كيف تكون أكثر كفاءة في مهامك

الكفاءة 10٪ من أن تكون منتجا. لقد عثرت على هذه الجملة أثناء البحث عن منشور المدونة هذا. دعونا نوضح هذا بالتفصيل. الكفاءة تعني القيام بالمهام بسرعة وإنجازها بشكل جيد. من ناحية أخرى ، لكي تكون منتجًا ، فأنت بحاجة إلى الاهتمام بمهامك المهمة باستمرار. لذا ، بطريقة ما ، تعد الكفاءة جزءًا حيويًا من إنتاجيتك.

الآن ، عندما يبدو أنك لا تستطيع إكمال مهامك اليومية بوتيرة أسرع (دون المساس بجودتها) ، فمن المحتمل أنك تشعر بالإحباط. لكن الخبر السار هو أنه يمكنك تعلم كيفية أن تكون أكثر كفاءة في مهامك.

في هذه المقالة سوف تجد:

• ماذا تعني الكفاءة في العمل ،
• كيفية التركيز وإنجاز العمل ،
• كيف تكون أكثر كفاءة وفعالية في العمل.

ماذا يعني أن تكون فعالاً في العمل؟

هل أنت على دراية بمشاهد الأفلام تلك عندما يكتب شخص ما بسرعة كبيرة ، مع ابتسامة واثقة على وجهه؟ وعادة ما تتبع هذه المشاهد موسيقى بيانو مبهجة. عندما أفكر في الكفاءة ، أرى هذه الصورة في ذهني.

عندما يتعلق الأمر بكفاءة مكان العمل ، فإنه ينطوي على أكثر من الإعداد المرح المذكور سابقًا. تعني الكفاءة في مكان العمل أن الموظفين يؤدون المهام الصحيحة بطريقة مناسبة ، دون إضاعة الكثير من الوقت أو الطاقة. بهذه الطريقة ، يساعد العمال عملائهم / عملائهم من خلال تقديم المزيد من المنتجات / الخدمات عالية الجودة. لذلك ، يساعد الموظفون أعمالهم على النمو. إلى جانب ذلك ، يكون الموظفون الأكفاء منتجين أيضًا لأنهم يعرفون كيفية إدارة مهامهم وإنهاء جميع المهام بشكل صحيح وفي الوقت المحدد.

كيف يمكنك التركيز وإنجاز العمل؟

دعنا نلقي نظرة على ما يمكنك القيام به للبقاء مركزًا وإنجاز العمل بسهولة ، بغض النظر عن منصب وظيفتك.

اعمل في جلسات قصيرة تليها استراحة سريعة

وفقًا لدراسة جامعة إلينوي ، "يمكن للتحويلات القصيرة من مهمة ما أن تحسن بشكل كبير من قدرة الفرد على التركيز على تلك المهمة لفترات طويلة". لذلك ، عند بدء العمل على مهمة ما ، تأكد من العمل في جلسات قصيرة ، لمدة 20 إلى 30 دقيقة ، ثم خذ استراحة قصيرة لمدة 5 دقائق.

يمكنك تجربة تقنية بومودورو ، والتي تتكون من جلسات عمل مدتها 25 دقيقة (بومودوروس). بعد كل جلسة ، خذ استراحة لمدة 5 دقائق. بمجرد الانتهاء من أربع جلسات عمل ، يمكنك الحصول على استراحة أطول ، حوالي 30 دقيقة. إذا كنت تعتقد أن 25 دقيقة قصيرة جدًا لمهامك ، فيمكنك تنظيم عملك من خلال الحصول على Pomodoros لمدة 90 دقيقة.

إن توجيه انتباهك إلى مهمتك خلال هذه بومودوروس سيؤدي إلى رفع كفاءتك.

اتبع إيقاعاتك اليومية

إيقاع الساعة البيولوجية عبارة عن دورة مدتها 24 ساعة اشتُق اسمها من العبارة اللاتينية "حوالي يوم" والتي تعني "حوالي يوم". تنظم الإيقاعات اليومية نظمك العقلية والجسدية. إلى جانب ذلك ، تعتمد قدرتك على التركيز على إيقاعك اليومي. يكون بعض الأشخاص يقظين عقليًا في الصباح ، بينما يزدهر آخرون خلال فترة ما بعد الظهر أو في المساء.

