ابق على اطلاع على منع الاحتيال التجاري من خلال مراقبة هذه العلامات الحمراء الستة

قد يكلف الاحتيال التجاري شركتك ما يزيد عن 350 ألف دولار. لا يمكن لأي شركة تحمل ذلك ، ولهذا السبب تحتاج إلى مراقبة علامات التحذير هذه.

ملاحظة: تهدف هذه المقالة إلى إعلام قرائنا بالمخاوف المتعلقة بالأعمال التجارية في الولايات المتحدة. ولا يُقصد به بأي حال من الأحوال تقديم المشورة القانونية أو المصادقة على مسار عمل محدد. للحصول على المشورة بشأن حالتك الخاصة ، استشر مستشارك القانوني.

في "Ocean's Eleven" ، يجمع ما يقرب من عشرة رجال محتالين بين ذكائهم ومهاراتهم البهلوانية وسياراتهم الرائعة لسرقة الكازينو بطريقة باهظة. يكشف مالك الكازينو عن المخطط المعقد فقط بعد فترة وجيزة من هزيمة الأبطال بالملايين.

ومع ذلك ، فإن الخبر السار لمعظم قادة الأعمال هو أنه إذا تم سرقة عملك ، فسيكون الكشف عن الدليل أسهل بكثير باستخدام برنامج المحاسبة الخاص بك ومراقبة بعض علامات التحذير.

هل منع الاحتيال التجاري مهم حقًا؟

اختلاس الأعمال مشكلة كبيرة.

قامت شركة Hiscox ، وهي شركة عالمية متخصصة في تقديم خدمات التأمين ، باستطلاع آراء 200 متخصص في المحاسبة والمالية في الولايات المتحدة ممن عملوا في شركة حدث فيها الاختلاس في دراسة Hiscox Embezzlement لعام 2018. وجدت تلك الدراسة أن متوسط ​​حالة الاختلاس استمرت لأكثر من عامين وكلفت الشركات المعنية في المتوسط ​​أكثر من 350 ألف دولار ، لكن أكثر من 50٪ من الشركات استردت في النهاية أقل من ثلث ما تم الاستيلاء عليه.

هذه ليست بضع منصات من الملاحظات اللاصقة وعلامات التحديد الدائمة التي نتحدث عنها. وجدت جمعية مدققي الاحتيال المعتمدين أن 22٪ من حالات الاحتيال تسببت في خسائر تتجاوز مليون دولار. يمكن أن يتخذ الاختلاس شكل كل شيء من القشط على جرة الإكرامية إلى الاحتيال المعقد في كشوف المرتبات. وتعكس هذه الأرقام حالات معروفة ، دون احتساب الحالات التي لم يتم فيها اكتشاف الاختلاس.

أكثر تقنيات الاختلاس شيوعًا ، وفقًا لدراسة أجرتها Hiscox

يمكن أن يكون الاحتيال التجاري مدمرًا بشكل خاص للشركات الصغيرة ، حيث تعتبر مشكلات التدفق النقدي السبب الرئيسي لإغلاق الأعمال. وكلما كانت الأعمال التجارية أصغر ، يمكن أن يكون الاحتيال أكثر تدميراً.

قد تؤدي قضية اختلاس بقيمة 100.000 دولار إلى دعاوى قضائية غير سارة لشركة كبيرة ولكن يمكن أن تكون معيقة لمتجر الأم والبوب. يتمتع قادة الأعمال الصغيرة عمومًا بخبرة أقل في إدارة الشركة مقارنة بقادة الأعمال المتوسطة والكبيرة ، وموظفو الشركات الصغيرة لديهم إشراف أقل واستقلالية أكبر عبر وظائف الأعمال.

تخسر الشركات الصغيرة أيضًا ما يقرب من ضعف ما تخسره (200000 دولار) في متوسط ​​حالة الاختلاس مثل الشركات المتوسطة والكبيرة (104000 دولار) ، وفقًا لجمعية مدققي الاحتيال المعتمدين.

