كيفية تصنيف عملك وتقديمه للعملاء

بينما لدينا جميعًا طرقًا نصنف بها مهامنا ، وكيف نجددها مع كل مشروع جديد ، يأتي الوقت الذي نحتاج فيه إلى تقديم التقدم إلى العميل. سننشئ في معظم الأحيان تقارير بناءً على البيانات التي نعتقد أنهم يريدون رؤيتها. ومع ذلك ، نحن على وشك أن نوضح لك كيف أن بعض التغييرات البسيطة في أسلوب إعداد التقارير الخاص بك يمكن أن تحقق قيمة هائلة لكلا الطرفين ، بالإضافة إلى زيادة رضا العملاء وتحسين فرصهم في العودة.

الدردشة مع كل عميل جديد

تحتاج إلى معرفة نوع المعلومات التي يقدرونها. هذا للتأكد من أن علاقتك معهم تظل ذات صلة ، وأنكما تعرفان ما يمكن توقعه من بعضكما البعض. تشمل المكافآت المضافة ما يلي:

• أهداف محددة بشكل أوضح ؛
• التعرف على ما يشبه عميلك كشخص أعمال ؛
• معرفة نوع التقارير التي تعجبهم والتفاوض على المواعيد النهائية ؛
• الشفافية مع تقديرات الوقت والنفقات.

كلما تبادلت المزيد من المعلومات ، كلما كنت مستعدًا بشكل أفضل عندما تحتاج بالفعل إلى إعداد تقرير. لن يكون هناك سوى القليل من التخمين أو عدمه ، حيث ستعرف المعلومات التي يريدون رؤيتها.

تأكد من تسجيل هذا الاجتماع (بإذن من العميل بالطبع) ، أو تدوين ملاحظات مستفيضة. يجعل تصنيف المعلومات وإعداد التقارير أمرًا سهلاً مثل التلوين بالأرقام.

كيف تصنف عملك

عندما تقوم بتصنيف عملك ، فإنه يعكس إنتاجيتك وكيف تتعامل مع المهام. ومع ذلك ، عند تقديم التقارير ، كن مستعدًا لأسئلة العميل لشرح تلك القرارات. تعتمد معظم التقارير على عدة طرق تصنيف.

التصنيف حسب الأولوية

الأولوية هي إحدى الطرق الأكثر شيوعًا. إنه يعمل لكل من العملاء والمقاولين لأن الوقت هو جوهر كل مشروع. عندما يكون كل شيء في موعده ، فإنك توفر أموال العميل ، وتساعد على إنتاجيتك ، وتحافظ على سير علاقة العمل بسلاسة.

حدد جوانب المشروع الأكثر أهمية. على سبيل المثال ، بصفتي كاتبًا ، إذا أعطاني أحد العملاء مجموعة من الموضوعات للعمل معها ، فسأعرف ما إذا كان يحتاج في المقام الأول إلى البحث أو المقابلات أو أوراق البيانات أو أي شيء آخر تمامًا. لأن نوع النص وأهدافه سيحددان نوع التحضير الذي يجب أن أقوم به. تتطلب المقالة التي تستند إلى المقابلات التنسيق مع أشخاص آخرين ، لذلك من المحتمل أن أضع ذلك كهدف أول لي وأنظم المهام حوله.

بالطريقة نفسها ، سأشرح خطتي وقراراتي للعميل ، وكيف تساعد استراتيجيتي المشروع على المدى الطويل.

التصنيف حسب نوع المهمة أو التقنية المستخدمة

الطريقة التالية تعتمد على تفاصيل المشروع. بمجرد تقسيم الأهداف الأكبر إلى خطوات أصغر ، يمكنك البدء في تجميعها معًا في أنواع مختلفة. على سبيل المثال: البحث ، التصميم ، المراجعة ، التغذية الراجعة ، إلخ.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تتضمن أنواع المهام أنظمة أساسية أو برامج مختلفة. يمكن لمديري وسائل التواصل الاجتماعي تصنيف عملهم من خلال النظام الأساسي الذي يستخدمونه للترويج لحملة ما. ويمكنهم تتبع الوقت الذي يقضيه كل منهم ، لتقديمه لاحقًا إلى العميل. مدعومًا بمنطقهم واستراتيجيتهم الخاصة ، يمكن للشخص بعد ذلك أن يشرح بشكل أفضل كيف يسير المشروع ، وما هي الخيارات التي تم اتخاذها لدفعه إلى الأمام بشكل أفضل.

