10 طرق للتعرف على العملاء السيئين (والتعامل معهم)
نشرت: 2024-05-04إن التعامل مع العملاء السيئين هو أكثر من مجرد ضرورة غير سارة؛ يمكن أن يؤثر بشكل كبير على جوانب أخرى من عملك أيضًا. يمكن لهؤلاء العملاء أن يزيدوا من معدل التراجع عن طريق الفشل في رؤية قيمة خدماتك، واستهلاك كمية غير متناسبة من الموارد، والتأثير سلبًا على المقاييس المهمة مثل رضا العملاء والحسابات المستحقة القبض.
يمنح أفضل العملاء لشركتك إيرادات ثابتة وإحالات وولاء للعلامة التجارية، بينما يمكن للعملاء السيئين أن يعيقوا قدرتك على خدمة عملائك الأكثر ربحية. وهذا يعني أخبارًا سيئة للجميع. لذا فإن التعرف على احتياجات هؤلاء العملاء السامين ومعالجتها أمر بالغ الأهمية.
في هذا الدليل، سنستكشف العلامات الشائعة للعملاء غير الراضين بشكل مزمن، مما يساعدك على التعرف عليهم مبكرًا وتحديد أفضل مسار للعمل.
10 طرق للتعرف على العملاء السيئين
دعونا نلقي نظرة على كيفية تحديد العملاء السيئين، وبعد ذلك سنتناول بعض الاستراتيجيات للتعامل معهم.
1) لا يدفعون في الوقت المحدد (أو في أي وقت مضى)
أنت تعمل في مجال الأعمال التجارية لكسب المال. والعملاء الذين لا يدفعون لا يكسبونك أي أموال فحسب، بل قد يكلفونك المال في الواقع.
على سبيل المثال، تؤدي الفواتير غير المدفوعة إلى تقليل التدفق النقدي الخاص بك. هل التدفق النقدي أو الربح أكثر أهمية للأعمال التجارية؟ الجواب هو على حد سواء. وفقًا لـ Investopedia ، قد تشهد الشركة ربحًا كل شهر، ولكن إذا كانت أموالها مقيدة بحسابات مستحقة القبض، فلن يكون هناك أموال نقدية لدفع أجور الموظفين.
لا سيما باعتبارك مالك شركة صغيرة، فأنت بالتأكيد لا تريد أن تجد نفسك في هذا الموقف. لن تخسر هذه الفاتورة فحسب، بل ستنفق أيضًا الموارد في محاولة تحصيل دفعتك. كل فاتورة ترسلها تكلفك المال وتكلف وقت موظفيك. حتى لو كنت تستفيد من التكنولوجيا لتحصيل الحسابات المستحقة القبض، عليك أن تدفع لشركات التحصيل أو المحامين لجعل هؤلاء العملاء السيئين يدفعون.
2) لا يدركون قيمتك
بعض العملاء سوف النيكل والدايم لك حتى الموت. هذا النوع من العملاء يضعك في موقف دفاعي منذ البداية. بدءًا من عملية البيع، فإنهم يشككون في أسعارك.
على سبيل المثال، إذا قمت بإنتاج منتج إبداعي مثل حزمة تصميم رسومية مخصصة، فقد يسألونك لماذا يدفعون لك الكثير مقابل القيام ببضع ساعات من العمل. إنهم لا يفهمون الاستثمار الذي قمت به للحصول على التعليم والخبرة لتقديم أفضل منتج ممكن.
لذا كن حذرًا من العميل الذي يشتكي من الأسعار، ولا يبدو أنه يفهم تفسيرك، ثم يوقع عقده على أي حال. يميل هؤلاء العملاء السيئون إلى الإفراط في الطلب بمجرد توظيفك. إنهم يريدون التأكد من أنهم يستخرجون كل قرش منك، وسيرسلون الأشياء مرة بعد مرة، وسيتركون عادةً مراجعة سيئة ولكن ليس مراجعة جيدة أبدًا، حتى عندما يستحقونها.
3) لديهم مطالب غير واضحة أو متغيرة
في كثير من الأحيان، يكون لدى العديد من العملاء غير الراضين دائمًا طلبات غير واضحة أو متغيرة ولا يبدو أنهم سعداء أبدًا.
