ما هو مركز الاتصال PBX؟ نظرة عامة، كيف يعمل والميزات

نشرت: 2023-12-07

يعد توسيع نطاق تشغيل مركز الاتصال مسؤولية كبيرة.

يتطلب منك اعتماد تقنية يمكنها تحقيق التوازن بين العديد من الجوانب المهمة، بما في ذلك جودة الاتصال والتكاليف وقابلية التوسع والمرونة.

يساعدك حل تبادل الفروع الخاصة (PBX) لمركز الاتصال على زيادة كفاءة الوكيل والتحكم في التكاليف. PBX هي شبكة هاتفية خاصة داخل الشركة؛ يقوم بربط الهواتف الداخلية بشبكة الهاتف العامة.

يأتي PBX بعدة أنواع. تعتبر صيانة الخطوط التقليدية مكلفة، كما أن إضافة المزيد من الخطوط يؤدي إلى زيادة النفقات بشكل كبير. علاوة على ذلك، عند تمكين عمليات مركز الاتصال من الناحية التقنية، عليك أن تفكر في تلبية متطلبات العالم الحقيقي لفرق مراكز الاتصال المختلطة والبعيدة.

تخدم خدمة PBX السحابية مثل هذه المتطلبات. تابع القراءة لمعرفة المزيد حول حلول PBX المختلفة.

أنواع أنظمة PBX في مراكز الاتصال

كمدير مركز اتصال، يمكنك تزويد فريقك بنظام هاتف فعال لإدارة المكالمات الهاتفية بشكل أفضل. ومع ذلك، فإن وجود خيارات مختلفة يمكن أن يجعل من الصعب اختيار الخيار المناسب.

استكشف أنواع PBX التالية لفهم المزايا والقيود.

PBX التقليدية

تتيح أنظمة PBX التقليدية للمستخدمين إجراء المكالمات الهاتفية ونقلها في مبنى أو مكتب واحد. تتعامل هذه الأنظمة أيضًا مع خطوط الهاتف الخارجية للمكالمات الواردة والصادرة.

كانت تقنية PBX القديمة موجودة قبل ظهور الإنترنت. تم استخدام الأسلاك النحاسية لتوصيل خدمة الهاتف القديم البسيط ( POTS ).

مخطط شبكة خدمة الهاتف القديم البسيط

قبل أنظمة PBX المستندة إلى السحابة، كانت الشركات تستخدم خطوط التبادل المركزي (Centrex) حيث يقوم مقدمو الخدمة المحليون بتحصيل فواتيرها مقابل الاتصالات الداخلية. يشبه Centrex مقسم الهاتف المركزي: فهو يجمع خطوط هاتف متعددة في مجموعة اتصالات موحدة.

جعلت أنظمة PBX الاتصالات الداخلية مجانية. ومع ذلك، فقد جاءت مع الحاجة إلى استثمارات كبيرة في التركيب والصيانة داخل مقر العمل.

نظرًا لأن الاستثمار في البنية التحتية أصبح كبيرًا، فقد قام مزودو خدمة نقل الصوت عبر الإنترنت (VoIP) لاحقًا بإزالة متطلبات الأجهزة باهظة الثمن، مما جعل خدمة الهاتف أكثر فعالية من حيث التكلفة.

بروتوكول الإنترنت (IP) PBX

على عكس PBX التقليدي، يمكن لـ IP PBX تحويل المكالمات أو توجيهها أو توجيهها بين شبكات VoIP وخطوط PSTN. ويستخدم IP لتوصيل الاتصالات الصوتية ويدمج خدمة الإنترنت وVoIP.

باستخدام IP PBX، يمكنك إجراء واستقبال المكالمات الواردة والصادرة عبر الإنترنت أثناء إدارة الهواتف التناظرية في المكتب.

يستخدم IP PBX قنوات بروتوكول بدء الجلسة (SIP) لتقديم قنوات صوتية متعددة. في IP PBX، تعمل ملحقات الهاتف الداخلية بنفس الطريقة التي تعمل بها PBX.

يقدم موفر خدمة VoIP بيانات اعتماد لاتصال قنوات SIP خارجيًا. عند المصادقة، تصل المكالمات الواردة إلى نظام PBX الخاص بك.

