الشحن الخلفي: الفوائد والعيوب والنصائح

ضع في اعتبارك هذا السيناريو الواقعي - يطلب متجر بيع بالتجزئة مجموعة مكونة من 500 حقيبة مصممة من مورد بالجملة ويحدد أن الحقائب يجب أن تصل في تاريخ معين للعرض الترويجي المخطط له.

ومع ذلك، تصل الحقائب بعد 3 أيام من تاريخ التسليم المتفق عليه. ونتيجة لذلك، يفتقد بائع التجزئة نافذة العرض الترويجي مما يؤدي إلى خسارة مبيعات تصل إلى 1000 دولار. تعبيرًا عن خيبة أمله بسبب التأخير، يطلب بائع التجزئة من تاجر الجملة التعويض عن الخسارة في الإيرادات عن طريق إرسال فاتورة بمبلغ 1000 دولار.

وبعبارة أخرى، يستخدم بائع التجزئة الرسوم المتأخرة كوسيلة لاسترداد الإيرادات المفقودة من تاجر الجملة.

إذًا، ما هي الرسوم المتأخرة بالضبط وكيف تؤثر على عملك؟

في منشور المدونة هذا، سنلقي نظرة فاحصة على ماهية الرسوم المتأخرة وكيفية عملها، مع بعض الأمثلة الواقعية. سنسلط الضوء أيضًا على عيوبها وفوائدها قبل إدراج 6 إستراتيجيات ذكية لزيادة فرص نجاحك مع الرسوم المتأخرة.

ما هي الشحنة الخلفية؟

الرسوم المتأخرة هي الفواتير التي يرسلها أحد الأطراف (مثل بائع التجزئة أو المقاول) إلى طرف آخر (مثل مورد الجملة أو المقاول من الباطن) إذا تكبدوا خسائر نتيجة لإجراءات الطرف الثاني أو أخطائه.

ومع ذلك، لإصدار الرسوم المتأخرة، يجب أن يكون لدى الطرفين عقد ملزم قانونًا يحدد المواقف التي تجذب الرسوم المتأخرة.

في كتابهم الذي يحمل عنوان كتاب محاسبة البناء ، يحدد المؤلفان لويس بي ميرامونتس وهيوج إل رايس الرسوم المتأخرة في سياق البناء على النحو التالي:

"فواتير العمل المنجز أو التكاليف التي يتكبدها أحد الأطراف والتي، وفقًا للاتفاقية، كان ينبغي أن يتم تنفيذها أو تكبدها من قبل الطرف الذي تم إصدار الفاتورة إليه. يقوم المالكون بإرجاع الرسوم إلى المقاولين العامين، ويقوم المقاولون العامون بإرجاع الرسوم إلى المقاولين من الباطن.

في حين أن الرسوم المتأخرة تظهر عادة في صناعة البناء والتشييد، إلا أنها شائعة أيضًا في صناعات البيع بالتجزئة والتصنيع والتمويل.

على سبيل المثال، يمكن للشركة التي تستأجر مطور برامج إصدار رسوم متأخرة إذا قام المطور بتأخير المشروع أو إذا كان البرنامج به عيوب.

يمكن لشركة بطاقات الائتمان إعادة الرسوم إلى العميل إذا فشل الأخير في دفع مستحقاته في الوقت المحدد. في سياق بطاقات الائتمان، ربما صادفت أيضًا مصطلح "رد المبالغ المدفوعة".

نحن لا نلومك إذا كنت تتساءل عما إذا كانت عمليات رد المبالغ المدفوعة والرسوم المتأخرة مترادفة. المقطع التالي يلقي الضوء على الموضوع.

الرسوم المتأخرة ورد المبالغ المدفوعة: ما الفرق؟

على عكس الرسوم المتأخرة المستخدمة في العديد من الصناعات، يتم استخدام عمليات رد المبالغ المدفوعة عادةً في صناعة بطاقات الائتمان. تهدف عملية رد المبالغ المدفوعة إلى حماية المستهلكين من رسوم بطاقات الائتمان الاحتيالية أو غير المرغوب فيها أو غير الصحيحة، وفقًا للجنة التجارة الفيدرالية.

لفهم المزيد حول الفرق بين الرسوم المتأخرة ورد المبالغ المدفوعة، اتصلنا بفرانسيس فابريزي، AATQB (محاسب حسابات مؤهل من رابطة فنيي المحاسبة) في Keirstone Limited.

وبحسب فابريزي، فإن التمييز بين المصطلحين يدور حول من يصدر التهم ومن يسويها. يعارض الرسوم المتأخرة، حيث يكون الطرف المسؤول (تاجر، بائع، عميل، أو مقاول من الباطن) يقوم بالدفع مباشرة إلى الطرف الذي يطالب باسترداد الرسوم، وعادةً ما تتم تسوية عمليات رد المبالغ المدفوعة من قبل البنوك فقط بعد حل النزاع دون جدوى:

"تُستخدم عمليات رد المبالغ المدفوعة عادةً لحل النزاعات بين التجار والعملاء عندما يكون العميل قد حاول بالفعل حل المشكلة مع التاجر مباشرةً ولم ينجح."

