أدوات الاتصالات التجارية: أفضل الحلول لنجاح الفريق

عندما تتمكن رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات والمحادثات والاجتماعات البسيطة من تعزيز عملك، فإن أدوات الاتصال الاستثنائية أمر لا بد منه.

إذًا، ما هي المنصة المثالية للاتصالات التجارية؟ والحقيقة هي أنه لا يوجد حل واحد يناسب الجميع، ولكن هناك عدد قليل من الحلول التي تقترب من ذلك.

من إضافات الذكاء الاصطناعي إلى القدرات غير المتزامنة والميزات الملائمة عن بعد، فإن بحر أدوات الاتصال واسع ومزدحم. ولهذا السبب قمنا بتجميع أفضل تلك التي تلبي متطلبات بيئات العمل الديناميكية الموزعة اليوم.

وتقود هذه الأدوات الطريق وتعمل على تمكين أولئك الذين يستخدمونها. لكن أولاً، دعونا نرى سبب أهمية التواصل التجاري.

لماذا أهمية الاتصالات التجارية

الاتصالات التجارية هي تدفق المعلومات داخل وخارج المنظمة. يسهل التواصل التعاون بين الفرق والقادة والأطراف الخارجية لتحقيق أهداف الشركة.

يمكن للتواصل التجاري الفعال بناء الثقة وزيادة الإنتاجية وزيادة الاحتفاظ بالموظفين داخل الفرق. وفي الوقت نفسه، غالبًا ما تكون الأعطال في التواصل مسؤولة عن التوقعات المفقودة. يذهب في كلا الاتجاهين.

وفقا لشركة ماكينزي، فإن ضعف التواصل يمكن أن يعيق بشكل كبير نجاح المشاريع التجارية. كشفت دراسة استقصائية أن 44% من المديرين التنفيذيين ربطوا عوائق التواصل بين أعضاء الفريق بتأخير المشاريع وفشلها، وألقى 18% منهم اللوم على سوء التواصل في خسارة المبيعات، والتي تصل في بعض الأحيان إلى مئات الآلاف من الدولارات. تسلط هذه الأفكار الضوء على الدور الحاسم للتواصل الفعال في نجاح الأعمال والتكاليف المرتفعة المرتبطة بأعطال الاتصالات.

ذات صلة: اتجاهات الاتصالات التجارية التي يجب معرفتها في عام 2024

الوضع الحالي للاتصالات التجارية

لاختيار الأدوات المناسبة، فلنبدأ بفحص كيفية تواصل الفرق. استنادًا إلى دراسة أجراها Project.co، يبدو تواصل الفريق حاليًا كما يلي:

• 31% يستخدمون البريد الإلكتروني.
• 30% يستخدمون أدوات المراسلة الجماعية مثل Slack.
• 15% يستخدمون أدوات إدارة المشاريع.
• 7% يتواصلون عبر الهاتف.
• 7% يتواصلون وجهاً لوجه.

تعتمد العديد من الشركات العمل عن بعد بشكل دائم؛ ومع ذلك، يقدم هذا الإعداد عوائق اتصال إضافية، بما في ذلك الوقت الضائع، والرسائل الفائتة، والإرهاق، والملفات المفقودة، وتجربة العملاء السيئة، وتناقص عدد العملاء.

إذا كنت صاحب عمل وتواجه تحديات إدارة الاتصالات في مكان بعيد، فأنت لست وحدك. اعتمدت أكثر من 70% من الشركات أدوات جديدة في العام الماضي للمساعدة في تنظيم المشاريع والتواصل معها وإدارتها.

في عام 2024، تتجه الشركات نحو اعتماد أدوات اتصال موحدة تقلل من عدم اليقين، وتحسن عملية صنع القرار، وتدعم احتياجات الفرق البعيدة بشكل كامل. تدمج هذه الأدوات الذكاء الاصطناعي والتواصل غير المتزامن وقنوات الأعمال المتنوعة، مما يوفر طريقة موثوقة وفعالة وجذابة لتعزيز اتصالات القوى العاملة.