كيف يعمل نظام PBX المستضاف

يعد IP PBX تغييرًا بسيطًا عن PBX التناظري ولكنه يوفر موثوقية سحابية وتكاليف اتصال منخفضة. ومع ذلك، فإنه يأتي مع بعض التحديات.

يجب أن يكون مسؤول النظام لديك مختصًا تقنيًا بنظام التشغيل Linux لتكوين IP PBX. علاوة على ذلك، فإن معظم أنظمة PBX الموجودة في الموقع لا تلبي احتياجات العمل عن بعد، وهي حاجة ملحة لمساحات العمل الحديثة. يمكن أن يخدم حل PBX السحابي احتياجات الفرق البعيدة بشكل أفضل.

استضافت PBX

يوجد نظام PBX مستضاف خارج الموقع، ويتولى موفر جهة خارجية صيانته. ستجد محترفين يشيرون إلى PBX المستضاف على أنه PBX سحابي أو PBX افتراضي.

فهو يلغي الحاجة إلى تثبيت الأجهزة في الموقع، مما يوفر أموال الشركات. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك الوصول إلى جميع أرقام هواتف العمل على السحابة من أي مكان، وهو المحفز الرئيسي لاختيار PBX مستضاف في مركز الاتصال.

من السهل إعداد نظام PBX المستضاف ويسمح للموظفين بالعمل عن بعد. وعلى عكس نظام PBX الداخلي، فهو لا يتحمل تكاليف مقدمًا ويستخدم عرض النطاق الترددي للشبكة بشكل متواضع. كما يتيح لك استخدام أي هاتف SIP للاتصال.

يعد نظام الهاتف هذا سريعًا وأسهل نسبيًا في العمل، كما أنه قادر على المزيد من التخصيص والمرونة. يتم نقل المعلومات عبر الإنترنت بأداء وموثوقية على مستوى المؤسسات.

كيفية معرفة ما إذا كان مركز الاتصال الخاص بك يحتاج إلى Cloud PBX

سيتعين عليك إجراء بعض المقايضات بغض النظر عن نظام PBX الذي تختاره.

توفر خدمة PBX التقليدية جودة مكالمات أفضل نظرًا لأنها تعتمد على اتصالات الخطوط الفعلية. يوفر Cloud PBX قابلية تطوير أفضل وميزات أكثر قوة.

قم بالتعمق في معرفة ما إذا كانت خدمة PBX السحابية هي الخيار الأنسب لمركز الاتصال الخاص بك.

تجاوز نظام الهاتف المحلي

يمكن أن يتجه حجم المكالمات للأعلى أو للأسفل حسب احتياجات المتصلين. إذا اخترت نظام PBX تقليدي، فستحتاج إلى تغييرات في البنية التحتية المادية للتكيف مع الطلب الديناميكي.

فيما يلي بعض العلامات التي تشير إلى حاجتك إلى حل أكثر قابلية للتطوير:

النظام السحابي مجهز بالكامل للتكيف مع احتياجاتك المتطورة. تتم إضافة مستخدمين جدد على الفور عند شراء اشتراكات إضافية.

تباطأت بسبب الصيانة

توقف النظام ليس عذرا لوقف الاتصالات مع العملاء. يمكن أن يكون لها نتائج خطيرة، على سبيل المثال، مراجعة سيئة على وسائل التواصل الاجتماعي.

يمكن أن يساعدك Cloud PBX عندما تواجه هذه المواقف:

تتغير التكنولوجيا بسرعة، ويصبح الحفاظ عليها محدثة تحديًا عندما يكون لديك نظام PBX تقليدي في مكتبك.

نتلهف إلى حل مراسلة موحد

تعمل الاتصالات الموحدة على إبقاء فريقك على نفس الصفحة من خلال نظام أساسي مشترك واحد. لتبسيط إدارة الاتصالات متعددة القنوات، تحتاج إلى رؤية شاملة لرسائل الصوت والبريد الإلكتروني والفيديو.

فيما يلي بعض المواقف التي يمكن لمركز الاتصال PBX القائم على السحابة مساعدتك فيها:

  • طلبات العملاء تتساقط من خلال الشقوق.
  • يقوم وكلاء مركز الاتصال بتحديث المعلومات عبر تطبيقات منفصلة، ​​مثل أدوات إدارة علاقات العملاء (CRM).
  • يستخدم أعضاء الفريق الهواتف الشخصية والعديد من تطبيقات الاجتماعات المختلفة لمراسلة الشركة.

