أفضل برامج إدارة النفقات لشركات التجارة الإلكترونية

مثل عالم آثار يجوب الصحراء ، لقد عثرت أخيرًا على إيصال إعلانات Google من آذار (مارس) الماضي ، مدفونًا في أعماق بريدك الوارد. تقول لنفسك ، "يتبقى ستة فقط" ، بينما تقوم بتحميل الأداة المفقودة منذ فترة طويلة في برنامج المحاسبة الخاص بك.

نعلم جميعًا ألم البحث عن الإيصالات من منصات إعلانية متعددة ومحاولة مطابقتها مع نفقاتنا. لكن معظم هذا الإحباط والوقت الضائع يمكن تجنبه باستخدام برنامج إدارة النفقات المناسب.

لا يتم اعتبار العديد من النفقات الشائعة في شركات التجارة الإلكترونية كمصروفات من خلال تطبيقات إدارة النفقات. تركز هذه التطبيقات عادةً على نفقات العمل والسفر العامة. بينما تتحمل شركات التجارة الإلكترونية هذه النفقات أيضًا ، يصعب تتبع النفقات الخاصة بالقطاع مثل إيصالات الإعلانات ومدفوعات النظام الأساسي المتعددة.

وهذا يجعل من الصعب العثور على حل جيد متعدد الإمكانات يلبي الفروق الدقيقة في إدارة نفقات التجارة الإلكترونية. لتقليل العمل اليدوي الذي تضعه في إدارة النفقات وتوفير وقت ثمين للعمل في عملك ، عليك التفكير في:

• هل تحصل على نظرة عامة حول نفقاتك في الوقت الفعلي؟
• هل ستوفر لك أتمتة تحصيل الإيصالات الوقت والجهد؟
• هل يحتوي برنامجك على مجموعة متنوعة من عمليات الدمج التي تحتاجها لتزدهر؟
• هل يمكنك فصل إنفاقك عن طريق بائعين محددين؟

‍

خيارات برامج إدارة الإنفاق في السوق اليوم

هناك الكثير من الخيارات عندما يتعلق الأمر بالعثور على برنامج جيد لإدارة النفقات. على الرغم من وجود بعض المنصات ذات الميزات الرائعة المناسبة للتجارة الإلكترونية ، إلا أنها ليست مصممة خصيصًا لتلبية احتياجات شركات التجارة الإلكترونية. دعونا نلقي نظرة على عدد قليل من المتنافسين.

‍

ساب كونكور

يدور SAP Concur حول تبسيط العمليات لتحقيق وفورات في الكفاءة ، مع التركيز على التخلص من الإدخال اليدوي للبيانات ، والإيصالات المفقودة ، واسترداد ضريبة القيمة المضافة غير المطالب بها. على هذا النحو ، ربما يكون الأنسب للمؤسسات الأكبر.

• التقاط الإيصال وتقديمه عبر تطبيق محلي
• قواعد المصروفات المؤتمتة من أجل الاتساق على مستوى الأعمال
• يتزامن مع موجزات البيانات من البنوك وبطاقات الائتمان وبعض الشركات التابعة لجهات خارجية
• عمليات مراجعة المصروفات التلقائية
• لوحة تحكم ذكية لتتبع النفقات مقابل الميزانيات

‍

بريكس

في حين أن Brex لا يستهدف فقط علامات التجارة الإلكترونية ، إلا أنه يستهدف الشركات التي تركز على التكنولوجيا ، لذلك هناك تداخل مع التجارة الإلكترونية. كان منتج إدارة المصروفات المباشر الخاص بها موجودًا منذ فترة ، وقد أطلقت مؤخرًا برنامج إدارة الإنفاق الخاص بها.