لتكون أكثر فاعلية في مهامك اليومية ، يجب أن تنظم يومك وفقًا لإيقاعاتك اليومية. إذا كنت تريد معرفة المزيد عن إيقاعك اليومي ، فتأكد من تتبع مستويات تركيزك لمدة أسبوعين على الأقل. على سبيل المثال ، يمكنك تدوين مستويات الطاقة الخاصة بك على مقياس من 1 إلى 10 على مدار اليوم. بعد ذلك ، قم بجدولة أهم مهامك لأعلى فترات اليقظة. اترك تلك المهام الأقل أهمية للفترات التي تكون فيها مستويات الطاقة لديك أقل.

احتضان شرود الذهن والكسل

هل يمكن أن تكون أحلام اليقظة مفيدة وتجعلك أكثر كفاءة؟ بشكل مفاجئ ، نعم.

في كتابها الملل والرائع : كيف يمكن للتباعد أن يفتح لك أكثر قدراتك إنتاجية وإبداعًا ، تتحدث مانوش زمردي عن أهمية شرود الذهن:

" عندما تتجول أذهاننا ، نقوم بتنشيط شيء يسمى" الوضع الافتراضي "، وهو المكان العقلي حيث نحل المشكلات وننتج أفضل أفكارنا ، وننخرط فيما يُعرف باسم" التخطيط للسيرة الذاتية "، وهو كيف نفهم عالمنا و حياتنا وتحديد أهدافنا المستقبلية ".

كما تشير إلى أنه عندما نبتعد ، عندها نقوم بالتفكير الأصلي.

لذلك ، اسمح لنفسك بأحلام اليقظة لمدة 10 أو 15 دقيقة أثناء القيام بمهمة متكررة أو أخذ قسط من الراحة. بهذه الطريقة ، ستفكر في طرق جديدة للتعامل مع مشاكلك أو مهامك المعقدة ، مما سيزيد من كفاءتك. بالإضافة إلى ذلك ، ستكون أكثر تركيزًا في العمل أثناء الاجتماع أو عند التعامل مع مهمة صعبة.

بصرف النظر عن شرود الذهن ، يمكن أن يكون الخمول مفيدًا لك أيضًا. إليك كيف يشرح كاتب المقالات ورسام الكارتون تيم كريدر فوائد الكسل في كتاب كال نيوبورت Deep Work: قواعد للنجاح المركّز في عالم مشتت:

" الكسل ليس مجرد إجازة ، أو تساهل أو نائب ؛ إنه لا غنى عنه للدماغ مثل فيتامين (د) للجسم ، ونحرم منه نحن نعاني من اضطراب عقلي مثل التشوه مثل الكساح ... ومن المفارقات أنه ضروري لإنجاز أي عمل ".

ولكن ، ماذا لو كنت مشغولاً للغاية ولا يبدو أنك تضيع أي وقت في الخمول؟ إليكم ما يقترحه كال نيوبورت في هذا الكتاب.

" في نهاية يوم العمل ، أغلق النظر في قضايا العمل حتى صباح اليوم التالي - لا يوجد فحص للبريد الإلكتروني بعد العشاء ، ولا إعادة للمحادثات الذهنية ، ولا توجد مكيدة حول كيفية التعامل مع التحدي القادم ؛ توقف عن التفكير في العمل تمامًا ".

يضيف نيوبورت أن إحدى مزايا الإغلاق هي أن "التوقف يساعد على إعادة شحن الطاقة اللازمة للعمل بعمق". وكما تحدده نيوبورت ، فإن العمل العميق هو "نوع العمل الذي يحسن أداءك".

