كيف يستخدم المحلل المالي بن كول Clockify لحظر الوقت

الكثير من الناس يائسون للهروب من دفع ضرائبهم ، ناهيك عن أن يصبحوا شغوفين بالقطاع المالي.

ومع ذلك ، فإن بعض العقول الذكية لديها موهبة في التعامل مع الأرقام والانغماس في كل الأمور المالية. بن كول ، رئيس ERP Connect Consulting ، هو أحد هؤلاء الأشخاص.

قد تتساءل كيف توصلنا إلى هذا الموضوع وبن على وجه الخصوص. حسنًا ، لقد ذكر مؤخرًا Clockify في إحدى منشوراته على وسائل التواصل الاجتماعي.

بدوره ، جعلنا هذا فضوليين لاكتشاف ما يفعله للتنظيم وسط قوائم المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً والتي لا تنتهي أبدًا في قطاعه. لا سيما بالنظر إلى أنه ترك شركة ضخمة وراسخة ليطلق شركته الخاصة.

لذلك ، فعلنا ما نفعله دائمًا - جمعنا كل ما لدينا من أسباب وطرق وجلسنا مع الرجل نفسه لطرح كل هذه الأسئلة:

• لماذا اختار بن أن يصبح رئيسه الخاص ،
• كيف يتعامل مع عبء العمل اليومي ،
• ما هو الوقت الذي يحجب بن في عمله ، و
• لماذا يستخدم Clockify لمدة عامين.

دعنا نقفز مباشرة!

بن كول: نظرة خاطفة على حياة محلل مالي

يحب بن أن يصف نفسه بأنه محترف مالي مشغول ومشغول ومشغول . وهذا ليس هو مبالغة في عبء عمله. على العكس من ذلك ، فهو يدير شركة ناجحة تضم ما يقرب من عشرة موظفين ويحتاج إلى الاهتمام بالعديد من العملاء.

باختصار ، بن كول هو رئيس ERP Connect Consulting ، حيث يرمز ERP إلى تخطيط موارد المؤسسات . هذه هي المصطلحات الصناعية للقول إنهم ينشئون برامج:

• الخطط ،
• الميزانيات و
• تقارير عن النتائج المالية للشركة.

اليوم ، يعمل بن ويعيش في دالاس ، تكساس. ومع ذلك ، فقد كان يتمتع بمهنة ثرية. لذا ، دعونا نلقي نظرة سريعة على ما سبق مساعيه الحالية.

تخرج بن من جامعة دريك مع تخصص مزدوج في المالية ونظم المعلومات. منذ ذلك الحين ، كان منغمسًا في عالم المال.

"بدأت في مجال تخطيط موارد المؤسسات في عام 2016. عملت في شركة محاسبة عامة كبيرة لمدة 5 سنوات ، ثم عملت في شركة ناشئة أصغر في أوستن ، تكساس."

لكن بن ليس تقنيتك المالية النموذجية التي بالكاد تحافظ على التوازن بين العمل والحياة. في الواقع ، لديه علاقة مستقرة مع زوجته التي ستصبح قريبًا ، والتي سيتزوجها في غضون بضعة أشهر.

بنفس القدر من الأهمية ، على عكس وظائفه السابقة ، يمكنه الآن تحديد القيم التي يريد غرسها في بيئة عمله. وفقًا لـ Ben ، تشمل أهم قيم الشركة ما يلي:

• جودة،
• الشفافية و
• كفاءة.

ولكن على أي حال ، قد تتساءل لماذا قرر ترك وظيفته في شركة كبيرة ، ليصبح رئيسه الخاص ، ويؤسس مشروعًا من صنعه.

هيا نكتشف!

لماذا أصبح بن يعمل لحسابه الخاص

على عكس بعض أقرانه ، اعتقد بن أنه يمكن أن ينمو بشكل أسرع بمفرده - بدلاً من أن يكون جزءًا من شركة معروفة. وكان هذا الاعتقاد هو الذي دفعه إلى مسار مختلف.

"ما دفعني بشكل أساسي إلى تحقيق قفزة هو البيئة التي كنت فيها. مع كل الصفقات من نوع الشركات ، هناك كل الضوابط والتوازنات ؛ عليك أن تنتظر دورك للحصول على الترقية أو الزيادة التي تريدها ".