يشرح فابريزي كيفية عمل عمليات رد المبالغ المدفوعة عادةً من خلال مثال. لنفترض أن أحد العملاء اشترى منتجًا من متجر باستخدام بطاقة الائتمان الخاصة به ووجد أن المنتج معيب. ثم يطلبون من المتجر إعادة المبلغ، فيرفض التاجر ذلك. يقدم العميل الآن شكوى إلى البنك الذي يتعامل معه، والذي يصدر رد المبالغ المدفوعة للعميل لاسترداد المبلغ.

ويقوم البنك لاحقًا باسترداد المبلغ من التاجر.

وبالمثل، يمكن للعميل أيضًا الاعتراض على الرسوم غير الصحيحة أو غير المرغوب فيها الصادرة عن جهة إصدار بطاقة الائتمان الخاصة به. في هذه الحالة، يقوم البنك المصدر (البنك الذي أصدر بطاقة الائتمان) بإلغاء الرسوم مؤقتًا أثناء التحقيق في الأمر.

كيف تعمل الرسوم المرتجعة؟

دعونا نرى كيف تعمل الرسوم المتأخرة عمليا مع مثال من صناعة البناء والتشييد.

يبرم مقاول بناء (طرف واحد) اتفاقية مع مقاول من الباطن (طرف آخر) لتوصيل الأسلاك الكهربائية للمبنى.

إذا فشل المقاول من الباطن في إنهاء العمل خلال الوقت المتفق عليه، فسيؤدي ذلك إلى تأخير المشروع حيث تعتمد المهام الأخرى على إكمال الأعمال الكهربائية. يمكن أن تترجم هذه التأخيرات إلى تكاليف إضافية للمقاول الذي قد يحتاج إلى الاحتفاظ بالعمالة لفترة أطول من الوقت المخطط له في الأصل.

في هذه الحالة، يمكن للمقاول إصدار فاتورة بتكاليف العمالة الإضافية كرسوم متأخرة للمقاول من الباطن.

بشكل عام، تساعد الرسوم المتأخرة على:

• توزيع التكاليف بشكل عادل،
• تعزيز المساءلة،  
• تسهيل حل النزاعات، و
• تعزيز إدارة المشروع.

ومن خلال مساءلة الأطراف عن أفعالها، تعمل الرسوم المتأخرة على تعزيز الشفافية والعدالة المالية.

الآن، قد تتساءل عما إذا كانت الرسوم المتأخرة هي حق قانوني. يركز القسم التالي على الجوانب القانونية للرسوم المتأخرة.

هل العودة إلى الرسوم حق قانوني؟

نظرًا لعدم وجود قوانين محددة تتعلق بالرسوم المتأخرة، يتم تنظيمها عادةً من خلال العقد المبرم بين طرفين، مثل:

• المقاول والمقاول من الباطن،
• تاجر التجزئة وتاجر الجملة،
• شركة بطاقة الائتمان والمستهلكين، أو
• الشركة المصنعة والموزع.

العقود التي تمت صياغتها بشكل صحيح والتي تم الاتفاق عليها بشكل متبادل تكون ملزمة قانونًا. وهذا يعني أنه إذا انتهك أحد الطرفين شروط العقد، يكون للطرف الآخر الحق القانوني في اتخاذ إجراء، مثل المطالبة باسترداد الرسوم أو بدء الإجراءات القانونية.

ومع ذلك، في صناعة البناء والتشييد، هناك بعض القوانين، مثل قانون الدفع الفوري الذي يؤثر بشكل غير مباشر على الرسوم المتأخرة. يضمن قانون الدفع الفوري حصول المقاولين والمقاولين من الباطن على رواتبهم في الوقت المحدد.

اعتمدت العديد من الولايات (كولورادو، وتكساس، ونيويورك، وإلينوي، وميريلاند، وكارولينا الجنوبية، على سبيل المثال لا الحصر)، نموذج الصندوق الاستئماني حيث يتم الاحتفاظ بأموال أصحاب الأموال للمقاول على سبيل الأمانة. لا يجوز للمقاول استخدام الصندوق الاستئماني إلا للدفع للمقاولين من الباطن مقابل العمل المنجز.

وبعبارة أخرى، لا يجوز للمقاول أن يحتجز الصناديق الاستئمانية كرسوم متأخرة عن أي عمل ناقص يقوم به المقاول من الباطن في عقد آخر.

من المهم ملاحظة أن معظم قوانين الولايات الأمريكية تمنح المقاولين أو المقاولين من الباطن الحق في رفض الدفع عندما يفشل طرف آخر في أداء المهام المتفق عليها. على سبيل المثال، إذا فشل المقاول من الباطن في توفير المواد المناسبة على النحو المتفق عليه، مما أدى إلى حدوث عيوب في المبنى، فيمكن للمقاول إصدار رسوم إلى المقاول من الباطن.

