كن مشترًا مطلعًا: فهم التكلفة الحقيقية لبرامج الأعمال

لست وحدك - إعداد الميزانية لبرامج الأعمال أمر معقد. نحن هنا لكسرها.

ملاحظة: تهدف هذه المقالة إلى إعلام قرائنا بالمخاوف المتعلقة بالأعمال التجارية في الولايات المتحدة. ولا يُقصد به بأي حال من الأحوال تقديم المشورة المالية أو المصادقة على مسار عمل محدد. للحصول على المشورة بشأن وضعك المحدد ، استشر المحاسب أو المستشار المالي الخاص بك.

في عالم مثالي ، سيكون شراء البرامج أمرًا بسيطًا مثل شراء أي شيء آخر تقريبًا. هناك سعر محدد ، تدفعه ، وهذا كل شيء - أنت تمتلك برنامجًا!

إذا بدأت في البحث عن خيارات برامج مختلفة لعملك ، فأنت تعلم بالفعل أن الأمر ليس بهذه البساطة. لا يقتصر الأمر على قيام بائعي البرامج باستخدام نماذج تسعير مختلفة تمامًا ، بل يقومون أيضًا بدفن التكاليف الإضافية الملازمة لامتلاك وتشغيل نظامهم.

وفقًا لاستطلاع Capterra لعام 2019 حول اتجاهات شراء البرامج في الشركات الصغيرة ، فإن الخوف من أن تتجاوز التكاليف الميزانية هو العائق الداخلي الأعلى للاستثمار في برامج الأعمال. ما لم تكن تعرف التكلفة الحقيقية لامتلاك البرنامج ، فإن خطر تجاوز الميزانية حقيقي للغاية.

(لتجنب تجاوز الميزانية ، تحقق من التكلفة الإجمالية للملكية حاسبة هنا.)

هنا ، سنقوم بتفصيل المكونات الخمسة الرئيسية التي تشكل التكلفة الإجمالية لامتلاك برامج الأعمال. الهدف؟ لتوضيح تكاليف البرنامج حتى تشعر بالثقة في قرار شراء البرنامج.

مكون التكلفة رقم 1: ترخيص البرنامج نفسه

يتمتع ترخيص البرنامج - تكلفة امتلاك البرنامج واستخدامه فعليًا - بشرف مزدوج لكونه جزءًا كبيرًا من سعر البرنامج وتكلفة يصعب تحديدها بشكل نهائي نظرًا لمدى اختلافها بشكل كبير بمرور الوقت أثناء توسيع نطاق عملك.

هناك نموذجان رئيسيان لتسعير ترخيص البرامج ستستخدمهما: التسعير الدائم وتسعير الاشتراك.

مع التسعير الدائم ، تدفع سعرًا واحدًا مقدمًا لامتلاك البرنامج إلى أجل غير مسمى (على سبيل المثال ، إلى الأبد ، ومن هنا جاء الاسم). كان نموذج التسعير هذا موجودًا منذ فترة طويلة ويستخدم عادةً للبرامج التي يتم نشرها "في مكان العمل" ، مما يعني أنه تم تنزيله وتخزينه على جهاز كمبيوتر محلي أو خادم في شركتك.

H&R Block هو مثال على التسعير الدائم. يمكنك شراء برنامج إعداد ضرائب الأعمال الصغيرة هذا مقابل رسم لمرة واحدة قدره 89.95 دولارًا.

بتسعير الاشتراك ، تدفع رسوم اشتراك شهرية أو سنوية لاستخدام البرنامج. إذا توقفت عن الدفع أو لم تجدد عقدك ، فستفقد القدرة على استخدام البرنامج. يعد نموذج التسعير هذا أكثر حداثة وأكثر شيوعًا وغالبًا ما يستخدم للبرامج التي يتم نشرها عبر السحابة (يُطلق على نموذج النشر هذا أيضًا اسم "البرامج كخدمة" أو "SaaS"). هذا يعني أنه مستضاف على الخوادم الخاصة بمورد البرنامج ويمكن للعملاء الوصول إليه عبر الإنترنت.

Basecamp هو مثال على تسعير الاشتراك الثابت. يمكنك شراء نظام إدارة المشروع هذا مقابل 99 دولارًا شهريًا.

هناك ثلاثة أنواع أخرى من أسعار الاشتراك التي يمكنك الاستفادة منها أيضًا ، مع رسوم تختلف بناءً على عوامل مختلفة: الاستهلاك ، والحجم ، والتسعير المستند إلى المستخدم.