في المقابل ، تستخدم شركة Ben نموذج تعويض مباشر. ببساطة ، يعني هذا النموذج أن الموظفين يتقاضون رواتبهم بناءً على ما ينتجون - أي أنهم يكسبون أجرهم اعتمادًا على ما يجلبونه إلى الشركة. ولكن ، والأهم من ذلك ، أن بن واثق من أن هذا النهج يساعد في تنمية فريق لتحقيق إمكاناته الكاملة وتطوير مهارات دائمة - مهارات ستحمي آفاق عمل الجميع في المستقبل:

"إذا سارت الأمور جنوبًا ولم ينجح [نشاط تجاري في الشركة] ، فما زلت أمتلك المهارات والمعرفة التقنية للعمل في أي نوع من الشركات التي كنت أعمل بها من قبل."

كيف يتعامل بن مع عبء عمله اليومي

يمتلك معظم الأشخاص الناجحين نظامًا يجعلهم ناجحين.

وبالمثل ، فإن بن خبير مالي مشغول ويحتاج إلى التوفيق بين المهام والمشاريع المتعددة كل يوم. لكن لا يوجد يومان متماثلان.

"بصراحة ، كل يوم يختلف قليلاً. استيقظت هذا الصباح ، وحصلت على تمرين سريع لمجرد تدفق الدم. وكان لدينا مكالمة داخلية لاستعراض بعض أجزاء التطوير لتطبيقاتنا ".

ولكن ماذا يحدث بعد أن يخرج كل هذا الصباح وأنشطته المفعمة بالحيوية بعيدًا عن الطريق؟

"في وقت لاحق من بعد ظهر هذا اليوم ، تلقيت بعض مكالمات العملاء وبدأ مشروع آخر هذا الأسبوع. أعتقد أن أهم شيء هو التعامل مع التغييرات والتحلي بالمرونة للتعامل مع العناصر ذات الأولوية القصوى ".

مع وجود الكثير على صحنه ، كنا حريصين على التعرف على أبرز العقبات التي يواجهها بن في يوم عمله.

"أعتقد أن العقبة الأكبر هي ما هو غير متوقع. إذن ، لدي الآن 6 أو 7 اجتماعات أخرى اليوم. لكنك لا تعرف أبدًا متى سيتصل شخص ما ويحتاج إلى شيء ما ".

بصرف النظر عن التدفق اللامتناهي للطلبات الواردة ، لا يزال يتعين على Ben التعامل مع الموارد المحدودة التي نسميها بالوقت. وبالتالي ، فإنه يجعل من الضروري فصل ما هو مهم عن كل شيء آخر.

"الوقت دائمًا هو أكبر رصيد لديك. أنت لا تحصل على المزيد منه. وأن تكون قادرًا حقًا على تحديد أولويات هذه العناصر وإلقاء نظرة على ما تحتاج إلى القيام به الآن مقابل ما يمكن أن ينتظر ومحاولة عدم الخروج عن المسار حقًا ".

هذا يمهد الطريق للسؤال التالي الذي أرسلناه بطريقة بن. كنت تفكر في ذلك: الأولويات!

أفكار بن في تحديد الأولويات

لجعله يبدأ بالشيء الأكثر أهمية في صناعته - وأي صناعة أخرى ، حقًا - تحدثنا عن تحديد الأولويات من غير الأولويات.

"أنا رجل قائمة مهام كبير. وأحيانًا ، قد تخرج قوائم المهام عن السيطرة. عادةً ما تحتوي قائمة المهام الخاصة بي على 20 أو 30 شيئًا ".

لكن بن لديه حل للمطالب المتزايدة باستمرار في وقته.

"أحاول دائمًا استخدام [مفهوم] يسمى" أهم 3 اليوم " أكتب حرفيًا الأشياء الثلاثة التي أريد إنجازها اليوم. في نهاية اليوم ، أنظر [وأسأل نفسي]: هل يومي ناجح؟ إنه ناجح إذا قمت بإنجاز هذه الأشياء الثلاثة. لا أعرف ما هو قادم [لكنني دائمًا] أفرط في التركيز وأعطي الأولوية لأفضل 3. "

يقول بن إنه سعيد عندما يطرح تلك المهام الأكثر أهمية ، ويخلق حلقة من ردود الفعل. من المثير للاهتمام ، مع ذلك ، أنه يفضل تدوين العناصر الهامة الخاصة به في ملاحظة مادية بعد ذلك.

