6 محلل استخبارات الأعمال الإنتاجية المأجورون لتحسين سير العمل

تريد أن تكون محلل ذكاء الأعمال أكثر إنتاجية؟

ما زلت تقرأ ، لذا فإن الإجابة واضحة: نعم.

هناك طريقتان يمكنك اتباعهما لتحقيق ذلك:

يمكن أن تتورط في ما أسميه "مطحنة Google" ، حيث تبحث بلا جدوى عن نصائح عملية أثناء النزول في حفرة أرنب العجائب الموجودة على الإنترنت. ومع ذلك ، فإن هذا ليس أفضل استخدام لوقتك.

بالتناوب ، يمكنك في الواقع أن تكون منتجًا ... واقرأ هذا المقال ، حيث أضع ست طرق بسيطة يمكنك من خلالها تحسين إنتاجيتك هذا الأسبوع.

1. إنشاء جداول حقائق لبرنامج Excel

يقول ريان فارلي ، الرئيس التنفيذي لشركة LawnStarter ، إن محللي ذكاء الأعمال في شركته لديهم طريقة ممتعة لتقليل الوقت الذي يقضونه في Excel:

" هناك شيء أود قوله أكثر من أفضل الممارسات - ولكنه يوفر بالتأكيد الكثير من الوقت والجهد - وهو استثمار الوقت لإنشاء ما نسميه" جداول الحقائق ". يمكن أن تكون جداول الحقائق هذه عبارة عن مجموعات بيانات تم إنشاؤها باستخدام أداة BI أو طرق عرض SQL أو جداول SQL. لكن الفرضية الأساسية هي أن 80٪ من عملك في ذكاء الأعمال سيأتي من 20٪ من نفس مصادر البيانات. تشمل الأمثلة بالنسبة لنا في LawnStarter lawn care حركة المرور على الويب من خلال الاشتراك وعملائنا النشطين شهريًا وتقسيم عملائنا. نحن نستخدم هذه الأشياء كثيرًا ، بحيث يكون من المنطقي إنشاء مصادر بيانات يمكن لأي شخص الاتصال بها بشكل مباشر ، لذا فأولًا ، لا يتعين عليهم مناقشة البيانات الأولية ، والثاني ، لضمان قيام كل شخص بإجراء تحليل ، على سبيل المثال ، للمستخدمين النشطين شهريًا ، مضمون للبحث في المستخدمين النشطين شهريًا. بالإضافة إلى ذلك ، يتيح هذا للأشخاص الأقل خبرة أن يكونوا واثقين في نتائجهم ".

يُعد اقتراح فارلي مثالاً رائعًا لإضفاء الطابع الخارجي على ذاكرتك من خلال إنشاء قوائم بالمعلومات سهلة الاستخدام ، وهي طريقة أخرى رائعة لتكون منتجًا.

2. إضفاء الطابع الخارجي على ذاكرتك مع القوائم

لكي تكون أكثر إنتاجية لديك ، تحتاج إلى تحرير أكبر قدر ممكن من طاقتك العقلية. إحدى الطرق الرائعة للقيام بذلك هي إخراج ذاكرتك الخاصة.

بدلاً من جعل الفصوص الأمامية تقوم بعمل التذكر ، ضع كل مهامك في قائمة مهام. سيحرر عقلك للتركيز على ما يجب القيام به في الوقت الحالي ، بدلاً من كل الأشياء التي يجب القيام بها في ذلك اليوم.

في كتابه "العقل المنظم" ، يشرح دانيال ليفيتين كيف أن قوائم المهام هي عوامل تمكينية للإنتاجية: "الهدف [من قوائم المهام] هو إخراج المشاريع والمواقف من عقلك ولكن لا تفقد أي أفكار مفيدة محتملة - إخراج الفصوص الأمامية. ثم يمكنك التراجع وإلقاء نظرة على قائمتك من وجهة نظر المراقب ولا تدع نفسك مدفوعًا بما هو الأحدث والأعلى في رأسك ".