ذات صلة: ما هي أفضل قنوات الاتصال التجارية التي يمكنك استخدامها؟

أدوات التواصل التجاري الأفضل تقييمًا

1) نيكستيفا

Nextiva هو الحائز على جائزة Gartner والذي يبرز كأفضل منصة لاتصالات الأعمال. من خلال الجمع بين الاتصال الصوتي ورسائل الفريق ومؤتمرات الفيديو وإمكانيات مركز الاتصال وأدوات إدارة العملاء بكفاءة في منصة واحدة سهلة الاستخدام، تساعد Nextiva أصحاب الأعمال على التحكم في قنوات الاتصال الخاصة بهم.

يمكن للشركات التي تتعاون مع Nextiva تقديم خدمة عملاء مخصصة وعالمية المستوى بسهولة والتواصل بسلاسة مع فرقها، بغض النظر عن مكان وجودهم.

كيف تقوم Nextiva بتحسين الاتصالات التجارية

ومن خلال تبسيط قنوات متعددة في منصة واحدة، تساعد Nextiva الشركات على توفير الوقت وتقديم دعم مخصص للعملاء واتخاذ قرارات أسرع وتجنب سوء التواصل المكلف. لا تفوت أي رسالة من العملاء أو الموظفين باستخدام نظام الاتصالات الموحد من Nextiva.

الميزات البارزة

• اتصالات الأعمال الشاملة (هاتف VoIP، ورسائل الفريق، والدردشة المرئية، والمزيد)
• إدارة علاقات العملاء
• تطبيقات سطح المكتب والهاتف المحمول (iOS وAndroid)
• أتمتة سير العمل بالذكاء الاصطناعي والتحليلات المتقدمة
• وسائل التواصل الاجتماعي وأدوات إدارة السمعة
• حلول مركز الاتصال وتوجيه المكالمات المتقدمة

تقييم العملاء: 4.5 من 5 (2,908 مراجعة G2)

2) الركود

يعد Slack بمثابة قوة تطبيقات المراسلة الجماعية، وغالبًا ما يحل محل البريد الإلكتروني كقناة الاتصال الرئيسية لفرق العمل. كما أنه يعمل على تبسيط اتصالات الموظفين ومشاركة الملفات، مما يسهل توزيع المعلومات.

تعمل واجهة Slack سهلة الاستخدام على تسهيل إدارة محادثات متعددة والبقاء على اطلاع بقنوات الاتصال، مما يساعد الفرق على البقاء منظمًا وعلى نفس الصفحة.

كيف يعمل Slack على تحسين الاتصالات التجارية

يعمل Slack على التخلص من متاعب الاتصالات التجارية من خلال مركزية جميع رسائل فريق العمل وملفاته وأدواته في منصة مراسلة واحدة سهلة الاستخدام. يحل Slack محل البريد الإلكتروني للعديد من الشركات، ويقدم أداة توفر تنظيمًا وسرعة وأمانًا أفضل.

بدلاً من سلاسل البريد الإلكتروني الطويلة والمزدحمة، يتم تنظيم الاتصال في قنوات يسهل إنشاؤها والبحث والانضمام إليها. تسهل كل قناة محادثات مجموعة العمل ومشاركة الموظفين والتعاون الجماعي.

الميزات البارزة

• المراسلة الفورية للأعمال مع إمكانية مشاركة الملفات
• قنوات محادثة قابلة للبحث
• تكامل مباشر مع تطبيقات وأدوات الإنتاجية الشائعة
• دعوات سهلة لأعضاء الفريق الخارجي أو الضيوف

تقييم العملاء: 4.5 من 5 (32,191 مراجعة G2)

3) الفكرة

Notion عبارة عن مساحة عمل شاملة تجمع بين تدوين الملاحظات وإدارة المشاريع وقواعد البيانات ومعارض الصور والتقويمات في منصة واحدة بسيطة وبديهية.

