كيفية ترقية اتصالات العمل الخاصة بك باستخدام الرسائل الصوتية

غالبًا ما يتم التغاضي عن الرسائل الصوتية كطريقة اتصال للأعمال ، حتى لو كانت لها مزايا متعددة: يمكنك التواصل وفقًا لسرعتك الخاصة ، وبطريقة معبرة ، دون الحاجة إلى التواجد في المكتب.

يمكن للشركات إنشاء رسائل صوتية بسرعة وإرسالها إلى مجموعات من العملاء أو الموظفين. إنها طريقة مفيدة للبقاء على اتصال مع فريقك والتواصل مع عملائك.

إليك كيفية عمل الرسائل النصية الصوتية وكيف يمكنك إرسال رسالة تجذب جمهورك على الفور.

كيف تعمل الرسائل النصية الصوتية

الرسالة النصية الصوتية (وتسمى أيضًا نصًا صوتيًا) هي رسالة صوتية قصيرة مسجلة يمكنك إرسالها إلى مستلم واحد أو أكثر.

باستخدام الرسائل الصوتية النصية ، يمكنك إرسال رسائل صوتية مسجلة وصوت آخر إلى هواتف المستلمين. يتم إرسال الرسائل كمكالمات هاتفية ويتم تركها كرسائل بريد صوتي تلقائية إذا لم يتم الرد على المكالمة.

كيفية إرسال رسالة صوتية

لإرسال تسجيل صوتي في رسالة نصية باستخدام هاتفك الذي يعمل بنظام Android ، اتبع هذا الإجراء:

• انتقل إلى "الرسائل" وحدد المستلم الخاص بك.
• انقر مع الاستمرار فوق رمز "التسجيل" (في أسفل يمين الشاشة) أثناء تسجيل رسالتك.
• انقر فوق رمز السهم (أسفل اليمين أيضًا) لإرسال ملفك الصوتي.

إذا كنت تستخدم هاتفًا يعمل بنظام IOS ، فهذا هو الإجراء:

• المس مع الاستمرار زر "تسجيل الصوت" لتسجيل رسالتك الصوتية.
• اضغط على زر "تشغيل الرسالة" للاستماع إلى رسالتك قبل إرسالها.
• اضغط على زر "إرسال الصوت" لإرسال الرسالة أو زر "حذف التسجيل الصوتي" لحذفها.

هل تختفي الرسائل الصوتية قبل قراءتها؟

يقوم iPhone تلقائيًا بحذف الرسائل الصوتية بعد دقيقتين من الاستماع إليها ما لم تنقر على Keep. لمنع حدوث ذلك ، انتقل إلى الإعدادات> الرسائل> انتهاء الصلاحية (أسفل الرسائل الصوتية) ، ثم انقر فوق "مطلقًا". يتم تخزين الرسائل الصوتية المحفوظة في تطبيق Messages لنظام iOS 12 وفي تطبيق Voice Memos للإصدارات السابقة.

نصائح حول الرسائل النصية الصوتية

إن إنشاء رسالة نصية صوتية تجذب الأشخاص وتولد ردودًا ليس بالأمر الصعب الذي قد تعتقده. كل ما عليك فعله هو اتباع هذه القواعد الأربع البسيطة:

1. تجنب المصطلحات

المصطلحات اللغوية والمصطلحات الفنية التي قد لا يفهمها المستلم الخاص بك ستؤدي فقط إلى الارتباك. يجب أن يفهم المستلمون بسرعة موضوع رسالتك حتى يتمكنوا من الرد على الفور.

2. حافظ على البساطة

اجعل رسائلك قصيرة ومباشرة. ونتيجة لذلك ، ستكون أوضح وأسهل في التذكر. يساعد هذا أيضًا في منعك من التحدث بسرعة كبيرة.

3. الممارسة تجعل من الكمال

على عكس البريد الصوتي ، يمكنك تسجيل رسالتك النصية الصوتية عدة مرات حسب حاجتك ، لذا خذ الوقت الكافي لتصحيحها. يمكنك استئجار ممثل صوتي لتسجيل رسائلك الصوتية ، على سبيل المثال ، إذا كنت تريد إرسال رسائل أعمال بلغات لا تعرفها.