• مطابقة الإيصالات التلقائية بعد إرسال الإيصالات عن طريق البريد الإلكتروني أو النص
• ميزة الكشف عن الشذوذ التي تعمل بالذكاء الاصطناعي
• مزامنة البيانات من مصادر متعددة لتسوية المصروفات المؤتمتة
• سداد المصروفات العالمية بالعملات المحلية
• تقارير إنفاق مخصصة لمعرفة أين يمكن تحقيق وفورات

‍

مصاريف Zoho

Zoho Expense هو تطبيق تتبع نفقات الأعمال من مجموعة Zoho لأدوات الأعمال ، مما يعني أنه يتكامل مع تطبيقات الإدارة المالية الأخرى من Zoho. إنها منصة ذات أسعار معقولة جدًا ومناسبة للتعامل مع جميع جوانب إدارة النفقات وإعداد التقارير للشركات الصغيرة والمتوسطة.

• مسح الإيصالات عبر iOS أو Android
• تقرير المصروفات الآلي
• سحب موجزات بطاقة الائتمان وأتمتة التسوية
• عمليات الموافقة المبسطة والآلية
• طلبات الشراء المضمنة لزيادة التحكم في النفقات

‍

تكلف

Expensify هو تطبيق لتتبع نفقات العمل أثناء التنقل. يمكن إجراء معظم وظائف إدارة النفقات على هاتفك ، بينما تساعد سلسلة من عمليات الدمج المفيدة في أتمتة العمليات وتبسيطها حول تحميل الإيصالات وتخصيصها.

• ماسح الإيصالات في التطبيق الأصلي
• واردات بطاقة الائتمان مع دمج الإيصالات التلقائي
• سير عمل الموافقة المخصصة لسياسات المصروفات
• يتكامل مع Sage و QuickBooks و Xero و Oracle
• تكامل الإيصالات مع Uber و Trainline و The Parking Spot والمزيد

‍

كويك بوكس

واحدة من الميزات العديدة لبرنامج المحاسبة الذكية QuickBooks هي أداة إدارة النفقات المضمنة فيه. هناك مزايا واضحة للنفقات التي يتم التعامل معها من خلال منصة المحاسبة الخاصة بك. لم يتم تطوير ميزاته خصيصًا للتجارة الإلكترونية ، ولكن الكثير منها يترجم إلى أعمال التجارة الإلكترونية.

• التنظيم التلقائي ومطابقة الإيصالات مع المعاملات
• ربط البنك الخاص بك وموجزات بطاقة الائتمان
• الفرز الفوري للمصروفات في فئة الضريبة الصحيحة
• التقط صورة للإيصالات والبريد الإلكتروني إلى حساب QuickBooks الخاص بك
• التعاون داخل التطبيق مع المحاسب الخاص بك

‍

كيفية التعامل مع إدارة نفقات التجارة الإلكترونية

أفضل طريقة للبقاء على رأس نفقاتك مع الحد الأدنى من الالتزام بالوقت هي الاستثمار في منصة أو تطبيق لتتبع نفقات العمل. يعتمد البرنامج المناسب لعملك على نوع النفقات التي تتكبدها عادةً.

بالنسبة لمعظم شركات التجارة الإلكترونية ، سيشمل ذلك:

• تجميع النفقات تلقائيًا بطريقة مفيدة أو منطقية
• تقليل الوقت المستغرق للحصول على إيصال من البريد الوارد أو الحساب إلى حيث يجب أن يكون
• أتمتة التقاط واستيراد الإيصالات من المنصات والموردين الأكثر استخدامًا
• تقليل الوقت المستغرق في تنزيل إيصالات إعلانات Google وتخصيصها

تحتوي البرامج والتطبيقات التي ذكرناها أعلاه على ميزات رائعة وتحدد بعض المربعات ، ولكن لا يوجد أي منها موجه نحو التجارة الإلكترونية فقط. لهذا السبب علينا رمي قبعتنا في الحلبة ...

‍

جوني

نحن نعلم أن إيجاد حل شامل لإدارة النفقات أمر صعب. لهذا السبب نحن معجبون بالبرامج التي تساعدك على دمج مجموعة كاملة من المنصات التي تحتاجها لإدارة عملك بنجاح. إنه أيضًا سبب بناء منصتنا بهذه الطريقة.

البطاقات على الطاولة: Juni ليس برنامجًا لإدارة النفقات. لكننا نتحدث عن تلبية الاحتياجات المالية لشركات التجارة الإلكترونية ، مما يعني وجود تداخل كبير.

