7 أفضل الممارسات لتقارير أفضل ذكاء الأعمال

تعد تقارير استقصاء المعلومات أحد الجوانب الأكثر أهمية في تنفيذ ذكاء الأعمال. إذا تم إعدادها بشكل غير صحيح ، فقد تتسبب هذه التقارير في حدوث ارتباك وحتى ، في بعض الحالات ، تضليل المستخدمين النهائيين. بمعنى آخر ، قد لا يكون النظام منطقيًا للأشخاص الذين هم في أمس الحاجة إليه.

من ناحية أخرى ، يمكن أن تساعدك تقارير BI ولوحات المعلومات المصممة جيدًا على استخلاص رؤى مهمة بسرعة واكتشاف الأنماط المخفية في بياناتك.

فيما يلي سبعة أشياء يجب وضعها في الاعتبار عند تصميم تقارير BI لمؤسستك ، من أجل تعظيم العائد على تقاريرك.

1. تحديد متطلبات إعداد التقارير

تتمثل الخطوة الأولى في إعداد قائمة شاملة لجميع أصحاب المصلحة وصناع القرار والمستخدمين النهائيين لتقاريرك. سيعطيك هذا فكرة واضحة عن الجمهور المستهدف من مخرجاتك.

قم بجدولة المقابلات (عبر الاجتماعات وجهًا لوجه أو الهاتف أو Skype) مع أصحاب المصلحة المعنيين لجمع جميع متطلبات الإبلاغ منهم. يجب أن تتضمن هذه الاجتماعات جميع المديرين التنفيذيين والمديرين ومحللي البيانات الذين سيطلعون بالفعل على تقارير BI الخاصة بك بانتظام.

قد لا تتمكن من مقابلة جميع أصحاب المصلحة في نفس الوقت. في مثل هذه الحالات ، تجنب الاكتفاء بالمواصفات المكتوبة أو رسائل البريد الإلكتروني. بدلاً من ذلك ، قم بجدولة سلسلة من الاجتماعات وجهًا لوجه والمتابعة مع كل مجموعة مستخدمين لتحديد جميع المتطلبات تمامًا. سيساعدك هذا في اكتشاف المتطلبات المتضاربة أو حتى المتناقضة وحلها مقدمًا ، مما يوفر الكثير من الوقت في المستقبل.

2. تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية والمقاييس لكل تقرير ذكاء الأعمال

بعد ذلك ، قم بإنشاء قائمة بمؤشرات الأداء الرئيسية والمقاييس التي تريد عرضها في كل منتج ذكاء أعمال.

قم بجدولة المقابلات مع أصحاب المصلحة المعنيين لمعرفة ما يريدون رؤيته في تقاريرهم.

معظم الشركات لديها بالفعل عملية إعداد التقارير. الأمر فقط أن المستخدمين ليسوا سعداء به ، إما لأنه لا يوفر المعلومات المطلوبة ، أو لأنه نظام معرض للخطأ من مصنفات Excel التي يتم إعدادها يدويًا أو باستخدام برامج نصية مخصصة.

المفتاح هو تحليل أنظمة التقارير الحالية الخاصة بهم للحصول على فكرة عما يتتبعونه حاليًا ، وتحديد مجالات التحسين. تجنب سؤالهم مباشرة عما يريدون رؤيته في تقاريرهم. سيؤدي فقط إلى إرباك المستخدمين النهائيين.

في حالة وجود أي مخاوف ، ارجع إلى أصحاب المصلحة لمناقشة الخطوات التالية المحتملة. سيستغرق الأمر من مرتين إلى ثلاث تكرارات ، ولكن في النهاية سيكون لدى المستخدمين فكرة جيدة عما يمكن توقعه في تقارير ذكاء الأعمال الخاصة بك.

3. اختر التمثيل المرئي المناسب لكل مقياس

أحد الأخطاء الأكثر شيوعًا التي يرتكبها الأشخاص أثناء تقديم المعلومات بصريًا هو استخدام الرسم البياني أو التصور الخاطئ. فهو لا ينقل الرسالة الخاطئة فحسب ، بل قد يؤدي في بعض الحالات إلى الارتباك.

فيما يلي مخططان يعرضان نفس المعلومات. أيهما تعتقد أنه أكثر سهولة؟

اختر تصورًا يدعم البيانات الأساسية

في المخطط الأول ، لا بد أن يضيع العارض الوقت في التنقل ذهابًا وإيابًا بين وسيلة إيضاح المخطط والشرائح الدائرية.