الآن، ربما تتساءل عن المبلغ الذي يمكن للطرف المطالبة به كرسوم متأخرة.

وفقا لمراجعة القانون الوطني، فإن الطرف الذي يسعى للحصول على رسوم متأخرة (في المثال أعلاه، المقاول) لا يمكنه سوى إصدار فاتورة بمبلغ يساوي ما أنفقه لتصحيح العمل الذي تم تنفيذه بشكل غير صحيح.

ما هو مثال على الشحن الخلفي؟

تتضمن بعض الأسباب الشائعة للمطالبة بالرسوم المتأخرة ما يلي:

• التأخير،
• ضرر في الممتلكات،
• المواد المعيبة أو التصنيع، و
• عدم الالتزام بقواعد السلامة والصحة في موقع العمل.

سنناقش أمثلة واقعية لكل سيناريو لمساعدتك على فهم كيفية عمل الرسوم المتأخرة بشكل أفضل.

المثال رقم 1: الرسوم المتأخرة للتأخير

في القسم أعلاه، رأيت كيف يمكن أن يؤدي الفشل في إكمال العمل في الوقت المحدد إلى تحصيل رسوم متأخرة. يمكن أيضًا تكبد رسوم متأخرة إذا قام المورد بتسليم البضائع متأخرًا أو فشل العميل في سداد المدفوعات في الوقت المناسب مقابل الخدمات أو البضائع التي اشتراها.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن لشركات بطاقات الائتمان أيضًا فرض رسوم متأخرة عندما يفشل حاملو البطاقات في سداد مدفوعات بطاقات الائتمان الخاصة بهم في الوقت المحدد. هذه الرسوم هي عقوبة عدم الالتزام بموعد استحقاق الدفع المحدد في الاتفاقية.

يمكن أيضًا استخدام الرسوم المتأخرة من قبل بائعي الجملة والتجزئة عندما يقوم طرف آخر بتأخير الدفعات. على سبيل المثال، XYZ هو بائع بالجملة للتوابل. يدير جون متجرًا للبيع بالتجزئة ويشتري التوابل بانتظام من XYZ، لذلك يرسل متجر الجملة الفواتير إلى جون على أساس شهري.

ومع ذلك، في شهر يوليو، قامت شركة XYZ بتسليم التوابل إلى جون كالمعتاد ولكنها فاتتها فاتورة بعض العناصر. ونتيجة لذلك، أضاف مالك XYZ هذه العناصر كرسوم متأخرة إلى الفاتورة التي أرسلها إلى جون في أغسطس.

مثال رقم 2: الرسوم المتأخرة عن الأضرار التي لحقت بالممتلكات

هذه هي النفقات التي يتكبدها أحد الطرفين نتيجة لأضرار في الممتلكات سببها طرف آخر. عادةً ما يتم إرسال فواتير هذه الرسوم إلى الطرف المسؤول ويتم استخدامها لاسترداد تكاليف إصلاح الضرر.

على سبيل المثال، إذا تسبب أحد نزلاء الفندق في إحداث ضرر بغرفة الفندق، مثل الأثاث المكسور أو الممتلكات المخربة، فيمكن للفندق إصدار رسوم متأخرة لاسترداد تكلفة الإصلاحات أو استبدال العناصر التالفة.

المثال رقم 3: الرسوم المتأخرة لعدم كفاية التصنيع

أحد الأسباب الشائعة للرسوم المتأخرة هو سوء الصنعة.

قامت شركة Shea Connelly Development (SCD) بتعيين Revive كمقاول من الباطن لمشروعي بناء، أحدهما في Park Place والآخر في Glendale.

ادعى SCD أن عمل Revive في Park Place لم يكن على مستوى المعايير، لذلك قاموا بطرد Revive من هذا المشروع. قال SCD أنه يتعين عليهم توظيف مقاول من الباطن آخر لتصحيح نوعية عمل Revive الرديئة في مشروع Park Place. ونتيجة لذلك، سيقومون بخصم المبلغ الذي أنفقوه لإصلاح عمل Revive من أي دفعة مستحقة لشركة Revive.

وهنا سيناريو آخر من صناعة العقارات. لنفترض أن مالك العقار قد استأجر شركة لإدارة العقارات لصيانة المبنى السكني الخاص به. ويحدد العقد المبرم بين هذين الطرفين بعض المسؤوليات ومعايير الجودة.

بعد إجراء فحص روتيني للمبنى السكني، اكتشف مالك العقار أن هناك مشكلات، مثل معدات أمنية مكسورة وأضرار لم يتم إصلاحها في الجزء الخارجي من المبنى.

يتصل المالك بشركة إدارة الممتلكات لإبلاغهم بالمشكلات ويطلب من الشركة تصحيح المشكلات خلال تاريخ معين. لكن الشركة فشلت في القيام بذلك على الرغم من التذكيرات.