ابدأ من الصفر وقم بتخصيص النظام الأساسي ليناسب احتياجات عملك المحددة، أو استخدم مكتبة Notion للقوالب الاحترافية لبداية قوية. هذه القدرة على التكيف تجعل Notion خيارًا شائعًا بين أصحاب الأعمال الصغيرة الذين يريدون أداة فعالة من حيث التكلفة ومصممة خصيصًا مع مجموعة واسعة من التطبيقات.

كيف تعمل Notion على تحسين التواصل التجاري

تعمل Notion على تبسيط الاتصالات التجارية من خلال مساعدة الفرق على البقاء منظمًا في مساحة واحدة موحدة. توفر أدواتها القابلة للتخصيص لتتبع المشروع وتفويض المهام الوضوح والمساءلة للفرق البعيدة أو المختلطة أو الموجودة في المكتب.

الميزات البارزة

• تطبيق شامل لتدوين الملاحظات والتوثيق
• إدارة المهام وقواعد البيانات قابلة للتخصيص بالكامل
• إدارة المشروع مع طرق عرض التقويم والجدول الزمني
• أدوات المشاركة والتعاون

تقييم العملاء: 4.7 من 5 (5,031 مراجعة G2)

4) أسانا

باعتبارها شركة رائدة في مجال إدارة المشاريع، تشتهر Asana بواجهة المستخدم الأنيقة ومجموعة شاملة من إمكانيات سير العمل والأتمتة وميزات إدارة الموارد.

مع Asana، يمكن للفرق إدارة جميع مشاريعهم وأهدافهم ومسؤولياتهم بسهولة عبر الأقسام وتقديم عمل عالي الجودة. ومع توفر ميزات الذكاء الاصطناعي التنبؤية قريبًا، فإن إدارة المشاريع باستخدام Asana على وشك أن تصبح أفضل.

كيف تعمل Asana على تحسين التواصل التجاري

توفر قدرات إدارة المشاريع في Asana للفرق، الصغيرة والكبيرة، وجهات نظر كاملة للمهام والجداول الزمنية للمشروع والتحديثات. وتضمن واجهته المبسطة توافق الجميع في المهام والمسؤوليات، مما يقلل الحاجة إلى إرسال رسائل زائدة ويقلل من سوء الاتصالات.

الميزات البارزة

• أداة شاملة لإدارة المشاريع
• طرق عرض المشروع القابلة للتخصيص (على سبيل المثال، لوحات كانبان) والأذونات
• عمليات تكامل التطبيقات الشائعة (على سبيل المثال، تكامل Miro Whiteboard)
• قوالب المشروع ولوحات المعلومات

تقييم العملاء: 4.3 من 5 (9,550 مراجعة G2)

5) زوهو وان

يُشار إلى Zoho One غالبًا باسم نظام تشغيل الأعمال، وهو يدمج تطبيقات المبيعات والتسويق والدعم والمحاسبة والعمليات والموارد البشرية في منصة واحدة.

مع وجود أكثر من 55 تطبيقًا للاختيار من بينها، يمكن لأصحاب الأعمال تخصيص النظام الأساسي بالكامل وفقًا لاحتياجاتهم الخاصة. تهدف Zoho إلى إزالة الحواجز بين الأقسام وزيادة الكفاءة التشغيلية.

كيف يعمل Zoho One على تحسين التواصل التجاري

يجمع Zoho One بين أدوات الاتصال وإدارة المشاريع وإدارة علاقات العملاء والتمويل وأدوات الموارد البشرية المتكاملة في منصة واحدة، مما يتيح تنسيقًا أفضل وتدفق المعلومات عبر أقسام الأعمال.

الميزات البارزة

• منصة الكل في واحد توفر أكثر من 55 أداة لإدارة علاقات العملاء والمبيعات والتسويق
• ميزات التعاون ووظائف الإنتاجية
• أدوات إدارة التمويل والموارد البشرية
• أداة قابلة للتخصيص وقابلة للتطوير

تقييم العملاء: 4.4 من 5 (19,129 مراجعة G2)

6) المنوال

يمكّن Loom الفرق من تسجيل مقاطع الفيديو التفاعلية ومشاركتها بسهولة مع زملائها والعملاء. تساعد هذه الأداة الفريدة الفرق على حل المشكلات وتقديم التعليقات وتعزيز الإنتاجية.