من خلال إخراج ذاكرتك على ورقة أو مستند Word ، فإنك تحرر عقلك لإلقاء نظرة نقدية منفصلة على المشكلة المطروحة.

أيضًا ، لا تنس تحديد الأولويات.

3. اختر نظامًا تنظيميًا والتزم به

إذا كانت قوائم المهام صغيرة ، بحجم كيلوبايت من الذاكرة الخارجية ، فإن الأنظمة التنظيمية تشبه منصات البرامج الكاملة لعقلك. إذا لم يكن لديك نظام تنظيمي ، فاحصل عليه بالتأكيد.

يوصي Levitin باختيار نظام موجود بالفعل. لذا ، إذا كنت تواجه مشكلة في التوصل إلى كيفية تنظيم ملفاتك ، فاحرص على أن تكون بسيطة وانتقل إلى الترتيب الأبجدي. أو يمكنك اختيار نظام تنظيمي حالي ناجح ، مثل "القدرات الحرجة" التي تستخدمها Gartner لتنظيم Magic Quadrants (المحتوى الكامل المتاح لعملاء Gartner).

إذا كنت متفوقًا في الإنجاز ، فيمكنك دائمًا صياغة نظام مختلف قليلاً ، مثل توماس جيفرسون ، الذي صنف مكتبته بالكامل تحت ثلاث فئات: التاريخ والفلسفة والفنون الجميلة. (في لغة القرن الثامن عشر ، كان العلم - بما في ذلك أجهزة الكمبيوتر - سيخضع لمصطلح "الفلسفة".)

حصل على الفكرة من بطله فرانسيس بيكون.

إذا كان لديك نظام تنظيمي (أعتقد أن معظمكم يمتلكه) ، التزم به واجعله العمود الفقري لكل ما تفعله في العمل. تم تصميم الدماغ لتنظيم الأشياء إلى فئات ، لذا فإن الحفاظ على تنظيم الأشياء الخاصة بك يحافظ على عالمك الخارجي بالشكل الذي يحبه عقلك ويمكنه هضمه بسهولة.

زاك كوكوس ، نائب رئيس النمو في LawnStarter ، لديه مثال رائع على إنشاء نظام منظم لزيادة الإنتاجية:

"إحدى المشكلات التي كنا نواجهها هي مصادر الحقيقة المتعددة التي حددتها استعلامات SQL الخاصة بكل فرد والتي أجابت على أسئلة مماثلة. لحل هذه المشكلة ، ولزيادة إنتاجية الإجابة على الأسئلة باستخدام البيانات ، أنشأنا git repo باستخدام استعلامات "مصادر الحقيقة" (التي تحدد أحيانًا طرق العرض أو جداول الملخص). أعطانا هذا بعض الفوائد: 1. إن وجود كل هذه الاستعلامات في مكان واحد يجعلنا أكثر ثقة في البيانات والتحليلات التي ننتجها. يتم الآن التحكم في إصدار استعلاماتنا ، حتى تتمكن من رؤية تاريخها وتقدمها بمرور الوقت. نظرًا لأن الاستعلامات عامة ، فهناك نقاش أكبر واهتمام أكبر بالتفاصيل حول دقتها. جعل هذا التغيير البسيط ذكاء الأعمال الخاص بنا أكثر دقة وفعالية وإنتاجية! "

4. عد إلى الطبيعة

وفقًا لدراسة أجرتها جامعة ميشيغان ، يمكنك تحسين إنتاجيتك بنسبة تصل إلى 20٪ ، فقط عن طريق التنزه في الحديقة.

لأي سبب من الأسباب ، فإن القيام بعمل Thoreau حتى لبضع دقائق يمكن أن يحسن ذاكرتك وانتباهك. أخذ المشاركون في الدراسة مشيًا لمدة 20 دقيقة عبر المشتل ، ووجدوا تحسنًا في أدائهم العقلي. لم يكن لمسيرة مماثلة في بيئة حضرية هذا التأثير.