تخيل أنك وفريقك تقضيان أسابيع في إعداد اقتراح للعميل. ليس هناك ما هو أسوأ من تنفيذ مشروع ما ثم يتم إخبارك أن عملك لا يحقق أهدافه. كما تعلمون، الأهداف التي لم يخبروك عنها.
الأخطاء تحدث بالطبع. في بعض الأحيان يكون ضعف التواصل هو السبب الجذري لعدم تلبية التوقعات. ومع ذلك، عندما تعطي العميل ما يطلبه، ولا يزال غير سعيد، فهذه مشكلة أخرى تمامًا. عندما يقوم العميل بتحريك قائم المرمى، لا أحد يسجل. لديك مجهود ضائع وعميل غير سعيد بين يديك. وإذا أشرت إلى سلوكهم، تبدو وكأنك تختلق الأعذار .
غالبًا ما تكون مطالبهم في وقت مبكر غامضة وغير منظمة. إن تقديم خدمة عملاء رائعة يكاد يكون مستحيلاً عندما لا تعرف ما يريده العميل.
حدد هؤلاء الأشخاص مبكرًا من خلال توقعات العملاء المتغيرة وأيضًا عن طريق إرسال استبيانات في الوقت المناسب لمحاولة فهم ما يبحثون عنه.
4) يريدون كل انتباهكم
يختلف كل تفاعل مع العملاء، وسيأخذ بعض الأشخاص من وقتك أكثر من غيرهم. من المعقول أن تتوقع أن العملاء الجدد سيحتاجون إلى المزيد من المساعدة، ولكن يجب عليك الحذر من أولئك الذين يأخذون الكثير من وقتك. قد لا تمتلك الموارد اللازمة للتعامل مع هؤلاء العملاء السيئين إذا كنت تمتلك شركة صغيرة. وحتى إذا قمت بذلك، فإن قضاء كل وقت فريقك على عميل واحد ليس له معنى.
إذًا، كيف يمكنك التعرف على الباحثين عن الاهتمام؟ ابدأ ببيانات العميل . تعرف على العملاء الذين يحققون أكبر قدر من المبيعات. حدد المدة التي تستغرقها تفاعلاتهم وعدد نقاط الاتصال التي يحتاجونها. احذر من أن يأخذ أي شخص أكثر من نصيبه العادل من وقتك.
والتحدث مع موظفيك. يجب أن يشعر أي وكيل دعم في مؤسستك بالقدرة على إخبارك عندما يكون العملاء غير معقولين أو يطلبون الكثير. ثم قم بتوثيق شكوى العميل والتصرف بناءً عليها عند الاقتضاء.
5) تفاعلات العملاء نادرة
في حين أن بعض العملاء السيئين لا يحققون أرباحًا لأنهم يستهلكون الكثير من الموارد، فإن البعض الآخر يسبب مشاكل لأنهم لا يتفاعلون معك بشكل كافٍ. فكر في العميل الذي لن يرد على مكالماتك أو رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. كم من الوقت تضيعه في محاولة تعقبهم؟ أو ماذا عن العملاء الذين يقومون بجدولة الاجتماعات ويخيفونك؟ هذه ساعة من يومك كان بإمكانك أن تقضيها بشكل أكثر إنتاجية .
بالإضافة إلى الوقت وتكاليف الإنتاجية، يفقد العملاء غير المستجيبين القيمة التي يمكن أن يوفرها عرضك. على سبيل المثال، العميل الذي لا يحضر اجتماعات الإعداد الخاصة به لن يعرف كيفية استخدام منتجك ولن يكون ناجحًا مثل أولئك الذين يفعلون ذلك. يمكن أن يعني هذا مطالب أعلى على فريق دعم العملاء الخاص بك، ومقاييس نجاح العملاء الضعيفة، ومستويات أعلى من الاضطراب.
بالتأكيد، نحن جميعًا نفتقد الاجتماع من وقت لآخر. لكن حدد هؤلاء العملاء السيئين من خلال نمط الغياب وارفع العلم الأحمر.