تعمل الطبيعة غير المتزامنة لمشاركة الفيديو واللمسة الإنسانية على تحسين التركيز والوضوح والاتصال داخل الفرق الموزعة.

كيف يعمل Loom على تحسين التواصل التجاري

يوفر Loom أدوات سهلة الاستخدام لتسجيل الشاشة والفيديو، مما يوفر طريقة شخصية وجذابة لمشاركة المعلومات والملاحظات، خاصة للفرق البعيدة.

يمكن استخدام Loom لتسجيل الندوات عبر الإنترنت، والرد على الرسائل بتعليقات فيديو مفصلة، ​​وتوزيع المعلومات المتكررة على مستوى الشركة.

الميزات البارزة

• تسجيل ومشاركة فيديو على شاشتين سهل الاستخدام
• قدرات النسخ والتعليقات التوضيحية المغلقة
• ردود فعل المشاهد التفاعلية والرؤى
• التكامل المباشر مع أدوات الإنتاجية الشائعة

تقييم العملاء: 4.7 من 5 (1,827 مراجعة G2)

اختيار أفضل أداة اتصال لعملك

️ يعتمد على السحابة ويتميز بإعداد سريع

تتيح الأداة المستندة إلى السحابة سهولة الوصول من أي مكان، مما يجعلها مثالية للشركات الموزعة والعالمية للتواصل ومشاركة الملفات من خلال التخزين السحابي.

إن اختيار أداة تتطلب الحد الأدنى من التكوين وتتكامل مع البنية الأساسية الحالية لديك يمنع التوقف عن العمل ويسمح لفريقك بالبدء بسرعة.

️ يقدم مزيجًا من وظائف الاتصال غير المتزامنة وفي الوقت الفعلي

يجب أن تتميز منصة الاتصال التي تختارها بمزيج من ميزات الاتصال غير المتزامنة (مثل البريد الإلكتروني ومراسلة الفريق) وميزات الاتصال في الوقت الفعلي (على سبيل المثال، أدوات مؤتمرات الفيديو وتطبيقات المراسلة الفورية). يلبي هذا المزيج أنماط العمل المختلفة واحتياجات المشروع مع ضمان المرونة في كيفية تواصل فريقك، خاصة في نماذج العمل المختلطة.

يهدف الاتصال غير المتزامن إلى تقليل عوامل التشتيت والإشعارات، مما يسمح للمستلم بالعمل دون انقطاع.

مع انخفاض شعبية الاجتماعات الافتراضية ، تتطلع الفرق إلى المزيد من تنسيقات العمل غير المتزامنة. وجدت دراسة أجريت عام 2023 أن 42% من العاملين في مجال المعرفة يريدون المزيد من أسلوب العمل هذا، في حين أن 14% فقط يتوقون إلى القليل منه. تشمل المزايا المهمة الأخرى للعمل غير المتزامن قدرته على تقليل الإرهاق وتعزيز ثقة الفريق وتحسين الإنتاجية.

علاوة على ذلك، يمكن للشركات التي تتفوق في العمل غير المتزامن استخدام البيانات ذات الصلة لتعزيز كفاءاتها المعتمدة على الذكاء الاصطناعي.

️ يحل احتياجات العمل العملية

ضع في اعتبارك الطبيعة العملية لكل أداة وركز على ميزاتها الأساسية من حيث صلتها بالاحتياجات المحددة لفريقك بدلاً من تشتيت انتباهك بأجراس وصفارات إضافية. من المؤكد أن وظائف الذكاء الاصطناعي الجديدة قد تبدو متطورة ورائعة، ولكن هل يستحق التبديل إذا كانت الميزات التي تستخدمها غالبًا تفتقر إلى الوظائف التي تحتاجها؟

سواء كنت تدير مشاريع، أو تطرح أفكارًا، أو تعقد اجتماعات عبر الإنترنت، يجب أن تعمل كل أداة على تحسين هذه المهام، وليس تعقيدها.