يقوم مالك العقار بتصحيح المشكلات عن طريق الاستعانة بشركة أخرى وحساب تكاليف إصلاح المشكلات. يقوم المالك بعد ذلك بدفع هذه النفقات إلى شركة إدارة الممتلكات كرسوم متأخرة.

مثال رقم 4: الرسوم المتأخرة لقضايا السلامة

لنفترض أن أحد موردي المواد الغذائية أبرم عقدًا مع إحدى شركات تجهيز الأغذية لتقديم مكونات غذائية معينة بأعلى مستويات الجودة.

يقوم المورد بتسليم المكونات، وبما أنها الدفعة الأولى من المكونات، تقوم شركة تجهيز الأغذية بإجراء فحص شامل للجودة. وجدت الشركة أن بعض المكونات ملوثة مما قد يؤدي إلى مخاطر صحية.

تقوم شركة تجهيز الأغذية بإصدار رسوم متأخرة لتغطية تكاليف إجراء فحوصات الجودة والتخلص من المنتجات الملوثة.

الرسوم المتأخرة لقضايا السلامة شائعة أيضًا في صناعة البناء والتشييد.

قامت شركة المقاولات Multiplex Construction Europe Ltd، ومقرها لندن، بتعيين شركة Bathgate Realizations Civil Engineering Limited، وهي مقاول من الباطن لأعمال الخرسانة لمشروع بناء.

قامت شركة Multiplex أيضًا بتعيين مقاول من الباطن آخر، وهو BRM Construction، لتصميم منصة الانزلاق (معدات البناء التي تصب وتشكل الخرسانة بشكل مستمر) والتي تم استخدامها في أعمال الخرسانة التي تقوم بها Bathgate.

في وقت لاحق، أنهت شركة Multiplex عقدها مع شركة Bathgate التي أفلست واستأجرت مقاولًا فرعيًا جديدًا. بعد فحص العمل المنجز حتى الآن، قال المقاول من الباطن الجديد إن كلاً من منصة القالب المنزلق وأعمال الخرسانة كانت معيبة وغير آمنة.

طالبت شركة Multiplex بتكلفة استبدال هذه المعدات غير الآمنة والأعمال الخرسانية كرسوم متأخرة تزيد عن 12 مليون جنيه إسترليني (حوالي 14.6 مليون دولار) من كل من BRM وBathgate.

مزايا الرسوم المتأخرة

يمكن أن يكون للرسوم المتأخرة العديد من المزايا في مواقف معينة - خاصة في علاقات البناء والتعاقد حيث يجب معالجة المشكلات على الفور. فيما يلي بعض المزايا الأكثر شيوعًا لاستخدام الرسوم المتأخرة.

الميزة رقم 1: يمكن أن تساعد الرسوم المتأخرة في استرداد التكاليف

وفقًا لتوم زاولي، نائب الرئيس الأول والمدير العام لشركة SOFTRAX، فإن الفائدة القصوى من الرسوم المتأخرة هي أنها تساعد الشركة على استرداد الإيرادات التي قد تضيع بخلاف ذلك:

"إن الفائدة الرئيسية من الرسوم الخلفية هي أن هذه العملية تسمح للشركة باسترداد الإيرادات التي كانت ستفقد لولا ذلك."

يمكن أن توفر الرسوم المتأخرة مستوى من الحماية في حالة فشل المقاول من الباطن أو البائع في الوفاء بالتزاماته. هذه الرسوم هي وسيلة لاسترداد التكاليف التي يمكن أن تصل إلى الملايين في حالة المشاريع المعقدة.

لزيادة فرصك في استرداد الرسوم المتأخرة، تأكد دائمًا من إرسال فاتورة للأطراف الأخرى بسرعة ودقة.

الميزة رقم 2: الرسوم المتأخرة تعزز المساءلة والمسؤولية

يمكن أن تساعد الرسوم المتأخرة في تعزيز المساءلة عن طريق تثبيط انتهاكات العقد وردع الأعمال دون المستوى. وهذا يشجع جميع الأطراف المعنية - سواء كانوا البائعين أو المقاولين من الباطن أو مصدري بطاقات الائتمان أو العملاء - على التصرف بمسؤولية لتجنب الرسوم المتأخرة.

على سبيل المثال، تدخل شركة تصنيع المواد الغذائية في عقد مع بائع تجزئة لتوريد المنتجات الغذائية في الوقت المحدد. بفضل إدراج البند المتعلق بالرسوم المتأخرة، تعرف الشركة المصنعة أنها إذا لم تقدم منتجات ذات نوعية جيدة أو فشلت في تسليمها في الوقت المحدد، فسوف تتعرض لرسوم متأخرة.

ونتيجة لذلك، تأخذ الشركة المصنعة عناية إضافية لتجنب التأخير أو مشكلات الجودة.

وبالمثل، يفهم بائع التجزئة الحاجة إلى مراقبة جودة المنتجات بجدية وتتبع النفقات، إن وجدت، لمعالجة التأخير أو المنتجات المعيبة. تضمن هذه اليقظة إمكانية المطالبة بحق باسترداد الرسوم في حالة فشل الطرف الآخر في الوفاء بالتزاماته.

