دليل تنسيق تقرير الأعمال: الهيكل الرسمي والأمثلة

عندما يتعلق الأمر بإعداد التقارير ، فقد يكون هذا أقل متعة في المهام اليومية للأعمال ، ومع ذلك ، فهي ضرورية لنمو عملك حيث يمكن للتقرير الجيد أن يساعدك على تحسين استراتيجياتك والتخطيط للمستقبل. لذلك ، من المهم أن يكون لديك تنسيق عمل مناسب لتقديم كل شيء بوضوح وجعل المحتوى الخاص بك سهل الفهم.

في هذه المقالة ، سوف نوضح تعريف تقرير الأعمال ، وفوائده لأي مؤسسة ، وأنواعه المختلفة ، وطرق هيكله ، وبعض الأمثلة ، والأهم من ذلك ، كيفية تنسيق تقرير بسيط.

المنشورات ذات الصلة:

• 7 أشياء يجب أن يتضمنها كل تقرير تسويق
• الإيجابيات والسلبيات وكيفية التوجه نحو السوق فعليًا
• الفوائد وكيفية إجراء تدقيق التسويق؟
• 55 أفضل أمثلة إرشادات العلامة التجارية للتعلم

ما هو تقرير الأعمال؟

تقرير الأعمال عبارة عن مجموعة من البيانات التي تعرض التفاصيل التاريخية المتعلقة بالأنشطة والتطوير ووجهات النظر من إدارات معينة في المؤسسة ، ويخلق إطارًا لعمليات صنع القرار المحتملة أو المنظورات الواقعية المطلوبة لتنسيق وظائف العمل.

من المهم تحديد هذه الأنواع من التقارير للتعرف على أفضل الاستخدامات لتقارير الأعمال بشكل أفضل. ينظم المعلومات لقطاع معين. بينما تمر بعض التقارير بنهج أكثر شمولاً لتقييم وظائف وسياسات قسم معين ، ستركز أنواع أخرى من تقارير الأعمال بشكل أكبر على الصورة الأكبر لإدارة الأعمال.

لماذا تقرير الأعمال مهم

تسمح هذه التقارير أيضًا بجمع البيانات من خلال تتبع التقدم المحرز. يمكنك مقارنة الفترات والعمليات المختلفة ، والتطوير ، وما إلى ذلك. يمكنك أيضًا معرفة السلع أو الخدمات الأكثر فعالية من غيرها ، وأي حملات تسويقية تؤدي أداءً أفضل من غيرها ، وأي الأسواق أو القطاعات تحتاج إلى مزيد من التركيز.

من المفيد الحصول على كل هذه البيانات ، وبذلك ، تقوم بإنشاء سجل ورقي لأحداثك الماضية. إنها تسمح للأفراد خارج العمل ، مثل البنوك أو المستثمرين ، بالتعرف على أنشطتك ونتائجك وإعلام أصحاب المصلحة بأصول عملك الملموسة وغير الملموسة.

يمكن أن تساهم الفوائد التالية لعمل تقرير عمل مناسب في نمو عملك.

تقييم المخاطر والفرص

ستعمل على تحسين الوعي بالتهديدات والفرص داخل مؤسستك من خلال نماذج تقارير الأعمال. تؤكد نماذج التقارير على العلاقة بين الأداء المالي وغير المالي: فهي تبسط العمليات وتخفض التكاليف وتعزز الاتساق العام.

الاتجاهات والروابط

تسمح لك نماذج تقرير الأعمال بمقارنة نتائجك بوحدات أو أعمال أخرى في نفس الصناعة. سيساعدك نموذج التقرير على مستوى أكثر تفصيلاً على التعمق في المؤشرات التنظيمية والتفاصيل وإيجاد أوجه التشابه التي قد لا يتم ملاحظتها لولا ذلك. سيسمح لك الحصول على فهم أعمق لبياناتك في العصر الرقمي الحديث بتطوير استراتيجيات تعزز الجوانب الرئيسية لنمو عملك من خلال اكتشاف الاتجاه. يتم توضيح قيمة تقرير الأعمال من خلال هذا الجانب وحده.

