أفضل أدوات مكتب المساعدة لأتمتة وتوسيع نطاق دعم العملاء

نشرت: 2024-04-20

يمكن أن تأتي الطلبات من العملاء أو الموظفين من أي مكان.

تكون إدارة هذه الطلبات أسهل عندما يكون هناك عدد قليل منها. ولكن عند التوسع، بغض النظر عن مدى كفاءة الفريق، فإن بعض الطلبات تكون عرضة للإفلات من خلال الشقوق.

عندما لا يتم الرد على الطلبات، تتضرر تجارب وعلاقات العملاء والموظفين التي عززتها لفترة طويلة. تمنع أدوات مكتب المساعدة ذلك وتوفر طريقة سهلة لإدارة التفاعلات عند حدوثها.

مع وجود العديد من الأدوات في السوق، قد يكون من الصعب اختيار واحدة. ولكن ماذا لو تمكنا من جعل الاختيار أسهل؟ دعونا نتعمق.

ما هي أداة مكتب المساعدة؟

أداة مكتب المساعدة، والمعروفة أيضًا باسم برنامج مكتب الخدمة، هي عبارة عن منصة مركزية مصممة لإدارة وحل استفسارات العملاء وطلبات الدعم والمشكلات الفنية. فهو يبسط عملية تتبع طلبات الدعم المقدمة من المستخدمين أو العملاء وتحديد أولوياتها وحلها.

تتضمن بعض الميزات التي ستجدها عادةً في أداة مكتب المساعدة إدارة التذاكر والأتمتة للمهام الشائعة وخيارات الخدمة الذاتية للمستخدمين والتقارير والتحليلات لتتبع الأداء وإمكانيات التكامل مع أدوات الأعمال الأخرى.

لوحة تحكم لتحليلات مركز الاتصال في الوقت الفعلي

كيف تعمل أداة مكتب المساعدة؟

  • إنشاء التذكرة : تبدأ العملية عندما يواجه العميل مشكلة ويتواصل مع الدعم عبر قنوات مختلفة مثل البريد الإلكتروني أو الدردشة أو الهاتف أو نموذج الويب. تقوم أداة مكتب المساعدة تلقائيًا بتحويل هذا الاتصال إلى تذكرة دعم، وهي عبارة عن سجل فريد للمشكلة.
  • تعيين التذكرة : بمجرد إنشاء التذكرة، يمكن تعيينها تلقائيًا أو يدويًا إلى وكيل الدعم أو الفريق بناءً على قواعد محددة مسبقًا، مثل نوع المشكلة أو أولوية العميل أو خبرة الوكيل. وهذا يضمن أن الموارد المناسبة تعمل على حل المشكلة بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.
  • تحديد الأولويات والتصنيف : يتم تصنيف التذاكر وترتيبها حسب الأولوية على أساس الإلحاح أو التأثير أو معايير أخرى. ويساعد ذلك في تحديد المشكلات التي تحتاج إلى اهتمام فوري ويضمن معالجة المشكلات الحرجة على الفور.
  • الاستجابة والحل : يتفاعل وكلاء الدعم مع العملاء من خلال أداة مكتب المساعدة لجمع المزيد من المعلومات أو توفير الحلول أو تقديم الحلول. قد توفر الأداة وظائف مثل قواعد المعرفة والاستجابات الجاهزة والأتمتة لحل التذاكر بشكل أكثر كفاءة.
  • التصعيد : إذا تعذر حل مشكلة ما على المستوى الأولي من الدعم بسبب تعقيدها، فيمكن تصعيدها إلى فرق دعم ذات مستوى أعلى أو متخصصين داخل المؤسسة.
  • الإغلاق : بمجرد حل المشكلة بما يرضي العميل، يتم وضع علامة على التذكرة على أنها تم حلها وإغلاقها في النهاية. للمساعدة في تحسين جودة الخدمة، قد يُطلب من العملاء تقديم تعليقات حول تجربة الدعم الخاصة بهم.
نصيحة احترافية → عند اختيار حل مكتب المساعدة الخاص بك، اختر الحل الذي يوفر ميزات التحليلات وإعداد التقارير لتتبع مقاييس الأداء، مثل أوقات الحل، ونتائج رضا العملاء، وإنتاجية الوكيل، واتجاهات التذاكر. تساعدك هذه البيانات على تحديد مجالات التحسين واتخاذ قرارات مستنيرة.

