب من جوانب الشركة ، وبعضها من الأدوار القيادية والإدارية والهياكل والعمليات والإجراءات.

نظرًا لأن كل قسم يعمل بشكل مستقل ومع ذلك يتعين عليه التعاون لغرض مشترك ، يمكن أن يكون لمشكلة واحدة تأثير سلبي على المنظمة بأكملها.

لذلك ، إذا كنت تسعى جاهدة من أجل عملية إدارة التغيير السريع ، فتأكد من أن جميع أقسامك تشارك بشكل متساوٍ في عملية التغيير وأن كل شيء مرتبط ببعضه البعض.

9 خطوات أساسية لعملية إدارة التغيير الناجح

عندما يتعلق الأمر بإدارة التغيير ، لا يوجد شيء اسمه نهج واحد يناسب الجميع.

على الرغم من أن العوامل التي تساهم في التغيير قد تختلف اعتمادًا إلى حد كبير على الشركة ، فإن المفهوم الأساسي لعملية إدارة التغيير الناجحة يظل كما هو.

فيما يلي 9 خطوات أساسية لعملية إدارة تغيير ناجحة:

1. تحديد أهدافك

الخطوة الأولى في عملية إدارة التغيير هي تحديد أهدافك النهائية .

من أجل تحديد أهداف واضحة ومحددة ، عليك أن تفهم مكان شركتك الآن وأين تريد أن تكون في المستقبل.

إذا كان هدفك يتعارض مع رؤية شركتك ، فسيكون مصير عملية إدارة التغيير الخاصة بك من البداية. قد تتطور شركتك بمرور الوقت ، لكن التمسك برؤيتها يمكن أن يساعدك في الحفاظ على هويتك وتفردك.

2. احصل على موافقة من فريق الإدارة الخاص بك

ليس من الجيد تولي عملية إدارة التغيير بمفردك.

حتى لو كانت لديك كل المعلومات والمعرفة الفنية ، فلا يمكنك تنفيذ التغيير بمفردك.

لتسيير الأمور ، ستحتاج إلى مساعدة فريق الإدارة الخاص بك .

ابدأ بتحديد المشاكل الأكثر شيوعًا في شركتك والتي ستحلها عملية التغيير التي تريد تنفيذها.

3. حدد اللاعبين الرئيسيين

عملية إدارة التغيير هي مهمة كبيرة ومعقدة تتطلب دعم الجميع في عملك.

ستحتاج إلى العديد من اللاعبين الأساسيين الذين يقودون التغيير بنشاط عبر الإدارات والمستويات المختلفة داخل مؤسستك إذا كنت تريد أن تنجح.

هؤلاء الأشخاص هم مثل المديرين لكل منطقة يشرفون عليها ؛ فهي تساعد في تنسيق العمليات على المستوى الجزئي بحيث يمكن تشغيل كل شيء بسلاسة خلال هذه الفترة الزمنية عندما يكون هناك قدر كبير من عدم اليقين يحدث داخليًا.

قم بإجراء محادثة صادقة مع هؤلاء الأفراد حول ما تستلزمه أدوارهم وتأكد من استعدادهم قبل الانطلاق!

4. نقل رؤيتك إلى الفريق بأكمله

المرحلة التالية هي الحصول على موافقة الجميع في شركتك .

إنها ليست أفضل إستراتيجية لإجبار الجميع على الموافقة على خطة التغيير لمجرد أنك الرئيس.

عندما يوافق الناس على خطتك لأنهم يشاركونك رؤيتك ، فهذا هو الوقت الذي ستضمن فيه أفضل النتائج .

شارك رؤيتك بشغف. كن متقبلاً للاقتراحات ، حيث قد يكون لدى أعضاء الفريق أفكار جيدة لم تفكر فيها.

5. تخلص من حواجز الطرق

الآن بعد أن حصلت على الجميع على متن الطائرة ، عليك التأكد من عدم وجود أي حواجز في طريقك ؛ وإلا فلن يتمكن فريقك من تقديم أفضل أداء.

• ما هي الإجراءات أو الأنظمة القديمة التي يجب محوها لإفساح المجال لأخرى جديدة؟
• هل تحتاج إلى الاستثمار في معدات جديدة لتنفيذ النظام؟
• هل من الضروري أن يتم تدريب أعضاء فريقك على مهارات جديدة لإكمال المهام في النظام الجديد؟
• هل تحتاج إلى إعادة تعيين أدوار وواجبات أعضاء الفريق؟

بمجرد العثور على إجابات لهذه الأسئلة ، يمكنك بسهولة إزالة الحواجز من طريقة عملية التغيير الخاصة بك.

