9 أفضل قنوات وأمثلة للاتصالات التجارية

من قاعات مجالس الإدارة إلى غرف الاستراحة، ومن المقرات الرئيسية الشاهقة إلى المكاتب المنزلية، فإن الإجماع واضح: التواصل الجيد هو حجر الزاوية في الأعمال التجارية العظيمة.

نريد جميعًا تحسين تأثير رسائلنا، ولكن مع وجود العديد من القنوات والتقنيات وتفضيلات الفريق، ما هو المفتاح لتحقيق ذلك معًا؟

يتلخص الأمر كله في هذه العوامل الأربعة الرئيسية: فهم الفروق الدقيقة والاحتياجات، واستخدام التكنولوجيا بحكمة، وإدارة كيفية عمل الفرق معًا، وأساسيات علم النفس البشري. يحتاج القادة إلى إيجاد المزيج الصحيح من هذه العناصر لتحقيق النجاح.

دعنا نستكشف تسعة من أفضل قنوات الاتصال الرقمية التي ستساعد في وضع عملك على طريق النجاح.

ما هي قناة التواصل التجاري؟

قنوات الاتصال التجارية هي طرق لمشاركة المعلومات والأفكار مع أشخاص آخرين داخل المؤسسة. يتم تصنيفها عادةً كقنوات خارجية أو داخلية، اعتمادًا على مستلم رسالتك.

تهدف القنوات الخارجية إلى التواصل مع العملاء والشركاء والمحتملين والعملاء خارج شركتك. تسهل القنوات الداخلية التواصل بين الموظفين والقيادة وأعضاء الفريق الآخرين.

التواصل هو المفتاح للحفاظ على الإنتاجية وثقافة الشركة ومشاركة الموظفين.

فقط ألق نظرة على هذه الحقائق:

• يتفق أكثر من 95% من العاملين على أن التواصل يؤثر على فعاليتهم في مكان العمل.
• يشير أكثر من 80% من العاملين في الولايات المتحدة إلى أن تواصل الموظفين هو العامل الأهم في بناء الثقة بين الشركة وموظفيها.
• يقول ما يقرب من 70% من الموظفين أن الإنتاجية سترتفع مع تحسين عمليات الاتصال.

التحولات في أساليب الاتصال

تنقسم قنوات الاتصال التجارية إلى فئتين متميزتين: القنوات المتزامنة وغير المتزامنة.

يتم الاتصال المتزامن عندما يتم تبادل المعلومات في الوقت الفعلي، حيث يجب أن يكون الجميع حاضرين ويركزون على الحوار للحصول على فهم مشترك للمهمة المطروحة. المكالمات الهاتفية والاجتماعات هي أمثلة على الاتصال المتزامن.

يتم الاتصال غير المتزامن عندما يتم تسليم المعلومات بشكل استباقي حتى يتمكن الجميع من استهلاك المعلومات والتصرف بناءً عليها بشكل مستقل عن المحادثات في الوقت الفعلي. يعد البريد الإلكتروني ومقاطع الفيديو المسجلة ومنشورات المدونة أمثلة على الاتصال غير المتزامن.

إن الجمع بين طرق الاتصال هذه يحقق أفضل النتائج.

مع زيادة العمل من المنزل إلى 58% من القوى العاملة وقضاء الموظفين ما متوسطه 20 ساعة أسبوعيًا باستخدام أدوات التعاون، أصبح التواصل الفعال هو الأولوية القصوى للإنتاجية.

في البحث الذي أجرته Grammarly، بدأ يتشكل نظام بيئي جديد لاتصالات الأعمال. يتواصل الموظفون كتابيًا بنسبة 18% ويفضلون استخدام قنوات الاتصال غير المتزامنة.

تحديات الاتصالات التجارية

وفي اتجاه متزايد آخر، يلاحظ القادة العلاقة بين ضعف التواصل وتأثيره على أرباحهم النهائية، بسبب انخفاض الإنتاجية، والمواعيد النهائية الضائعة، وزيادة التكاليف.