4. قدم خطوات تالية واضحة

بنهاية رسالتك ، يجب أن يعرف المستلمون بالضبط ما تريد منهم أن يفعلوه بعد ذلك. إن العبارة الواضحة التي تحث المستخدم على اتخاذ إجراء هي التي تثير ردود فعل الجمهور ، لذا تأكد من تضمينها في كل اتصال.

كيفية إرسال رسالة صوتية باستخدام TextMagic

يعد استخدام TextMagic لإرسال رسائل نصية صوتية أمرًا بسيطًا ويمكن القيام به في بضع خطوات.

ميزة أخرى للرسائل النصية الصوتية هي أنه يمكن جدولتها. يمكنك الاتصال بعدة أشخاص في الوقت الذي تختاره.

النص إلى الكلام

باستخدام رسائل تحويل النص إلى كلام ، تقوم بإرسال نص تتم معالجته بواسطة برنامج تحويل النص إلى كلام وتحويله إلى ملف صوتي. بهذه الطريقة ، يمكنك إرسال رسائل صوتية عاجلة حتى في الأوقات التي لا يمكنك فيها التسجيل.

• حدد "إنشاء" من القائمة الرئيسية.
• حدد "تحويل النص إلى كلام".

• أدخل المستلمين في مربع النص ، أو انتقل إلى جهات الاتصال / القوائم التي ستفتح نافذة منبثقة.
• تحقق من الأرقام أو القوائم التي تريد إرسال الصوت إليها ، وقم بالتأكيد بالنقر فوق "إضافة x جهات اتصال / قوائم". سيعيدك هذا أيضًا إلى الشاشة الرئيسية.
• حدد الرقم الذي تريد إرسال الرسالة منه.
• اكتب النص الخاص بك في مربع الرسالة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تخصيص الرسائل باستخدام الحقول المخصصة.
• انقر فوق "معاينة" للاستماع إلى رسالتك.

• انقر فوق "إرسال" لتسليم رسالتك على الفور ، أو "جدولة رسالة" لإرسالها لاحقًا ، في الوقت الذي تختاره.
• يوفر TextMagic أداة مجانية لتحويل النص إلى كلام: يمكنك إرسال نصوص لتحويلها إلى ملفات صوتية. إذا كنت تريد الرد الصوتي على أكثر من رسالة في نفس الوقت ، فهذه هي الأداة التي يجب أن تستخدمها.

البث الصوتي

يتيح لك البث الصوتي تحميل ملف صوتي يصل إلى 90 ثانية. يمكنك بعد ذلك إرسالها كرسالة صوتية إلى المستلمين.

• حدد "إنشاء" من القائمة الرئيسية.
• حدد "بث صوتي".

• أدخل المستلمين في مربع النص ، أو انتقل إلى جهات الاتصال / القوائم التي ستفتح نافذة منبثقة.
• تحقق من الأرقام أو القوائم التي تريد إرسال الصوت إليها ، وقم بالتأكيد بالنقر فوق "إضافة x جهات اتصال / قوائم". سيعيدك هذا أيضًا إلى الشاشة الرئيسية.
• حدد رقم الهاتف الذي تريد إرسال الرسالة منه.
• انقر فوق "تحديد الصوت" وستظهر نافذة منبثقة جديدة ، حيث يمكنك تحديد "تحميل ملف صوتي جديد" للحصول على ملف من جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو إذا كان لديك ملفات صوتية بالفعل في حساب TextMagic الخاص بك ، فستظهر هذه الملفات أدناه ويمكنك ببساطة تحقق من تلك التي تريد إرسالها.

• عند الانتهاء ، انقر فوق "استخدام التسجيل" ، والذي سيعيدك إلى النافذة الرئيسية.
• انقر فوق "إرسال" أو "جدولة الرسالة".

الرسائل النصية الصوتية تفيد الشركات

تقدم الرسائل النصية الصوتية للشركات عددًا من الفوائد. يمكن استخدامه لتحسين التواصل مع الموظفين والعملاء وأيضًا كأداة تسويق.

تحدث إلى فريقك

قد لا يكون لدى أعضاء الفريق المشغولين أثناء التنقل الوقت للتوقف وكتابة نص. إن القدرة على تسجيل الرسائل وإرسالها بسرعة ، بدلاً من الاتصال ، توفر الوقت - للموظفين في الميدان وفي المكتب. وبالمثل ، يمكن لأعضاء الفريق الذين ليس لديهم الوقت لقراءة رسالة نصية أو بريد إلكتروني الاستماع إلى الرسالة. ليست هناك حاجة لإلقاء نظرة على شاشة هواتفهم.