ذكاء الأعمال (BI)

قد تحدد أدوات ذكاء الأعمال المفيدة مدى بقائك في السوق.

من خلال إنتاج تقرير أعمال الشركة المصمم لتحسين عمليات ذكاء الأعمال الخاصة بك ومعالجة الأسئلة المهمة للشركة ، يمكنك الحصول على فرصة لمناقشة الملاحظات الفريدة التي يمكن أن تخلق فائدة كبيرة ومراقبة الإنفاق العام. يمكنك توفير المكونات الأساسية لتطوير خطة ذكاء أعمال فعالة من خلال فهم كيفية إنشاء تقرير بأمثلة وقوالب معينة.

في شراء

على الرغم من وجود العديد من الأنواع المختلفة لتقارير الأعمال الخاصة بشركة ما ، إلا أن جميعها لها سمة مشتركة واحدة: جمع البيانات وتتبع أنشطة الأعمال المتعلقة بشيء محدد. من خلال العمل مع التقارير الصحيحة ، يمكن للمستخدمين إجراء تحليلات مرئية متعمقة للعديد من مجالات أو وظائف العمل الرئيسية وتقديم توصيات مستنيرة ستؤدي في النهاية إلى تحسين الكفاءة وتشجيع الابتكار.

على الرغم من أن المؤسسة لديها عدة أنواع مختلفة من تقارير الأعمال ، إلا أنها تشترك جميعًا في خاصية واحدة مماثلة: جمع المعلومات ومراقبة الأنشطة التجارية المرتبطة بشيء معين. يمكن للمستخدمين إجراء تحليل مرئي متعمق للعديد من مجالات أو وظائف العمل المهمة من خلال التواصل مع التقارير الصحيحة وتقديم اقتراحات مستنيرة من شأنها في النهاية تعزيز الإنتاجية وتعزيز الابتكار.

كفاءة العملية

كلما أصبح التقرير أكثر موضوعية ، زادت وضوح البيانات. إذا كانت البيانات منظمة وواضحة جيدًا ، فمن الأفضل مراقبة العمليات التجارية بشكل فعال من حيث التكلفة ، وتقليل الوقت اللازم لمراجعة النتائج.

يوفر الهيكل القوي لتقارير الأعمال مراجعة متعمقة يوضح فيها المؤلفون كيف تم تفسير نتائجهم.

يمكن لتقرير التسويق ، على سبيل المثال ، تقليل الوقت المستغرق لتقييم حملة معينة. في المقابل ، يمكن لتقرير الموارد البشرية تقديم وجهات نظر حول عملية التوظيف وتحديد ، على سبيل المثال ، سبب تصاعد تكلفة كل توظيف.

النوعية

ستعرض على نفسك فرصة حيوية لمناقشة مخاوف محددة إذا قمت بإكمال تقرير عمل ، والذي يستخدم أيضًا عند الحاجة إلى اتخاذ قرارات. إنها تخدم أغراضًا عديدة: بعض تفاصيل التخطيط المستقبلي ، وبعضها يسجل البيانات التاريخية لشرح سيناريو ، والبعض الآخر يوفر بديلاً قابلاً للتطبيق لقضية تجارية. بعض لوحات المعلومات التنفيذية مخصصة للاستخدام اليومي ، بينما يمكن أن يسمح لك قالب تقرير العمل الشهري بتمييز أنشطتك بشكل أكثر ثباتًا وتزايدًا. إنها كلها مفتاح لنجاح الأعمال لأنها تجعل نتائج التحليل المعقدة أبسط.

كما ذكرنا سابقًا ، كلما كانت البيانات أكثر وضوحًا ، كانت النتائج أكثر فعالية من حيث التكلفة ، لذلك من المهم مراعاة البيانات المحددة المراد دمجها في هذا النوع من التقارير.

في الصناعات المختلفة ، يمكنك العثور على العديد من أمثلة مؤشرات الأداء الرئيسية التي يجب أخذها في الاعتبار عند إنشاء هذا النوع من التقارير. لمقارنة قيم الصناعة لمعرفة منافسيك ، يمكنك أيضًا إنشاء تقرير مشترك بين الإدارات وبين الشركات.