أهم قنوات وأمثلة التواصل التجاري

بدءًا من سرعة المراسلة الفورية ووصولاً إلى شكليات البريد الإلكتروني وكفاءة المكالمات الهاتفية عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) ، اكتشف إيجابيات وسلبيات قنواتنا الأكثر أهمية أدناه.

1) التواصل الشخصي

التواصل وجهاً لوجه يعزز التواصل ويبني الثقة.

تعتبر التفاعلات الشخصية ضرورية لبناء الفريق ولا غنى عنها في الاجتماعات الرئيسية، حيث تتيح للأشخاص التواصل بعدة طرق: الاستماع والتواصل اللفظي والتواصل غير اللفظي.

نظرًا للطبيعة الجذابة للغاية للاجتماعات الشخصية، يصبح الأشخاص أكثر انتباهًا ويتحررون من الانحرافات المعتادة عن طريق مكالمات الهاتف والفيديو.

تعد الاجتماعات والاجتماعات والمؤتمرات داخل المكتب أماكن مثالية للالتقاء بموظفيك وجهات الاتصال لديك، مما يساعدك على إقامة اتصالات بشرية في قوة عاملة رقمية فقط بشكل متزايد.

إيجابيات التواصل الشخصي

• العلاقات القوية: الاتصالات الشخصية لا تقبل المنافسة في بناء علاقات عمل طويلة الأمد.
• التواصل الواضح: يتم تقليل سوء الفهم بسبب إضافة الإشارات غير اللفظية.
• ردود الفعل الفورية: تشجع المحادثات المباشرة وجهاً لوجه على تقديم تعليقات سريعة حول موضوعات المناقشة.

سلبيات التواصل الشخصي

• التكلفة: يمكن أن ترتفع تكاليف السفر والإقامة والطعام والترفيه بسرعة.
• استخدام الموارد: يستهلك الترتيب للقاء شخصيًا وقتًا أطول مقارنةً بالاتصال افتراضيًا.
• القيود الجغرافية: الاجتماعات الشخصية غير ملائمة للفرق والعملاء العالميين.

2) مؤتمرات الفيديو

سواء كان موظفوك يعملون من المنزل أو يتفاعلون مع العملاء في جميع أنحاء العالم، فإن مؤتمرات الفيديو هي قناة اتصال تربط بين الفرق الموزعة.

اعتبره ثاني أفضل شيء للتواصل الشخصي. فهو يتيح للحاضرين استيعاب إشارات الوجه ونقل المشاعر الإنسانية والتواصل البصري وفهم الشخصية الفريدة لشخص ما.

تتضمن برامج مؤتمرات الفيديو الشائعة Zoom وGoogle Meet و Nextiva . تتيح هذه الأدوات عالية الأداء للفرق إجراء اجتماعات الفيديو ومشاركة شاشتهم والدردشة المباشرة مع الحضور والمزيد.

إيجابيات مؤتمرات الفيديو:

• الوصول العالمي: تواصل مع العملاء والشركاء والزملاء والعملاء في أي مكان حول العالم.
• توفير الوقت والمال: تقليل عدد الموارد المستثمرة في الاجتماعات المباشرة (مثل العشاء والفنادق والقهوة).
• قابلة للتسجيل والنسخ: قم بتسجيل اجتماعك أو نسخه بسهولة للرجوع إليه في المستقبل.
• تفاصيل التواصل: تجنب سوء الفهم وابني علاقة من خلال مراقبة الإشارات الاجتماعية من خلال الفيديو.

سلبيات مؤتمرات الفيديو:

• متطلبات الاتصال: يجب أن يكون لدى الحضور اتصال قوي بالإنترنت من أجل عقد اجتماعات موثوقة وعالية الجودة.
• أقل شخصية: الاجتماع الافتراضي أقل شخصية من الاجتماع وجهًا لوجه.
• إرهاق الشاشة: يمكن أن يؤدي الحمل الزائد للاجتماعات الافتراضية إلى إرهاق الشاشة. تشمل الأعراض الشائعة إجهاد العين والصداع وصعوبة التركيز.

3) المكالمات الهاتفية

المكالمات الهاتفية هي أشكال اتصال سريعة ومباشرة وفورية. إنها شخصية وعملية، مما يجعلها مثالية لتلك الأوقات التي تحتاج فيها إلى إجابات وإحصائيات.

