7 نصائح لكتابة اقتراح الأعمال لإيصال رسالتك بشكل أفضل

الكتابة بلغة بسيطة ، والمعروفة أيضًا بالإنجليزية البسيطة ، هي بالضبط ما تبدو عليه - الكتابة بوضوح ودقة حتى يتمكن القراء من فهم ما تحاول قوله بسهولة. في سياق مقترحات الأعمال ، تتعلق الكتابة بلغة واضحة بإزالة كل الغموض واللغة المربكة والمصطلحات من كتابة اقتراحك.

اللغة المبسطة تجعل اقتراحك أسهل في الفهم ، ويسهل تذكره ، ويسهل على المشتري أن يقول نعم.

لتوصيل رسالتك ومساعدة الناس على تذكرها ، ضع هذه النصائح السبعة (وقواعد النحو) في الاعتبار عند كتابة اقتراح:

نصائح حول كتابة اقتراح بلغة بسيطة:

1. استخدم مصطلحات بسيطة

2. الكلمات الإيجابية على السلبية

3. موصلات بسيطة بدلاً من سلاسل الكلمات

4. الأفعال الفعالة> الأفعال المبنية للمجهول

5. أفعال أكثر دقة ، أسماء مجردة أقل

6. كلمات قصيرة ، يومية ، ليست طويلة ، كلمات أكاديمية

7. استخدم جمل قصيرة مع فكرة رئيسية واحدة

1. استخدم مصطلحات بسيطة ومحددة وليست صعبة ومصطلحات مجردة

لقد سمعنا جميعًا عبارة "الأقل هو الأكثر" ، ولا تعد مقترحات الأعمال استثناءً. الحفاظ على بساطة كتابة الاقتراح الخاص بك يجعل من المرجح أن يتفهم عملاؤك المحتملون النقطة التي تحاول إيصالها. يمكنك استخدام مصطلحات الصناعة والكلمات التقنية ، ولكن يجب أن تحاول تقليلها إلى الحد الأدنى ما لم يكن العميل المحتمل خبيرًا أو كنت متأكدًا من أنهم يعرفون ما تتحدث عنه.

هذا مهم بشكل خاص عند التعامل مع العملاء المحتملين الذين ليسوا بالضرورة خبراء في مجال عملك وقد لا يكونون على دراية بالعبارات الخاصة بالصناعة. استخدم مصطلحات بسيطة ، أو إذا كنت تحتاج حقًا إلى استخدام مصطلح مجرد ، فتأكد من شرحه.

2. استخدم الكلمات الإيجابية بدلاً من السلبية

أن تكون إيجابيًا أفضل من منظور الموقف ، كما أنه أفضل من منظور الوضوح.

على سبيل المثال ، ربما قمت بإرسال بريد إلكتروني متحمس إلى شخص ما في فريقك بخصوص مشروع جديد محتمل:

"لا يوجد سبب يمنعنا من القيام بهذا المشروع."

نحن جميعاً نقتحم عندما نقرأ. نحن لا نقرأ كل جملة أو حتى كل كلمة في كل جملة. تسلط صياغة هذه الجملة الضوء على الكلمتين "لا يمكن" و "لا" ، مما يدفع القراء إلى افتراض أنها استجابة سلبية. إليك طريقة أفضل لقول نفس الشيء ، دون ترك أي شيء للتفسير:

"نحن بحاجة للقيام بهذا المشروع!"

3. استخدم موصلات بسيطة بدلاً من سلاسل الكلمات.

يمكن أن يؤدي ربط الكلمات إلى تحويل الجمل البسيطة إلى جمل معقدة. يمكن أن يجعلك أيضًا تبدو متغطرسًا.

هل سبق لك أن كتبت شيئًا كهذا في اقتراح؟

"لغرض هذا المشروع ، وفي حالة تحديده ، فإننا بحاجة إلى مزيد من المعلومات ، وسنتولى دور عميلك ونجري تدقيقًا لموقعك على الويب."

في المرة القادمة ، جرب هذا:

"إذا احتجنا إلى مزيد من المعلومات ، فسنجري تدقيقًا لموقعك على الويب من منظور عميلك."

4. استخدم الأفعال الفعالة بدلاً من المبني للمجهول

يحدد الصوت النشط بوضوح الإجراء ويخبر القارئ الذي يقوم بهذا الإجراء. يفضل القراء الصوت النشط لأنه طريقة طبيعية أكثر للتواصل ، وهذا يضمن أيضًا عدم وجود سوء فهم لمن يفعل ماذا.

على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب عرضًا وأردت التباهي بالحملة الرائعة التي طورتها وكالتك ، فما رأيك هو البيان الأقوى؟

"تم تطوير حملة عبر الإنترنت أسفرت عن جذب 400 مشترك جديد شهريًا."