الدقة والاتساق

تعد البيانات بيئة شاسعة في العالم الرقمي ، وإذا كنت ترغب في الاستفادة منها بشكل كامل ، فمن المهم السعي لتحقيق الاتساق والدقة. إذا فقدت بياناتك ، فقد يضر ذلك بالشركة على المدى الطويل. يعد استخدام منصة لوحة القيادة عبر الإنترنت لتجميع تقاريرك فائدة هائلة من حيث سهولة الاستخدام ، وتوفير الوقت ، ولكن الأهم من ذلك ، دقة المعلومات التي ستستخدمها.

سيكون كل شيء في تقريرك محدثًا عند التعامل مع البيانات في الوقت الفعلي ، وسيتم دعم القرارات التي ستتخذها بأحدث الحقائق. تعد أمثلة تقارير الأعمال مفيدة بشكل لا يصدق عند استكشاف البيانات وإجراء تحليلات البيانات للحصول على رؤى قيمة. من خلال تصور النتائج ، سيوفرون قيمة مضافة كبيرة للتقرير ، مما يضيف مزيدًا من الوضوح والفهم للتحليل ، وهو الهدف النهائي لأمثلة تقارير الأعمال.

الارتباط

يمكنك فهم أدوات إعداد التقارير البديهية والمرئية التي تركز على الأعمال والتي تنقل رسالة ذات صلة بالجمهور. من خلال بعض النقرات فقط ، يمكنك الحصول على رؤى عميقة أثناء فحص بياناتك. التقرير النظيف والمخصص ذو قيمة.

المرجعية

ستحافظ على استمرار شركتك أثناء تحفيز مستويات النمو والإنتاجية الإجمالية لديك من خلال تحديد أهداف بشكل منتظم تتمحور حول أولويات عملك الأكثر أهمية والعمل باستخدام أدوات إعداد التقارير المرئية.

الاتصالات

يعد تحسين التنسيق الداخلي والاتصال أحد التطبيقات الرئيسية لتقارير الأعمال. ستحفز كل فرد في المؤسسة مع وصول أكبر إلى المعرفة من خلال الوصول في الوقت الفعلي إلى بيانات الأعمال الأكثر أهمية مع تحسين طريقة تفسيرك وتقديمها ، والتي بدورها ستعزز التواصل والتعاون الداخليين.

قد تكون هذه التقارير أيضًا من عدة أنواع مختلفة ، ولكن لديهم جميعًا خاصية واحدة مشتركة: جمع البيانات ومراقبة أي شيء ذي صلة بشكل خاص بأنشطة الأعمال. من هناك ، سيجري مؤلفهم أيضًا مراجعة ويزود المنظمات بالأفكار.

اقرأ أكثر:

• كيف يتم بناء وقياس حقوق ملكية العلامة التجارية؟
• ما هي السلفة النقدية للتاجر؟
• كيف تصبح موزعًا؟
• 20 نصيحة لتحسين وجود الأعمال على وسائل التواصل الاجتماعي

أنواع تقرير الأعمال

التقرير غير الرسمي

يمكن أن يكون التقرير غير الرسمي من صفحة واحدة أو صفحتين منسقة كرسالة أو مذكرة. يمكن أيضًا مشاركتها عبر البريد الإلكتروني. سيكون لشركتك تنسيق معين يجب اعتماده ، لذلك من المفيد استخدام التقارير السابقة كمرجع.

بدلاً من ذلك ، للسماح بالقراءة بسهولة ، يمكنك تحديد نمط يحتوي على عناوين وعناوين فرعية أو قوائم رقمية أو مخطط تفصيلي. يجب إضافة عنوان التقرير كسطر موضوع.

تأكد من مراعاة قارئ تقريرك واستخدام مفردات ونبرة مناسبة للجمهور. ومع ذلك ، لا تزال إمكانية الوصول والدقة مكونين مهمين.

التقرير الرسمي

عادةً ما يكون التقرير الرسمي أكثر تفصيلاً ويبلغ طوله عدة صفحات. الدقة الواقعية والنطق والقواعد أمر لا بد منه.