لديك فريق بعيد

يتيح مركز الاتصال المستضاف PBX لوكلاء مركز الاتصال العمل من أي مكان. فهو يساعدهم على تلقي المكالمات عن بعد أثناء إدارة احتياجات القوى العاملة الموزعة.

في مكان يعتقد فيه 63% من قادة مراكز الاتصال أن العمل من المنزل هو المستقبل، فأنت بحاجة إلى حلول يمكنها تلبية هذه البيئة.

فيما يلي بعض العلامات السهلة لمعرفة ما إذا كنت بحاجة إلى نقل مركز الاتصال الخاص بك إلى السحابة:

"لقد أحدثت قدرتنا عن بعد فرقًا هائلاً بالنسبة لنا. لولا تحولنا إلى Nextiva، لم نكن لنتمكن من العمل بنفس الجودة التي نحن عليها الآن."

ميريل كاسيدي المدير التنفيذي لمركز الاستجابة للأزمات

بحاجة إلى ميزات أكثر قوة

يفضل أكثر من ثمانية من كل 10 عملاء الاستجابات الآلية لتجنب انتظار التفاعل مع الوكيل البشري. فهو يجعل ميزات PBX السحابية مثل الرد التلقائي وتوجيه المكالمات والاستجابة الصوتية التفاعلية (IVR) أمرًا لا غنى عنه لفرق مركز الاتصال لتحسين تجربة العملاء.

فيما يلي بعض المواقف التي يمكن أن تساعد فيها ميزات مركز الاتصال السحابي:

لديك مجموعة من الميزات القابلة للتخصيص مع PBX السحابي. يمكن تخصيصها وفقًا لاحتياجات مركز الاتصال الخاص بك وسير العمل.

10 ميزات بارزة لمركز الاتصال PBX

توفر أنظمة PBX لمركز الاتصال العديد من الميزات الإضافية حيث تكون الخيارات المحلية غير كافية. من السهل تكوين هذه الميزات، ولا يستغرق الأمر وقتًا طويلاً لبدء استخدامها. تعرف على الميزات التي يمكن أن تجعل عمليات مركز الاتصال لديك أكثر فعالية وقابلة للتطوير.

اطلع على ميزات PBX هذه للتعرف على ما تحتاجه بالفعل لمركز الاتصال الخاص بك.

1. التوزيع التلقائي للمكالمات (ACD)

تستخدم مراكز الاتصال ACD للرد على المكالمات الواردة وتوجيهها إلى أفضل وكيل متاح. يخضع هذا التوجيه لعوامل مختلفة، مثل معرف المتصل وساعات العمل ومستوى دعم العملاء واختيارات الرد الصوتي التفاعلي (IVR).

يتأكد ACD من أن الوكيل والقسم المناسبين يستقبلان المكالمة، ولا يحتاج المتصل إلى إحباط نفسه عن طريق الاتصال بأرقام مختلفة.

فيما يلي بعض التقنيات البارزة التي تستخدمها مراكز الاتصال لتوزيع المكالمات:

يشبه ACD نظام IVR، لكن الأول يركز بشكل أكبر على توجيه المكالمات إلى الوكلاء المتاحين، بينما يحاول IVR توجيه المتصلين إلى المكان الصحيح في أسرع وقت ممكن.

لتجربة العملاء، اختر الرد الصوتي التفاعلي (IVR). إذا كان رصيد الوكيل هو أولويتك، فاختر ACD. ولكن من الأفضل تنفيذ كليهما.

2. الرد الآلي

تطلب الاستجابة الصوتية التفاعلية (IVR) من العملاء تحديد الخيارات باستخدام صوتهم أو لوحة مفاتيح الهاتف للوصول إلى وكلاء مركز الاتصال.

ربما سمعت، "اضغط على واحد إذا كنت عميلاً أو اضغط على اثنين للتحدث إلى المبيعات." وهذا هو بالضبط ما يفعله نظام الرد الصوتي التفاعلي (IVR).