أو:

"طور فريقنا من الخبراء الرقميين حملة عبر الإنترنت استقطبت 400 مشترك شهريًا جديدًا."

البيان الثاني يتأكد من التركيز على عملك الناجح. بالإضافة إلى ذلك ، لا يوجد غموض حول من فعل ماذا. هذا مهم بشكل خاص عندما تحدد الأدوار والمسؤوليات بين العميل وعملك.

5. استخدم الأفعال الدقيقة بدلاً من الأسماء المجردة

الأفعال موجودة لوصف الفعل ، لذا دعهم يقومون بعملهم. وأثناء وجودك فيه ، اجعله بسيطًا.

لماذا نقول،

"سيُجري تطبيق الاقتراح الخاص بنا تحسينًا على معدل الإغلاق الخاص بك."

عندما يمكنك القول ،

"تطبيق الاقتراح الخاص بنا سيحسن معدل الإغلاق الخاص بك."

أبسط وأقصر وأكثر ثقة. تخلص من الكلمات التي لا تضيف قيمة.

6. كلمات قصيرة ، يومية ، ليست طويلة ، كلمات أكاديمية

إذا حاولت أن تبدو خياليًا جدًا ، فسيعتقد الناس إما أنك تحاول التحدث فوقهم ، أو أنك تحاول أن تبدو أكثر ذكاءً منك. يحب الناس الأشخاص الذين يفهمونهم ويثقون بهم ويوظفونهم.

إذا كنت تحاول أن تشرح لاحتمال سبب كون برنامج الاقتراح الخاص بك رائعًا ، يمكنك أن تقول :

"يعمل برنامج اقتراحنا على تبسيط كل جانب من جوانب النظام الإيكولوجي للمقترح لتسهيل التعاون السلس بين أصحاب المصلحة الداخليين وتقديم تجربة عملاء لا مثيل لها."

لكنك بالتأكيد تبدو وكأنك تحاول بجد.

بدلاً من ذلك ، التزم بالكلمات الأقصر التي قد تستخدمها بالفعل في المحادثة:

"يمنحك برنامج العروض الخاص بنا التحكم والرؤية اللذين تحتاجهما لإتمام المزيد من الصفقات."

7. استخدم جمل موجزة مع فكرة رئيسية واحدة

قد تتسبب محاولة حشر أفكار متعددة في جملة واحدة في حدوث ارتباك. وإذا حاولت تمديد الجملة لتناسب سياق أكثر ، فقد يبدو الأمر وكأنك تتجول.

هناك طريقة بسيطة لاختبار ما إذا كان بإمكانك تفكيك جملة هي البحث عن كلمة "و" ومعرفة ما إذا كان يمكنك استبدالها بنقطة.

بدلا من القول:

"توفر أعمالنا مجموعة من خدمات التنظيف للمكاتب والمساحات السكنية والمواقع التجارية ، ولدينا أيضًا أسعار رائعة وسمعة مذهلة."

يمكنك تقسيم وجهة نظرك إلى جملتين:

"تقدم أعمالنا مجموعة من خدمات التنظيف للمكاتب والمساحات السكنية والمواقع التجارية. بالإضافة إلى ذلك ، لدينا أقل الأسعار في المدينة وسمعة طيبة لدعمنا ".

تثير Gong labs نقطة مهمة في مقال حديث: هناك فرق جوهري بين الموجز والمختصر. القصير يتعلق بالطول ، لكن الإيجاز يتعلق بالطول والمعنى. يمكن أن تعمل الجمل الأطول بشكل جيد ، ولكن فقط إذا كانت مليئة بالقيمة. في بعض الأحيان لا يمكنك تجنب جملة طويلة ، لذلك في هذه المواقف ، تأكد من أن كل كلمة تخدم غرضًا.

افكار اخيرة

بالإضافة إلى محتوى وشكل مقترحك ، فإن كتابتك لها تأثير أكبر بكثير مما قد تعتقد. في حين أن الاستخدام المناسب للنبرة والأسلوب يمكن أن يساعدك في تكييف رسالتك ، فإن اللغة التي تستخدمها يمكن أن تكون هي الفرق بين الفوز بعملك المحتمل أو الاستغناء عن الاقتراح المكتوب التالي الأفضل.

تذكر ، إذا لم يستطع الناس فهم ما تتحدث عنه ، فلن يقتنعوا بما تريد قوله. في المرة القادمة التي يكون لديك فيها احتمال واعد في طور الإعداد ، تحقق من دليلنا لكتابة اقتراح عمل ناجح للمساعدة في تأمين الصفقة.