التصنيف حسب تقديرات الوقت

عندما يتم تقسيم المشروع إلى مهام ، فربما تكون قد قمت بالفعل بعمل تقديرات للوقت الذهني لمعظمها. لذلك ، هناك طريقة أخرى لتصنيف العمل حسب الوقت المطلوب لإنهائها.

على الرغم من أن هذه الطريقة مفيدة للغاية لجدولك اليومي ، إلا أنها يمكن أن توفر بعض الأفكار المفيدة للعميل أيضًا. هناك بعض الفوائد لاستخدام هذا التصنيف ، حيث تعد تقديرات الوقت مؤشرًا رائعًا لكيفية إنفاق الموارد والأموال (مهمة للعملاء). على سبيل المثال ، في Clockify ، يمكنك تعيين تقديرات الوقت لكل مهمة تقوم بها:

ثم قارن لاحقًا الأوقات المقدرة والأوقات المتعقبة الفعلية. من هناك ، يمكنك إنشاء تقرير عميل بالمعلومات الأساسية فقط.

المصدر: قم بعمل تقديرات دقيقة لوقت العمل

يحتوي Clockify على نظام تقارير قوي يمكن أن يساعد في جعل تتبع تقديرات المشروع وعرضها أسهل بكثير.

التصنيف حسب الصعوبة / مستويات الطاقة

قد يبدو هذا الأخير غريبًا بعض الشيء. كيف تصنف العمل حسب مستويات الطاقة؟

حسنًا ، عندما تقوم بتفصيل العمل الذي قبلته ، فمن المرجح أنك ستغير المهام وفقًا لجدولك اعتمادًا على إنتاجيتك خلال اليوم. بالنسبة لي ، يبدأ الصباح بمهام أسهل والتحقق من البريد الإلكتروني في الساعة الأولى ، ثم انتقل إلى المهام الأكثر صعوبة حتى وقت الغداء.

ستحول بشكل طبيعي المهام التي تتطلب مزيدًا من التركيز أو الجهد أو البحث إلى الساعات الأكثر إنتاجية في يومك. سواء كان ذلك في الصباح أو بعد الظهر أو في المساء. في حين أن العملاء الذين سيطلبون هذا النوع من التفاصيل نادرون حقًا ، يمكن أن تكون البصيرة مفيدة عند إعداد التقارير:

• إذا لاحظت أنك لن تحدد الموعد النهائي ، فمن الجيد استخدام هذا التصنيف لمساعدة العميل على رؤية العمل من وجهة نظرك. بدلاً من مجرد قول "المهام تستهلك طاقة أكبر ، لذلك قررت إعادة ترتيب المواعيد النهائية" وأتوقع منهم أن يأخذوا كلمتك من أجلها ، لديك بالفعل بيانات تدعمها ؛
• المعلومات التي تم جمعها مفيدة للغاية بالنسبة لك لدراسة سير العمل الخاص بك أيضًا ؛
• يكشف عن التقدم الإجمالي للمشروع ، ونسبة المهام الصعبة مقابل المهام السهلة.

الآن بعد أن غطينا طرقًا مختلفة لمعالجة العمل نفسه ، دعنا نلقي نظرة على الوقت الذي يجب أن تقدم فيه تقريرًا إلى العملاء.

متى تقدم تقريرا للعملاء

لحسن الحظ ، أصبح العملاء المتعجرفون شيئًا من الماضي شيئًا فشيئًا. مع الأجيال الجديدة ، يأتي المزيد من الأفراد المحترفين المستعدين للاستماع والتفاوض. ومع ذلك ، فإنها تتطلب أيضًا الشفافية الكاملة والعدالة في المقابل. هذا هو السبب في أن عملية إعداد التقارير ستكون دائمًا تقريبًا مسألة مفاوضات بينك وبينهم.

التفاوض على جدول التقرير

هناك نوعان من العملاء - أولئك الذين يرغبون في الحصول على بعض الإشراف (الصحي) على المشروع

• العملاء الذين ليس لديهم تفضيلات للألفة - يكون لديهم نموذج جاهز لهم في الاجتماع الأول. حتى عندما يقولون إنهم لا يهتمون حقًا (أو ليس لديهم الوقت للتخطيط) للاجتماعات معك ، فسيكون من الاحتراف جدًا تقديم جدول زمني لهم.