يركز كل ما نقوم به على تلبية احتياجاتك كمالك أعمال التجارة الإلكترونية. إذا كانت معظم نفقاتك عبارة عن شراء وسائط ومعاملات عبر الإنترنت ، فستمنحك Juni الكثير من الأشياء التي تحتاجها من برامج إدارة الإنفاق. دعونا نلقي نظرة على بعضها.

‍

نظرة عامة على الإنفاق في الوقت الفعلي

تسحب Juni جميع المعاملات من خلاصاتك المصرفية ومعاملات بطاقات الائتمان وبوابات الدفع وشبكات الإعلانات والحسابات الأخرى في لوحة تحكم واحدة. هذا يعني أنه يمكنك بسهولة تتبع النفقات في مكان واحد.

يمكنك أيضًا إرفاق إيصالات بالمعاملات لتجهيز كل شيء للمحاسب أو الفريق المالي.

‍

بطاقات افتراضية متعددة

من خلال الإنشاء الفوري للبطاقة الافتراضية وعدد البطاقات التي تحتاجها ، تساعدك Juni على إدارة نفقاتك عند الإنفاق. خصص بطاقة واحدة لإنفاقك في إعلانات Google وأخرى لإعلانات Facebook وثالثة إلى Amazon. تتبع الاشتراكات عن طريق تخصيص بطاقة لـ Shopify ، وبطاقة مختلفة لـ Klaviyo ، وثالثة لـ Yotpo.

أو اتبع خطى شركة Boltshop لبيع الإلكترونيات بالتجزئة وأنشئ بطاقة مخصصة لكل مورد. بهذه الطريقة يتم تصنيف جميع النفقات المتعلقة بمورد معين بسهولة. يقول المؤسس المشارك ماكس بيكينك: "لقد ساعدتنا Juni بشكل كبير في الحصول على مستوى جديد من السيطرة على أعمالنا".

قسّم إنفاقك بأي طريقة تناسبك بشكل أفضل ، بحيث يتم تجميع جميع النفقات ذات الصلة معًا على الفور في بطاقة واحدة.

‍

أذونات وعناصر تحكم المجموعة والمستخدم

امنح الأفراد أو مجموعات الموظفين إذنًا لاستخدام بطاقات معينة ، حتى تتمكن من التحكم في من يمكنه الإنفاق على كل منها.

يمكنك أيضًا وضع قيود على بطاقات معينة ، وإنشاء تدفقات الموافقة على الإنفاق ، وإضافة ملاحظات لتوضيح النفقات.

‍

ما يصل إلى 40 حسابًا متعدد العملات

قم بإنشاء أي عدد تريده من حسابات IBAN كطريقة إضافية لتقسيم النفقات عند نقطة الإنفاق. احصل على حسابات IBAN بالجنيه الإسترليني واليورو والدولار الأمريكي والكرونة السويدية * بحيث يمكنك الإنفاق بالعملة الأكثر منطقية مع تجميع جميع المعاملات على الفور في كل عملة لتتبع المصروفات بشكل بسيط. إنشاء ما يصل إلى عشرة حسابات لكل عملة.

* حسابات SEK متاحة حاليًا للشركات الموجودة في الاتحاد الأوروبي فقط.

‍

مطابقة الإيصال التلقائي من إعلانات Google

ربما يكون أكبر مضيعة للوقت لشركات التجارة الإلكترونية عندما يتعلق الأمر بإدارة النفقات هو إيصالات إعلانات Google. البحث في صناديق البريد الوارد والنقر للوصول إلى لوحة تحكم إعلانات Google وتنزيل الفواتير والإيصالات وتخصيصها لمعاملات البطاقة. إنه عبء إداري كبير إذا كان لديك عدد كبير من المعاملات للتعامل معها. يوفر لك تكامل إعلانات Google مع إعلانات Google ومطابقة الإيصال التلقائي على الفور جزءًا كبيرًا من ذلك الوقت.

اكتشف كيف يمكن لـ Juni توفير المزيد من الوقت لك اليوم