أفضل 5 أدوات برمجية لتجنب الفوضى في مستندات مشروع البناء

يمكن أن تكون إدارة مستندات مشروع البناء عبئًا إداريًا إذا كنت لا تستخدم الأدوات الصحيحة.

تحذير للمقاولين وشركات المقاولات: إذا كنت تعتقد أن الحصول على التراخيص واعتماد العقود والتصاميم هو نهاية مسؤولياتك عندما يتعلق الأمر بالتوثيق ، ففكر مرة أخرى.

يؤدي وجود مستندات مشروعك في حالة من الفوضى إلى تآكل كفاءتك التشغيلية بشكل غير واضح. وهذا سيء لعملك.

وفقًا لتقرير صادر عن PlanGrid والمجموعة الاستشارية FMI ، في عام 2018 ، كان من المتوقع أن تخسر صناعة البناء ما يقرب من 177 مليار دولار من تكاليف العمالة بسبب الوقت الذي يقضيه في أنشطة مثل تعقب بيانات المشروع (الرسومات المنقحة ، وأوراق قطع المواد ، وغيرها من المعلومات) .

بالنسبة لشركة البناء متوسطة الحجم ، قدرت الخسائر بأكثر من 2 مليار دولار في السنة.

لحسن الحظ ، هناك حلول برمجية لإدارة الإنشاءات تقدم وظائف متخصصة لمساعدة عملك على تحسين عمليات إدارة المستندات الخاصة بك. لقد قمنا بتجميع هذا التقرير المكون من خمس أدوات لإدارة الإنشاءات تم تصنيفها بدرجة عالية من قِبل مستخدمي Capterra.

فيما يلي الفوائد الرئيسية لاستخدام البرنامج لإدارة مستندات مشروع البناء الخاص بك:

• تحسين إمكانية التتبع: تنظيم المستندات ذات الصلة في موقع مركزي لتسهيل البحث عنها.
• تحسين دقة الوثائق: تقليل الأخطاء الناتجة عن الإدخال اليدوي للبيانات.
• تجنب مشكلات الامتثال: احتفظ بمستودع محدث وقابل للبحث فيه لاتفاقيات العقود والتراخيص والشهادات.
• تحسين تعاون الفريق: اسمح للفرق بتوثيق المعلومات المتعلقة بالمشروع ومشاركتها بسرعة أكبر.

ليتم اختياره لهذا التقرير ، يجب أن يكون للأدوات تصنيفات عامة أعلى من المتوسط ​​(4.5 على الأقل من 5) وأن تقدم وظائف إدارة المستندات ذات الصلة.

اقرأ المزيد عن منهجية الاختيار لدينا هنا.

أفضل 5 أدوات برمجية لإدارة مستندات مشروع البناء (مقدمة أبجديًا)

1. معين

تصنيف سهولة الاستخدام: 5.0 / 5 تقييم خدمة العملاء: 5.0 / 5 تقييم عام: 5.0 / 5

يقدم Assignar ميزات إدارة المستندات التي تساعد الشركات على تخزين وتتبع المعلومات المتعلقة بالامتثال ، مثل الشهادات والتراخيص ، في مكان واحد. ترسل الأداة تنبيهات تلقائية حول شهادات الامتثال التي توشك على الانتهاء أو انتهت صلاحيتها بالفعل.

متى قد تحتاجها: تكلفة عدم الامتثال لمعايير OSHA يمكن أن تدفعك ، كحد أدنى ، 5000 دولار لكل انتهاك ، و OSHA ليست الجهة التنظيمية الوحيدة التي يجب على شركات الإنشاءات التنظيمية الامتثال لها. في صناعة تشهد تغييرات متكررة في اللوائح ، تعد مواكبة متطلبات الامتثال المتطورة تحديًا رئيسيًا.