"أنا من أشد المؤيدين للكتابة على قطعة من الورق لأنها تجبرك حقًا على القيام بذلك - سواء كانت أعلى 3 أو أعلى 5 لك. أعتقد أن الأمر يشبه تحديد الأهداف. إذا حددت أهدافك كبيرة لدرجة أنك تعرف أنه لا يمكنك الوصول إليها أبدًا ، فهي ليست أهدافًا حقًا ، أليس كذلك؟ "

إنه يعتقد أن على المحترفين أن يكونوا واقعيين بشأن أهدافهم لأنهم يفعلون شيئًا ما دون الوصول إلى أي مكان ... ما الهدف من ذلك مرة أخرى؟

في الفصل الأخير من قصة بن ، نتعرف على بعض تقنيات الإنتاجية التي تم اختبارها عبر الزمن وكيف تتناسب Clockify معها.

وقت التتبع: غيرت قواعد اللعبة في حياة بن العملية

يمكن أن تكون حياة الخبير المالي ورئيس شركة متنامية ضرائب. إذهب واستنتج!

ولكن بجدية ، يتعين على Ben تحديد وقت لما هو ضروري ومعالجة العناصر الصغيرة الأقل أهمية أيضًا. طوال اليوم ، كل يوم. للبقاء منتجًا طوال اليوم ، يحتاج Ben إلى التعامل مع عبء العمل بكفاءة وفعالية. ولا يدعي أن التوفيق بين طموحاته الشخصية والمهنية هو نزهة في الحديقة أيضًا. إنه عكس ذلك تمامًا.

"أود أن أقول إن أهم شيء يتداخل في كل من [ حياتي الشخصية والمهنية ] هو أنني مشغول للغاية. سواء كان الأمر يتعلق بمحاولة ابتكار منتجات جديدة أو جلب عملاء جدد ، أو مجرد محاولة مواكبة حياتي الشخصية ، حيث لدي خطيبة ولدينا قطة وكلب ؛ [و] أحب أن ألعب الغولف وأحب أن أذهب للتزلج ".

علاج الكثير من التوتر والفوضى؟ إلى جانب المنصات الأخرى ، وجد Ben أن Clockify أداة عملية تساعده على الوصول إلى نهاية أيامه بالشعور بأنه قد أنجز الكثير.

على أي حال ، إليك معاينة لمنشور LinkedIn الذي أثار اهتمامنا بمقابلة Ben.

مما لا يثير الدهشة ، كنا نشعر بالفضول حول كيفية تعامل Ben مع Clockify والفوائد التي جنيها فريقه من استخدام تطبيقنا لحظر الوقت على مدار العامين الماضيين.

كيف جاء بن عبر Clockify

كان Ben يزدهر في القطاع المالي منذ ما يقرب من عقد من الزمان ، باستخدام العديد من الأدوات القوية لتحسين سير العمل على طول الطريق. لكنه يقول إنه محرج من ذكر منصته التي اختارها لتتبع الوقت قبل الاستقرار على Clockify. تنبيه المفسد - كان Excel.

"بدأنا في استخدام Clockify على الأرجح بعد 3 أشهر من بدء عملي. وقدم لي أحد زملائي الأداة. كان لديه نموذج أولي لتكامل Clockify مع Business Central ".

قبل كل شيء ، أدى التكامل المفيد (بين Clockify و Business Central) إلى إدراك Ben أن Clockify يمكن أن يغير قواعد اللعبة في عمله.

لماذا يعتقد بن أن Clockify هو توفير كبير للوقت

يشعر بن أنه تبنى Clockify بسرعة لأنه كان فريقًا من شخص واحد في ذلك الوقت. لكنه يعتقد أنه من السهل جدًا على أي قوة عاملة كبيرة أن تتبنى الأداة - طالما أنك تبدأ عملية الإعداد عاجلاً وليس آجلاً.

"الشيء المهم بالنسبة لي هو تطبيق الأدوات قبل أن تحتاج إليها لأنه من الأسهل بكثير ضم الآخرين. إذا كان لديك 10 موظفين يعملون جميعًا في Excel ثم حاولت حثهم على الذهاب إلى Clockify - لا يزال ذلك ممكنًا وربما ليس صعبًا للغاية - ولكن من الأسهل كثيرًا [القيام بذلك مسبقًا]. "

مع أكثر من 80 عملية تكامل ، يعمل Clockify بسلاسة مع مجموعة متنوعة من التطبيقات. يقول بن إنه سعيد جدًا بكيفية توفير التكامل مع Business Central له ساعات كل أسبوع.