كيف يمكنك أن تكون أكثر كفاءة وفعالية في العمل؟

كما ذكرنا سابقًا ، هناك فرق بين الكفاءة والفعالية. عندما تكون فعالاً ، فإنك تنهي مهامك بطريقة سريعة ومنظمة. من ناحية أخرى ، عندما تكون فعالاً ، تحصل على النتائج المرجوة. كما يمكنك أن تتخيل ، عندما يتعلق الأمر بمهام وظيفتك ، ستحتاج إلى التفوق في كلا المجالين. دعنا نلقي نظرة على النصائح الأكثر عملية لتحقيق الكفاءة والفعالية في العمل.

وجّه انتباهك إلى أهم المهام أولاً

في بداية كل يوم ، فكر في أهم مهام اليوم. إلى جانب ذلك ، حاول أن تكون واقعيًا واكتب ما يصل إلى ثلاث مهام يجب عليك إنهاؤها بنهاية اليوم.

سيساعدك وجود هدف واضح في ذهنك وأمامك على البقاء على المسار الصحيح وتحسين كفاءتك وإنتاجيتك.

جرب طريقة مصفوفة أيزنهاور

واحدة من أكثر الطرق المفيدة لتعلم تحديد الأولويات هي تجربة تقنية مصفوفة أيزنهاور. ستساعدك طريقة إدارة الوقت هذه على فصل المهام المهمة عن المهام غير المهمة.

تتضمن طريقة مصفوفة أيزنهاور أربعة أرباع زمنية:

1. مهام مهمة وعاجلة ،
2. مهام مهمة ولكنها ليست عاجلة ،
3. ليست مهمة ولكنها مهام عاجلة ،
4. ليست مهام مهمة وليست عاجلة.

لذا ، فإن المهام من الربع الأول هي أولوياتك. بمجرد الانتهاء منها ، قم بمعالجة هؤلاء من الربع الثاني. عند الحديث عن الربع الثالث ، يجب عليك تفويض هذه المهام إلى زملائك. أخيرًا ، يجب إلغاء مهام الربع الرابع.

نظرًا لأن هذه الطريقة تساعدك في الحصول على نظرة عامة أوضح ليوم عملك ، يمكن لتقنية مصفوفة أيزنهاور تحسين إدارة وقتك أيضًا. وبالتالي ، ستكون أكثر كفاءة وإنتاجية في مهامك.

خصص بعض الوقت للعمل العميق

يلعب العمل العميق المذكور سابقًا دورًا مهمًا عندما يتعلق الأمر بالمهام الصعبة أو تلك التعيينات التي تعتبر ضرورية لمنصب وظيفتك. عندما تحتاج إلى القيام بهذه المهام ، ستحتاج إلى التركيز وتجنب مصادر التشتيت بأي ثمن.

على سبيل المثال ، بما أنني كاتب محتوى ، فإن عملي العميق يتكون من كتابة المدونات. لكي أتمكن من الانزلاق إلى حالة ذهنية عميقة ، أفضل الاستماع إلى بعض الموسيقى الكلاسيكية أو الموسيقى التصويرية للأفلام. تساعدني أنواع الموسيقى هذه في الحفاظ على الإنتاجية وإنهاء كتابة المدونة.

الآن ، إذا كنت تكافح من أجل الحفاظ على انتباهك والدخول في عمل عميق ، يقترح نيوبورت طقوس العمل العميق التالية:

• اختر المكان الذي ستعمل فيه والمدة. ستحتاج إلى العثور على مكان هادئ لفترات عملك العميقة. علاوة على ذلك ، إذا أمكن ، خصص جزءًا معينًا من مكتبك (المنزلي) للعمل العميق فقط. على سبيل المثال ، غرفة اجتماعات أو مكتبة هادئة أو كرسي مريح بذراعين ، إذا كنت تعمل من المنزل. قبل أن تبدأ العمل ، فكر في المدة التي تحتاجها للبقاء في المنطقة لتتمكن من إكمال المهمة.
• قرر كيف ستعمل. ضع أهدافًا محددة لفترة عملك العميق. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب مقالًا ، فيمكنك تنظيم عدد الكلمات أو عدد العناوين الفرعية التي يجب عليك إنهاؤها خلال فترة عمل عميقة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أيضًا تشغيل أداة حظر مواقع الويب بمجرد بدء العمل ، لمنع تشتيت انتباهك بوسائل التواصل الاجتماعي أو الأخبار.
• اختر الطريقة التي ستدعم بها عملك. يجب أن تغطي طقوس عملك العميق أيضًا جميع الأساسيات التي ستحتاجها أثناء العمل. على سبيل المثال ، كوب من القهوة أو وجبة خفيفة في حالة الشعور بالجوع. بالإضافة إلى ذلك ، اختر الإضاءة المناسبة والكرسي المريح.