فهي تساعد الفرق على متابعة سلسلة رسائل البريد الإلكتروني وتجنب متاعب جدولة الاجتماعات الافتراضية، مع الاستمرار في توفير عنصر بشري للاتصال. ولهذا السبب أبلغ 67% من العاملين المتنقلين عن زيادة في الإنتاجية وحل المشكلات عن طريق إجراء مكالمة بسيطة.

باعتبارها الأبطال المجهولين في الاتصالات التجارية، فإن المكالمات الهاتفية بسيطة نسبيًا. يحتاج المشاركون إلى الوصول إلى خط أرضي كلاسيكي أو هاتف خلوي أو خدمة VoIP.

إيجابيات المكالمات الهاتفية

• اللمسة الشخصية: تسمح بالتفاصيل الدقيقة مثل التصريفات الصوتية والتوقفات المؤقتة.
• سريعة ومريحة: مثالية للتواصل العاجل أو الأسئلة البسيطة والتي تتطلب مدخلات من شخص معين.
• إمكانية الوصول: يتمتع معظم الأشخاص بالفعل بإمكانية الوصول إلى الهاتف.
• منخفضة التكلفة: تتميز أنظمة الهاتف بأنها صديقة للميزانية، حيث توفر تقنية VoIP للشركات ما يصل إلى 60% .

سلبيات المكالمات الهاتفية

• غير شخصي: لا تتوفر إشارات التواصل غير اللفظية مثل لغة الجسد والتواصل البصري.
• لا توجد عناصر مرئية: يمكن أن يؤدي الافتقار إلى السياق المرئي إلى سوء تفسير النغمة أو الرسالة.

مقالات لها صلة

ما هو نظام الهاتف الافتراضي وكيف يعمل؟

4) الرسائل النصية

الرسائل النصية هي أشكال اتصال سريعة وفعالة وغير مزعجة. إنها خيار مثالي لتحديثات الفريق السريعة والأسئلة البسيطة ولحظات "معلوماتك" التي لا تتطلب استجابة طويلة.

تتبنى الشركات أيضًا الرسائل النصية القصيرة بشكل متزايد كقناة اتصال رئيسية لعملائها، وذلك بفضل معدل فتحها المرتفع بشكل استثنائي والذي يصل إلى 98%. معدل المشاركة المرتفع هذا يجعل الرسائل النصية القصيرة أمرًا بديهيًا للعديد من الشركات، حيث أبلغ 90٪ منها عن حملات تسويقية ناجحة عبر الرسائل النصية القصيرة.

كل ما تحتاجه هو تطبيق مراسلة نصية أساسي مثل WhatsApp أو Facebook Messenger أو تطبيقات المراسلة القياسية على الهواتف المحمولة أو خدمة تعتمد على VoIP مثل Nextiva's للبدء في هذا النوع من التواصل.

إيجابيات الرسائل النصية

• السرعة والكفاءة وإمكانية الوصول: يتم تسليم الرسائل في الوقت الفعلي، مما يحسن التعاون مع الفرق ويبني الاتصالات مع العملاء. والأكثر من ذلك، أن كل شخص تقريبًا لديه إمكانية الوصول إلى هاتف محمول باستخدام تطبيق المراسلة النصية.
• الحد الأدنى من التخريب: غالبًا ما تؤدي المكالمات الهاتفية والاجتماعات الافتراضية إلى إزعاج سير عمل الشخص. الرسائل النصية مزعجة إلى الحد الأدنى لجدولهم الزمني.
• قدرات حفظ السجلات: على عكس المكالمات الهاتفية، تسمح لك الرسائل النصية بحفظ أرشيف مفصل لمحادثتك.

سلبيات الرسائل النصية

• يفتقر إلى الفروق الدقيقة: من السهل إساءة تفسير النغمة والمعنى واختصارات الرسائل النصية الحديثة.
• الاتصالات غير الرسمية: قد لا تكون مناسبة لجميع رسائل الأعمال، وخاصة الاتصالات عالية المخاطر.
• قد تشعر بالتطفل: قد تشعر البعض بوجود عدد كبير جدًا من الرسائل النصية في أوقات معينة من اليوم.