من ناحية أخرى ، يجعل الرسم البياني الثاني من السهل تحديد اتجاه المبيعات حتى بدون النظر إلى الأرقام الفعلية.

لكل مقياس ، من الضروري اختيار تصور يدعم الرسالة الأساسية في بياناتك.

يوجد أدناه مخطط تدفق لمساعدتك في تحديد المرئيات التي يجب استخدامها لتقديم مؤشرات الأداء الرئيسية والمقاييس ، اعتمادًا على نوع المعلومات التي تحتوي عليها.

ابحث عن الرسم البياني المناسب لبياناتك (المصدر)

4. قم بتخطيط عناصر التقرير في تقارير BI الخاصة بك

بمجرد أن تحدد (المقاييس) التي يجب عرضها في تقاريرك وكيف (أي تصور) ، فقد حان الوقت لترتيبها بطريقة سهلة الفهم لتصميم نموذج التقرير الخاص بك.

نعلم من دراسات مختلفة لتتبع العين أنه عندما يقرأ البشر صفحات الويب ، تبدأ أعيننا من الزاوية اليسرى العلوية للصفحة. عندما نقرأ محتوى الصفحة ، تتحرك أعيننا من اليسار إلى اليمين ، وتشكل أنماطًا على شكل F أو Z.

المفتاح هو الاستفادة من نمط القراءة الطبيعي هذا لصالحنا لتقديم المعلومات بطريقة بديهية. اعرض المعلومات الأكثر أهمية وإلحاحًا في الزاوية العلوية اليسرى من تقاريرك. يجب عرض المعلومات ذات الأولوية المنخفضة وبطيئة التغيير في النصف السفلي من تقريرك.

اعرض المعلومات المهمة والعاجلة في الزاوية العلوية اليسرى من التقارير

فيما يلي مثال على لوحة معلومات BI سيئة التصميم:

لوحة معلومات BI سيئة التصميم

لا يتغير أهم مخططين ("أفضل 10 عملاء حسب عائدات حتى تاريخه" و "عدد المستخدمين حسب الفئة العمرية") بشكل متكرر.

من ناحية أخرى ، تم وضع الجداول المتغيرة باستمرار مثل "الاشتراكات الشهرية" و "المقاييس اليومية" في الأسفل.

نتيجة لذلك ، كل يوم ينظر المستخدم إلى هذا التقرير ، سيتعين عليه / عليها المرور عبر المخططين الأولين ، اللذان يبدوان متشابهين في معظم الأوقات ، قبل الوصول إلى المعلومات التي تتغير بانتظام.

5. تسليط الضوء على المعلومات الرئيسية

تقارير ذكاء الأعمال مليئة بالكثير من المعلومات ويمكن أن تصبح مشتتة بصريًا بسرعة. قم بتوجيه مستخدمي البرنامج إلى الأرقام والاتجاهات الصحيحة باستخدام الإشارات المرئية.

يعد استخدام الألوان الصحيحة طريقة فعالة لإبراز المعلومات المهمة في تقارير BI ولوحات المعلومات.

على سبيل المثال ، عندما تنظر إلى لوحة القيادة التالية ، إلى أين تتجه عيناك؟

استخدم الألوان لرسم تقرير عيون المستخدم على المعلومات الأساسية

ربما نظرت إلى المخطط الدائري في أسفل اليمين ، أو المخطط الخطي في المنطقة اليسرى العلوية ، بسبب ألوانها. هذا هو بالضبط ما يجب أن يلهمك هذا المخطط للقيام به. مع ذلك ، تجنب استخدام الكثير من الألوان لأنها قد تؤدي إلى ضوضاء بصرية.

من المهم أيضًا أن تتذكر أن بعض الألوان تلفت الأنظار أكثر من الباقي. لذلك إذا كان مخططًا أو تصورًا معينًا منفصلاً ، فوفقًا لمبادئ Gestalt ، فإننا نولي مزيدًا من الاهتمام لمكون التقرير هذا ونحاول معرفة سبب اختلافه.

