أفضل الطرق للتواصل الفعال في مكان العمل

يجب أن يكون أي اتصال في مكان العمل واضحًا وودودًا وسهل التقييم. هذا صحيح بغض النظر عن الجمهور المستهدف. يمكن أن يؤثر الفشل في التواصل بشكل فعال على الأعمال التجارية.

في الواقع ، في دراسة استقصائية شملت 1000 شركة في مجال تكنولوجيا المعلومات ، لم يتمكن أكثر من مشروع واحد من كل 4 مشاريع من الوفاء بالمواعيد النهائية. لماذا ا؟ تواصل ضعيف. يمكن أن يحدث هذا في أي صناعة. مع المعرفة الصحيحة ، يمكن تجنب مثل هذه المواقف تمامًا.

كيفية إنشاء اتصال فعال في مكان العمل

التواصل مهم لتحقيق النجاح في إطار الفريق. تساعدك الاتصالات في تحديد الأهداف وتنسيق الجهود وخلق أفكار جديدة والمزيد. بعد ذلك ، يكمل العمال المشاريع الناجحة في الوقت المحدد. والأهم من ذلك ، أن القادة يعدلون أهدافهم حسب الحاجة.

يمكن أن يؤدي الاتصال غير الفعال إلى تفاقم المشكلات وإنشاء تأخيرات. كلما استغرق المشروع وقتًا أطول ، زاد تأثير التواصل السيئ.

إذا كنت ترغب في معرفة كيفية التواصل بشكل أكثر فعالية في مكان العمل ، فإن الخطوات التالية هي مكان رائع للبدء.

اعرف من تتحدث إليه

للتواصل بشكل فعال ، يجب أن تفكر أولاً في من تتحدث إليه. لا يعالج كل شخص المعلومات بنفس الطريقة أو يستجيب جيدًا لقنوات الاتصال الفردية. يعد اختيار أفضل طريقة للتواصل أهم جزء في التواصل الناجح في مكان العمل.

على سبيل المثال ، غالبًا ما يكون أولئك الذين يشغلون مناصب عليا داخل الشركة هم الأكثر تقبلاً للنقد وردود الفعل "السلبية". في كثير من الحالات ، سيتجاهلون التعليقات الإيجابية تمامًا. بالنسبة لهؤلاء الأشخاص ، غالبًا ما تكون المعلومات الموضوعية والقائمة على الحقائق الثابتة هي الأكثر قيمة.

حافظ على رسالتك واضحة

بمجرد أن تفكر في ما قد يستجيب له المتلقي ، فمن المهم أن تعرف ما ستقوله. يساعد الحفاظ على الأشياء واضحة وسهلة الفهم المستمع على التركيز على ما يحتاج إليه فقط.

ابق متقبلاً وواعيًا للذات

إذا بقيت إيجابيًا ودودًا ، فأنت ترسل إشارة بأنه يمكنك التواصل بشكل فعال. يشعر العمال أنه من الممكن إجراء محادثة معك. عندما يكتسب الناس سمعة بأنهم لا يمكن الاقتراب منهم ، قد يكون من الصعب تغيير هذا الرأي.

قبول الملاحظات

تقديم الملاحظات يمثل تحديا. يمكن أن يؤخذ على محمل الجد. ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في التواصل بشكل فعال مع موظفيك ، فيجب قبول ذلك. نادرًا ما يكون التواصل واضحًا ، خاصةً عندما يكون هناك فريق مشترك.

عند قبول الملاحظات من أي نوع ، من المهم أن تظل مستمعًا نشطًا. يجب عليك تقييم ما يقال بموضوعية ، ثم الخروج برد. إذا كان هناك الكثير للعمل ، اشكر الشخص الآخر على مساهمته وارجع إليه بمجرد حصولك على الرد المناسب. قد يؤدي التسرع في الوصول إلى نتيجة إلى إبطاء جهود الاتصال.

أنواع الاتصال المختلفة في مكان العمل

ليس كل نوع من أنواع الاتصال مناسبًا لكل مجموعة وموقف. يمكن أن تؤثر الثقافة والخلفية على أشكال الاتصال الأكثر فعالية أو الأسهل استخدامًا لمجموعة معينة.