الميزة رقم 3: يمكن أن تؤدي الرسوم المتأخرة إلى تحسين إدارة المشروع

من خلال تتبع وتوثيق الرسوم المتأخرة، يمكن لأصحاب المشاريع والمحاسبين الحصول على رؤى حول إجمالي الذمم المدينة والدائنة. يشير الحساب المستحق إلى الأموال التي يدين بها العملاء للشركة والحساب المستحق الدفع هو الأموال التي تدين بها الشركة لبائعيها أو دائنيها.

يمكن لأصحاب المشاريع أيضًا ملاحظة المناطق التي تتصاعد فيها التكاليف بسبب الأخطاء أو السهو من جانب البائعين أو المقاولين من الباطن. ويمكنهم بعد ذلك معالجة هذه المجالات لتحسين إدارة تكاليف المشروع.

الميزة رقم 4: يمكن أن تساعد الرسوم المتأخرة في منع النزاعات

وفقًا لتوم زاولي، يمكن أن تلعب الرسوم المتأخرة دورًا حيويًا في منع الأسباب الشائعة للنزاعات في عالم الأعمال:

• عمل ذو نوعية رديئة،
• التخلي عن المشروع،
• الأنشطة الاحتيالية، و
• القضايا المتعلقة بالدفع.

نقلاً عن مثال صناعة البناء والتشييد، يوضح توم أن الرسوم المتأخرة تمنع المقاولين من الباطن من القيام بأي شيء آخر غير أفضل عمل:

"كرادع، يجب إدراج الرسوم المتأخرة في عقد المقاول من الباطن، ومن الأفضل أن يعترف المقاول من الباطن بإمكانية فرض رسوم متأخرة. كيف يمكن أن يحدث ذلك هو أن شرط الرسوم المتأخرة يبقي المقاول من الباطن في الوقت المحدد للوفاء بموعد نهائي صارم، لأنهم يدركون أن أي تأخير من جانبهم سيؤدي إلى تحميل رسوم متأخرة.

يسلط توم أيضًا الضوء على أهمية "الاتصال الواضح وفي الوقت المناسب" لحل المشكلة التي استلزمت سداد الرسوم.

بخلاف ذلك، يجب أن نؤكد على أهمية التوثيق كأداة لحل النزاعات - يحتاج كلا الطرفين إلى صياغة شروط العقد بوضوح وتوثيق أي عمل ناقص بدقة.

على سبيل المثال، إذا تمكن أحد الأطراف من توثيق العمل الناقص من قبل الطرف المسؤول بشكل كامل، فيمكنه تبرير أسباب فرض مثل هذه الرسوم.

إذا كان هناك نزاع قانوني يتعلق بالرسوم المتأخرة، فيمكن أن تساعد الوثائق الدقيقة والشاملة كلا الطرفين في إثبات مطالباتهما.

الميزة رقم 5: تساعد الرسوم المتأخرة في تصحيح مشكلات الجودة

كما رأينا أعلاه، يمكن أن تكون الرسوم المتأخرة بمثابة رادع للعمل ذو الجودة الرديئة.

توفر هذه الرسوم أيضًا آلية لمعالجة وتصحيح مشكلات الجودة أو أوجه القصور في:

• جودة العمل،
• المواد، أو
• الامتثال لمتطلبات العقد.

يمكن أن يساعد ذلك في ضمان تلبية المشروع للجودة والمعايير المطلوبة. وباستخدام الرسوم المتأخرة كأداة لردع العمل ذي الجودة الرديئة، يستطيع مديرو المشاريع تقليل تكلفة الجودة (التكلفة الإجمالية التي تتكبدها الشركة لضمان جودة منتجاتها أو خدماتها).

عيوب الرسوم المتأخرة

تأتي الرسوم المتأخرة مع العديد من العيوب التي يمكن أن تؤثر على كلا الطرفين المشاركين في العقد. فيما يلي بعض العيوب الأكثر شيوعًا للرسوم المتأخرة.

العيب رقم 1: يمكن أن تؤدي الرسوم المتأخرة إلى نزاعات

وكما تتذكر من القسم السابق الخاص بالمزايا، فقد أبرزنا كيف يمكن أن تساعد الرسوم المتأخرة في حل النزاعات. قد يبدو من التناقض الإشارة إلى أنها يمكن أن تكون أيضًا مصدرًا للخلافات.

ومع ذلك فإن دقة كلا العبارتين تعتمد على:

• وضوح الشروط التعاقدية المتعلقة بالرسوم المتأخرة،
• مدى دقة الوثائق فيما يتعلق بالرسوم المتأخرة، و
• طريقة تنفيذ الرسوم المتأخرة.

في صناعة التمويل، تعد النزاعات المتعلقة برسوم بطاقات الائتمان (أو عمليات رد المبالغ المدفوعة) شائعة، حيث يبلغ معدل رد المبالغ المدفوعة 0.60%. وهذا يعني أن 6 من أصل 1000 معاملة بطاقة ائتمان متنازع عليها.