5) الفيديو المسجل

غالبًا ما تفتقر الاجتماعات الافتراضية إلى الوقت والعمق اللازمين لتوصيل رسالتك بشكل صحيح؛ يمكن أن يساعد الفيديو المسجل في ملء الفجوات.

يتيح لك تسجيل مقطع فيديو، مع أو بدون عناصر مرئية، توصيل جميع النقاط التي تحتاج إلى تغطيتها مع السماح للمستلم بالاحتفاظ بالتسجيل للرجوع إليه على المدى الطويل.

كان الفيديو في السابق وسيلة معقدة للإنتاج والتحرير، ولكن الآن، بفضل منصات التحرير والاستضافة الثورية مثل YouTube وVidyard وLoom، يمكنك إنتاج الفيديو ومشاركته بسرعة في غضون ثوانٍ.

إيجابيات الفيديو المسجل

• الملاءمة: سجل رسالتك مرة واحدة وشاركها مع أي عدد تريده من المستلمين. يمكن للمستلمين مشاهدة الفيديو وفقًا لجدولهم الزمني الخاص.
• إمكانية إعادة الاستخدام: قم بإنتاج مقطع فيديو واحد وإرساله أو تحريره عدة مرات إذا لزم الأمر. إنها مثالية للأغراض التعليمية.
• التخصيص: قم بتخصيص التسجيل ليشمل مراجع فريدة للمشاهد، مما يزيد من الثقة ويزيد من فعالية رسالتك.

سلبيات الفيديو المسجل

• يفتقر إلى التفاعل: يفتقر الفيديو إلى المشاركة الثنائية والأصالة اللازمة لتكوين علاقات قوية.
• يستغرق وقتًا: قد تتطلب التسجيلات الأكثر تعقيدًا مزيدًا من الوقت للإنتاج والتصوير والتحرير.
• يتطلب مهارات التحرير: سواء كنت تستخدم هاتفك المحمول أو تنتج مقطع فيديو رائعًا، فقد تكون مهارات التحرير مطلوبة للحصول على المقطع النهائي بشكل صحيح.

6) الدردشة الجماعية

لقد حلت منصات الدردشة الجماعية محل البريد الإلكتروني كوسيلة رئيسية للتواصل للعديد من الفرق، حيث تعتمد 65% من الشركات المدرجة في قائمة Fortune 100 على هذه التطبيقات كجزء من مجموعة تقنيات الاتصالات التجارية الخاصة بها.

تعمل منصات المراسلة الجماعية ، الأقل رسمية من البريد الإلكتروني، على تعزيز جو الفريق عبر الإنترنت، وتعزيز ثقافة الأعمال سريعة الحركة، وتعزيز قدرات التعاون.

تعد الأدوات الرائدة مثل Microsoft Teams وSlack وNextiva بمثابة مراكز رقمية للفرق التي تحتاج إلى مكان للدردشة ومشاركة المعلومات والملفات والحفاظ على سير الأعمال بسرعة.

إيجابيات الدردشة الجماعية

• التواصل الفوري: كما هو الحال مع الرسائل النصية، تسهل الدردشة الجماعية الاستجابات السريعة للاتصالات والطلبات.
• تحسين التعاون: يمكنك مشاركة الملفات والتعليقات والأفكار بسهولة في الوقت الفعلي.
• التنقل: مع تطبيقات سطح المكتب والهاتف المحمول، يمكن الوصول إلى أدوات الدردشة الجماعية الحديثة في أي مكان وفي أي وقت.

سلبيات الدردشة الجماعية

• التواصل غير الرسمي: على عكس البريد الإلكتروني، يُنظر إلى الدردشة الجماعية على أنها قناة اتصال أقل رسمية ويمكن أن تبدو أقل احترافية.
• تشتيت الإشعارات: يمكن أن يؤدي التدفق المستمر للإشعارات إلى إعاقة الإنتاجية اليومية.
• الرسائل المفقودة: ضمن الفرق الأكبر، من المحتمل أن تكون الرسائل المفقودة نظرًا للعدد الكبير من الإشعارات اليومية.