"إنه يعمل بسلاسة وربما يوفر لي 4 ساعات في الأسبوع الآن. [بالحجم الحالي لفريقنا] ، من المحتمل أن يستغرق الأمر يومًا كاملاً [للقيام بذلك يدويًا]. أعلم أن الأمر سيستغرق 4 ساعات لأنه كان يستغرق مني 2 عندما كنت أفعل ذلك في Excel. ولدينا 10 Xed منذ ذلك الحين ".

بصرف النظر عن توفير مجموعة من الوقت لـ Ben ، فإن Clockify يجعل من السهل عليه إنشاء فواتير داخل النظام الأساسي وإرسالها إلى العملاء.

"لم أستطع أن أتخيل منظمتنا بدون Clockify ، حيث يستغرق كل الوقت إدخالات ويضعها مباشرة في فاتورة في نظامي المالي. ثم أنقر على زر وسيُرسل جميع فواتيري عبر البريد الإلكتروني إلى عملائي ".

ميزات Clockify التي يحبها Ben بشكل أفضل

بفضل العشرات من الميزات المفيدة للأفراد والشركات ، يمكن لـ Clockify تحسين العمليات في العمل بسهولة. من تتبع الوقت إلى إعداد التقارير وتصدير البيانات ، يتيح لك Clockify إدارة وقتك بشكل أكثر كفاءة.

لذلك ، دعنا نرى الميزات التي يجدها Ben أكثر فائدة عندما يتعلق الأمر بالعمل مع العملاء وأعضاء الفريق.

الميزة رقم 1: حظر الوقت + تكامل التقويم

يقول بن أن حظر التقويم هو لمسة لطيفة لجدول أعماله المزدحم.

"لقد حصلت على هذا الاجتماع الذي يمكنني وصفه بأنه إداري ، ثم الاجتماع التالي الذي قد أحصل عليه هو اجتماع عميل قابل للفوترة. لذلك ، [من المفيد أن تكون قادرًا] على استخدام ذلك وفي نهاية اليوم - انتقل إلى Clockify وانقر حرفيًا على كل حدث في التقويم ".

علاوة على ذلك ، تتيح ميزة عرض التقويم لفريق Ben العمل بشفافية والحصول على صورة واضحة تمامًا لمهامهم وأنشطتهم وأحداثهم. بصرف النظر عن ذلك ، يتيح Clockify لشركته الحصول على رواتبهم بسرعة وسهولة أكبر - بدون احتكاك.

"بشكل أساسي ، قم بتحويله إلى إدخال وقت العميل القابل للفوترة أو إدخال إداري - ويتتبع Clockify مقدار الوقت الذي يعمل فيه الجميع. لذا فإن التقويم هو بالتأكيد الشيء الأول الذي أستخدمه ".

ومع ذلك ، فإن التصميم الجذاب للأنشطة ليس الشيء الوحيد الذي يحبه Ben في Clockify. كما أنه يستخدم التقويم كمخطط لحظر الوقت وقوة إنتاجية.

ومن المثير للاهتمام ، أن Ben يقوم بسرعة بتخزين الأحداث أو المهام القادمة من خلال إنشاء كتل مدتها 30 دقيقة في تقويمه. إنه يستخدم أوصافًا بسيطة مثل عميل X و Y و Z. وهذا يصنع المعجزات له!

علاوة على ذلك ، يستخدم بن طريقة عرض التقويم كدماغ ثانٍ ، حيث يسمح له وفريقه بتتبع العديد من الأشياء المختلفة التي يحتاجون إليها.

"في يوم مجنون ، سيكون من الصعب تذكر 15 اجتماعًا مختلفًا عقدتها. بدلا من ذلك ، هم بالفعل في التقويم الخاص بي. أنا فقط أضغط عليهم ".

بشكل عام ، بن سعيد مع Clockify لأنه يوفر عليه وعلى أعماله عشرات الساعات كل شهر.

الميزة رقم 2: تسجيل الوقت داخل / خارج

يتيح Clockify لفريق Ben تجنب القيام بأحد أكثر الأشياء إرهاقًا - تسجيل الوقت. لذلك ، طلبنا منه أن يعطينا سنتيه عن هذا في سيناريو واقعي.

"بالنسبة لأي شخص يعمل في خدمة احترافية ، فإن أقل شيء تفضله هو دخول الوقت متى كان ذلك ممكنًا. آخر شيء تريد القيام به هو قضاء 15 دقيقة في إدخال كل وقتك يدويًا. لذا ، فإن Clockify يجعل من السهل جدًا تبسيط ذلك ، من طرفي ومن نهاية المستخدم ".