6. قسم هدفك إلى معالم

هناك احتمالات ، إذا كان هدف التغيير النهائي كبيرًا أو شيئًا لم تجربه من قبل ، فقد تشعر أنه من المستحيل تحقيقه.

هذا هو السبب في أن تحديد معالم صغيرة وتحقيقها واحدة تلو الأخرى لن يجعل الرحلة أكثر إمتاعًا فحسب ، بل يمنح الجميع أيضًا إحساسًا بالإنجاز مع كل نجاح جديد - والذي بدوره يغذي طاقتنا للقيام بعمل أفضل!

7. استعد لتحقيق انتصارات مبكرة

أثناء عملية إدارة التغيير ، تلهم الانتصارات المبكرة الموظفين وتحفزهم على العمل أكثر لأنهم يرون أن جهودهم تؤتي ثمارها. ومع ذلك ، عندما تبدو جهود الناس المبكرة مضيعة للوقت ، فإن العكس هو الصحيح.

تأكد من البدء بهدف قابل للتحقيق وإشراك أعضاء الفريق الذين يلعبون أدوارًا حاسمة في الوصول إلى تلك الأهداف لتحقيق أقصى استفادة من جهودهم.

8. تتبع التقدم المحرز الخاص بك

تتطلب عملية إدارة التغيير تخطيطًا وتنسيقًا ورقابة وتقييمًا مكثفًا .

للوصول إلى هدفك ، يجب أن تكون كل هذه العناصر متناغمة. لهذا السبب ، يجب أن تراقب كيف تسير الأمور.

هل تأخذ وقتًا طويلاً للوصول إلى أهدافك؟ ما هو سبب التأخير إذا كان الأمر كذلك؟ هل ما زالت هناك معوقات في شركتك؟

بعد بضعة أسابيع أو أشهر ، من المرجح أن يبدأ حماسك وحماس أعضاء فريقك في التلاشي. لتحفيز فريقك ، اعقد اجتماعات منتظمة معهم.

سارت أي عملية تغيير بشكل جيد دون الاتصال المتكرر.

9. التحسين بشكل مستمر

التغيير هو عملية لا تنتهي .

بعد أن تحقق هدفك ، لا تشعر بالرضا عن نفسك. بدلاً من ذلك ، قم بتقييم وتحسين عمليات عملك الحالية باستمرار. ستكون قادرًا على اكتشاف أي اختناقات محتملة قد تتطور نتيجة للنظام الجديد الذي تقوم بتنفيذه إذا قمت بذلك.

لذا ، استمر في تشغيل عملية التغيير.

للحفاظ على الاستقرار والاتساق في جميع أنحاء المنظمة بأكملها ، قم بدمج التغييرات التي أجريتها في ثقافتك التنظيمية.

التحديات المشتركة لعملية التغيير

تشير التغييرات التنظيمية بشكل عام إلى الجهود المحددة من قبل المنظمات لتبسيط عملياتها أو يمكن أن تكون مرتبطة بمسار العمل في ظروف لا مفر منها ؛ أيًا كانت الحالة ، فإنها تأتي مع مجموعة حواجز الطرق الخاصة بها والتي يجب علينا تجاوزها لتحقيق النجاح.

لنلقِ نظرة على بعض التحديات التي تواجهها الشركات عادةً عند إدارة تغيير قد يكون مفيدًا عندما تواجه عقبة في الطريق.

إدارة فرق متعددة

قد لا يكون فريق واحد كافيًا لتنفيذ جميع المهام المطلوبة أثناء عملية إدارة التغيير. لذلك ، ستحتاج فرق متعددة ذات مسؤوليات مختلفة إلى العمل معًا حتى تسير الأمور بسلاسة.

لكن إدارة فرق متعددة يمكن أن تكون صعبة للغاية.

للتأكد من أن كل شيء يسير بسلاسة ولا يسقط أحد في الثغرات ، قم بإنشاء إجراءات تشغيل قياسية (SOPs) واستخدم أدوات إدارة التغيير الفعالة مثل قوائم المراجعة والجداول الزمنية للمشروع حتى يعرف كل شخص بالضبط ما يجب القيام به عندما يحين الوقت للقيام بذلك - مهما كان دورهم صغيرا!

إدارة التغيرات المتزايدة في مجالات متعددة

قد يكون للتغيير في أحد جوانب مؤسستك تأثير على الجوانب الأخرى ، مما يؤدي إلى مجموعة كبيرة من المشكلات الأخرى التي يجب التعامل معها. قد تجد نفسك في دوائر إذا لم تكن حريصًا بما فيه الكفاية.