7) البريد الإلكتروني

البريد الإلكتروني هو العمود الفقري الرقمي الموثوق به للاتصالات التجارية، حيث يتلقى الموظفون ما متوسطه 74 رسالة بريد إلكتروني يوميًا ويرسلون 26 رسالة بريد إلكتروني يوميًا.

تعتبر القنوات المكتوبة مثالية لإرسال رسائل تفصيلية والتواصل مع جهات الاتصال الرسمية والاحتفاظ بسجلات واضحة للمحادثات المتعلقة بالأعمال.

على الرغم من التحسن الكبير الذي طرأ على أمان البريد الإلكتروني، إلا أنه لا يُنصح بإرسال معلومات الأعمال الحساسة عبر البريد الإلكتروني.

يمكن أن تكون الأدلة ضد البريد الإلكتروني دامغة: فقد شهدت 80% من المؤسسات العالمية زيادة في هجمات التصيد الاحتيالي عبر البريد الإلكتروني، ووقعت 92% من المؤسسات ضحية لهذه الفخاخ في عام 2022.

الأدوات الكلاسيكية مثل Gmail وOutlook وYahoo Mail عبارة عن منصات بريد إلكتروني عملاقة توفر ميزات آمنة وموثوقة للشركات من جميع الأحجام.

إيجابيات البريد الإلكتروني

• إمكانية الوصول إليه: يعمل البريد الإلكتروني على العديد من الأجهزة الشائعة، مما يجعله وسيلة تواصل مرنة ومريحة.
• يُستخدم على نطاق واسع: يعد البريد الإلكتروني أحد أشكال الاتصالات التجارية الرقمية المقبولة عالميًا، ويشعر الجميع تقريبًا بالارتياح تجاهه.
• المهنية: يُنظر إلى البريد الإلكتروني على أنه وسيلة اتصال رسمية ومهنية مناسبة لجميع أنواع المراسلات التجارية.

سلبيات البريد الإلكتروني

• غير آمن: يمكن أن يقع العمال بسهولة فريسة لهجمات التصيد الاحتيالي وغيرها من عمليات الاحتيال عبر البريد الإلكتروني التي يمكن أن تعرض معلومات العمل الحساسة للخطر.
• غير مرغوب فيه: غالبًا ما تكون صناديق البريد الوارد الخاصة بالأعمال مكتظة برسائل البريد الإلكتروني العشوائية.
• غير آمنة: بدون التشفير المناسب، تصبح رسائل البريد الإلكتروني عرضة للاعتراض غير المصرح به وتعرض المعلومات التجارية الحساسة للخطر.

8) وسائل التواصل الاجتماعي

تعد وسائل التواصل الاجتماعي قناة اتصال مهمة تسمح للشركات بإثارة وتعزيز علاقات جديدة عبر الإنترنت.

سواء كنت تقوم بإنشاء اتصالات مع عملاء جدد، أو التفاعل مع العملاء المحتملين في التعليقات، أو إجراء محادثات أطول عبر الرسائل المباشرة، فإن محادثات الوسائط الاجتماعية هي طريقة أخرى للشركات لبناء الثقة، وتوصيل قيم العلامة التجارية، والتفاعل مع الجماهير.

بالنسبة للعديد من الشركات، تسمح منصات الوسائط الاجتماعية مثل LinkedIn وX وFacebook وInstagram وTikTok بالتواصل مع نوع جديد من العملاء. علاوة على ذلك، تضيف الطبيعة غير الرسمية للقنوات مكونًا أصيلًا فريدًا للمنصات.

إيجابيات وسائل التواصل الاجتماعي

• المشاركة المباشرة: تجاوز حواجز الاتصال من خلال التواصل مباشرة مع العميل أو العميل المستهدف عبر صفحة الوسائط الاجتماعية الخاصة بهم.
• بناء العلامة التجارية والسلطة: قم بإنشاء محتوى ومحادثات تعزز سلطتك وتنقل قصة علامتك التجارية إلى جمهور واسع.
• الوصول العالمي: التفاعل مع العملاء والعملاء الحاليين والمحتملين حول العالم.