نظرًا لأن الرسائل النصية الصوتية يتم تسليمها كمكالمة هاتفية ، فهي مفيدة عندما تحتاج إلى موظفين لسماع رسالة على الفور.

على سبيل المثال ، قررت متاجر الملابس بالتجزئة Bob's Stores إغلاق متاجرها البالغ عددها 35 متجرًا خلال إعصار ساندي وتحتاج إلى إرسال تنبيه. باستخدام البث الصوتي ، تمكنوا من تنبيه أكثر من 200 موظف في غضون دقائق.

تمكنك الرسائل الصوتية أيضًا من التواصل بشكل شخصي أكثر مع أعضاء الفريق في مناطق زمنية أخرى.

بالنسبة للفرق البعيدة ، يمكن أن يكون الاتصال فقط عن طريق الرسائل النصية والفورية غير شخصي. يمكن أن تضيف الرسائل النصية الصوتية لمسة إنسانية أكثر عندما يتعذر عليك الاتصال بالإنترنت في نفس الوقت.

تواصل مع العملاء

يمكن أن تحسن الرسائل النصية الصوتية من تواصلك مع العملاء ؛ على سبيل المثال ، يمكنك إرسال رسائل صوتية تقدم تحديثات بشأن تقدم المشروع أو تذكيرات بالمواعيد أو تأكيدات الحجز.

يؤدي إرسال بث صوتي أو رسالة نصية إلى كلام إلى زيادة احتمالية تلقي عملائك للتنبيهات والتذكيرات. وبالتالي ، يمكن أن يؤدي ذلك إلى تسهيل استخدام خدمتك على العملاء.

إلى جانب مساعدة عملائك على تذكر مواعيدهم ، فإن هذا يمنع أيضًا خسارة الأرباح بسبب الحجوزات الفائتة.

على سبيل المثال ، يخسر أطباء الأسنان ما متوسطه 31،500 دولار في السنة في المواعيد الفائتة. لهذا السبب ، يستخدم RevenueWell البث الصوتي لإرسال 80000 تذكير بمواعيد شخصية في الشهر.

يمكن أن تمنح الرسالة النصية الصوتية تفاعلات العملاء الروتينية لمسة شخصية أكثر من رسالة بريد إلكتروني أو رسالة نصية. كما يوضح للعملاء أنك تقدم مستوى إضافيًا من الرعاية.

تحويل المزيد من العملاء المحتملين

تعد الرسائل النصية الصوتية هي الطريقة الأكثر جاذبية لإرسال الاتصالات التسويقية إلى العملاء المتوقعين وجهات الاتصال الخاصة بك. يمكنك الاتصال بهم في أي منطقة زمنية مع الرسائل المجدولة.

من خلال إنشاء ملفات صوتية وتخصيصها في كل مرحلة من مراحل التفاعل مع العميل المحتمل ، تتيح الرسائل النصية الصوتية مزيدًا من اتصالات المتابعة المتسقة.

إذا كان بإمكانك الرد على عميل متوقع في غضون دقيقة واحدة من تلقي طلب المعلومات ، فمن المرجح أن تحصل على عملية بيع. على الرغم من ذلك ، فإن 7٪ فقط من الشركات تستجيب في غضون خمس دقائق. تتيح الرسائل النصية الصوتية الآلية استجابة شبه فورية للعملاء المتوقعين. بفضل هذا ، يمكن لفريق المبيعات الخاص بك الحصول على المزيد من التحويلات من العملاء المتوقعين الحاليين.

بالإضافة إلى الاستجابة بسرعة أكبر ، تضمن الرسائل النصية الصوتية أيضًا أن وكلاءك المباشرين يقضون وقتًا أطول في التحدث إلى العملاء المحتملين المؤهلين ووقت أقل في انتظار العملاء المحتملين لالتقاط الهاتف.

هل أنت جاهز لبدء المراسلة الصوتية؟

تعمل الرسائل النصية الصوتية بشكل أسرع بكثير من الكتابة وهي أكثر عملية لأي عمل ، وخاصة الشركات الدولية حيث يتواصل الموظفون بأكثر من لغة واحدة. لا توجد أخطاء في الكتابة ، فهي توفر الوقت ، ويمكن فتح الرسالة في الوقت الأكثر ملاءمة للمستلم.