أنواع أدوات مكتب المساعدة

هناك العديد من أنظمة مكتب المساعدة التي يمكن للشركات مراعاتها عند التعامل مع طلبات الخدمة من العملاء أو الفرق الداخلية.

  • يدير برنامج مكتب المساعدة الوارد طلبات العملاء الواردة، مثل الأسئلة أو احتياجات الدعم أو الشكاوى، مما يساعد فرق الدعم في الاستجابة بكفاءة.
  • يتيح برنامج مكتب المساعدة الصادر لفريق نجاح العملاء التواصل مع العملاء بشكل استباقي. فهو يسمح لقسمك بإشراك العملاء بالتحديثات أو التعليقات. يشعر العملاء بالدعم، وينعكس مستوى رضاهم بوضوح في صافي نقاط الترويج الخاصة بك.
  • يتعامل برنامج مكتب المساعدة الداخلي مع طلبات الموظفين ومشكلاتهم. وهو يركز على تبسيط الدعم المتعلق بتكنولوجيا المعلومات أو الموارد البشرية أو الإدارة.

ما هي الوظائف الرئيسية لأداة مكتب المساعدة؟

فيما يلي بعض الوظائف المهمة لأداة مكتب المساعدة التي تساعد أقسام خدمة العملاء والموظفين على إدارة طلبات الخدمة وعمليات التصعيد بشكل أفضل.

مركزية إدارة التذاكر

إحدى الوظائف الرئيسية لأداة مكتب المساعدة هي قدرتها على مركزية إدارة التذاكر. وهذا يعني أنه سواء كان العميل يفضل التواصل عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف أو وسائل التواصل الاجتماعي أو الدردشة أو نموذج الويب، فسيتم تحويل كل تفاعل تلقائيًا إلى تذكرة داخل نظام مكتب المساعدة. يعد هذا الدمج أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على رؤية موحدة لتفاعلات العملاء، مما يضمن عدم تسلل أي طلب عبر الشقوق.

ينظم تذاكر الدعم

عند وصول طلبات الدعم، يقوم برنامج مكتب المساعدة بتحويلها إلى تذاكر. تقوم وحدة إصدار التذاكر في مكتب المساعدة بتصنيفها بناءً على السياق والأولوية وتستخدم آلية توجيه لتوجيهها نحو الوكيل المناسب.

أنواع مختلفة من توجيه المكالمات

على سبيل المثال، عندما يرسل العملاء طلبات إلى عنوان بريد إلكتروني محدد مثل [email protected]، يقوم برنامج مكتب المساعدة تلقائيًا بتحويلها إلى تذاكر دعم. وبعد ذلك، يقوم بتوجيه التذكرة إلى الشخص المناسب لمعالجة المشكلة. يتم تتبع التذكرة من وقت إنشائها حتى يقوم فريق الدعم بإغلاقها.

يجعل التواصل أسهل

تتيح منصات مكتب المساعدة لوكلاء الدعم الاتصال مباشرة بالعملاء أو الموظفين. كما أنها تسمح لزملائهم في الفريق بالتعاون في حل المشكلات المعقدة التي تشمل العديد من أصحاب المصلحة.

في كثير من الحالات، يقوم البرنامج بتوصيل التحديثات باستخدام المراسلة المباشرة وروبوتات الدردشة وعمليات تكامل تطبيقات المراسلة، مما يجعل مكتب الخدمة الخاص بك تفاعليًا للغاية. علاوة على ذلك، فهو يتيح لك نقل اتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs) ووقت الحل بشكل استباقي أثناء أتمتة المهام الروتينية، مثل إخطار المديرين بالحالات ذات الأولوية العالية.

يشجع الخدمة الذاتية

يقوم برنامج مكتب المساعدة بإعداد قاعدة معرفية تتضمن أدلة المنتج والأسئلة الشائعة لتمكين المستخدمين من حل المشكلات البسيطة. يقدر العملاء الحل الأسرع من خلال المحتوى الموثق، ويحصل فريق الدعم لديك على مزيد من الوقت لمعالجة طلبات الخدمة المعقدة.

تقوم بعض الشركات بإنشاء منتدى حول قاعدة معارفها حيث يمكن للمستخدمين طرح الأسئلة على المجتمع الأوسع. يجيب محترفون آخرون على هذه الأسئلة، مما يوفر وقت فرق الخدمة لديك مع خلق شعور بالانتماء للمجتمع بين العملاء.