6) العملاء السيئون ليسوا صادقين
ليس بالضرورة أن يكون العميل على حق دائمًا. في الواقع، قد يكذب عليك بعض العملاء المخادعين عن قصد. وهذا علم أحمر كبير. الأكاذيب الشائعة تشمل:
- الادعاء بأنك وعدت بتسليم أشياء لم تعد بها أبدًا
- إخبارك أن موظفًا آخر قدم وعودًا
- قائلين إن لديهم تجربة سيئة في خدمة العملاء
- تأليف قصص حول تصرفات فريق دعم العملاء الخاص بك
- - عدم تمثيل احتياجاتهم أثناء عملية البيع
- تمثيل ناقص لقدرتهم على الدفع
وفي كل من هذه المواقف، يتسبب عدم أمانتهم في حدوث مشكلات لعملك. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لأكاذيبهم أيضًا أن تعزز عدم الثقة بين فريقك. إذا قبضت على عميل يكذب مرة واحدة، فامنحه فائدة الشك. إذا أصبح نمطًا، فيجب عليك توثيق السلوك.
7) إنهم يسيئون معاملة موظفيك أو يهددونهم
في بعض الأحيان، تكون الوقاحة أو السلوك السيئ نتيجة ليوم سيء أو أسبوع سيء. وهذا يمكن أن يحدث لأي شخص. ما تبحث عنه هنا هو نمط السلوك. قصص العملاء المروعة في كل مكان. احذر من مثل هذه الأمور:
- هجمات شخصية فظيعة
- اتهامات عدوانية بسوء خدمة العملاء
- التهديدات التي تتكون من الأذى الشخصي أو الأضرار في الممتلكات
- الخجل، خاصة عند وجود الآخرين
لا أحد يستحق أن يعامل بهذه الطريقة. أنت بحاجة إلى التصرف بسرعة للتعامل مع تهديدات العملاء. يضع العملاء الوقحون أو المسيئون ضغطًا لا مبرر له عليك وعلى موظفيك. إذا ارتفع تفاعل العميل إلى مستوى إساءة الاستخدام، فمن الأفضل تسجيل المكالمات لمزيد من المراجعة أو حتى لأغراض إنفاذ القانون.
(هل تحتاج إلى تسجيل المكالمات تلقائيًا في نظام الهاتف الخاص بك؟ تقوم Nextiva بتضمينه مع خدمة هاتف العمل الخاصة بنا.)
يمكن لبيئات العمل المجهدة أن تؤثر على معنويات الموظفين وتؤدي إلى مستويات أعلى من دوران الموظفين. تشير الدراسات إلى أن تكلفة دوران الموظفين يمكن أن تصل إلى 15000 دولار لكل موظف، لذلك يجب على صاحب العمل الجيد التأكد من توفير تجربة رائعة للموظفين.
علاوة على ذلك، يمكن أن تؤثر تجارب الموظفين السلبية على سمعة علامتك التجارية. قد تؤدي المراجعة السيئة على LinkedIn والمواقع المشابهة إلى زيادة صعوبة توظيف أشخاص رائعين. وقد يتهمونك بسوء خدمة العملاء. تريد أي شركة جيدة تقديم دعم إيجابي ومفيد للعملاء وتدريب فرقها على مهارات خدمة العملاء للقيام بذلك. لكن العملاء السيئين سوف يستغلون لطفك وممارساتك التجارية الأخلاقية.
8) يقدمون مطالب غير معقولة
يريد معظم العملاء فقط تلبية احتياجاتهم. وإذا قمت بعمل جيد في جذب العملاء، فستتمكن من القيام بذلك دون أي مشكلة.
لكن بعض العملاء سيطلبون أكثر مما يمكنك تقديمه بشكل معقول. ليس كل هؤلاء الأشخاص سيئين (كثيرون منهم لا يفهمون بوضوح ما تقدمه)، ولكن العملاء يتجاوزون الحدود عندما لا يقبلون بالرفض كإجابة. حتى أنهم قد يهددون بترك مراجعة سلبية ما لم تستسلم لمطالبهم، وبالتأكيد يمكن أن يؤثر ذلك على تجربة الموظف لديك.