على سبيل المثال ، يظهر الرسمان البيانيان أدناه نفس المعلومات:

استخدام الألوان لتمييز المعلومات في رسم بياني أو مخطط

ومع ذلك ، فإن الألوان الإضافية في الرسم البياني الأول لا توفر أي معلومات إضافية. على العكس من ذلك ، فهم يجعلوننا نفكر "هل يعني اللون الأخضر أن شيئًا جيدًا حدث في أكتوبر؟"

في الرسم البياني الثاني ، يخبرنا استخدام لون واحد أن جميع الأشرطة تقيس نفس المقياس (أي المبيعات). كما أنه يساعدنا في رؤية اتجاهات المبيعات وإجراء المقارنات.

لذا فإن المفتاح هو استخدام الألوان بشكل استراتيجي لتسليط الضوء على الأجزاء الأساسية من المعلومات في تقارير BI الخاصة بك وإخضاع العناصر غير المهمة / غير العاجلة.

6. قم بتجميع مؤشرات الأداء الرئيسية والمقاييس معًا

نظرًا لاستخدام تقارير BI لاشتقاق الرؤى واتخاذ الإجراءات ، فمن المهم أن تساعد المستخدمين النهائيين على رسم الاتصالات بسرعة داخل البيانات.

واحدة من أكثر الطرق فعالية للقيام بذلك هي تجميع المعلومات ذات الصلة ووضع تلك المعلومات معًا. انظر إلى لوحة القيادة أدناه:

قم بتجميع المعلومات ذات الصلة معًا لإظهار الاتصالات

في لوحة المعلومات أعلاه ، يسمح لك لون المخططات وموضعها بفهم ومقارنة المعلومات ذات الصلة بسرعة:

1. يحتوي الصف الأول على معلومات حول المقاييس العامة مثل الإيرادات والأرباح وحصة السوق
2. يعرض الصف الثاني مقاييس المبيعات حول المنتجات الفردية
3. يعرض الصف الثالث معلومات المبيعات الإقليمية

في نفس الملاحظة ، إذا وضعت المعلومات ذات الصلة بعيدًا عن بعضها البعض ، فقد يتسبب ذلك في حدوث ارتباك ويجعل من الصعب على المستخدمين رؤية الاتصال.

7. احصل على تسجيل الخروج على النماذج

بمجرد أن تكون راضيًا عن النماذج ، عد إلى أصحاب المصلحة واحصل على موافقتهم ، لأنهم هم الذين سيستخدمون تقاريرك بشكل منتظم.

تأكد من أنهم يفهمون المعلومات المقدمة في تقاريرك ، وكذلك كيفية استخدامها. على سبيل المثال ، إذا كانت تقاريرك تحتوي على ميزات تفاعلية مثل القوائم المنسدلة والملفات والتنقل ، فتأكد من أن المستخدمين النهائيين يعرفون كيفية استخدامها للحصول على المعلومات التي يحتاجون إليها.

هذه عملية تكرارية قد تستغرق أسابيع أو حتى أشهر ، حيث قد لا يكون أصحاب المصلحة متأكدين مما يريدون رؤيته في تقاريرهم ، أو كيف يريدون تقديمها. يُنصح بتحديد عدد اجتماعات مراجعة التقارير والإبلاغ عنها مقدمًا. على سبيل المثال ، لدينا عادةً ما يصل إلى ثلاث تكرارات لمراجعة التقارير مع عملائنا ، على مدار فترة تتراوح من شهر إلى شهرين.

الأهم من ذلك ، الحصول على توقيع رسمي مكتوب للنماذج حتى تتمكن من البدء في إنشاء التقارير الفعلية. سيساعدك هذا على تجنب التكرارات غير الضرورية التي من المحتمل أن تؤخر مشروعك. بخلاف ذلك ، ستستمر في تلقي طلبات التغيير طوال عملية التنفيذ.

قم بتغليفه

تسهل تقارير ذكاء الأعمال المصممة جيدًا على المستخدمين النهائيين الحصول على المعلومات التي يحتاجون إليها للقيام بعمل أفضل - سواء كان ذلك في مراقبة العمليات اليومية أو إجراء تحليل مخصص للتحقيق في المشكلات أو استكشاف البيانات لفرص نمو جديدة.

المفتاح هو أن تفهم جمهورك المستهدف - من هم ، وما هي المشاكل التي يواجهونها ، وما هي المعلومات التي يريدونها ، وكيف سيستخدمونها. بمجرد اكتشاف ذلك ، قم بتقديم المعلومات بطريقة تمكن المستخدمين النهائيين من رسم الأفكار بسرعة واتخاذ القرارات.