ومع ذلك ، من الضروري أيضًا تقييد قنوات الاتصال المستخدمة من قبل فريق معين أو لمشروع ما. في حالة استخدام عدد كبير جدًا من القنوات ، يمكن أن يؤدي ذلك إلى زيادة الوقت الذي يستغرقه أعضاء الفريق للعثور على المعلومات الهامة بشكل كبير.

فيما يلي أقسام مخصصة للأدوات الأربعة الأكثر شيوعًا للتواصل بشكل فعال في بيئة العمل. هناك أيضًا إحصاءات ونصائح لمساعدتك في تحديد أفضل خيار اتصال لمكان عملك.

العروض الجماعية والاجتماعات

يمكن أن تكون الاجتماعات أدوات مفيدة للتواصل بشكل فعال إذا كنت تضع بعض القواعد في الاعتبار. أولاً ، يجب أن تكون جلساتك 15 دقيقة كحد أقصى. هذا يبقي الجميع في مهمة. كما أنه يمنع الاجتماع من التأخير بعد فوات الأوان.

يجب أن تكون خمس عشرة دقيقة متسعًا من الوقت لتغطية موضوع ما. يمكنك الإجابة على الأسئلة الأكثر إلحاحًا وتعيين المهام. لمساعدة الأشياء على طول تشمل المساعدات البصرية. يمكنك القيام بذلك من خلال ملخص نقطي للنقاط التي تمت تغطيتها بالإضافة إلى التعيينات والتواريخ الهامة.

علاوة على ذلك ، يمكن أن تساعد العروض التقديمية القصيرة لمجموعات أصغر في منع الإرهاق المعرفي أو الاجتماعي. هذا يساعد على تعزيز التواصل الفعال طوال يوم العمل.

إذا أمكن ، يمكن أن يساعد دمج عنصر مرئي العمال على تذكر المعلومات.

هذا يمكن أن يعني

• إعداد عرض الشرائح
• إنشاء مخطط أو قائمة
• بما في ذلك صورة.

أي شيء يمكن أن يساعد الأشخاص الآخرين على تصور المعلومات التي تقدمها يمكن أن يؤدي إلى اجتماع لا يُنسى.

اجتماعات وجهًا لوجه

يفضل العديد من العمال النقد البناء عندما يتم تقديمه بموضوعية. حتى أنهم يفضلون ذلك بنسبة 7٪ أكثر من التعليقات الإيجابية. ومع ذلك ، يتجنب العديد من المديرين توجيه النقد أو الاقتراحات للتحسين لأنهم يجدون العملية غير مريحة.

يمكن أن تساعد الاجتماعات الخاصة وجهًا لوجه في جعل توجيه النقد أو تلقيه مفيدًا. ومع ذلك ، فإن العمال الأكبر سنًا أكثر انفتاحًا على المحادثات حول كيفية تحسين وتفضيل الاجتماعات وجهًا لوجه.

المحادثات طريقة رائعة لتغطية الموضوعات الصعبة. المحادثات تمنع الصراع. ومع ذلك ، ليس من الجيد أبدًا متابعة الاجتماعات وجهًا لوجه من خلال رسالة نصية أو تذكير بالبريد الإلكتروني. راجع النقاط الرئيسية والأشياء البارزة في تقاربك لإنشاء سجل.

قد يواجه العمال الجدد في مجال ما ، أو الشباب ، أو الذين لديهم مستويات أقل من الثقة وقتًا أكثر صعوبة في التعامل مع الحقائق لمواجهة التواصل. يفضلون البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية.

الرسائل النصية أو الرسائل النصية عبر الإنترنت

يعد استخدام الرسائل النصية في مكان العمل طريقة جديدة للاتصال. ومع ذلك ، إذا كنت تتطلع إلى تحسين التواصل داخل فريق ، وخاصة الفريق المكون من أعضاء أصغر سناً ، فقد يكون النص هو السبيل للذهاب.

تأتي الرسائل النصية بنتائج إيجابية. أولاً ، إنها بصرية. تعد طرق الاتصال المرئي أكثر فعالية بنسبة 25٪ من الاتصال الشفهي. إذا قمت بدمج النهجين ، على سبيل المثال مع عرض تقديمي شفهي ومتابعة قائمة على النص ، فيمكنك توقع زيادة بنسبة 55 ٪ في الاستبقاء مقارنة بالعرض التقديمي فقط.