6 أعلام حمراء للاحتيال التجاري يجب مراقبتها

بغض النظر عن حجم عملك ، يجب أن يكون لديك خطة لمنع الاحتيال التجاري. وجد المتخصصون في المحاسبة والتمويل الذين استجابوا لاستطلاع هيسكوكس أن عمليات الاحتيال التي تعاملت معها شركاتهم - بخلاف المال فقط - تكلفهم الموظفين والعملاء وشركاء الأعمال والسمعة ، وهي جروح ستؤدي في النهاية إلى انهيار الشركات من أي حجم.

لكن ما يكفي من العذاب والكآبة. لنلقِ نظرة على بعض الاستراتيجيات التي يمكنك استخدامها لاكتشاف الاحتيال قبل أن يركع عملك على ركبتيه.

1. يتم تحويل أموال الشركة من / إلى البلدان التي لا تتعامل معها

لماذا هذا مدعاة للقلق: يمكن للمبتزلين تحويل أموال الشركة إلى الخارج لغسلها ، ثم إعادتها إلى حساب مصرفي شخصي مع مسار مشوش.

مثال: لاحظت وجود رصيد في حسابك من كندا ، على الرغم من عدم وجود أي عملاء أو عملاء من هناك.

ما يجب عليك فعله حيال ذلك: قم بمراجعة كتبك مرة واحدة على الأقل شهريًا. إذا كانت الأموال تذهب إلى أو من مصدر / وجهة لست على دراية بها ، فابحث ، حتى لو أخبرك أحد الموظفين بأنها مشروعة.

2. يدفع الموظفون نقدًا للبائعين أو غيرهم من الموظفين

لماذا هذا مدعاة للقلق: المدفوعات النقدية لا تترك أثرا ورقيًا ، مما يسمح للمختلسين بالتستر على النشاط الاحتيالي.

مثال: يصر أحد مشرفيك على الدفع نقدًا لبائع التوريد (الذي صادف أن يكون أحد رفاقه القدامى في المدرسة الثانوية) نقدًا لأن هذه هي الطريقة التي يفضل البائع الدفع بها.

ما يجب عليك فعله حيال ذلك: الإصرار على أن تتم جميع أعمال الشركة باستخدام الشيكات أو بطاقات الخصم / الائتمان الخاصة بالشركة (باستثناء أصغر الأمور العرضية ، مثل تقديم البقشيش لشخص توصيل البيتزا). إذا سمعت أن موظفًا يجري معاملات نقدية لأغراض تجارية ، فقم بالتحقيق.

3. تكتشف صفقات تجارية غامضة تفتقر إلى هدف واضح

لماذا هذا مدعاة للقلق: يمكن للموظفين المختلطين عقد صفقات وهمية مع شركاء خارجيين لجعل الاحتيال يبدو وكأنه عمل شركة شرعي.

مثال: يقوم أحد مديرك بإعداد مجموعة "استشارية" غامضة لزوج أخته يدفع للتوكيل 1000 دولار شهريًا.

ما يجب عليك فعله حيال ذلك: اطلب من جميع الموظفين تقديم حالة عمل واضحة وجديرة بأي صفقات تجارية ، والتحقق بانتظام للتأكد من أن هذه الصفقات لا تزال تقدم قيمة تجارية.

4. يعقد الموظفون صفقات مع البائعين الذين لم تتم الموافقة عليهم من خلال القنوات المناسبة

لماذا هذا مدعاة للقلق: يمكن للموظفين المختلطين تجاوز نقاط التفتيش العادية لإعداد صفقات احتيالية مع البائعين الوهميين من خلال تجاوز رؤساء الإدارة.

مثال: أتيت صباح يوم الاثنين لتسمع من أحد موظفيك أنهم أبرموا عقد شراء جديدًا مع مورد قطع غيار لم تسمع به من قبل. يبدو أن الصفقة جيدة لدرجة يصعب تصديقها.

ما يجب عليك فعله حيال ذلك: وضع سياسة لجميع الصفقات التجارية التي تتطلب موافقة من مديرين متعددين.

5. كتبك ليست متوازنة

سبب القلق: الكتب المتوازنة هي النبض الصحي لأي عمل تجاري. إذا كان لديك أموال تأتي أو تخرج ولا يمكنك حسابها ، فهذا يعني أن شخصًا ما في شركتك يقوم بشيء ما أو أن محاسبتك غير دقيقة. كلتا الحالتين ليست جيدة.