️ يتكامل مع التطبيقات الموجودة

إذا كانت لديك شركة راسخة، فمن المحتمل أن يكون لديك بالفعل عدد قليل من أدوات التواصل الجماعي التي لا ترغب في التخلي عنها. تأكد من أن أي نظام أساسي جديد يوفر عمليات تكامل سهلة مع التطبيقات والأدوات التي يستخدمها عملك بالفعل.

ما عليك سوى الحصول على ذلك من موقع مراجعة البرامج من نظير إلى نظير G2: تعمل عمليات التكامل على تقليل الوقت المستغرق في التعامل مع الأدوات المنفصلة بشكل كبير وزيادة الإنتاجية. تتكامل Nextiva بسهولة مع الأدوات الشائعة مثل Zoho وSalesforce وHubSpot وZendesk وMicrosoft Outlook وGoogle Workspace وMicrosoft Teams وOracle Sales Cloud.

️ يقدم تطبيقات الجوال وسطح المكتب

في هذه الأيام، يمكن للعديد من الفرق العمل من أي مكان. إن اختيار الأدوات التي تتميز بالقدرة على الحركة مثل فريقك سيعزز الإنتاجية بطريقة تناسب أعضاء الفريق. تضمن تطبيقات الأجهزة المحمولة وسطح المكتب إمكانية بقائهم على اتصال وإنتاجية من منازلهم أو في المقهى أو في موقع العمل. يعد سد الفجوات بين أماكن العمل في المنزل والمكتب وأثناء التنقل أمرًا مهمًا أكثر من أي وقت مضى.

️ لديه خطط تسعير مرنة

توفر الأدوات المناسبة خيارات تسعير يمكن أن تتناسب مع عملك. ابحث عن خطط تسعير مرنة توفر ميزات أساسية في المستويات الأدنى مع توفير وظائف أكثر تقدمًا للفرق الكبيرة. مع نمو أعمالك، تجنب متاعب التحول إلى أداة جديدة أخرى. اختر واحدة يمكنها التكيف وتلبية احتياجاتك المتطورة منذ البداية.

تحسين الإنتاجية والعمل بشكل أسرع مع Nextiva

في العام الماضي، زادت طلبات العملاء والسوق، وما نتوقعه من منصة الاتصالات يتجاوز بكثير ما تصورناه حتى قبل عقد من الزمن.

أدوات الاتصال هي العمود الفقري لتعزيز العمل الجماعي وتوسيع نطاق إنتاجية الأعمال.

يمكن للأدوات المناسبة توفير الوضوح وتعزيز عملية صنع القرار والدعم الكامل للنموذج المختلط الجديد للعمل عن بعد. وبالنظر إلى المستقبل، من المقرر أن يلعب الذكاء الاصطناعي دورًا أكبر في إحداث ثورة في الاتصالات الخارجية والداخلية، حيث يقدم طرقًا أكثر ذكاءً وأكثر سهولة وآلية بشكل متزايد للاتصال والتعاون.

كل من الأدوات التي تمت مناقشتها - Nextiva، وSlack، وNotion، وAsana، وZoho One، وLoom - تقدم ميزات فريدة إلى الطاولة. تعد هذه المنصات في طليعة تعزيز الاتصالات التجارية ولن تصبح أكثر كفاءة وتنبؤية وتخصيصًا إلا مع تقدم الذكاء الاصطناعي.

أثناء قيامك باستكشاف أفضل الإمكانيات لاستراتيجية اتصالات عملك، من المهم اختيار الأدوات المناسبة. تبرز Nextiva كمنصة موحدة قائمة على السحابة تعالج احتياجات الاتصالات للشركات الصغيرة وتتكيف مع نمو فريقك. اكتشف كيف يمكن لـ Nextiva تحويل اتصالات عملك.

الأسئلة الشائعة حول أدوات الاتصال