إذا كتب أكثر من شخص التقرير ، فتأكد من أنه متسق (لا قفزات مفاجئة من موضوع إلى آخر) وصوت واضح (لا يوجد تباين في الأسلوب المشتت للانتباه). سيكون لشركتك تنسيق التقرير الخاص به ، أو قد تضطر إلى إنشاء واحد من البداية.

هيكل تقرير الأعمال

يمكن أن يعتمد محتوى تقرير الأعمال على ما تكتب عنه. حتى أسلوب الكتابة يمكن أن يعتمد على من تكتب عنه. ومع ذلك ، هناك إطار عام تعتمده معظم تقارير السوق. في هذه المقالة ، إذن ، يمكننا إلقاء نظرة على كيفية هيكلة تقرير الأعمال من أجل الاتساق الكامل والاحترافية.

صفحة عنوان الكتاب

يجب أن يحتوي كل تقرير عمل على صفحة للعنوان. يجب أن يذكر العنوان نفسه موضوع التقرير. يجب عليك تضمين اسمك وتاريخ التقرير أيضًا.

ملخص

مراجعة النقاط الرئيسية هي صفحة البداية لمعظم تقارير الأعمال. احرص على تقديم نبذة مختصرة عن موضوع المقالة. كيف أجريت الدراسة (على سبيل المثال ، طرق جمع البيانات) ، النتائج الرئيسية للدراسة. أيضًا ، قم بإلقاء الضوء على الاستنتاجات والاقتراحات الرئيسية.

إذا كان التقرير يحتوي على فقرة أو فقرتين ، فقد لا يكون هذا الجزء ضروريًا. ومع ذلك ، يلزم وجود ملخص تنفيذي كامل لتقارير أطول أو أكثر شمولاً.

جدول المحتويات

للتقارير الطويلة ، يجب إضافة هذه الصفحة. يجب عليك تضمين عنوان كل قسم وهيكل التقرير. حاول مطابقة العناوين الخاصة بتلك المستخدمة في النص الرئيسي تمامًا. أيضا ، قم بترقيم الأقسام بشكل صحيح.

مقدمة

القسم الأول من الدراسة هو المقدمة الرسمية. اشرح هنا ملخص التقرير الذي حصلت عليه عندما طُلب منك إعداد الورقة. يعمل هذا على تشكيل ما تبقى من الدراسة من خلال تغطية المعلومات الأساسية (على سبيل المثال ، تاريخ الشركة أو بيانات السوق) ، والغرض من التقرير (أي ما توصلت إليه لتحقيقه) ، ونطاقه (أي ما سيتم تضمينه في المقالة ، وماذا) سيتم رفض).

الطرق والنتائج

احصل على قسم حول المنهجية أثناء إجراء العمل البحثي. يمكن أن يكون هذا مباشرًا مثل تحديد المصادر التي تستخدمها وسبب اختيارك لها. أظهر للقارئ كيف تم جمع البيانات وتحليلها.

يجب عليك توضيح نتائجك بعد ذلك. سيصف هذا القسم ببساطة وإيجاز نتائج تحليلك ، ويضمن معالجة جميع النقاط الرئيسية المشار إليها في الملخص.

النصيحة هنا هي تقسيم النتائج إلى أقسام فرعية ، بما في ذلك العناوين لتوجيه القارئ بالمعلومات التي قدمتها. في غضون ذلك ، استخدم المخططات والرسوم البيانية لنقل المعلومات بصريًا ، مع التأكد من أنها مصنفة بوضوح حتى يفهم القارئ علاقتها بالنص.

الاستنتاجات والتوصيات

يتضمن القسم الرئيسي الأخير لتقريرك الاستنتاجات والتوصيات. يجب أن يلخص قسم الاستنتاج ما أظهرته لك الدراسة. إذا طُلب منك القيام بذلك ، يمكنك أيضًا التوصية بالخطوات ذات الصلة بناءً على نتائجك. إذا لم تكن متأكدًا مما تقترحه في هذا ، فاعكس الأهداف المحددة في موجزك.

