6 نصائح لكتابة الأعمال لتحسين المحتوى الخاص بك

بغض النظر عن مجال عملك ، هناك فرصة كبيرة للخضوع لبعض الكتابة التجارية. على سبيل المثال ، قد تضطر إلى كتابة رسائل بريد إلكتروني يومية أو مسودة مقترحات أو إنشاء كتيبات إرشادية متعمقة. بغض النظر عن المادة ، تستفيد الكتابة التجارية من كونها موجزة وشفافة قدر الإمكان. من المحتمل أن يكون لدى المستجيبين ، سواء كانوا عملاء أو زملاء ، جداول أعمال مزدحمة.

هذا هو السبب في أنه من الأفضل تعلم أفضل نصائح الكتابة للأعمال. ومع ذلك ، لا يتعلق الأمر فقط بتحسين القواعد أو الحصول على نبرة احترافية. يتطلب تعلم إتقان كتابة الأعمال تفكيرًا نقديًا حول الأسلوب والتنظيم وبنية الجملة. عندما يتم إجراؤها بشكل جيد ، يمكن أن تؤدي مهارات كتابة الأعمال إلى تواصل أكثر فاعلية وتبسيط الأعمال بشكل عام.

فيما يلي أفضل ممارسات الكتابة التجارية والأمثلة لإلهام المحتوى الخاص بك.

أنواع كتابة الأعمال

قبل الوصول إلى نصائح كتابة الأعمال ، من الضروري أولاً فهم الأنواع المختلفة لكتابة الأعمال. كل نوع يتطلب أسلوب كتابة الأعمال الخاص به.

تعليمي

الغرض من كتابة الأعمال التعليمية هو مساعدة المستجيبين في إكمال مهمة محددة. في أغلب الأحيان ، يتضمن هذا النمط كتابة التعليمات خطوة بخطوة بترتيب زمني. النغمة أكثر رسمية وحيادية مقارنة بأساليب الكتابة التجارية الأخرى.

أمثلة:

• أدلة المستخدم
• المذكرات
• تحديد

معلوماتية

تعد كتابة الأعمال الإعلامية أمرًا شائعًا في جميع أنواع الأعمال. هنا ، هدفك هو تقديم تحديثات أو إنشاء سجلات للرجوع إليها أو الامتثال للالتزامات القانونية. يجب أن تكون جميع الكتابة الإعلامية دقيقة ومهنية وغير متحيزة.

أمثلة:

• تقارير الأعمال
• المالية
• محضر الاجتماع

مقنع

تنحرف كتابة الأعمال المقنعة عن التدريس والمعلومات من خلال كونها أكثر رسمية. الهدف النهائي هو نقل المعلومات المهمة وإقناع القارئ باتخاذ الإجراءات. نتيجة لذلك ، يتم استخدام الكتابة الأكثر إقناعًا في المبيعات أو التسويق أو القطع الترويجية.

أمثلة:

• ملاعب المبيعات
• اقتراحات
• تصريحات صحفيه

المعاملات

أخيرًا ، هناك كتابة أو كتابة تجارية للمعاملات تتم على أساس يومي. يشكل البريد الإلكتروني غالبية كتابة المعاملات ، على الرغم من أهمية وثائق العمل الرسمية أيضًا. وتشمل هذه المستندات التي غالبًا ما يكملها موظفو الموارد البشرية ، مثل خطابات العرض أو الفصل. على هذا النحو ، عادةً ما يتم استخدام كتابة المعاملات عند إرسال الأخبار.

أمثلة:

• رسائل البريد الإلكتروني
• الفواتير
• رسائل توصية

أفضل نصائح الكتابة للأعمال

ستساعد النصائح التالية في تحسين مراسلاتك مع الجمهور المستهدف.

1. توقع احتياجات القراء

على الرغم من أهمية معرفة هدفك الأساسي من الكتابة ، إلا أنه يجب عليك أيضًا فهم احتياجات جمهورك. القيام بذلك يضمن لك التمسك بالنقطة وتجنب إعطاء تفاصيل غير ضرورية. يمكنك أن تسأل نفسك بعض الأسئلة الأولية:

• لماذا يجب أن يهتم القارئ بالرسالة؟
• ما هي الأسئلة التي قد يكون لديهم؟
• ما هو مستوى فهمهم للموضوع؟

علاوة على ذلك ، فكر في العلاقة التي تربطك بالمتلقي. إذا لم تكن مألوفًا لك ، فيجب أن تظل نبرة صوتك احترافية. ومع ذلك ، إذا كان لديك بالفعل علاقة ، فقد تستفيد من أن تكون غير رسمي بشكل أكبر.