وفقًا لفابريزي، نظرًا لأن الرسوم المتأخرة يمكن أن تؤدي إلى نزاعات قانونية وتؤثر على العلاقات التجارية، فيجب استخدامها فقط كملاذ أخير بعد تجربة وسائل أخرى لحل النزاعات أو منعها:

"من المهم أن نلاحظ أن الاتهامات المتأخرة يمكن أن تخلق علاقة سلبية وعدائية بين الطرفين، مما يؤدي إلى عدم الثقة والاستياء. كما يمكن أن يتعرضوا للنزاعات والتحديات القانونية، خاصة إذا لم تكن مدعومة بأدلة أو وثائق كافية، أو إذا انتهكت شروط العقد أو القوانين واللوائح المعمول بها.

كما ترون، التوثيق الدقيق هو المفتاح لمنع مثل هذه النزاعات.

العيب رقم 2: قد يكون من الصعب استرداد الرسوم المتأخرة

هناك العديد من الأسباب التي تجعل من الصعب استرداد الرسوم المتأخرة، مثل:

• التأخير في إصدار فواتير الرسوم المتأخرة: عندما لا يتم إرسال الرسوم المتأخرة في دورة الفوترة الحالية، قد ينتهي الأمر بالطرف المتلقي إلى مفاجأة غير سارة. والأخير، في هذه الحالة، قد لا يتذكر أسباب الرسوم المتأخرة أو لا يكون مستعدًا لدفع هذه الرسوم.
• عدم كفاية الوثائق : قد يؤدي عدم وجود وثائق (أو مستندات سيئة الصيانة) إلى جعل من الصعب على الطرف الذي يطالب بالرسوم المتأخرة إثبات مطالبته. وهذا مهم بشكل خاص إذا رفع المستلم دعوى قضائية تعترض على الرسوم المتأخرة. بشكل عام، يقع عبء إثبات أن الطرف الآخر مدين بالرسوم المتأخرة على عاتق المدعي (الشخص الذي يطالب بالرسوم المتأخرة من طرف آخر).
• عدم التواصل: إذا علم متلقي الرسوم المتأخرة بالرسوم فقط عندما يستلم الفاتورة، فإن احتمال قدرته على دفع المبلغ على الفور يكون منخفضًا.

بالإضافة إلى ذلك، نظرًا لأن الرسوم المتأخرة غالبًا ما تكون محل نزاع، فقد يكون استردادها عملية معقدة ويمكن أن يتضمن في كثير من الأحيان معارك قانونية طويلة.

العيب رقم 3: يمكن إساءة استخدام الرسوم المتأخرة

إن احتمال إساءة استخدام الرسوم المتأخرة مرتفع خاصة عندما تكون شروط العقد غامضة أو سيئة الصياغة.

قد يسيء أحد الطرفين استخدام الرسوم المتأخرة من خلال تضخيم التكاليف، أو ادعاء سوء جودة العمل دون دليل، أو إضافة رسوم إضافية لم تكن جزءًا من الاتفاقية الأصلية.

إليك طريقة أخرى لإساءة استخدام الرسوم المتأخرة. يستأجر بعض المقاولين نفس المقاولين من الباطن لعقود متعددة. يضيف هؤلاء المقاولون شروطًا غير قانونية في العقد مفادها أنه إذا قام المقاول من الباطن بعمل ناقص في عقد واحد، فسيتم تطبيق رسوم متأخرة على جميع العقود الأخرى.

وهذا يعني أنه إذا قام المقاول من الباطن بعمل ناقص في المشروع الحالي، فيمكن للمقاول فرض رسوم على جميع المشاريع الأخرى التي ينفذها المقاول من الباطن للمقاول.

في بعض الحالات، يتم استخدام الرسوم المتأخرة كشكل من أشكال الانتقام. إذا كان أحد الأطراف غير راضٍ عن أداء أو تصرفات طرف آخر، فقد يلجأ إلى إصدار اتهامات متأخرة كإجراء عقابي، حتى لو لم تكن الاتهامات مبررة.

العيب رقم 4: يمكن أن تكون الرسوم المتأخرة قاتلة للنتيجة النهائية

إذا رفض الطرف الذي يتلقى الرسوم المتأخرة سداد الدفعة، فقد يتعين على الشخص الذي أصدر هذه الرسوم أن ينتهي به الأمر إلى تغطية هذه التكاليف.

على سبيل المثال، إذا رفض المورد سداد الرسوم إلى بائع التجزئة بسبب التأخير في تسليم البضائع، فيجب على الأخير أن يتحمل هذه التكاليف.

حتى عندما يوافق البائعون أو المقاولون من الباطن على دفع الرسوم المتأخرة، فإن أولئك الذين يطالبون بالرسوم المتأخرة يخسرون الوقت والمال في سعيهم للدفع. يمكن أن تؤدي عمليات حل النزاعات المطولة إلى ضغوط مالية على الطرف الذي يسعى للحصول على رسوم متأخرة، مما يؤثر على الجداول الزمنية للمشروع وميزانياته.