سلبيات وسائل التواصل الاجتماعي

• عرضة لرد فعل عنيف من الجمهور: يمكن للمحادثات السلبية في التعليقات أن تأتي بنتائج عكسية وتخلق كابوسًا للعلاقات العامة.
• كثيفة الموارد: تتطلب وسائل التواصل الاجتماعي دفقًا مستمرًا من المحتوى للنمو والحفاظ على الرؤية لدى جمهورك.
• انخفاض الرؤية: قد تمنع خوارزميات الوسائط الاجتماعية المربكة المحتوى الخاص بك من الوصول إلى الجمهور المناسب.

9) المدونات

تعد المدونة طريقة فريدة لاستكشاف الموضوعات المتعلقة بالأعمال التجارية وعرض الخبرات وبناء مجتمع بين عملائك أو عملائك أو موظفيك الأكثر ولاءً.

يمكنك البدء بالتدوين عن طريق تحديد مجال متعلق بعملك أولاً. اكتب محتوى يثير اهتمام جمهورك المستهدف، أو يحل أكبر التحديات التي يواجهونها، أو يغرس شعورًا أكبر بالمجتمع.

تتضمن أمثلة المدونات التي قد تستكشفها الشركات مدونات الشركة ومدونات الفريق الداخلية.

إيجابيات المدونات

• قيادة الفكر: القليل من قنوات الاتصال تبني السلطة تمامًا مثل محتوى المدونات الطويلة.
• الرؤية عبر الإنترنت: ستعمل المدونة العامة ذات إستراتيجية تحسين محركات البحث الفعالة على تعزيز جاذبية موقع الويب الخاص بك لمنصات البحث مثل Google.
• جذب العملاء المحتملين: يمكن أن تكون المدونات ذات القيمة التي تحتوي على عبارات مقنعة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء أدوات فعالة لاستراتيجية جذب العملاء المحتملين في عملك.

سلبيات المدونات

• كثيفة الموارد: يتطلب التدوين المتسق محتوى أسبوعيًا طويلًا يكون إنتاجه مكلفًا ويستغرق وقتًا طويلاً.
• نتائج بطيئة: قد تستغرق رؤية النتائج من المحتوى عالي الجودة الخاص بك أسابيع إن لم يكن أشهر.
• حجم المحتوى: يتطلب تطوير مدونة إخراج محتوى ثابتًا من أسبوع لآخر.

اختيار أفضل وسيلة للتواصل

عند اختيار واحدة أو أكثر من أدوات الاتصال، ضع في اعتبارك بعض العوامل قبل اتخاذ اختيارك. اسال نفسك:

• ما مدى ثقتك أنت والمتلقي في قناة التواصل؟
• ما هو التأثير المقصود من رسالتك؟
• هل هناك مخاوف تتعلق بالخصوصية والأمن؟
• ما مدى السرعة التي ترغب في تسليمها؟

قم بتدوين أهدافك، ولكن ضع في اعتبارك أيضًا كيف يمكن أن تؤثر مجموعة الوسيلة والرسالة المختارة على المتلقي. هل ستتلقى الرد الذي تتوقعه؟ وهل سيؤثر ذلك على علاقتك التجارية إيجاباً أم سلباً؟

إن تقييم هذه النقاط الرئيسية يسهل عملية اتخاذ القرار عندما يتعلق الأمر بتشكيل اتصالات شركتك.

الثقة والألفة

فكر في مدى معرفتك أنت والمتلقي بالقناة المختارة. يمكن للوسيلة الشائعة التي تستخدمها بشكل متكرر أن تعزز الثقة وقد تؤدي إلى تواصل أكثر فعالية في المستقبل.

تأثير الرسالة

تتمتع كل منصة بنقاط قوتها وقيودها عند نقل نبرة الصوت والإلحاح والوضوح والكفاءة المهنية والسلطة. هل تتطابق نغمة رسالتك مع القناة التي حددتها؟

قم بحجز المواضيع الحساسة للبريد الإلكتروني أو التواصل وجهًا لوجه، وقم بتقديم تحديثات سريعة عبر الرسائل الفورية.

الخصوصية والأمن

ما مدى حساسية المعلومات التي تشاركها؟ تعد الأنظمة الأساسية التي توفر التشفير والمصادقة الثنائية والحماية الصارمة للبيانات أمرًا بالغ الأهمية للاتصالات السرية.