2. كن موجزا

ثانيًا ، اهدف إلى أن تكون موجزًا ​​قدر الإمكان في كتابات عملك. الجمل الطويلة المتعرجة لا تجذب انتباه الفرد ، خاصة إذا كان جدولها مزدحمًا. لتكون موجزا ، استخدم جمل قصيرة وبسيطة. تجنب الإفراط في استخدام المصطلحات التقنية مع أولئك الذين قد لا يكونون على دراية بالموضوع. في الوقت نفسه ، إذا كان شخص ما على دراية بالموضوع ، فلا تكتب التعريفات الأساسية.

بالإضافة إلى ذلك ، اترك أي زغب في كتاباتك ، مثل الاستعارات أو التشبيهات أو الصفات أو الظروف غير الضرورية. تريد أن تكون مهاراتك الكتابية في مجال الأعمال سهلة الفهم وفي صلب الموضوع.

3. لها هيكل

أحد النقاط الرئيسية التي يجب تذكرها عند الكتابة للأعمال هو الهيكل. غالبًا ما تكون الرسائل المنظمة عادلة أفضل بكثير من الرسائل غير المنظمة. خطط لمقالك مسبقًا ، وحدد بالضبط ما تريد قوله.

بالإضافة إلى ذلك ، جاهد للحصول على مجموعات نصية قصيرة بدلاً من المجموعات الطويلة. من السهل تلميع الفقرات الكلامية ، ويمكن بسهولة إغراق رسالتك. يمكنك فصل النص باستخدام:

• الرؤوس والعناوين الفرعية
• فقرات من 3-4 أسطر لكل منها
• المعلومات المرمزة بالألوان
• نص غامق للمعلومات الهامة
• فواصل الأسطر

4. انتبه إلى التفاصيل الصغيرة

إذا كنت تكتب الكثير من رسائل البريد الإلكتروني ، فقد يكون من المغري قص ولصق معلومات معينة لتوفير الوقت. ومع ذلك ، قد يؤدي هذا إلى أخطاء محرجة. على سبيل المثال ، قد تنسى تغيير اسم المستلم أو المسمى الوظيفي أو الجنس قبل إرسال رسالتك. يؤدي القيام بذلك إلى إبطال بقية رسالتك وقد يتطلب إرسال رسالة متابعة اعتذار.

تحقق جيدًا من تحياتك وبياناتك الختامية لمنع نفسك من ارتكاب هذا الخطأ. في المقابل ، قد تكون هناك مناسبات لا تكون متأكدًا فيها من اسم القارئ أو لقبه أو جنسه. في هذه الحالات ، من الأفضل استخدام لغة محايدة. على سبيل المثال ، بالنسبة إلى الجنس ، يمكنك استخدام الضمير المفرد "هم". إنه يتجنب احتمال حدوث خطأ في الضمير ويسمح للمتلقي بتوضيح من هم.

5. قم بتضمين دعوة قوية للعمل

ستُعلمك دعوتك إلى العمل (CTA) المستجيبين بالإجراء الذي يتعين عليهم اتخاذه بعد ذلك. ستتضمن معظم اتصالات الأعمال CTA ، والمفتاح هو أن تكون محددًا قدر الإمكان. إذا تركت جمهورك في حالة تخمين ، فلن يعرفوا أو يهتموا بما يجب عليهم فعله بعد ذلك. قد يؤدي ذلك إلى عدم اتخاذ أي إجراء أو رسائل متابعة تطلب توضيحًا يستغرق وقتًا أطول. إنها لفكرة جيدة أيضًا أن تمنح CTA إطارًا زمنيًا لتشجيع العمل.

تبدو عبارة الحث على اتخاذ إجراء جيدة كما يلي:

"الرجاء التوقيع على هذا المستند وإعادته بحلول الساعة 5:00 مساءً يوم الخميس 22 مايو".

ليس هناك التباس حول ما يجب القيام به ومتى.

6. التدقيق اللغوي عدة مرات

بمجرد الانتهاء من عملك ، حان وقت التدقيق اللغوي. يقرأ العديد من كتاب الأعمال الناجحين أعمالهم بصوت عالٍ للتحقق من العبارات المحرجة أو المتكررة أو غير الضرورية. يمكنك استخدام مصادر عبر الإنترنت مثل Grammarly أو Hemingway للتدقيق النحوي وعلامات الترقيم. يتحقق النحو من الأخطاء النحوية الشائعة والأخطاء الأكثر تقدمًا ، مثل استخدام المبني للمجهول. يقوم همنغواي بنفس الشيء ولكنه يركز أيضًا على مستوى قراءة كتاباتك. يساعدك هذا في تكييف رسالتك بشكل أفضل للجمهور المثالي.