يمكن أن يساعدك Assignar في الحفاظ على مستودع مركزي للمعلومات مثل تراخيص الموظف / المقاول من الباطن والخبرة والشهادات. تنبهك الأداة أيضًا بشأن انتهاء صلاحية الشهادة للمساعدة في ضمان امتثال القوى العاملة لديك لقوانين العمل ومعايير السلامة.

تتبع الامتثال في Assignar ( المصدر )

2. CoConstruct

تصنيف سهولة الاستخدام: 4.5 / 5 تقييم خدمة العملاء: 5.0 / 5 تقييم عام: 4.5 / 5

تم تصميم CoConstruct لمساعدتك في إنشاء وتعقب وتنظيم المستندات المطلوبة لإدارة الشؤون المالية للمشروع. لا تشمل هذه المستندات المالية الواضحة فقط ، مثل ميزانية المشروع والفواتير ، ولكن أيضًا الجداول الزمنية ، التي امتد استخدامها في العمليات المالية.

عندما قد تحتاج إليها: مع نمو أعمال البناء الخاصة بك ، ستحتاج في النهاية إلى أداة محاسبة خاصة بالصناعة لمركزية وتبسيط العمليات والوثائق المالية لمشروعك. ومع ذلك ، في هذه المرحلة ، قد تكون الاحتياجات المحاسبية لشركتك بسيطة بما يكفي لتلبيتها أداة تقدم قوالب لإنشاء المستندات المالية وإدارتها وتتبعها بسرعة ، مثل CoConstruct.

يساعد نموذج تتبع الميزانية الخاص بالأداة المستخدمين على تتبع التقديرات الأولية ومقارنتها بتكاليف المشروع الفعلية. وبالمثل ، يسمح قالب الجدول الزمني الخاص به للمستخدمين بتسجيل الوقت الذي يقضيه الموظفون في المهام ، مما يساعدهم في النهاية على إنشاء تقارير ساعات قابلة للفوترة لإرسالها إلى العملاء.

تتبع الوقت المنقضي في المشاريع في CoConstruct ( المصدر )

3. داشبيفوت

تصنيف سهولة الاستخدام: 5.0 / 5 تقييم خدمة العملاء: 4.5 / 5 تقييم عام: 5.0 / 5

Dashpivot هي أداة لإدارة مشروع البناء تقدم ميزات لالتقاط وتنظيم بيانات موقع العمل. تدعم النماذج الرقمية تحميل ملفات الصور والفيديو بحيث يمكن لأطقم العمل في الموقع جمع البيانات المتعلقة بالمشروع وتحميلها وصيانتها في موقع مركزي.

عندما قد تحتاج إليها: معالجة بيانات موقع العمل يدويًا لا تستغرق وقتًا طويلاً فحسب ، بل تجعلك أيضًا أكثر عرضة لأخطاء جمع البيانات.

على سبيل المثال ، قد يفشل العاملون الميدانيون الذين يوثقون أوامر التغيير في ذكر المجموعة الدقيقة أو الكاملة من التعديلات التي يطلبها العملاء. وفقًا لمسح أجرته TrackVia ، والذي شمل أكثر من 500 متخصص في البناء والهندسة ، يعتقد 65 ٪ من المديرين أن العمليات اليدوية تسبب التغيير وأوامر العمل يجب تفويتها على الأقل لبعض الوقت.

لالتقاط بيانات موقع عمل البناء بشكل أكثر دقة ، يمكنك الاستفادة من أداة مثل Dashpivot ، والتي تتيح لك إنشاء نماذج / استطلاعات رقمية تعمل كقوالب قياسية للقوى العاملة لديك. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء نموذج "أمر التغيير" للتأكد من أن أطقم العمل الميدانية لديك لا تترك أي معلومات ضرورية عند تسجيل أوامر التغيير.