احذر من العملاء الذين يطلبون العديد من المراجعات بما يتجاوز ما وعدوا به. تشمل المشكلات الشائعة الأخرى توقع أن تكون أنت أو فريقك متاحًا لهم على الفور في أي لحظة. بالطبع، ستبذل قصارى جهدك، ولكن لا يمكن لأي شركة أن تعتني بكل عميل في كل دقيقة من كل يوم.
9) يشكون لأي شخص يستمع
الشكاوى هي جزء طبيعي من ممارسة الأعمال التجارية. ومع وسائل التواصل الاجتماعي، أصبح من السهل أكثر من أي وقت مضى على العملاء الغاضبين أن يجعلوك تبدو سيئًا أيضًا. يمكن أن تكون تكلفة التغريدة البسيطة مرتفعة جدًا.
في الواقع، يقول 94% من المستهلكين أن التقييمات السيئة أقنعتهم بتجنب الأعمال التجارية:
ووفقًا لموز : “هل لديك أربع مقالات سلبية أو أكثر عن شركتك أو منتجك تظهر في نتائج بحث جوجل؟ من المحتمل أن تخسر 70% من العملاء المحتملين."
من الواضح أنك لا تستطيع تجاهل المراجعات عبر الإنترنت . وإذا كانت تلك المراجعات غير عادلة، فإن تأثيرها يتجاوز مجرد عميل سيء واحد.
10) لا يستمعون إليك
العملاء الذين لا يأخذون نصيحتك هم أيضًا سيئون للأعمال. إنهم يضيعون وقتك وأموالهم. بالإضافة إلى ذلك، لن يروا عوائد على خدماتك.
على سبيل المثال، إذا كنت مخططًا ماليًا، فإن مهمتك هي تقديم النصائح السليمة لعملائك لتحقيق أهدافهم. إذا لم يأخذوا بتوصياتك، فإنهم يتعرضون لخطر الفشل في تحقيق تلك الأهداف. والعملاء الذين لا يصلون إلى أهدافهم هم عملاء غير سعداء. قد يلومونك، أو الأسوأ من ذلك، قد يعطونك مراجعة سلبية. وربما لن يستخدموا خدماتك في المستقبل.
بالإضافة إلى ذلك، فإن فشلهم ينعكس بشكل سيء على مقاييس عملك ومؤشرات الأداء الرئيسية. لا يمكنك إظهار إحصائياتك الرائعة عندما لا ينجح العملاء.
ماذا يجب أن تفعل مع العملاء السيئين؟
1) تقييم قيمتها
من المؤكد أن تكاليف اكتساب العملاء أعلى من تكاليف الاحتفاظ بالعملاء. لذا عليك أن تسأل نفسك: "ما هي قيمة الحفاظ على هذا العميل؟"
فيما يلي بعض الأشياء الأساسية التي يجب مراعاتها:
- تكلفتها مقابل أرباحها. هذا هو المكان الذي ستحتاج فيه إلى بيانات قوية عن العملاء. يمكن لأنظمة التذاكر القوية أن تسحب بسهولة مقاييس مفيدة مثل عدد التذاكر التي ينشئها العميل، وعدد نقاط الاتصال المطلوبة، وتاريخ الفاتورة الخاصة به. إذا كلفك الأمر أكثر مما تدفعه، فهذه علامة حمراء.
- إذا كان عميلك السيئ عميلاً رفيع المستوى ، فقد يستحق الصداع الذي يسببه. لكن تأكد من أنك مستعد للتعامل مع أي فقدان لهيبتك أو عواقب وسائل التواصل الاجتماعي.
- ما هي عواقب فقدان هذا العميل؟ قد تكون في موقف يكون فيه الخطر كبيرًا جدًا.
2) قم بإجراء محادثة حقيقية
التواصل هو المفتاح . أي تغيير في علاقة عملك يجب أن يبدأ بالتحدث مع العميل. الهدف من هذه المحادثة هو تحريك علاقتك في الاتجاه الذي اخترته عند تقييم قيمة العميل.
وفيما يلي بعض النقاط الرئيسية التي يجب مراعاتها:
- كن شفافًا وصادقًا بشأن مخاوفك.