يمكنك أيضًا أن تطلب من شخص آخر أن ينظر في عملك. يمكن لزوج جديد من العيون اكتشاف الأخطاء التي ربما تكون قد فاتتك أو تقديم منظور جديد.

أمثلة على الكتابة التجارية الجيدة

للمساعدة في إحياء نصائح كتابة الأعمال المذكورة أعلاه ، يمكنك إلقاء نظرة على أفضل أمثلة كتابة الأعمال التالية.

1) بيان صحفي: مايكروسوفت

‍

تواصل Microsoft ، وهي شركة تقنية متعددة الجنسيات ، الهيمنة على السوق حيث تحقق المليارات من صافي الدخل كل عام. تتعامل الشركة أيضًا مع أنواع عديدة من كتابة الأعمال وتقوم بذلك بشكل جيد. ما ورد أعلاه هو مثال على بيان صحفي بخصوص مشروع جديد يتم تطويره في أتلانتا ، جورجيا. يتم إنشاء البيانات الصحفية لجذب انتباه وسائل الإعلام والمستهلك وبناء المصداقية.

نجحت Microsoft في بيانها الصحفي من خلال:

• وجود التنسيق المناسب للمسمى الوظيفي والموقع والتاريخ المكتوب
• استخدام فقرات قصيرة ، وصفية ، واحترافية
• بما في ذلك نقاط لتقسيم النص
• تضمين وصف الشركة في النهاية
• توفير الوصول إلى معلومات الاتصال لكل من المجتمع والصحافة

2) وصف الشركة: تسلا

بينما تنتج تسلا سيارات مبتكرة ، فإنها تنجح أيضًا في وضع علامتها التجارية. الشركة واثقة من نفسها في قدرتها على تغيير المستقبل ، ونتيجة لذلك اكتسبت قاعدة جماهيرية كبيرة. تنقل هذا من خلال وصف الشركة الخاص بها على موقعها على الإنترنت. تعد أوصاف الشركة نوعًا شائعًا من الكتابة التجارية المقنعة ، لأنها تجلب المستثمرين والشركاء المحتملين.

تنجح Tesla في وصف الشركة من خلال:

• شرح تاريخ الشركة
• وصف منتجاتها وخدماتها
• بما في ذلك موقع الشركة
• تحديد أهدافها الحالية
• معربا عن بيان مهمتها الشاملة

3) خطاب إعلان الشركة: ستاربكس

تختلف ستاربكس عن العديد من المقاهي من خلال تقديم حصة ملكية في الشركة للموظفين. تم تقديم هذه المبادرة في التسعينيات وما زالت مستمرة حتى يومنا هذا. أعلن هوارد شولتز ، الرئيس التنفيذي السابق لشركة ستاربكس ، عن الأخبار عبر رسالة إعلان الشركة للموظفين. تعمل هذه القطع الإعلامية من كتابة الأعمال على مشاركة الأخبار الكبيرة بكفاءة مع عدد كبير من الأشخاص.

تنجح ستاربكس في خطاب إعلان الشركة الخاص بها بواسطة:

• مخاطبة القارئ مباشرة
• التفكير في قيمة الشركة ورسالتها
• الإعراب عن الامتنان لموظفيها
• إدخال التغييرات بإيجاز
• بما في ذلك تسجيل الخروج

إتقان الكتابة لعملك بمرور الوقت

‍

تحدث كتابة الأعمال كل يوم للعديد من الشركات. في حين أن هناك العديد من أنواع الاتصالات التجارية المختلفة ، فإن الهدف غالبًا ما يكون واحدًا: أن تكون واضحًا وموجزًا ​​ومنظمًا. إن اتباع هذه النصائح لكتابة الأعمال سوف يؤدي إلى اتصالات مؤثرة وعلاقات أعمق في جميع المجالات.

عادةً ما يتم تحسين مهارات الكتابة في مجال الأعمال التجارية بمرور الوقت. ومع ذلك ، هناك موارد متاحة لمساعدتك على طول رحلتك. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام خدمات القواعد والتحرير أو توظيف كتاب أعمال خبراء لتحقيق أهدافك. من خلال البحث والإرشاد الصحيحين ، يمكنك تقديم كتابة تجارية تترك بصمة.

‍