يتتبع المقاييس الرئيسية

توفر أدوات مكتب المساعدة لوحة معلومات لتتبع المقاييس مثل أداء الوكيل وتعليقات العملاء ومعدل الاستجابة الأولى ووقت الحل وغيرها من التدابير المهمة. تساعد هذه الأفكار في تحديد الفرص المتاحة لتحسين وتقديم خدمة أفضل.

مقاييس مركز الاتصال

بشكل عام، يعمل برنامج مكتب المساعدة على إضفاء الحيوية على مكتب الخدمة لديك. ويرى القادة أنها عامل تمكين للأعمال وفرصة لزيادة الإيرادات وزيادة الربحية.

أفضل 4 أدوات مكتب المساعدة الواردة

يتيح برنامج مكتب المساعدة الوارد للشركات إدارة طلبات العملاء الواردة على نطاق واسع مع الحفاظ على تركيز الفريق وتنظيمه.

1. زينديسك

تتفوق Zendesk في إدارة تفاعلات العملاء عبر منصات مختلفة من خلال إدارة علاقات العملاء (CRM) وعمليات تكامل أنظمة الأعمال الأخرى. فهو يساعد الشركات على الحفاظ على جودة الخدمة العالية والكفاءة لتحسين تجربة العملاء.

زنديسك

المصدر: زينديسك

الملامح الرئيسية لبرنامج Zendesk

فيما يلي بعض الميزات البارزة في Zendesk.

2. مكتب جديد

تساعد Freshdesk الشركات على إدارة استفسارات العملاء ومشكلاتهم من خلال منصة SaaS واحدة سهلة الاستخدام. فهو يتتبع تذاكر دعم العملاء ويستجيب لها من خلال قنوات متعددة، مثل البريد الإلكتروني أو وسائل التواصل الاجتماعي أو الدردشة المباشرة. كما يوفر أيضًا صندوق بريد واردًا مشتركًا للفرق للتعاون وحل استفسارات العملاء المعقدة.

على Freshdesk، يمكنك تعديل سياسة إدارة اتفاقية مستوى الخدمة (SLA) لتحسين شفافية خدمة العملاء.

فريش ديسك

المصدر: فريش ديسك

الملامح الرئيسية لبرنامج فريش ديسك

فيما يلي بعض الميزات البارزة في Freshdesk.

3. كوستومر

يتيح Kustomer للشركات إدارة تفاعلات العملاء والدعم بطريقة مخصصة وفعالة. فهو يكتشف اللغة ويوفر ترجمة سهلة، مما يسمح لك بترجمة دعم العملاء.

كوستومير

المصدر: كوستومير

ترى المنصة العملاء كأفراد مع كل تفاعلاتهم وتحولاتهم السابقة. وهذا يمنح فريق الدعم وضوحًا بشأن من يتحدثون إليه وما يحتاجون إليه بدلاً من الاضطرار إلى طرح أسئلة متكررة.

الملامح الرئيسية لKustomer

فيما يلي بعض الميزات البارزة في Kustomer.

4. مساعدة الكشافة

Help Scout هي أداة لدعم العملاء قائمة على السحابة وتوفر صناديق بريد وارد مشتركة لجميع اتصالات العملاء. فهو يضمن أن كل عضو في الفريق يمكنه رؤية استفسارات العملاء والرد عليها. يتم الاحتفاظ بالمحادثات في مكان واحد، حيث يمكن للفريق رؤية التفاعلات السابقة والرد عليها بشكل متسق مع السياق.

المصدر: مساعدة الكشافة

يمكنك إنشاء قاعدة معارف ذاتية الخدمة لتوجيه العملاء إلى المكان المناسب للحصول على حل أسرع. هناك الكثير من الوظائف المتاحة في حل دعم العملاء الخاص بـ Help Scout لفرق الدعم، ولكنها أقل قابلية للتطبيق على تلك الموجودة في الأقسام الأخرى.

الملامح الرئيسية للمساعدة الكشفية

فيما يلي بعض الميزات البارزة لبرنامج Help Scout.

أفضل 4 أدوات مكتب المساعدة الخارجية

تركز أدوات مكتب المساعدة الخارجية على تقديم الدعم الاستباقي للعملاء. بدلاً من توقع تصرف العملاء، تتواصل فرق نجاح العملاء معهم بتحديثات المنتج والتغييرات والمعلومات الأخرى لزيادة رضاهم ومشاركتهم.