وهذا مهم بشكل خاص للشركات التي تتعامل مع البيانات الشخصية الحساسة أو الملكية الفكرية أو التفاصيل المالية.

السرعة وقابلية التوسع

قد تؤدي سرعة التسليم في بعض الأحيان إلى إبرام صفقة تجارية أو كسرها. يعد الوصول إلى القنوات التي تشجع على الفورية والاستجابة أمرًا ضروريًا في بعض حالات العمل.

إنه نفس الشيء بالنسبة لقابلية التوسع. قد تعمل الشركات الصغيرة بشكل جيد باستخدام البريد الإلكتروني فقط في البداية. ومع نموها، قد تكون المنصات الأكثر تطورًا أكثر منطقية لتلبية احتياجاتها المعقدة.

بالنسبة للفرق العالمية التي تعمل عبر مناطق زمنية متعددة، قد يكون النظام الأساسي الذي يعطي الأولوية لأدوات الاتصال غير المتزامنة هو الأفضل.

أفضل الممارسات للاتصالات التجارية

مع تزايد عدد الشركات التي تتبنى إمكانيات العمل عن بعد على مستوى العالم، فإن أفضل الممارسات الحديثة للاتصال تتغير باستمرار.

فيما يلي ثلاث أفضل الممارسات التي يمكن للشركات التي تعمل داخل المكاتب أو الشركات المختلطة أو التي تعمل عن بعد أن تتبناها لإدارة اتصالاتها وتعزيز إنتاجيتها في الوقت نفسه:

• توزيع رسالتك عبر قنوات متعددة: يؤدي وجود أنواع مختلفة من قنوات الاتصال إلى زيادة تأثير رسالتك، وتلبية المزيد من احتياجات الاتصال المتنوعة لفريقك، ومواءمة رسالتك والمستلم مع القناة الصحيحة.
• استخدام نظام أساسي واحد لاتصالات الأعمال : يؤدي اختيار نظام أساسي لاتصالات الأعمال الكل في واحد إلى التخلص من الضغط الناتج عن إدارة متطلبات الأمان والخصوصية لمنصات متعددة. قم بزيادة المشاركة والإنتاجية من خلال وجود جميع اتصالات عملك في مركز مركزي واحد.
• اختر الاتصال غير المتزامن لتحقيق الكفاءة : تسمح أدوات الاتصال غير المتزامنة (البريد الإلكتروني والفيديو المسجل والدردشة الجماعية وروبوتات الدردشة وما إلى ذلك) لأعضاء الفريق أو العملاء باستهلاك الرسائل والرد عليها بالسرعة التي تناسبهم، مما يجعل العمل أكثر متعة.

الحل الأفضل لتبسيط اتصالاتك

إن اختيار أفضل قنوات الاتصال لشركتك لا يتعلق باختيار الأداة الأكثر سطوعًا بقدر ما يتعلق بتحديد مزيج القنوات المثالي لاحتياجاتك الخاصة.

تختلف قنوات الاتصال وأدوات إدارة المشاريع الصحيحة من شركة إلى أخرى. تتضمن بعض النقاط الرئيسية التي يجب مراعاتها متطلبات الخصوصية والأمان وسرعة التسليم.

إن تحديد عدد كبير جدًا من الأدوات ليس أمرًا مثاليًا أيضًا.

ولهذا السبب تعد منصة الكل في واحد مثل Nextiva خيارًا رائعًا لإدارة اتصالات عملك. من خلال مجموعة متنوعة من القنوات في منصة مركزية واحدة، تعمل Nextiva على تبسيط مهمة إدارة العدد الهائل من المحادثات في عملك.

مع تصاعد معدلات الإرهاق وإعطاء الأولوية لرفاهية الشركات، أصبحت أدوات الاتصال غير المتزامنة ضرورية الآن. إن السماح لأعضاء الفريق باستهلاك المعلومات والرد على الرسائل بالسرعة التي تناسبهم يقلل من التشتيت ويزيد الإنتاجية - وهو أمر مربح للجميع!

أسئلة مكررة