يمكننا أن ننظر إلى البيانات من دراسة أجرتها شركة Arcadis للحصول على فكرة عن التكاليف والجداول الزمنية.

ووجدت الدراسة أنه في حين وصلت قيمة النزاعات في صناعة البناء والتشييد إلى متوسط ​​54.26 مليون دولار في عام 2020، فإن هذه النزاعات استغرقت 13.4 شهرًا لحلها.

نصائح حول كيفية النجاح في تحصيل الرسوم المتأخرة

سواء كنت صاحب عمل، أو مدير مشروع، أو بائعًا يتطلع إلى إعادة الرسوم إلى طرف آخر، يمكنك زيادة فرص استردادها باستخدام هذه النصائح.

نصيحة رقم 1: قم بصياغة عقد مضمون

تنشأ معظم النزاعات حول الرسوم المتأخرة عن العقود ذات الصياغة السيئة أو عدم فهم ما يستلزمه العقد.

لذا، فإن الخطوة الأولى لاسترداد الرسوم المتأخرة هي صياغة عقد مضمون يحدد بوضوح ما يلي:

• مجال العمل،
• معايير الجودة المتوقعة
• الجداول الزمنية، و
• شروط الدفع.

والأهم من ذلك، تحديد الشروط التي يمكن بموجبها تطبيق الرسوم المتأخرة (مثل المواد ذات الجودة المنخفضة أو الفشل في تنظيف موقع العمل)، وعملية إصدارها، والتكاليف المرتبطة بها.

نصيحة رقم 2: ضمان التواصل المستمر

ومن خلال الحفاظ على تدفق ثابت للاتصالات، يمكنك تجنب سوء الفهم وتحسين العلاقات مع البائعين/المقاولين من الباطن. يمكن أن يؤدي التواصل المستمر أيضًا إلى تعزيز فرص استرداد الرسوم المتأخرة، إن وجدت.

قم بجدولة اجتماعات منتظمة للمشروع مع البائعين أو المقاولين من الباطن أو أطراف ثالثة أخرى حسب الحالة لمراجعة التقدم ومعالجة المخاوف ومناقشة المشكلات التي قد تؤدي إلى تحصيل رسوم متأخرة.

سيساعد التواصل المفتوح أيضًا في منع المفاجآت غير السارة في حالة إرسال فاتورة بالرسوم المتأخرة، وفقًا لتوم زاولي.

"يجب أن يكون لدى الشركة تواصل مفتوح واستباقي مع العميل/الطرف المتأثر خلال جميع أجزاء عملية تحصيل الرسوم، بما في ذلك سبب تكبد هذه الرسوم. سيساعد التواصل في تحديد التوقعات ووقف تصعيد الأمر والحفاظ على العلاقة مع العملاء سليمة.

نصيحة رقم 3: قم بإجراء فحوصات الجودة بشكل منتظم

يمكن أن تساعد عمليات فحص الجودة الدورية في ضمان تنفيذ العمل وفقًا للمعايير المحددة.

علاوة على ذلك، إذا وجدت أي أوجه قصور، يمكنك إنشاء تقارير رسمية عن النقص ومشاركتها مع الجهة المسؤولة. إذا لم يقم الطرف المسؤول بتصحيح أوجه القصور خلال الجدول الزمني المحدد، فيمكنك استخدام التقارير كأساس لمطالبات الرسوم المتأخرة.

نصيحة رقم 4: توثيق كل شيء

احتفظ بسجلات دقيقة لجميع الأنشطة المتعلقة بالمشروع، مثل تقدم العمل وأوامر التغيير ونتائج فحص الجودة.

التقط صورًا لتوثيق حالة العمل في المراحل المختلفة، خاصة إذا كانت هناك مخاوف بشأن جودة العمل أو الامتثال.

تعتبر هذه الوثائق مهمة لدعم أي رسوم متأخرة.

قبل كل شيء، لا تنس توثيق الاتصالات التي أجريتها مع المقاولين من الباطن أو البائعين، بما في ذلك الاتفاقيات الشفهية التي قد لا يتم استرجاعها بدقة لاحقًا.

نصيحة رقم 5: اتبع نهجًا تدريجيًا للمطالبة بالرسوم المتأخرة

على الرغم من عدم وجود قوانين محددة تنظم الرسوم المتأخرة، فمن المهم معرفة الخطوات التي يجب اتباعها عند المطالبة بالرسوم المتأخرة. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تحسين فرصك في التعافي في حالة حدوث نزاع.

في صناعة البناء والتشييد، توصي مجلة National Law Review بأنه يجب على الشخص الذي يطالب باسترداد الرسوم أن يقدم أولاً إشعارًا كتابيًا عن العمل الناقص إلى البائع أو المقاول من الباطن. يجب أن يصف الإشعار جميع المشكلات المتعلقة بالخدمات أو المواد بقدر كبير من التفصيل.