1. يربط التسعير المستند إلى الاستهلاك رسوم اشتراكك بمدى استخدامك للبرنامج أو الخدمات المرتبطة به بالفعل. يستخدم Cheddar ، وهو نظام فوترة ، التسعير على أساس الاستهلاك ، ويتقاضى 99 دولارًا شهريًا بالإضافة إلى رسوم بناءً على عدد المعاملات التي تتم من خلال النظام.
2. يربط التسعير المستند إلى الحجم رسوم اشتراكك بحجم مؤسستك ، مثل عدد الموظفين أو العملاء لديك. WebHR ، منصة برمجية لأقسام الموارد البشرية ، تستخدم التسعير على أساس الحجم. بالنسبة إلى شركة تضم 150 موظفًا ، تتقاضى WebHR 1.85 دولارًا لكل موظف شهريًا.
3. يربط التسعير المستند إلى المستخدم رسوم اشتراكك بعدد الأشخاص الذين يستخدمون البرنامج. Onshape ، برنامج التصميم الهندسي ، يستخدم التسعير على أساس المستخدم ؛ تبلغ تكلفة خطتهم "الاحترافية" 2100 دولار لكل مستخدم سنويًا.

في معظم الحالات ، سيتم تقييد يديك على نموذج تسعير البرنامج الذي تختاره. من النادر أن يقدم موردو البرامج خيارات دائمة وخيارات اشتراك لمنتجهم.

ومع ذلك ، عندما يكون لديك الخيار ، أو إذا كنت تقارن منتجًا دائمًا بمنتج اشتراك ، فقم بالموازنة بين إيجابيات وسلبيات كل منها لتحديد النموذج الأفضل لعملك.

مكون التكلفة رقم 2: الأجهزة

كما هو واضح ، لا يزال من المهم حساب تكلفة الأجهزة لتشغيل البرنامج الذي تشتريه. هذا مهم بشكل خاص لعمليات النشر في مكان العمل ، والتي قد لا تتطلب فقط شراء خادم لاستضافة البرنامج ولكن أيضًا الأجهزة الجديدة التي تستخدم نظام التشغيل الصحيح. بمعنى آخر: إذا كنت تستخدم أجهزة Mac ولكن البرنامج الذي تريده هو Windows فقط ، فهذه تكلفة كبيرة يجب حسابها.

نظرًا لأنه يمكن الوصول إليها من خلال مستعرض ويب ، فإن عمليات نشر SaaS توفر الكثير من المرونة في الأجهزة. ستعمل أجهزة الكمبيوتر أو الأجهزة اللوحية أو الهواتف الذكية. يمكن للشركات أيضًا توفير المال على الأجهزة من خلال السماح للموظفين بإحضار أجهزتهم الخاصة من المنزل (على الرغم من أنه يجب إقران ذلك بسياسة شاملة لجلب الجهاز الخاص بك (BYOD) لتقليل نقاط الضعف في تكنولوجيا المعلومات).

ستتطلب فئات معينة من البرامج عمليات شراء أجهزة إضافية أيضًا. تستخدم أنظمة الحضور البيومترية ، على سبيل المثال ، بصمة إصبع الشخص أو أي معرّف فريد آخر للتأكد من أن الشخص هو من يدعي أنه هو. تتطلب هذه المنصات أجهزة متخصصة من أجل تسجيل القياسات الحيوية بدقة.

يبيع uAttend ساعات زمنية متوافقة مع برامجهم على موقع الويب الخاص بهم ( المصدر )

قد يطلب منك بعض البائعين استخدام أجهزتهم المرتبطة مع برامجهم ، أو قد تتمتع بحرية التسوق.

مكون التكلفة رقم 3: التنفيذ

يمكن للبائعين تحصيل رسوم لمرة واحدة في وقت الشراء لتنفيذ البرنامج وتشغيله في عملك. إلى جانب التثبيت والإعداد الأساسيين ، يمكن أن تغطي تكاليف التنفيذ أيضًا احتياجات مثل:

• تخصيص البرنامج
• ترحيل البيانات من الأنظمة السابقة
• التكامل مع الأنظمة الحالية

إذا كنت تستطيع التعامل مع تنفيذ البرنامج بنفسك ، فقد يتنازل البائعون عن هذه التكلفة. على سبيل المثال ، توفر منصة أودو لتخطيط موارد المؤسسات (ERP) خيار تنفيذ الخدمة الذاتية مجانًا جنبًا إلى جنب مع الخيارات المدفوعة إذا كنت بحاجة إلى مساعدة.

خيارات تنفيذ Odoo ( المصدر )

القاعدة العامة هي أن الأنظمة المحلية تكلف أكثر في التنفيذ من تلك القائمة على السحابة. الأنظمة الأكثر تعقيدًا تكلف أكثر من التطبيقات الأساسية أيضًا.

في بعض الحالات ، يمكن أن تنفق الكثير (إن لم يكن أكثر) على التنفيذ مما تنفقه على ترخيص البرنامج الفعلي. اسأل البائعين عن تفاصيل خيارات التنفيذ ورسوم الميزانية وفقًا لذلك.