مراجع

اعرض مصادر الطرف الثالث في قائمة المراجع إذا كنت قد استخدمتها عند كتابة التقرير. ومن الأمثلة على ذلك مستندات العمل أو المقالات الأكاديمية أو حتى التقارير الإخبارية.

الهدف هو توضيح ما كنت قد أسست عليه نتائجك واستنتاجاتك.

الملاحق

أخيرًا ، طوال فترة دراستك ، ربما تكون قد حصلت على مستندات إضافية ، مثل نصوص المقابلة أو محتوى التسويق أو التفاصيل المالية. قد يجعل تضمين هذا في التقرير الرئيسي وقتًا طويلاً ومربكًا ، ولكن في نهاية الورقة ، يمكنك نقله إلى ملحق (أو العديد من الملاحق) في حالة بحث القارئ عنه.

أمثلة على تقرير الأعمال

قالب المستند التعريفي التمهيدي

الأوراق البيضاء هي أداة مثالية لتثقيف وإقناع أصحاب المصلحة. يمكن أيضًا استخدامها من قبل الاستشاريين لتعزيز شعبيتها مع الشركات الاستشارية الكبيرة وشركات البوتيك أو لاستخدامها كمغناطيس رئيسي في إعلانات Facebook ، إلخ.

النموذج المصقول ، كما هو الحال دائمًا ، أكثر عرضة لإشراك كبار القادة أو العملاء المحتملين. أسهل طريقة لإنشاء شيء جذاب وسهل الفهم هي قالب تقرير الأعمال أو قالب تقرير استشاري.

على سبيل المثال ، يحتوي هذا التقرير الاستشاري على صفحة كاملة مخصصة للعناصر المرئية لتجنب كون التقرير باهتًا. وهو يدعم البيانات أيضًا.

نموذج خطة المشروع

أسهل طريقة للحفاظ على المشروع في المسار الصحيح هي من خلال الجدول الزمني للمشروع.

ولكن قد يكون من الصعب إظهار الخطوات نحو إكمال المشروع وإظهار كيف أن كل خطوة قابلة للتنفيذ ويمكن ملاحظتها. إذا كنت مستشارًا ولم يكن لديك نماذج أعمال تعتمد عليها ، فهذا يمثل تحديًا كبيرًا.

طريقة مثالية لتخيل ما يجب أن يحدث ومتى يكون نموذج خطة المشروع هذا. مع الرسوم البيانية الشريطية والأيقونات والترميز اللوني ، يقدم هذا القالب المعلومات بشكل فعال. يمكنك تخصيص الجدول عن طريق إدخال المحرر والنقر على الرسم البياني الشريطي.

قالب دراسة حالة العمل

توفر دراسات الحالة التجارية عادةً موارد لشرح كيفية تعامل الشركات الفعلية مع سيناريو أو مشكلة معينة. عادة ، تتضمن دراسة الحالة نظرية الأعمال وتوضح صلتها بالمواقف الفعلية.

على سبيل المثال ، يوضح هذا القالب كيف يستخدم Gen Led الجودة العالية لزيادة المبيعات في سوق تنافسية.

كيفية تنسيق تقرير عمل بسيط

يعد استخدام القالب التقليدي ذي المسافة الواحدة في Word هو الأفضل عند كتابة وتنسيق تقارير الأعمال المكونة من صفحة واحدة.

ابدأ Word وقم بتكبير نافذة Word ، ثم انقر فوق علامة التبويب ملف> جديد واختر مستندًا تقليديًا فارغًا مفردًا .

يمكن استخدام تنسيق الأحرف عندما تريد تنسيق نص مثل الكلمات الفردية في المستند. يمكن القيام بذلك باستخدام شريط الأدوات المصغر ، والذي لا يتم عرضه إلا عند الإشارة إلى نص محدد في مستند أو من مجموعة خطوط علامة التبويب الرئيسية. توجد أزرار مستخدمة على نطاق واسع في Font Group يمكنك استخدامها لإضافة غامق أو مائل أو تسطير أو ظل أو حد أو لون إلى نصك.