- إدارة توقعاتهم. اشرح بوضوح ما يمكنك وما لا يمكنك فعله لهم. إذا كنت تحتفظ بهم كعملاء، فتأكد من أنهم يعرفون ما يمكن توقعه في المستقبل.
- الحصول على نفس الصفحة. تأكد من أنك تفهم احتياجاتهم وأنها تتماشى مع احتياجاتك.
3) إحالتهم إلى مكان آخر
في بعض الأحيان، يكون العميل السيئ مجرد شخص غير مناسب لشركتك. في هذه الحالة، إحدى طرق التعامل معهم هي مساعدتهم في العثور على ما يناسبهم بشكل أفضل. إذا كنت تعرف منافسيك، فأنت في وضع يسمح لك باقتراح شخص آخر. إذا قمت بعمل جيد في اقتراح المنتج المناسب، فإنك لا تجعل العميل سعيدًا فحسب، بل يمكنك أيضًا تكوين صداقات في الصناعة.
الجانب السلبي المحتمل هو أن الشركة التي تحيل هذا الشخص إليها قد لا تقدره. لا تقم بإحالة العملاء السيئين حقًا إلى أي شخص تقدر رأيه. وإذا لم تكن متأكدًا، فلن يضرك أن تسأل الشركة الأخرى عما إذا كانت تريد الإحالة.
4) التخلي عن العملاء الذين يعانون من مشاكل
في بعض الأحيان يكون الجواب الصحيح هو مجرد الابتعاد. ولكن كيف يمكنك توصيل الأخبار السيئة للعملاء؟ برشاقة.
فيما يلي بعض النصائح للمضي قدمًا بأقل قدر من الضجة:
- اختيار الشخص المناسب لتوصيل الأخبار. سيكون للمدير أو الموظف ذو المستوى الأعلى السلطة. وإذا كان لدى العميل مشكلة مع أحد الموظفين، فاحرص بالتأكيد على إبقاء هذا الشخص خارج المحادثة.
- تكون مباشرة. سوف تقلل من احتمالية حدوث سوء فهم من خلال شرح واضح ومباشر.
- تكون حاسمة. قبل المكالمة، لقد اتخذت قرارك. لا ينبغي أن يكون هناك شيء يؤثر عليك بعد ذلك.
- كن طيبا. بعد كل شيء، حتى أسوأ العملاء يستحقون أن يعاملوا باحترام. أظهر التعاطف وقدم خطة انتقالية رائعة خارج عملك.
5) لا تكتسب عملاء سيئين في البداية!
كما تشير القائمة أعلاه، فإن العديد من العلاقات السيئة مع العملاء تنبع من عدم التطابق، وضعف التواصل ، والتوقعات غير الواضحة.
لذا، إليك بعض الطرق لجذب عملاء أفضل معجبين بشركتك منذ البداية:
- تحقق من جميع المطالبات التسويقية للتأكد من دقتها على موقع الويب الخاص بك والمدونة ووسائل التواصل الاجتماعي ورسائل البريد الإلكتروني.
- أثناء عملية البيع، تأكد من وجود طلب حقيقي على منتجك. فقط لأن شخصًا ما يبدو مناسبًا للوهلة الأولى لا يعني أنه مستعد لإبرام الصفقة.
- تأكد من أن جميع التوقعات والعقود واضحة تمامًا منذ البداية.
- لا تقم بتسجيل الدخول إلى عملاء جدد لا يمكنك خدمتهم. باعتبارك مالكًا تجاريًا، فإن رؤية أي عميل على أنه عميل جيد قد يكون أمرًا مغريًا.
- قم بتسعير خدماتك بشكل مناسب. تتطلب الخدمات عالية اللمس بشكل عام المزيد من الاستثمار المالي من العملاء.
كيفية التعرف على العملاء الجيدين واكتسابهم
الآن بعد أن حددنا العملاء السيئين واقترحنا كيفية التعامل معهم، دعنا ننهي هذه المقالة بإدراج كيفية اكتساب العملاء الجيدين منذ البداية.