مكون التكلفة رقم 4: التدريب

على الرغم من أن تكلفة ترخيص البرنامج تتضمن عادةً الوصول إلى أدلة المساعدة ومنتديات الدعم ، فقد يفرض البائعون أيضًا رسومًا اختيارية منفصلة مقابل التدريب الإضافي. اعتمادًا على مدى تعقيد البرنامج الذي اخترته ومدى أهميته لعملك ، يمكن أن يكون هذا التدريب استثمارًا مفيدًا حتى يتمكن موظفوك من التعرف بسرعة على النظام الأساسي.

يمكن تقديم التدريب في مجموعة متنوعة من الأشكال ، والتي تتراوح في التكلفة:

• إرسال الموظفين إلى موقع تدريب البائعين
• إحضار مدرب لشركتك
• جلسات الويب الافتراضية
• دورات التعلم الإلكتروني الذاتي

قد يقدم بائعو البرامج البارزون أيضًا شهادات يمكن للمستخدمين كسبها لإثبات أنهم على دراية بالمنصة. تقدم Salesforce ، على سبيل المثال ، مجموعة متنوعة من الشهادات التي تتراوح تكلفتها من 200 دولار إلى 6000 دولار.

قائمة بشهادات مسؤول Salesforce ( المصدر )

مهما كان خيار التدريب الذي تفضله ، تأكد من تخصيص الميزانية ليس فقط للمستخدمين الأوائل ، ولكن أيضًا للموظفين الجدد الذين سيتعين عليهم تعلم النظام على الطريق.

مكون التكلفة رقم 5: الدعم

في بعض الأحيان ، يتم تضمين الدعم المستمر في تكلفة الترخيص ، ويمكن أن يكون أيضًا رسومًا منفصلة تغطي الصيانة والترقيات وحتى الأشكال المتميزة لخدمة العملاء.

على سبيل المثال ، يتوفر لعملاء Adobe خيار الاشتراك في برنامج Adobe Platinum للصيانة والدعم ، والذي يقدم دعمًا للعملاء على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع مقابل رسوم سنوية تبلغ حوالي 20٪ من تكلفة الترخيص.

قد يشمل الدعم أيضًا خيارات للاستشارة ، والتي تجمعك بممثل حساب لتلتقي به بانتظام لمناقشة الأهداف وكيفية الحصول على أقصى قيمة من البرنامج. يقدم HubSpot ، وهو نظام تسويق ، أربعة خيارات استشارية مختلفة تتراوح من 400 دولار إلى 1600 دولار شهريًا.

خيارات استشارات HubSpot ( المصدر )

اعتمادًا على خدمات الدعم التي يقدمونها ، قد يكون البائع قادرًا على تحمل بعض الأعباء الإدارية الكبيرة التي لا يمكنك تحملها (على سبيل المثال ، يمكن لبعض بائعي برامج كشوف المرتبات التعامل مع احتياجات كشوف رواتب شركتك).

وازن بين تكلفة إكمال هذه المهام داخليًا مقابل الاستعانة بمصادر خارجية لبائع البرامج.

النصائح النهائية للحفظ على البرامج

لا يكون تسعير البرامج أبدًا بهذه البساطة التي تظهر على موقع البائع على الويب. التكاليف المخفية منتشرة ، وما لم تحسبها ، ستجد نفسك تتخطى ميزانية البرامج الخاصة بك.

سيساعدك فهم جميع العناصر التي تدخل في التكلفة الحقيقية لبرامج الأعمال على الاستعداد والتحكم في التكاليف.

ملاحظة: تم اختيار بائعي البرامج المذكورين في هذه المقالة فقط لتوضيح نماذج تسعير البرامج المختلفة وليس المقصود منها أن تكون موافقات أو توصيات. استراتيجيات التسعير هذه ليست فريدة من نوعها لهذه الشركات ويتم تقديمها من قبل العديد من بائعي البرامج الآخرين.

معلومات حول استطلاع اتجاهات شراء برامج الأعمال الصغيرة لعام 2019 من Capterra

أجرت Capterra هذا الاستطلاع في الفترة من سبتمبر إلى أكتوبر 2019 بين 129 من قادة الأعمال الصغيرة والمتوسطة في الولايات المتحدة. تم فحص الشركات حسب الحجم لمن يعمل بها 2-249 موظفًا وإيرادات سنوية على مستوى المؤسسة تقل عن 100 مليون دولار. طُلب منهم شراء برنامج واحد على الأقل مقابل 5000 دولار أمريكي أو أكثر ، في الاثني عشر شهرًا الماضية مباشرة. كما طُلب من المستجيبين أن يكونوا على الأقل مديري مكاتب ، مما يؤثر على قرارات شراء البرامج في مؤسساتهم.