خذ الوقت الكافي للتوصل إلى جدول زمني للقالب يمكنك استخدامه في مثل هذه الحالات. الاحتمالات هي أن العميل سيكون أكثر استعدادًا للمشاركة في الجدولة عندما يكون لديه قاعدة لبدء تشغيله.

فيما يلي مثال لكيفية ظهور هذا النموذج:

بالطبع ، قد يختلف جدول التقرير وأنواع التقارير عن هذا المثال. يجب أن يتم وضع التقويم وفقًا للصناعة التي تعمل بها ، وكيفية عمل عميلك ، والأهم من ذلك - كيف تتعامل مع المشروع.

• العملاء الذين لديهم تفضيلات في العلاقات - اسألهم عن توقعاتهم ، وتأكد من توضيح عملية عملك وممارسات إعداد التقارير المعتادة. ابحث عن أرضية مشتركة تعمل لكلا الطرفين. بعض العملاء ، على سبيل المثال ، ليس لديهم الوقت لقراءة رسائل البريد الإلكتروني ، ويفضلون إجراء مكالمة لمدة 15 دقيقة على الشاشة ، حتى يتمكنوا من تقديم ملاحظاتهم على الفور.

العروض الأولية والنهائية

بهذا نعني الاجتماعات التي تعقدها في بداية المشروع وفي نهايته.

عندما تلتقي للمرة الأولى ، يمكنك أنت والعميل مناقشة الأسعار والنفقات والمواعيد النهائية والأهداف بمزيد من التفصيل. ومع ذلك ، من الجيد متابعة هذا الاجتماع بعد بضعة أيام أو أسبوع بتقرير مشروع يوضح كل هذه التفاصيل. إنها طريقة للتأكد من أنك على نفس الصفحة ، وطمأنة العميل أن العمل قد بدأ بالفعل. يمكن أن يتضمن هذا التقرير "الأولي":

• تخطيط المشروع العام ؛
• تصنيفات المهام
• النفقات الأولية وتقييمات الوقت ، إلخ.

ومع ذلك ، احتفظ بالمعلومات عامة - لا تدخل في مهام فردية أو تقييمات وقتك لكل منها. سيرى العميل بدلاً من ذلك هذه التقييمات للمهام والأهداف الشاملة ، بدلاً من خطة يوم الإثنين كل ساعة بساعة. يجب تركها لعمليات تسجيل الوصول الأكثر تكرارًا.

تسجيلات الوصول

عمليات تسجيل الوصول هي تحديثات مشروعك المنتظمة. في مثال الجدول أعلاه ، يعتبر تقرير الاثنين وتقرير كل يوم جمعة تسجيلات وصول.

من المهم ملاحظة أنه حتى إذا لم يكن هناك شيء خاص للإبلاغ عنه ، فيجب عليك القيام بذلك. يجب عليك إبلاغ العميل بمدى تقدم المشروع ، حتى لو كان الأسبوع هادئًا. يمكننا مقارنتها بالتعليقات - أثناء العمل في شركة ، سألت رئيس قسمنا كيف يمكنني معرفة ما إذا كنت أقوم بعمل جيد. كل ما قاله هو:

"إذا لم تكن كذلك ، فسيقوم شخص ما بإبلاغك بذلك. طالما لا أحد يقول أي شيء ، فأنت تقوم بعمل رائع ".

في البداية ، لم يكن لدي أي مشكلة في ذلك ، حيث أن توقع ردود الفعل بدا لي أناني. ومع ذلك ، سرعان ما وجدت نفسي متوترة من حين لآخر ، أتساءل متى ستأتي ردود الفعل السيئة. بنفس الطريقة ، يجب عليك الإبلاغ ، حتى مع المعلومات الأساسية خلال الأسابيع البطيئة. إذا قمت بالإبلاغ فقط عند وجود حالات معارضة للموعد النهائي أو مشكلات تتعلق بالمشروع ، فقد ينتهي الأمر بالعميل بالرهبة من رؤية بريدك الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص به.

متى يجب جدولة تسجيلات الوصول (حسب نوع المشروع):

• أسبوعي؛
• مرتين في الأسبوع أو مرتين في الشهر ؛
• شهريًا (تسجيل وصول أكبر).