إنشاء نموذج رقمي باستخدام Dashpivot ( المصدر )

4. صاروخ تقدير

تصنيف سهولة الاستخدام: 4.5 / 5 تقييم خدمة العملاء: 5.0 / 5 تقييم عام: 5.0 / 5

تساعد Estimate Rocket المقاولين في إنشاء مستندات مهمة لإدارة المشاريع ، مثل تقديرات تكلفة المشروع وعروض العطاءات. توفر الأداة قوالب مضمنة تساعد المقاولين في تصميم مستندات ذات مظهر احترافي وتقليل الأخطاء عند إجراء حسابات التكلفة.

متى قد تحتاجها: بغض النظر عن نوع المقاول الذي أنت عليه ، ستحتاج حتماً إلى إنشاء وإدارة المستندات مثل عروض العطاءات وتقديرات البناء. يمكن أن يحتوي تقرير تقدير التكلفة الذي تم إنشاؤه على عجل على أخطاء حسابية وتكرار أو حذف للبيانات وأخطاء أخرى في التقدير قد تفقد عقدًا لك.

تقدم Estimate Rocket قوالب يمكن أن تساعدك في حساب تقديرات التكلفة مع تجنب أخطاء إدخال البيانات. يمكنك إضافة كمية المواد والأبعاد المطلوبة ، ويتم حساب تكاليف العمالة والمواد تلقائيًا.

إنشاء تقرير تقدير التكلفة باستخدام صاروخ التقدير ( المصدر )

5. JobNimbus

تصنيف سهولة الاستخدام: 4.5 / 5 تقييم خدمة العملاء: 4.5 / 5 تقييم عام: 4.5 / 5

JobNimbus هو حل لإدارة الإنشاءات يتيح للمقاولين إنشاء مكتبة مركزية لجميع المستندات المتعلقة بالمشروع (بما في ذلك العقود القانونية والسندات). تشمل ميزات إدارة المستندات الإضافية مشاركة الملفات والتوقيع الإلكتروني.

متى قد تحتاج إليها: يعد إنشاء سجلات محدثة للاتفاقيات التعاقدية والاحتفاظ بها مهمة بالغة الأهمية لكل أعمال إنشاءات.

هذا هو المكان الذي يمكن أن تساعد فيه أداة مثل JobNimbus. باستخدام هذه الأداة ، يمكنك إنشاء مستودع مركزي لتتبع جميع المستندات التي تمت مشاركتها واستلامها من عميل أو مقاول من الباطن أو بائع معين.

يمكنك أيضًا الحصول على توقيعات إلكترونية من أصحاب المصلحة للموافقة على العقود ، مما يجعل عملية إدارة العقود أسرع وأكثر دقة.

تتبع حالة مستندات العقد في JobNimbus ( المصدر )

الخلاصة والخطوات التالية

بينما يتم تصنيف الأدوات الخمس المذكورة أعلاه بدرجة عالية من قبل المستخدمين في Capterra ، إلا أنها قد لا تلبي بالضرورة جميع احتياجات عملك.

للتحقق من المزيد من الحلول ، قم بزيارة صفحة فئة برنامج إدارة البناء. هناك ، يمكنك تطبيق عوامل التصفية المخصصة من أجل وضع قائمة مختصرة بالمنتجات بناءً على معلمات مثل عدد المستخدمين المدعومين ونماذج التسعير وخيارات النشر.

المنهجية

ليتم إدراجها في القائمة المختصرة ، يجب أن تستوفي المنتجات المعايير التالية:

• كان على المنتجات أن تقدم إمكانات إدارة المستندات التالية:
  • تخزين المستندات السحابية والأرشفة في موقع مركزي
  • التقاط المستندات مع إمكانية مسح المستندات ضوئيًا وتحميلها
  • البحث عن نص كامل حتى يتمكن المستخدمون من البحث عن المستندات واستردادها
• احتاجت المنتجات إلى ما لا يقل عن 20 مراجعة مستخدم على Capterra (نُشرت في العامين الماضيين).
• يجب أن تتمتع المنتجات بتصنيف "احتمالية التوصية" عالية (متوسط ​​التقييم الموصى به لا يقل عن 9 من 10 في Capterra).