لمنع حدوث مشاكل في مجالات مختلفة ، يجب أن تكون عملية إدارة التغيير الخاصة بك شاملة ومتسقة على جميع المستويات داخل المنظمة.

للقيام بذلك بشكل فعال ، ستحتاج إلى نظام سير عمل شامل يسمح لجميع المشاركين في عملية التغيير بالوصول إلى تقارير المشروع والمهام الحالية والمحادثات.

انقطاع الإتصال

تتطلب عملية إدارة التغيير التواصل المنتظم وتحديث إجراءات عمل الشركة.

لتقليل فشل المعلومات ، يجب مشاركة البيانات الدقيقة والكاملة مع الفريق بانتظام ، ويجب أن تكون الوثائق المحدثة متاحة لجميع الأطراف المعنية في جميع الأوقات.

استخدم أداة سير عمل تحتوي على ميزات توثيق إجراءات العمل البسيطة بحيث يمكنك بسهولة إنشاء سجل لكل إجراء وإبلاغ فريقك به.

مقاومة الموظف

من الطبيعي أن لا يكون بعض موظفيك متحمسين للتغيير. التغيير شيء يقاومه الناس بشكل طبيعي.

اللامبالاة والرفض والشك والحياد والتجريب والالتزام هي ست مراحل تشكل التغيير.

فكيف تتعامل معها؟

مع الصبر.

حدد مستوى جاهزية الموظف وامنحه وقتًا كافيًا للمرور عبر كل مرحلة بشكل مناسب.

تصحيح أنظمة التغيير الفاشلة

تستلزم إدارة التغيير الفعال اتباع المبادئ الموصى بها إلى الدرجة ، إلا أن النتيجة قد لا تلبي توقعاتك دائمًا.

هل يمكنك التراجع عن التغييرات التي أجريتها؟

نعم و لا.

بدون استراتيجية إدارة تغيير مدروسة جيدًا وأداة لتتبع عملك ، قد يصبح تتبع خطواتك مهمة صعبة.

ومع ذلك ، فإن قبول الفشل والقيام بعملية تغيير أفضل أمر ممكن دائمًا ويوصى به في أوقات الفشل. تذكر: لم تخسر ، لقد فشلت للتو.

الحصول على الموافقات الفورية

قبل استخدام أنظمتك الجديدة ، تأكد من اختبارها بدقة والموافقة عليها من قبل الأطراف ذات الصلة. اعتمادًا على طبيعة عملك ، قد يتم إجراء التقييم من قبل موظفين داخليين أو خارجيين.

أفضل طريقة للحفاظ على سير العمليات التجارية الخاصة بك هي أتمتة عملية الموافقة. يمكن لنظام سير العمل الفعال أن ينبه الموظفين بالموافقات المعلقة ويستمر في تذكيرهم حتى يتم الانتهاء من الموافقات.

فيما يلي مقالات إضافية حول إدارة التغيير:

1- ما هو نموذج إدارة التغيير 7-S الخاص بـ McKinsey وكيفية استخدامه

2- ما هو نموذج إدارة التغيير المكون من 8 خطوات لـ Kotter (كل ما تحتاج إلى معرفته)

خاتمة

إن إدراك الحاجة إلى التغيير ووضعه موضع التنفيذ في الوقت المناسب أمر بالغ الأهمية لبقاء الأعمال التجارية وتطويرها. قد يؤدي عدم التكيف مع متطلبات الشركة المتغيرة إلى خسارة الأرض أمام المنافسة ، وأنا متأكد تمامًا من أن هذا شيء لا تريد حدوثه.

تذكر أن التغيير قد يكون صعبًا ، ولكن مع وجود عملية جيدة لإدارة التغيير ، يمكن أن يكون أسهل كثيرًا!

أسئلة مكررة

ما هي عملية إدارة التغيير؟

عملية إدارة التغيير عبارة عن مجموعة من الاستراتيجيات المصممة لضمان الانتقال السلس من حالة إلى أخرى دون تعطيل سير العمل أو التسبب في ضرر.

ما هي الأنواع المختلفة لإدارة التغيير؟

تعد إدارة التغيير الفردي وإدارة التغيير التنظيمي وإدارة التغيير المؤسسي ثلاثة أنواع أساسية من إدارة التغيير.

لماذا يعتبر إجراء التشخيص جزءًا مهمًا من خطة إدارة التغيير؟

الهدف من التشخيص هو اكتشاف المشاكل وتحديد أسباب حدوثها حتى تتمكن الإدارة من إيجاد الحلول.