وغني عن القول أنه يجب إعداد تقاريرك وفقًا لتكرار تسجيل الوصول. تعمل المعلومات الأقصر إلى حد كبير بشكل أفضل لعمليات تسجيل الوصول الأسبوعية ، وذلك لتوفير الوقت والطاقة لك وللعميل. التزم برسائل البريد الإلكتروني ، وإذا لزم الأمر ، مكالمات قصيرة جدًا (تصل إلى 15 دقيقة).

التصنيف والعرض بخطوات سهلة

إلى جانب تتبع الوقت ، أولينا اهتمامًا وثيقًا لتقارير فواتير العميل في Clockify . نظرًا لأن تتبع الوقت الرقمي أصبح المصدر الأكثر موثوقية للثقة والشفافية بين العملاء والمقاولين ، فقد أصبحت التقارير سهلة ومفصلة ومتعددة الاستخدامات حسب حاجتك إليها.

حدد الفئات باستخدام الحقول المخصصة

في Clockify ، يمكنك عمل تقارير خالية من المتاعب بفضل الحقول المخصصة . هذه مربعات نصية اختيارية في كل مهمة ، والتي تسمح لك بتحديد ما تقوم بتعقبه بالضبط. تتيح لك الحقول المخصصة إدخال: نص ، وأرقام ، وروابط ، وأكواد ، ومواقع ، ... حتى أنها توفر خيار إدخال النفقات ، في حالة وجودها في هذه المهمة المعينة.

حقل مخصص في Clockify

وقت المسار

هذه هي اللحوم والبطاطس لعملية الإبلاغ.

بمجرد التصنيف ، يجب تتبع وقت عملك لكل مهمة في كل فئة. وإذا كنت قد أجريت تقديرات ، فستكون على بعد نقرة واحدة فقط من مقارنتها بالوقت الفعلي الذي استغرقته لإنهاء كل شيء.

تتبع تقديرات تقدم المشروع في Clockify.

صياغة تقرير

تم تجهيز أجهزة تتبع الوقت الرقمية في الوقت الحاضر بمجموعة ضخمة من الميزات التي يمكن أن تعطي تقاريرك أكبر عدد ممكن من الطبقات. يمكن أن تكون بسيطة أو مفصلة ، أو تلخص النقاط المهمة فقط.

تستغرق التقارير مثل التقرير أعلاه ساعات كاملة تتبعها ، ثم تتيح لك اختيار ما تريد تقديمه في أي لحظة. على سبيل المثال ، إذا كنت تجري مكالمة تسجيل وصول بعد عدة أشهر من العمل ، وكنت تقدم تقريرًا أسبوعيًا ، فقد يسأل العميل عن التقدم الإجمالي للمشروع ، فقط للتحقق من بعض الأرقام.

باستخدام تقرير متزامن مثل هذا ، يمكنك بسهولة سحب هذه المعلومات. ما عليك سوى التبديل من علامة تبويب إلى أخرى ، اعتمادًا على ما يطلبه العميل. يتيح لك التكيف مع تدفق الاجتماع ، ونادرًا ما يتم "وضعك في الحال" من خلال عدم توفر البيانات الضرورية في متناول اليد.

قدم التقرير

إذا كان ذلك ممكنًا ، اسأل عميلك في الاجتماع الأولي عن الكيفية التي يريد بها تسليم تقاريره وتقديمها. يفضل البعض الشرائح الفعلية ، بينما يريد البعض الآخر أوراق Excel أو الرسوم البيانية. وسوف تتغير أيضًا وفقًا لتكرار التقرير وطبيعته.

اكتشف أفضل ما يناسبهم ، وحاول الالتزام بتنسيق واحد. ومع ذلك ، تأكد من وجود الرسوم البيانية والمخططات في متناول اليد ، لأنها أسهل تمثيل مرئي يجب اتباعه.

كي تختصر

لا يجب أن يكون الإبلاغ عن العملاء هو الجانب المخادع من وظيفتك. يمكن منع الكثير من الالتباس وسوء الفهم عن طريق تصنيف عملك ببساطة على الأسس التي اتفق عليها الطرفان. من الآن فصاعدًا ، كل ما عليك فعله هو تتبع الوقت ، والسماح للبرنامج بإنشاء التقارير المناسبة لك. حدد أوقاتًا للإبلاغ عن المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني ، والتزم بها ، حتى لو لم يكن هناك شيء جديد لتقديمه. العلاقة بين العميل والمقاول مبنية على الشفافية ، ما هي البرامج التي يمكن أن توفرها مثل هذه؟