كيف يعمل الرد الصوتي التفاعلي (IVR).

فهو يرحب بالمتصلين ويساعدهم في الوصول إلى الوكيل أو المورد الأكثر ملاءمة، بناءً على الاختيارات التي يقومون بها أثناء المكالمة.

نظام الرد الآلي (IVR) عرضة لإصدار صوت آلي. من الأفضل تسجيل تحياتك في غرفة هادئة والابتسام أثناء قراءة النص الخاص بك.

اجعل أوقات الانتظار قصيرة أو استخدم هذه الأوقات لمشاركة الرسائل الترويجية أو المهمة.

يمكنك التفكير في الرد الصوتي التفاعلي متعدد المستويات ودمجه مع ACD للحفاظ على توازن الوكيل مع توفير تجربة جيدة للعملاء.

3. انتظار المكالمات

تقوم خدمة انتظار المكالمات بوضع المكالمات الواردة في خط افتراضي ليتم الرد عليها بواسطة الوكيل التالي المتاح بناءً على معايير محددة مسبقًا.

تحتفظ قوائم انتظار المكالمات بمكان المتصل في الصف حتى يتم توجيه المكالمة إلى وكيل مركز الاتصال. عندما يكون المتصلون في قائمة الانتظار، قم بتشغيل الموسيقى واسمح لهم بمعرفة خيارات الخدمة الذاتية. يمكنك أيضًا مشاركة بعض النصائح المفيدة لتحقيق أقصى استفادة من منتجك أو خدمتك.

تساعد قوائم انتظار المكالمات مراكز الاتصال على استخدام ساعات عمل الوكلاء الحالية بشكل فعال لإدارة أحجام المكالمات الكبيرة مع فريق عمل ضعيف.

4. تسجيل المكالمات

يمكن لمراكز الاتصال تسجيل مكالمات الوكلاء لمراقبة وتقييم أدائهم وتقديم الملاحظات وتحسين الخدمة. ومع ذلك، عندما تقوم بتسجيل المكالمات، تأكد من السماح للعملاء بمعرفة ذلك من خلال تشغيل رسالة مثل "يتم تسجيل هذه المكالمة لأغراض الجودة والتدريب".

من المؤكد أنك سمعت رسالة مماثلة عند الاتصال بموظفي الدعم في الشركات التي اتصلت بها.

لقطة من تسجيل المكالمات في Nextiva

يساعدك تسجيل المكالمات على تحديد المجالات التي يحتاج الوكلاء إلى تحسينها حتى تتمكن من تقديم تدريب أكثر استهدافًا. عند حدوث تصعيد، تساعد تسجيلات المكالمات في توفير السياق لمشاكل العملاء.

تكشف هذه التسجيلات عن التحديات التي يواجهها العملاء بشكل متكرر، وتساعد في تحسين وثائق الدعم بمزيد من المعلومات لمساعدة العملاء على معالجة نقاط الضعف لديهم مع المنتج بطريقة الخدمة الذاتية.

5. التحليلات في الوقت الحقيقي

يمكن لقادة الفريق والمشرفين مراقبة المكالمات في الوقت الفعلي أثناء إنشاء تقارير مفصلة عن مقاييس مركز الاتصال . يمكنك اكتشاف المدة التي انتظرها العملاء في الانتظار قبل الاتصال بالوكيل. يمكن أن تساعدك هذه الرؤى في تحسين القوى العاملة.

بعد كل مكالمة، سيكون لديك تفاصيل حول المقاييس مثل درجة رضا العملاء وعدد المتصلين المتكررين. هذه المقاييس هي الأساس لتحسين استراتيجية مركز الاتصال الخاص بك.

تحليلات المكالمات في Nextiva

6. حظر المكالمات أو مراقبة المكالمات

تعد مراقبة المكالمات والمداخلة من الميزات الأساسية لمركز الاتصال.

يساعد حظر المكالمات مدير مركز الاتصال على الانضمام إلى مكالمة مباشرة. يأتي مزودًا بوظيفة الهمس للمكالمات حيث لن يسمع العملاء المدير ينضم إلى المكالمة. فهو يسمح للمديرين بضمان جودة المكالمات وتقديم المشورة والتعليقات للوكلاء عندما يكونون في أمس الحاجة إليها.