شكل الخط وحجمه الافتراضيان هما Calibri من 11 نقطة ، ولكن يمكنك تغيير سماته أو الطريقة التي يبدو بها بعد اختيار نوع الخط. على سبيل المثال ، من خلال جعل الخط غامقًا أو مائلًا أو تحته خط ، يمكنك ضبط حجم الخط أو ضبط نمطه.

لإضفاء الإثارة على أوراقك ، يمكنك أيضًا إضافة لون وتطبيق تأثيرات نصية خاصة. يتم حساب حجم الخط بتقدير ارتفاع الحرف في الوحدات المسماة بالنقاط. أحجام الخطوط العادية هي 10 و 11 و 12 نقطة للنص.

من خلال تغيير التباعد بين الأحرف والكلمات ، يمكنك الآن أيضًا إضافة تقنين الأحرف إلى نص كلمتك. يمكنك أيضًا ضبط حالة المستندات ، بما في ذلك الأحرف الكبيرة أو الصغيرة.

قم بتشغيل رمز إظهار / إخفاء. في الجزء العلوي من الصفحة ، وهي نقطة الإدراج الموجودة ، سيومض شعاع I الخاص بك. ثم قم بتشغيل رمز Show / Hike حتى تتمكن من رؤية الفقرة وعلامات مسافة الأسطر.

1. اضغط على علامة التبويب الصفحة الرئيسية> مجموعة الفقرة> إظهار / إخفاء الزر

2. انقر فوق " إدخال " 5 مرات للبدء في السطر الأول من التقرير الذي يبعد بوصتين من أعلى الصفحة

3. اختر أول سطرين من عنوان التقرير ومن علامة التبويب الصفحة الرئيسية> مجموعة الخطوط ، اضبط حجم الخط إلى 14 نقطة ، غامق ومنتصف.

4. مع اختيار النص بالفعل ، انقر فوق علامة التبويب الصفحة الرئيسية> مجموعة الخط> زر تغيير الحالة وقم بتغيير الحالة إلى الأحرف الكبيرة.

5. انقر فوق " إدخال " مرة واحدة بعد العنوان لإضافة مسافة سطر بين العنوان الفرعي والعنوان الفرعي. اختر الأسطر الثلاثة التالية (SUBTITLE و BYLINE و DATE) وقم بتغيير حجم الخط إلى 12 نقطة ، غامق ومنتصف. انقر فوق " إدخال " بعد كل سطر بالترتيب بحيث يتم تباعد مزدوج بين العناوين الفرعية والسطر الثانوي والتاريخ.

6. اجعل العناوين الجانبية كبيرة وجريئة. لاستغلال الثلاثة في نفس الوقت ، اختر العنوان الأول ثم اضغط باستمرار على مفتاح ctrl على لوحة المفاتيح واضغط على العناوين الأخرى.

7. تحت عنوان LibreOffice WRITER ، اختر 3 أسطر من النص

8. اضغط على علامة التبويب الصفحة الرئيسية> مجموعة الفقرة واختر الترقيم لتطبيق نمط الترقيم الخاص بك.

9. تذكر إجراء التدقيق الإملائي والتدقيق اللغوي ومعاينة المستند الخاص بك من أجل التدقيق الإملائي والتنسيق

المنشورات ذات الصلة:

• استخدام Instagram للأعمال
• ما هي العلامة التجارية المشتركة؟ إيجابيات وسلبيات وأمثلة
• أفضل وكالات التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي لـ Kickstart
• كيف تبدأ ماركة ملابس؟

افكار اخيرة

يعد تقديم تقرير عمل بطريقة مباشرة وموجزة قدر الإمكان أمرًا حيويًا. يريد القارئ أن يفهم النقاط الرئيسية بسهولة ويسر وعليك بالتالي تقييم مدى جودة استخدام هيكل وشكل تقريرك في نقل هذه المعلومات.

إذا كان لديك أي أسئلة ، فلا تتردد في ترك تعليق في المربع أدناه. نحن سعداء لمساعدتك. إذا وجدت هذا المنشور مفيدًا ، فيمكنك مشاركته مع أصدقائك.