إليك عدة نصائح تساعدك على القيام بذلك:
- حدد عميلك المثالي : أولاً، كن واضحًا جدًا بشأن ما يشكل عميلاً "جيدًا" لشركتك. يتضمن ذلك فهم احتياجات العملاء وسلوكياتهم المثالية . عوامل مثل الدفع الفوري، والولاء، والطلبات المعقولة، والمواءمة مع قيم عملك قد تحدد عميلاً محتملاً جيدًا بالنسبة لك.
- التسويق المستهدف : استخدم استراتيجيات تسويقية مستهدفة وليست واسعة النطاق لجذب النوع المناسب من العملاء. يتضمن ذلك استخدام البيانات الديموغرافية والنفسية والسلوكية لتخصيص حملاتك التسويقية للجمهور الذي يناسب ملف تعريف العميل المثالي الخاص بك.
- فحص العملاء : يمكنك تنفيذ عملية فحص للعملاء الجدد، خاصة في بيئات B2B أو المعاملات ذات القيمة العالية. قد يتضمن ذلك فحوصات ائتمانية، أو مراجع من شركات أخرى، أو مراجعة لسجلها مع منتجات أو خدمات مماثلة. يمكنك أيضًا التحقق من وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بهم لمعرفة ما إذا كانوا معتادين على نشر تعليقات سلبية.
- استخدم تعليقات العملاء : قم بجمع تعليقات العملاء وتحليلها بانتظام للقضاء على تجربة العملاء السيئة في مهدها في وقت مبكر. يتيح لك ذلك التعرف على خصائص العملاء الجيدين والسيئين، مما يساعدك على تحسين استراتيجيات الاستحواذ لديك وتحسين منتجك أو خدمتك وتقديم خدمة عملاء استثنائية.
- تعيين توقعات واضحة : منذ البداية، ضع "قواعد" واضحة حول ما تستلزمه خدمتك أو منتجك وما هي سياساتك فيما يتعلق بالمدفوعات والإرجاع والدعم. يمكن أن تساعد هذه الشفافية في تصفية المستهلكين الذين قد يصبحون مشكلة لاحقًا وإدارة توقعات العملاء.
- بناء تجربة إيجابية للعملاء : يتعلق هذا الأمر بالاحتفاظ بالعملاء أكثر من اكتسابهم، ولكن تأكد من التركيز على تقديم خدمة عملاء استثنائية وتجربة شخصية. من المرجح أن يكون العملاء السعداء عملاء متكررين وأقل عرضة للتسبب في مشكلات.
- برامج الإحالة : تشجيع العملاء الجيدين الحاليين على إحالة عملاء جدد. عادة، قد يكون لدى الأشخاص داخل نفس الشبكة أو الصناعة سمات وقيم مماثلة، مما قد يؤدي إلى جودة أعلى للعملاء المحتملين الجدد.
- الاستفادة من التكنولوجيا : استخدم أنظمة CRM (إدارة علاقات العملاء) لإدارة تفاعلات العملاء وبيانات العملاء بشكل فعال. يمكن أن تساعد التحليلات المتقدمة في التنبؤ بسلوك العملاء وتحديد العملاء الذين قد يتسببون في مشاكل قبل أن يصبحوا مشكلة.
تساعدك Nextiva على تقديم خدمة عملاء ممتازة
قد يكون العملاء السيئون حقيقة من حقائق الحياة، لكن الاستراتيجيات الصحيحة يمكن أن تخفف من تأثيرهم وتمنع التجربة السلبية من أن تلقي بظلالها على جهود عملك.
ومن خلال تحديد هؤلاء العملاء الذين يمثلون تحديًا على الفور، يمكنك التعامل معهم بفعالية. في كثير من الحالات، لا يكون هذا خطأ العميل في حد ذاته، حيث تتقاسم الشركة المسؤولية في تجربتها على طول الطريق، ولكن التعرف على العملاء غير المؤهلين وتهذيبهم في وقت مبكر يمكن أن يمنعهم من الإضرار بسمعتك. وبالمثل، قم برعاية وإبهار عملائك الحاليين حتى لا يتمكنوا من منع أنفسهم من إخبار الآخرين عن تجربتهم.
اكتشف كيفية تقديم تجربة لا مثيل لها للعملاء - تعرف على المزيد حول كيف يمكن لـ Nextiva تمكين جهود خدمة العملاء لديك.