فيما يلي الأدوات الصادرة الرائدة في السوق:

1. نيكستيفا

تقوم Nextiva بدمج الهاتف والدردشة عبر الويب والوسائط الاجتماعية والرسائل النصية القصيرة بسلاسة في قناة واحدة موحدة تتصل بأنظمة إدارة علاقات العملاء مثل Salesforce وHubSpot وأنظمة الأعمال الأخرى. يتيح لك ذلك تتبع تفاعلات العملاء وإدارتها بكفاءة مع تقديم تجربة مخصصة للعملاء على نطاق واسع.

توفر منصة الاتصالات الموحدة ميزات متقدمة للتعامل مع التفاعلات الواردة والصادرة، حتى من خلال تطبيق الهاتف المحمول.

يعرض Nextiva Call Pop معلومات مفيدة على الشاشة حول المكالمات الواردة.

الملامح الرئيسية للNextiva

فيما يلي بعض الميزات البارزة في Nextiva.

2. خمسة9

يركز Five9 على تحسين إنتاجية الوكيل من خلال التوجيه الذكي. لأنه يأتي مع دعم متعدد القنوات للصوت والبريد الإلكتروني والدردشة ووسائل التواصل الاجتماعي. يمكنك الاطلاع على تحليلات التقارير في الوقت الفعلي وتشجيع الفريق على تقديم الدعم الفعال وفي الوقت المناسب.

خمسة9

المصدر: Five9

الملامح الرئيسية لـ Five9

فيما يلي بعض الميزات البارزة في Five9.

3. جينيسيس

تقدم Genesys منصة لتجربة العملاء مدعومة بالذكاء الاصطناعي والتي تعمل على تخصيص خدمة العملاء على نطاق واسع. يوفر دعمًا صوتيًا ورقميًا للقنوات باستخدام روبوتات الذكاء الاصطناعي للاستجابات الآلية.

جينيسيس

المصدر: جينيسيس

الملامح الرئيسية جينيسيس

فيما يلي بعض الميزات البارزة في Genesys.

4. مكالمة جوية

تشتهر Aircall ببساطتها وتكاملها مع أدوات إدارة علاقات العملاء وأدوات الأعمال الأخرى. فهو يبسط إدارة المكالمات ويوفر سياقًا لتفاعلات العملاء لجعل تقديم الخدمة أسرع.

جينيسيس

المصدر: إيركال

الملامح الرئيسية لAircall

فيما يلي بعض الميزات البارزة في Aircall.

أفضل 4 أدوات مكتب المساعدة الداخلية

تدعم أدوات مكتب المساعدة الداخلية الفرق الداخلية للشركة لتكون أكثر إنتاجية وتنظيمًا في إدارة الطلبات الداخلية. يتيح هذا البرنامج لفرق دعم الإدارة والموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات التركيز على المهام الأكثر أهمية بدلاً من الطلبات المتكررة للموظفين الداخليين.

تحقق من أدوات مكتب المساعدة الداخلية الرائدة في السوق:

1. الخدمة الآن

يخدم ServiceNow الفرق الداخلية التي تتمتع بقدرات إدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات. يمكنك أتمتة سير العمل مع توفير مكان واحد لإدارة طلبات الخدمة الداخلية وحل الحوادث.

الخدمة الآن

المصدر: ساينس سوفت

الملامح الرئيسية للخدمة الآن

فيما يلي بعض الميزات البارزة في ServiceNow.

2. تترا

تتمتع Tettra بميزات إدارة المعرفة التي تجعلها مكتب مساعدة داخليًا لائقًا. فهو يتيح لك إنشاء المعلومات وإدارتها ومشاركتها بسهولة لتقليل الاستفسارات المتكررة من الفريق.

تترا

المصدر: تترا

الملامح الرئيسية لتترا

فيما يلي بعض الميزات البارزة لـ Tettra.

3. إدارة خدمة جيرا

تخدم Jira Service Management فرقًا عالية السرعة مع إدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات لتنظيم جميع الطلبات في مكان واحد. يعمل البرنامج على تمكين الأشخاص من الخدمة الذاتية مع أتمتة العديد من عمليات سير العمل لضمان حصول الجميع على المساعدة بسرعة.