هذه مجرد أفكار قليلة لجعل طقوس عملك العميق أكثر راحة وفعالية. يمكنك دائمًا تعديل الطقس بحيث يكون أكثر ملاءمة لك ولمهامك.

تجنب تعدد المهام

عندما تقوم بمهمتين في نفس الوقت ، فإنك في الواقع تحول تركيزك بين هذه المهام. هذا يسمى تبديل السياق ولأنك تقفز من مهمة إلى أخرى بسرعة ، يبدو أنك تقوم بمهمتين في وقت واحد.

لكن تعدد المهام ليس فعالاً كما يبدو. عندما توجه انتباهك إلى مهمة واحدة ، ثم بسرعة إلى مهمة أخرى ، فإن عقلك يحتاج إلى مزيد من الوقت والطاقة لتحميل وإعادة تحميل السياق.

لهذا السبب يجب تجنب تعدد المهام. بدلاً من ذلك ، فإن التركيز على مهمة واحدة في كل مرة سيجعلك أكثر كفاءة.

ومع ذلك ، عندما تكون غارقًا في العمل وليس لديك خيار آخر سوى تعدد المهام ، فاتبع نصائحنا حول كيفية التبديل بين المشاريع والمهام دون فقدان الإنتاجية.

قسّم مهامك الكبيرة إلى مهام أصغر

دعنا نواجه الأمر: مع العلم أنه عليك القيام بمهمة معقدة تتطلب الكثير من الوقت والطاقة ، فلن يكون لديك الدافع لبدء العمل عليها. لذا ، بدلاً من الحصول على مهمة أكبر ليوم كامل ، قسّمها إلى مهام أصغر.

على سبيل المثال ، تحتاج إلى عمل رسم توضيحي لمنشور المدونة. من خلال تحليل هذه المهمة إلى أجزاء أصغر ، ستحصل على مهام مثل:

1. قم بعمل المسودة الأولى ،
2. تواصل مع كاتب محتوى لمناقشة المسودة الأولى ،
3. قم بإجراء التغييرات إذا لزم الأمر ،
4. إضافة شعار أو أي تفاصيل مماثلة ، و
5. إرفاق رسم توضيحي بأداة إدارة المشروع.

بمجرد الانتهاء من المهمة الأولى ، ستشعر بالدافع للمتابعة. وبالتالي ، سيكون إكمال مهمة واحدة أكبر أسهل في الإدارة.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك استخدام Clockify لتقسيم مشروعك إلى مهام أصغر أيضًا. هذا النوع من العمل مع المهام مفيد لأنه يمكنك تنظيم مشروعك كقائمة مهام. بعد ذلك ، ضع علامة "تم" على المهام بمجرد الانتهاء منها. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يساعدك وجود مثل هذا الجدول في تتبع المشاريع والمهام لعملائك أيضًا.

حدد الوقت الذي تقضيه على رسائل البريد الإلكتروني

كما ورد في تقرير Asana's Anatomy of Work Index ، فإن الرد على رسائل البريد الإلكتروني والرسائل المستمرة هو السبب الرئيسي وراء تأخر الموظفين في العمل. من المحتمل أنه عندما ترى إشعارًا بالبريد الإلكتروني أو تسمعه ، ستشعر بالحاجة إلى التحقق منه. لكن استعادة تركيزك بعد ذلك لن يكون دائمًا سهلاً.