كما أن مالكي الهواتف الذكية على دراية كبيرة بالرسائل النصية. تشير هذه البيانات إلى أن 97٪ من مستخدمي الهواتف الذكية يرسلون رسائل نصية كل أسبوع. بالمقارنة مع خيارات الاتصال الأخرى من نوع الدردشة ، فإن الرسائل النصية مألوفة. 80٪ من المهنيين الحاليين يستخدمون الرسائل النصية للأعمال ، و 70٪ يشجعون هذا السلوك.

بقدر ما يمكن أن توفر الرسائل النصية تسجيلة يسهل الرجوع إليها ، فقد يكون من الصعب على البعض تفسيرها. هذا يمكن أن يجعل من السهل استخدام الدردشة في مكان العمل والتطبيقات النصية للبقاء في المهمة وفي صلب الموضوع. أي محادثة مشحونة بالعواطف ، مثل النقد أو الملاحظات البناءة ، لا يزال من الأفضل تقديمها وجهاً لوجه.

تعد الرسائل النصية أيضًا واحدة من أكثر الوسائط المفضلة لجدولة مكان العمل أو مشاركة التحديثات والنشرات. في دراسة أجرتها جامعة ولاية فرجينيا الغربية ، كان من المرجح أن يفضل المشاركون الرسائل النصية للحصول على تحديثات إيجابية وإشعارات الاجتماع بأربعة أضعاف.

البريد الإلكتروني والنشرات الإخبارية

قد يكون البريد الإلكتروني هو الطريقة الأكثر إنتاجية لإرسال واستقبال الاتصالات في مكان العمل. يتلقى الموظف العادي أكثر من 100 رسالة بريد إلكتروني متعلقة بالعمل يوميًا ، وسرعان ما يتراجع إلى جانب الطريق كأداة اتصال مفضلة.

نادراً ما ترسل الأجيال الأصغر التي تدخل القوى العاملة اليوم رسائل بريد إلكتروني.

• فقط 6٪ من المشاركين من الجيل Z في دراسة Pew 2012 أرسلوا أي رسائل بريد إلكتروني على الإطلاق.
• البريد الإلكتروني ليس أداة الاتصال الصحيحة إذا كنت بحاجة إلى توصيل معلومات مهمة.

البريد الوارد اليوم مثقل.

• ما يصل إلى 60.8٪ من الموظفين تجاهلوا عن عمد الاتصالات في مكان العمل عبر البريد الإلكتروني.

• ما يقرب من 1 من كل 2 ذكر أن أداة اتصال أخرى كان من الممكن أن تكون أفضل.
• يدعي العمال أن البريد الإلكتروني يقلل في الواقع من التواصل.
• الرسائل النصية ترى معدل قراءة 97٪.

فوائد الاتصال الفعال في مكان العمل

تحقق الشركات التي تتمتع بمستوى عالٍ من الاتصال الناجح عوائد أعلى بنسبة 47٪ وفقًا لدراسة مدتها 5 سنوات.

يتم تعريف التواصل الناجح على أنه القدرة على معرفة ما يريده موظفوهم. أيضًا ، هذا يعني أنك تعرف كيفية التواصل بنجاح داخل صناعة الأعمال. أنت تخطط وتحقق أهدافًا يتم تحقيقها باستمرار.

علاوة على ذلك ، يقلل التواصل الناجح للفريق من الصراع ودوران الشركة بنسبة 40 إلى 50٪ ، اعتمادًا على الصناعة.

الخلاصة - نعم ، يمكنك التواصل بشكل فعال

هذه الحقائق توضح ذلك. من السهل أن ترى كيف تتواصل الشركات المدرجة في هذه الدراسة بشكل فعال. بقليل من المساعدة ، يمكنك التواصل بشكل فعال في مكان العمل. اعثر على أداة الابتكار المناسبة في مجالك المحدد.

يمكنك إيصال رسالتك بسرعة. تواصل بشكل فعال ، وستفهم رسالتك. الحقيقة هي أن الاتصال الفعال يمكن أن يؤدي إلى التغيير لتجذيره بشكل أسرع. يؤدي إلى مستويات أعلى من القبول.

تذكر أنك تتواصل بشكل فعال عندما تقدم نقدًا بناء وتتواصل بصراحة. لماذا ا؟ ببساطة. يمكن للموظفين تحسين وتلقي ردود الفعل التي تسمح لهم بالقيام بذلك.