إدارة خدمة جيرا

المصدر: أطلسي

الملامح الرئيسية لإدارة خدمة جيرا

فيما يلي بعض الميزات البارزة لإدارة خدمة Jira.

4. هيفير

يقوم Hiver بتحويل Gmail إلى مكتب مساعدة داخلي، مما يوفر حلاً بديهيًا لإدارة تذاكر الدعم مباشرة من صندوق الوارد الخاص بك. إنها مناسبة للفرق الصغيرة والمتوسطة الحجم التي تبحث عن أداة بسيطة للتعامل مع الطلبات الداخلية وتتبع تعيينات المهام.

هيفير

المصدر: هيفر

الملامح الرئيسية لHiver

فيما يلي بعض الميزات البارزة لـ Hiver.

كيفية اختيار برامج مكتب المساعدة

من المهم اختيار برنامج مكتب المساعدة الذي يناسب عملك. فيما يلي بعض الطرق للبحث عن برامج الدعم لاتخاذ قرار مستنير.

قم بتدوين احتياجاتك

كلما بدا الأمر أبسط، كلما كان من الصعب تدوينه. أجب بموضوعية عن الأسئلة الواردة أدناه عند الاستعداد للنظر في خياراتك.

  • كم عدد الأشخاص الذين سيستخدمون الأداة؟
  • ما هي قنوات التواصل لديكم (البريد الإلكتروني، الدردشة المباشرة، الهاتف، أو غيرها)؟
  • ما هي الميزات الرئيسية التي تبحث عنها؟
  • ما هي التحديات التي تحاول حلها مع المنتج؟
  • من هم أصحاب المصلحة، وما هي احتياجاتهم الحصرية من الأداة؟

وضع الميزانية

المال مهم، لذا قارن ما تحصل عليه بما تدفعه.

انظر إلى التكاليف والميزات المضمنة، وفكر في كيف يمكن لهذه الأداة أن تساعدك على توفير المزيد من المال أو كسبه على المدى الطويل. قارن عروض البائعين للعثور على أفضل صفقة بالسعر الذي يناسب ميزانيتك.

إعطاء الأولوية لسهولة الاستخدام

فكر في البرامج التي ترغب في استخدامها يومًا بعد يوم. اطلب من مجموعة صغيرة من العملاء تقديم تعليقات حول ما يعجبهم وما لا يعجبهم وأي مشاكل قد يواجهونها. من الأفضل حل هذه المشكلات قبل توقيع العقد أو متابعة عملية الشراء النهائية.

دع البائع يعرف التخصيص الذي قد تحتاجه. افهم ما يلزم لتفعيل هذه التعديلات وتشغيلها.

فكر في المستقبل

تأكد من أن برنامج مكتب المساعدة يمكن أن يتوسع مع عملك وأن إضافة المزيد من المستخدمين النهائيين أو إدارة قنوات الدعم أمر سهل. تأكد من أن البرنامج يوفر حماية وأمان للبيانات، حيث أنك ستتعامل غالبًا مع بيانات العميل الحساسة.

عندما يزداد عملاؤك، افهم كيف ستحافظ الأداة على توفرها. ابحث عن سجل التتبع الخاص به لمعرفة ما إذا كان البرنامج موثوقًا ومتوفرًا عند الحاجة.

Nextiva: خيار مكتب المساعدة المفضل لمراكز الاتصال

عند هذه النقطة، تكون قد فهمت بالفعل ما تحتاج إلى البحث عنه عند اختيار برنامج مكتب المساعدة. ألق نظرة على ما تستخدمه الشركات مثلك.

بالنسبة للكثيرين، تتميز Nextiva بإدارة عدد كبير من تفاعلات العملاء عبر القنوات. فهو يوفر وظائف مثل توجيه المكالمات المتقدمة، ونظام الرد الصوتي التفاعلي (IVR)، والتحليلات الثاقبة، والتكامل السلس مع الرسائل النصية القصيرة، ووسائل التواصل الاجتماعي، والدردشة على الويب، والبريد الإلكتروني، مما يجعله حلاً كاملاً لاتصالات العملاء لتقديم خدمة فعالة.

دمج خدمة الهاتف الآمنة والرسائل النصية القصيرة والفيديو والدردشة الجماعية في منصة واحدة.

مفاجأة وإسعاد عملائك.

لدى Nextiva كل الأدوات التي تحتاجها لتقديم خدمة عملاء مذهلة.

جدولة العرض التوضيحي!