يمكن أن تعمل هذه العملية أيضًا في صناعات وسياقات أخرى.

إذا كان العقد يحدد فترة زمنية للطرف المسؤول لتصحيح أوجه القصور هذه، فتأكد من منحهم الفرصة للقيام بذلك.

إذا فشل الطرف المسؤول في اتخاذ الإجراء بالرغم من إشعارك، فتأكد من إبلاغه كتابيًا بالتدابير التصحيحية التي ستتخذها لمعالجة العمل الناقص.

أثناء إتاحة الفرصة للطرف المسؤول للحضور عند تنفيذ أعمال التصحيح، تأكد من توثيق عملية الإصلاح. على سبيل المثال، يمكنك التقاط صور أو مقاطع فيديو لأعمال الإصلاح التي قمت بها.

بمجرد اكتمال التصحيح، قم بتقديم جميع الفواتير ذات الصلة وتقديرات التكلفة والمستندات الأخرى إلى الطرف المسؤول.

نصيحة رقم 6: تتبع الرسوم واسترداد الفاتورة على الفور

قد يؤدي عدم إعادة فاتورة الرسوم على الفور إلى نسيان الطرف المسؤول للمستحقات المستحقة. يؤكد توم زاولي على أهمية إصدار الفواتير السريعة والدقيقة لزيادة فرص استرداد الرسوم المتأخرة:

"أنا أشجع جميع الشركات على التأكد من أن جميع الفواتير تتم بشكل صحيح وفي الوقت المحدد، مع وجود أتمتة وضوابط مناسبة في عملية إعداد الفواتير."

إحدى الطرق للتأكد من دقة الفواتير وسرعتها هي استخدام أدوات تتبع الوقت وإعداد الفواتير، مثل Clockify.

يتيح لك Clockify إنشاء مشاريع لكل عقد أو عقد من الباطن حيث قد يتم تطبيق رسوم متأخرة. وهذا يساعد على تتبع الوقت والنفقات بدقة.

يمكنك إضافة إدخالات الوقت (للعمل القابل للفوترة وغير القابل للفوترة) عندما تقوم بعمل متعلق بمشروع أو مهمة معينة في Clockify. يمكن أن تتضمن إدخالات الوقت الساعات التي تم قضاؤها في معالجة أوجه القصور أو إعادة العمل أو أي أنشطة أخرى تتعلق بالرسوم المتأخرة.

بصرف النظر عن تتبع الوقت، باستخدام Clockify، يمكنك أيضًا تسجيل النفقات لكل مشروع تعمل عليه. بالنسبة لكل نفقة، يمكنك تضمين ملاحظات تفصيلية تصف العمل المنجز وسبب التكلفة المتأخرة وأي معلومات داعمة ذات صلة، مثل الإيصالات. قد تشمل النفقات تكاليف المواد أو تكاليف المقاول من الباطن أو أي نفقات أخرى مرتبطة مباشرة بمشكلة الرسوم المتأخرة.

تعتبر هذه الوثائق ضرورية لإثبات الرسوم المتأخرة.

لاحقًا، ستتمكن من تقديم كافة النفقات في فاتورة.

علاوة على ذلك، يمكنك إنشاء تقارير مخصصة تتعلق بكل مشروع أو عقد من الباطن. يمكن أن تكون هذه التقارير بمثابة سجل شامل للوقت والنفقات المتكبدة - مما يسهل تقديم حالة واضحة للرسوم المتأخرة.

الخلاصة: التوثيق وتتبع التكاليف هما مفتاح نجاح التكاليف المتأخرة

يمكن أن تكون الرسوم المتأخرة طريقة رائعة للشركات لتتبع مواردها المالية والتأكد من محاسبة الجميع. يمكنك استخدام الرسوم المتأخرة لمنع النزاعات أو حلها وتعزيز إدارة المشروع.

ومع ذلك، التحذير هو أنه ينبغي استخدامها بطريقة مسؤولة، مع الأخذ في الاعتبار الالتزامات التعاقدية والقوانين المعمول بها.

في نهاية المطاف، تعتمد فعالية الرسوم المتأخرة على صياغة عقود واضحة، وتوثيق دقيق، وتتبع التكاليف.

باتباع النصائح التي ذكرناها أعلاه، يمكنك تحسين نجاحك من خلال تحصيل الرسوم المتأخرة.

ومع ذلك، فإننا نشجعك على طلب المشورة القانونية قبل تطبيق الرسوم المتأخرة في استراتيجية عملك.

⁉️ هل لديك أي نصائح لتحسين فرص استرداد الرسوم المتأخرة؟ ربما واجهت تحديات فريدة عند إصدار فواتير الرسوم المتأخرة. نحن ندعوك لمشاركة هذه النصائح والتجارب معنا على [email protected] وسنبذل قصارى جهدنا لتسليط الضوء عليها في مقالتنا التالية. إذا وجدت هذه المقالة مفيدة، فيرجى التفكير في الضغط على زر المشاركة ونشر المعرفة للآخرين.