باستخدام هذه الميزة ، يمكن لـ Ben بسهولة تتبع حضور الموظفين والحصول على تقارير تسجيل الحضور والانصراف. ولكن الأهم من ذلك ، أنه يمكن لفريقه تسجيل وقتهم بسهولة على أي جهاز ، سواء عبر الإنترنت أو دون الاتصال بالإنترنت.

الميزة رقم 3: تذكيرات تلقائية

بدلاً من مطاردة أعضاء فريقه لإدخال إدخالات للوقت ، يمكن لـ Ben القيام بأشياء أخرى أكثر أهمية. كيف؟ حسنًا ، يقوم Clockify بالمهمة نيابة عنه ويرسل تذكيرات تلقائية إلى أعضاء الفريق.

"يحتوي Clockify على ميزات رائعة لتذكير الأشخاص بإرسال وقتهم. لذلك ، لا يتعين علي المتابعة مع أي شخص. كلوكيفاي يفعل ذلك بالنسبة لي ، والذي رأيت عوائد جيدة حقًا من حيث السرعة التي يقضي بها الناس وقتهم ".

لتعيين تذكيرات مثلما يفعل Ben كل يوم ، كل ما عليك فعله هو اختيار:

• ساعات العمل وأيام العمل
• الوقت الذي تريد بعده أن يرسل لك Clockify تذكيرًا.

هذا كل شيء!

الميزة رقم 4: التقارير

ميزة أخرى أنيقة يتحدث بن سعيد عنها هي تقارير Clockify. تساعد هذه الإضافة فريقه على إدارة المشاريع ومعرفة ما كان عليه الجميع مؤخرًا.

بصرف النظر عن تجنب إضاعة الوقت ، تتيح ميزة الإبلاغ الفريدة Clockify لـ Ben معرفة أين وكيف يقضي فريقه الوقت من خلال الحصول على ملخص كامل للساعات المتعقبة - وحتى الساعات القابلة للفوترة - في تقارير معبأة بدقة. كل ما يحتاجه فريقك هو تسجيل الوقت باستخدام متتبع الوقت الفعلي أو تسجيل الوقت يدويًا بالساعات في الجدول الزمني.

يشرح بن كيف تسمح له التقارير بالبقاء على رأس عبء العمل الضخم لشركته.

"إذا لم يكن لدى شخص ما أي ساعات [مسجلة] يوم الاثنين ، يمكنني رؤية ذلك ؛ إنه يساعدني من وجهة نظر إدارة المشروع أن أقول "لم تعد مستخدمًا بكثرة".

في صباح الثلاثاء ، يمكن لـ Ben إلقاء نظرة على تقرير من يوم الاثنين للتحقق من الذي عمل على ماذا وإلى متى. إذا لاحظ أن أداء بعض الموظفين ضعيف في بعض المهام ، فيمكنه تبديل التروس وتعيين عناصر مختلفة.

الخلاصة: استخدم الأدوات للتركيز المفرط على المهام الأكثر أهمية

لقد كان انفجارًا أن أجري مقابلة مع Ben! وإذا نظرت عن كثب ، سترى بعض الموضوعات والدروس الصغيرة التي شاركها من تجربته الغنية.

إذن ، إليك بعض النصائح التي ربما يمكنك استخدامها في حياتك وعملك:

• قم بإنهاء شركة إذا كنت تعتقد أنها تمنع نموك ،
• اتقن مهاراتك أثناء التنقل لإثبات فرص عملك في المستقبل ،
• ترسيخ القيم لتحفيز سلوك الموظف وأدائه ،
• تتبع الوقت الذي يقضيه الموظفون في المهام لتحقيق أكبر الفوائد ،
• الاعتماد على الأدوات بدلاً من الاعتماد على الأشخاص لتذكر الأشياء ، و
• أتمتة سير العمل لتحقيق النجاح على المدى الطويل.

على أي حال ، يسعدنا أن Clockify ساعد Ben وفريقه في زيادة إنتاجيتهم.

️ هل لديك قصة نجاح حول تتبع الوقت تود مشاركتها؟ اترك لنا رسالة على [email protected] ، وستحصل على فرصة للظهور في إحدى مقالاتنا المستقبلية. وإذا أعجبك هذا المنشور ووجدته مفيدًا ، فشاركه مع شخص تعتقد أنه سيستفيد منه.