ما مدى قوة تأثير الطبيعة على العقل؟ يكفي أن الأشخاص الذين خضعوا للاختبار الذين نظروا إلى صورة الطبيعة لمدة عشر دقائق كان أداؤهم أفضل من الأشخاص الذين أخذوا نزهة حضرية أخرى. استراحة مدتها 10 دقائق مع كتاب طاولة قهوة ، على سبيل المثال ، حدائق وطنية ، والتي يمكنك الحصول عليها من مكتبة ، قد تكون أكثر قيمة من التنقل في شارع مزدحم في المدينة.

أنت الآن أكثر إنتاجية بنسبة 20٪.

5. ادخل في وضع أحلام اليقظة

بهذا ، لا أعني "التخطيط لإجازتك القادمة". تشير "أحلام اليقظة" هنا إلى ما يسميه ماركوس رايشل "الوضع الافتراضي". إنها حالة يمكن أن تأتي فيها الأفكار وتخرج من رأسك ، و "لا يوجد فكر واحد يطالب برد".

الوضع الافتراضي هو عكس الانتباه الواعي. في كل مرة يشرد فيها عقلك ، يدخل في الوضع الافتراضي.

إذن كيف يجعلك الوضع الافتراضي أكثر إنتاجية؟ يتيح لك تحديد الاتصالات غير الموجودة هناك. الوضع الافتراضي "يتميز بتدفق الروابط بين الأفكار والأفكار المتباينة ، ونقص نسبي في الحواجز بين الحواس والمفاهيم" ، بحسب ليفيتين.

ضع في اعتبارك تنظيم فترات قليلة من يومك في قوالب تسمح لك بأحلام اليقظة مثل هذا. افعل كل ما يتطلبه الأمر للوصول إلى هذه الحالة ، خاصةً عندما تحاول التوصل إلى إجابة لمشكلة صعبة بشكل خاص. عادة ما أبتعد عن مكتبي للقيام بذلك. لأي سبب من الأسباب ، فإن تغيير مكاني يساعدني على تغيير طريقة تفكيري. قد يوفر ميل الوضع الافتراضي للتوصل إلى اتصالات حلاً من مكان لم تفكر فيه حتى.

6. امنع 52 دقيقة من الوقت

من الواضح أن الرقم السحري للإنتاجية هو 52… و 17.

في دراسة أجرتها مجموعة Draugiem ، هذه هي فترات العمل والراحة التي تستخدمها المجموعة الأكثر إنتاجية من الأشخاص في دراسة إنتاجية مكان العمل. يبدو أن الأشخاص الذين يستغرقون 52 دقيقة من العمل ، تليها فترات راحة لمدة 17 دقيقة ، أكثر إنتاجية.

يوافق ليفيتين: "تستفيد المهام الصعبة من فترة تركيز مستمرة تبلغ خمسين دقيقة أو أكثر ، نظرًا لمقدار الوقت الذي يستغرقه عقلك للاستقرار والحفاظ على حالة التركيز."

إذا كنت تتطلع للوصول إلى حالة أحلام اليقظة تلك ، ففكر في تجربة 50 دقيقة من العمل. سيتيح لك الوقت الكافي للوصول إلى الوضع الافتراضي وزيادة إنتاجيتك.

حيل للإنتاجية استخدمتها كمحلل ذكاء أعمال؟

هل لديك أي حيل إنتاجية كبيرة؟ إذا كان الأمر كذلك ، فأنا أحب أن أسمع عنهم! كلما شاركت أكثر ، زاد استفادة القراء الآخرين من طرق القيام بالمزيد في وقت أقل.

إذا كنت مهتمًا بزيادة تحسين إنتاجيتك ، فراجع أحد هذه الموارد:

• 5 طرق مضمونة لضمان توافق إدراكك للإنتاجية المكتبية مع الواقع
• لقد جربت هذه الاختراقات السبعة للإنتاجية من Business All-Stars
• 7 حيل للإنتاجية يستخدمها فريقنا لإنجاز المزيد كل يوم