يمكن للمدير تمكين إجراء مكالمة جماعية أو ببساطة متابعة الوكيل لمساعدته على حل مشكلات العميل بسرعة وتوفير أفضل تجربة للعميل.

مراقبة المكالمات في Nextiva

7. تكاملات إدارة علاقات العملاء (CRM).

يتيح لك مركز الاتصال السحابي PBX إمكانية دمج نظام الهاتف الخاص بك مع إدارة علاقات العملاء (CRM) أو مصادر بيانات العملاء. يساعدك على تسجيل المكالمات لتوفير السياق لاحقًا للفرق الأخرى التي قد لا تشارك بشكل مباشر.

على سبيل المثال، إذا تفاعل العميل مع فريق التواصل الاجتماعي، فيمكنك عرض تلك التفاعلات.

تكاملات CRM في Nextiva

يمكن لوكلاءك النقر للاتصال وإدارة مهامهم دون المرور بالكثير من التنقل بين التطبيقات المختلفة. توفر عمليات التكامل الوقت وتوفر السياق لجعل الاتصال أكثر فعالية.

بشكل عام، يشعر العملاء بمزيد من الدعم والاستماع إليهم، مما يحسن تجربتهم معك.

تساعد عمليات التكامل هذه فريقك على الرد على أسئلة العملاء بثقة وتقليل متوسط ​​وقت التعامل.

8. التوجيه القائم على المهارات وخدمات ما بعد ساعات العمل

يقوم التوجيه المستند إلى المهارات تلقائيًا بتعيين المكالمات الواردة إلى الوكلاء المتخصصين في مجموعة مهارات معينة. يمكنك تكوين مهارات كل وكيل بناءً على مستويات كفاءته.

تأتي أنظمة PBX الأحدث لمركز الاتصال مع توجيه قائم على المهارات متعدد القنوات حيث يمكن للعملاء التواصل من خلال المراسلة ووسائل التواصل الاجتماعي والدردشة المباشرة والرسائل النصية القصيرة والقنوات الرقمية الأخرى مع وكلاء الدعم ذوي الصلة.

يمكنك تحسين التوجيه القائم على المهارات باستخدام ACD وIVR لإدارة إنتاجية الوكيل بشكل أفضل مع الارتقاء بتجربة العملاء.

بالنسبة لمراكز الاتصال التي تقدم خدمات ما بعد ساعات العمل، يمكنك تكوين PBX لمركز الاتصال لتوجيه المكالمات إلى الوكلاء المباشرين الذين يمكنهم حل مشكلات العملاء.

9. تطبيق الهاتف الذكي

من خلال وظيفة الهاتف الرقمي، يمكن لوكلاء مركز الاتصال استخدام تطبيق أو متصفح الويب الخاص بهم على محطة عمل متصلة بالإنترنت لإجراء المكالمات واستقبالها. يحتوي تطبيق الهاتف الرقمي على العديد من ميزات PBX، كل ذلك داخل البرنامج، وهو سهل التشغيل.

يتلقى وكلاؤك إشعارات العملاء، مع إمكانية الرد على المكالمات من محطات العمل المريحة، وتحسين تقديم الخدمات.

تطبيق الهاتف الرقمي Nextiva

10. الأمن والامتثال

يستخدم مركز الاتصال PBX التشفير والبروتوكولات الصوتية الآمنة للحفاظ على الاتصال آمنًا ومأمونًا. تعتمد التكنولوجيا الوضع الأمني ​​المناسب للامتثال لمعايير مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) وقانون نقل التأمين الصحي والمسؤولية (HIPAA) ، مما يحمي البيانات والمعلومات الحساسة.

تفرض هذه الأنظمة سياسات التحكم في الوصول، وتمنع الوصول غير المصرح به. ويستخدم إجراءات أمنية مثل أمان نقطة النهاية ومصادقة المكالمات لحماية بيانات العملاء ومعلوماتهم.

كيفية تحقيق أقصى استفادة من مركز الاتصال الخاص بك PBX

دع أفضل الممارسات هذه تساعدك على تحقيق أقصى قيمة من خلال مركز الاتصال PBX الخاص بك. إليك ما يمكنك فعله.