مثال: تحقق من كتبك في نهاية الشهر لتجد أن لديك 1500 دولار قصير بدون تفسير.

ما يجب عليك فعله حيال ذلك: تحقق من برنامج المحاسبة الخاص بك كل يوم للتأكد من أن كل شيء محسوب. سينبهك البرنامج عند عدم إضافة شيء.

6. لا يتم فصل النفقات التجارية والشخصية

لماذا هذا مدعاة للقلق: يعد استخدام بطاقة الشركة لدفع النفقات الشخصية أمرًا لا يمكن رفضه ، حتى لو قام الموظف بدفع أموال للشركة. إنه يعكر المياه ويجعل من الصعب اكتشاف الاختلاس عند حدوثه.

مثال: لديك موظفة تقوم "بطريق الخطأ" بوضع الغاز في سيارتها الشخصية على بطاقة ائتمان الشركة ، على الرغم من أنها تدفع لك نقدًا.

ما يجب عليك فعله حيال ذلك: فرض سياسة صارمة لا تسمح إلا بنفقات العمل المشروعة على بطاقات الائتمان الخاصة بشركتك. سيوفر لك هذا أيضًا الاضطرار إلى التدقيق في النفقات في وقت الضريبة. تسمح بعض برامج إعداد تقارير المصاريف بمسح الإيصالات.

صورة لمختلس

في حين أن العلامات التالية يمكن أن يكون لها العديد من التفسيرات البريئة المختلفة ، فإن استطلاعات Hiscox و ACFE وجدت أن المختلسين شائعين:

• عش أسلوب حياة فخمًا بشكل واضح يتجاوز إمكانياتها (على سبيل المثال ، الظهور فجأة للعمل في سيارة فاخرة جديدة).
• أظهر سلوكًا متهورًا (مثل المقامرة المفرطة ، وتسجيل مخالفات السرعة ، والإفراط في استخدام PTO).
• كن ساخطًا في العمل إذا شعروا أنهم عوملوا بشكل غير عادل.
• إظهار مشكلات التحكم (على سبيل المثال ، عدم الرغبة في مشاركة واجباتهم مع المساعدين أو الملء المؤقتين).
• يعاني من صعوبات مالية.

لا تشكل أي من هذه السلوكيات أساسًا لاتهام الموظف بالاختلاس ، ولكن - عند دمجها مع العلامات الحمراء الموضحة أعلاه - فإنها تستحق المتابعة كجزء من صورة أكبر.

على الرغم من أنه قد يبدو من المنطقي أن تكون أكثر تشككًا في الموظفين الجدد الذين لم يثبتوا أنفسهم بعد ، إلا أن المخترقين كانوا - في المتوسط ​​- مع شركتهم لمدة ثماني سنوات.

هذا لأن هؤلاء الموظفين لديهم وقت بشكل عام للتعرف على أعمال الشركة ، أو عانوا من إهانة حقيقية أو متصورة تحفزهم على محاولة جمع التعديلات ، أو حتى تجنيد شركاء لمساعدتهم على ارتكاب الاحتيال (متوسط ​​عدد الأشخاص المعنيين في مخطط معين هو ثلاثة).

ماذا تفعل عند تحديد الاحتيال التجاري

يبدأ منع الاحتيال أو الاختلاس الجسيم في عملك بتوظيف الأشخاص المناسبين ، ومعاملتهم بإنصاف ، ومعرفة العلامات التي يجب البحث عنها.

ولكن ماذا تفعل إذا لاحظت علامات واضحة على الاحتيال وتحتاج إلى اتخاذ إجراء؟ يوصي Hiscox:

منع الاحتيال التجاري هو مجرد جزء واحد من لغز محاسبة الأعمال الصغيرة. للبقاء على اطلاع على مجموعة متنوعة من موضوعات محاسبة الأعمال - من وقت ترقية برنامج المحاسبة الخاص بك إلى كيفية تقديم ضرائبك - اتبع مدونة المحاسبة والمالية الخاصة بنا.