ما لم تتطلب وظيفتك أن تكون نشطًا وأن ترد على الرسائل في أسرع وقت ممكن ، فحاول الحد من الوقت الذي تقضيه في رسائل البريد الإلكتروني. على سبيل المثال ، يمكنك التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في بداية يوم العمل ونهايته.

بصرف النظر عن هذا الخيار ، حاول أن تكون أكثر تحديدًا عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني. من خلال القيام بذلك ، سيكون التواصل مع زملائك أو شركائك أكثر دقة ، لذلك ستتجنب رسائل البريد الإلكتروني الواردة والصادرة. لذلك ، ستكون أقل تشتتًا برسائل البريد الإلكتروني ، مما سيساعدك على أن تكون أكثر كفاءة وإنتاجية.

أتمتة المهام المتكررة

المهام المتكررة هي تلك التي تحدث بانتظام ، على سبيل المثال ، كل يوم ، مرة واحدة في الأسبوع ، أو مرة واحدة في الشهر. يمكن أن تكون هذه أنشطة مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني وحضور الاجتماعات.

لتوفير الوقت الذي تقضيه في المهام المتكررة ، يجب عليك مراقبتها باستخدام تطبيق تعقب المهام. بعد ذلك ، ستعرف بالضبط عدد الساعات التي تخصصها يوميًا للمهام المتكررة. وبالتالي ، ستتمكن من أتمتة بعض هذه المهام.

على سبيل المثال ، يمكنك استخدام Clockify لإنشاء قوالب لمشاريعك. هذا أمر عملي تمامًا إذا كنت أنت وفريقك تتعاملون عادةً مع مشاريع تتطلب نفس مجموعة المهام. بمجرد إنشاء قالب ، يمكنك استخدامه لأي مشروع مماثل في المستقبل.

عند الحديث عن إدارة البريد الإلكتروني ، يجب أن تبدأ في تصنيف رسائلك باستخدام التصنيفات. الملصقات هي نوع من المجلدات في علبة الوارد الخاصة بك. على سبيل المثال ، يمكنك إضافة التصنيف "هام" بحيث يمكنك الوصول بسهولة إلى هذا المجلد في أي وقت مع تجاهل الرسائل الأخرى. بمجرد أن تعتني بصندوق الوارد الخاص بك ، ستتمكن من التركيز فقط على العمل وتحسين كفاءتك وإنتاجيتك.

فكر في صحتك والحاجة إلى إعادة الشحن

عندما تشعر بالجوع أو النعاس ، لن تكون قادرًا على التفكير بشكل مستقيم وأن تكون منتجًا. لذلك ، لا تقلل أبدًا من أهمية النوم الجيد ليلاً أو تناول الإفطار.

في الواقع ، هناك أنواع معينة من الطعام مفيدة للغاية لقدرتك العقلية ، وبالتالي إنتاجيتك. هذا طعام ممتاز ، ولدينا بالفعل مدونة مخصصة للوجبات الخفيفة فائقة الغذاء التي يمكن أن تعزز الإنتاجية.

بصرف النظر عن الأكل والنوم ، تأكد من ممارسة الرياضة بانتظام. حتى لو لم تكن من محبيها ، يمكنك على الأقل التحدث في نزهة على الأقدام كل يوم بعد العمل. ستدرك قريبًا كيف يساعدك هذا الروتين على إعادة الشحن والاسترخاء من العمل.

خاتمة

أن تكون فعالًا في المهام يعني إكمالها بشكل صحيح وسريع. للقيام بذلك ، ستحتاج إلى توجيه انتباهك فقط إلى مهامك وتجنب أي مشتتات.

كيف تفعل ذلك؟ من خلال العمل في جلسات قصيرة أو باتباع إيقاعاتك اليومية. تأكد من أن عقلك يحتاج إلى بعض التوقف أيضًا ، لذلك لا تتردد في الشرود الذهني. هذا النشاط سيعزز بالتأكيد كفاءتك.

علاوة على ذلك ، إذا كنت ترغب في العمل على مهاراتك في الكفاءة والإنتاجية ، فقد غطت هذه المقالة بعض النصائح المفيدة التي يمكنك تجربتها.