تدريب موظفيك على سير العمل وقدرات البرمجيات

تدريب الوكلاء والمشرفين في كل جانب من جوانب نظام PBX. قم بتغطية العمليات الأساسية والميزات المتقدمة مع التأكد من اكتسابهم خبرة عملية للتعرف على النظام. يُنصح بتحديث المواد التدريبية بانتظام لتشمل تغييرات الميزات.

يمكنك تطوير أدلة أو أدلة مفيدة تحتوي على تعليمات ورسوم بيانية خطوة بخطوة إذا كان شخص ما يحتاج إلى تجديد معلومات سريعًا. سيتجاوز هذا التدريب عملية الإعداد الأولية ليشمل ورش عمل منتظمة.

مراقبة وتحليل بيانات الأداء

تأكد من مراجعة تقارير المكالمات والتحليلات لفهم أداء الوكيل. انظر إلى المقاييس مثل دقة المكالمة الأولى، ومتوسط ​​وقت الاستجابة، ومتوسط ​​وقت الانتظار في قائمة الانتظار، ودرجة رضا العملاء.

تساعدك هذه المقاييس على تحديد المجالات التي يمكنك تحسينها. دع هذه الأفكار ترشدك نحو اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن التوظيف.

تحسين تدفقات المكالمات الواردة

عند تكوين تدفقات المكالمات الواردة، تأكد من إزالة عناصر القائمة غير الضرورية. اجعل الخيارات بسيطة وواضحة ومباشرة لمنع العملاء من الحيرة.

ركز على تقديم أفضل تجربة ممكنة مع استخدام مجموعة الوكلاء بكفاءة.

تقليل عدد الخطوات التي يجب على المتصل اتخاذها للوصول إلى النتائج المرجوة. من المحبط أن تمر عبر نظام الرد الصوتي التفاعلي (IVR) لتدرك ببساطة أنه لا يوجد خيار للتحدث إلى إنسان.

بغض النظر عن عدد مجالات الدعم التي تغطيها، قم بتوفير خيار الوصول إلى وكيل مباشر للعملاء الذين لديهم مشكلات فريدة.

قم بتوفير خيارات رد الاتصال لمنع العملاء من التنقل في فترات الانتظار الطويلة. دعهم يعرفون متى يمكنهم التواصل مع الوكيل.

جدولة صيانة النظام

لا تحتاج منصة مركز الاتصال المستندة إلى السحابة إلى أي صيانة أو تحديثات أو تصحيحات أمان أو استبدال الأجهزة، كما أنها لا تعاني من انقطاع التيار الكهربائي. ومع ذلك، يحتاج نظام PBX الداخلي إلى تحديثات متكررة وإشراف فني.

لا تتطلب Nextiva أي صيانة، لذلك يكون لديك توافر مستمر.

قم بتطوير مركز الاتصال الخاص بك مع موفر PBX المناسب

فكر على المدى الطويل. عند اختيار أفضل منصة لمركز الاتصال ، تجاوز ما تحتاجه اليوم.

لقطة لمنتج مركز اتصال Nextiva

اختر حل مركز الاتصال الذي يتوسع بطريقة مرنة وفعالة من حيث التكلفة لتلبية حجم مكالماتك المتزايد. لا تتجاهل التكاليف غير المباشرة، مثل الصيانة والتعقيد والعبء الإجمالي لتكنولوجيا المعلومات، بما يتجاوز السعر الملصق.

مع أخذ ذلك في الاعتبار، يبرز حل VoIP أو الحل المستند إلى السحابة كأفضل طريقة لتوسيع نطاق مركز الاتصال. ولكن إذا كان لديك IP PBX وتحتاج إلى موفر توصيل موثوق به، فلدينا ما تحتاجه.

قامت Canopy Technology ، وهي منصة مصرفية، باختيار معقول من خلال اختيار حل مركز الاتصال الخاص بـ Nextiva لتقديم نهج التمويل الذي يركز على العميل أولاً. كانت الشركة تبحث عن حل تكنولوجي متقدم ومتعدد القنوات، وقد قامت Nextiva بتحديد كافة المتطلبات. لقد أصبح مناسبا طبيعيا.

هل أنت مستعد لتجربة Nextiva؟ تحدث إلى أحد خبراء Nextiva.