تقديم تجربة تجربة عملاء مثالية.
تعرف على كيفية قيام Nextiva بتوفير تجربة متسقة وممتازة للعملاء.
الأسئلة الشائعة للعملاء السيئين
الجواب الطويل هو: اقرأ المقال أعلاه! الإجابة المختصرة هي: للتعامل مع العملاء السيئين بفعالية:
كن محترفًا : حافظ دائمًا على تعاملاتك المهنية والمهذبة، بغض النظر عن سلوك العميل.
الاستماع بتعاطف : في كثير من الأحيان، يصبح العملاء صعبين عندما يشعرون بأنه لا أحد يسمعهم. استمع جيدًا لمخاوفهم وحاول فهم المشكلة من وجهة نظرهم.
تعيين الحدود : تأكد من أن وكيلك وممثل خدمة العملاء يتواصلان بوضوح مع ما يمكن وما لا يمكن فعله ضمن سياساتك.
عرض الحلول : حاول دائمًا تقديم حل أو بديل يتوافق مع سياسات شركتك ويمكن أن يرضي العميل بشكل معقول.
اعرف متى تقول لا : في الحالات التي تصبح فيها الطلبات غير معقولة أو حتى مسيئة، يجب أن يعرف وكيل خدمة العملاء الخاص بك متى يقول لا بحزم أو متى يجب تصعيد المشكلة إلى الإدارة العليا.
توثيق التفاعلات : وأخيرًا، الاحتفاظ بسجلات (مثل تسجيلات المكالمات) لجميع التفاعلات مع العملاء غير الراضين في حالة حدوث نزاعات أو للرجوع إليها مستقبلاً.
يمكن أن يكون هذا التعريف ذاتيًا بعض الشيء، ولكن بشكل عام، يُظهر العميل السيئ عادةً سلوكيات تضر بعملك. يمكن أن يشمل ذلك التأخر المستمر في الدفع، أو المطالب غير المعقولة، أو الشكاوى المتكررة، أو عدم احترام الموظفين، أو التسبب في اضطرابات تؤثر على العملاء الآخرين أو العمليات التجارية. غالبًا ما تكلف هذه المشاريع وقتًا وموارد وضغوطًا أكبر مما تساهم به في الإيرادات.
العميل الصعب هو شخص قد لا يكون بالضرورة سيئًا للعمل ولكنه يشكل تحديات في التفاعلات. قد يكونون متطلبين بشكل مفرط، أو منتقدين، أو يصعب إرضاؤهم، بالإضافة إلى أنهم يميلون إلى كتابة أكثر من مراجعة سلبية للشركات. غالبًا ما يحتاج العملاء الذين يواجهون صعوبات إلى مزيد من الاهتمام والصبر والتواصل التكتيكي للتعامل مع احتياجاتهم بفعالية.
يتطلب التعامل مع العملاء غير الصبر من ممثل خدمة العملاء (أو المدير أو حتى صاحب العمل) معالجة مخاوفهم بسرعة دون التضحية بجودة الخدمة. يجب:
الاستجابة على الفور : الاعتراف بوجودهم واحتياجاتهم في أسرع وقت ممكن. الاستجابة السريعة يمكن أن تمنع نفاد صبرهم من التصاعد. إذا أمكن، لا تضعها في الانتظار لفترة طويلة أو تنقلها إلى أقسام مختلفة.
التواصل بشكل واضح وموجز : تقديم إجابات أو تحديثات واضحة ومباشرة حول وضعهم لإدارة توقعاتهم.
إعطاء الأولوية للكفاءة : التركيز على تقديم الحلول بكفاءة. تقليل أوقات الانتظار وتجنب التأخير غير الضروري في معالجة مخاوفهم.
حافظ على هدوئك ورباطة جأشك : حافظ على رباطة جأشك وتعاطفك، الأمر الذي يمكن أن يساعد في تهدئة العميل غير الصبر.
الاعتذار عن التأخير : إذا كان هناك تأخير، اعتذر واشرح السبب بوضوح. يقدر معظم العملاء الشفافية ويكونون أكثر تسامحًا عندما يفهمون السياق.