كيفية صياغة سياسة حضور الموظفين المثالية

منذ أن كنا صغارًا، تعلمنا ألا نتأخر أبدًا وأن نكون مستعدين دائمًا. حتى أن البعض لا يزال بإمكانه سماع أصداء الوالدين ترتد في آذانهم - هل أنت مستعد للمدرسة؟!

ومع ذلك، هناك العديد من العوامل التي تحدد سبب تأخر شخص ما أو عدم حضوره، خاصة في بيئة العمل. تعد الأمراض أو التنقل أو المشكلات الشخصية من العوامل الرئيسية للتأخير التي نمر بها جميعًا من وقت لآخر.

في الوقت الحاضر، أصبح العديد من أصحاب العمل متسامحين تمامًا مع نقطة معينة، ولكن أين يرسمون الخط الفاصل؟ حسنًا، الجواب يكمن في سياسات حضور الموظفين.

وسنقوم في الفقرات التالية بما يلي:

• راجع النقاط الرئيسية لجميع سياسات حضور الموظفين،
• تقديم قوالب سياسة مجانية،
• تقديم أمثلة على كيفية ملئها،
• أعطيك نصائح من المتخصصين فيما يتعلق بسياسات الحضور، و
• أجب عن بعض الأسئلة الأكثر شيوعًا حول سياسات حضور الموظفين.

ما هي سياسة الحضور؟

في حال لم تكن قد سمعت عن سياسة الحضور من قبل أو أن شركتك ببساطة لا تستخدم واحدة، فإليك تفاصيل بسيطة.

تمثل سياسة الحضور مستندًا أو مجموعة من المستندات التي تحدد إرشادات واضحة بشأن حضور الموظفين لعمل معين. تضمن هذه المستندات أن جميع الموظفين على دراية بالقواعد والمبادئ التوجيهية المتعلقة بمسائل مثل:

• التحولات،
• استراحة الغداء،
• التأخير،
• الإجراءات (PTO، الأوراق، وما إلى ذلك)، و
• أي إجراءات تأديبية تنشأ عن مخالفة القواعد.

ليست كل السياسات متشابهة، والأمر متروك لصاحب العمل لتخصيصها حسب احتياجاته.

وتمشيا مع ذلك، فإن عدد الشروط والمعلومات الدقيقة المقدمة في هذه السياسات متروك لصاحب العمل.

ما هي سياسة الحضور الجيد؟

لا يمكن صياغة سياسة حضور "جيدة" عالميًا نظرًا لعدم وجود أساس واحد يناسب الجميع يمكن تحديد القواعد عليه.

بعبارات بسيطة، تختلف الشركات وكذلك متطلباتها. ولذلك، فإن سياسة الحضور الجيدة هي السياسة التي تناسب الأعمال التجارية بشكل أفضل.

فيما يلي تفاصيل لكل ما يجب أن تساعدك عليه سياسة الحضور الخاصة بك إذا كنت ترغب في صياغة أفضل سياسة ممكنة لعملك.

تساعد سياسة الحضور الرائعة على تحقيق التوازن بين احتياجاتك واحتياجات موظفيك

لقد كان التحول من 9 إلى 5 هو المعيار في مجال الأعمال لبعض الوقت الآن، ولا يستطيع الكثيرون تخيل العمل في نوبات أخرى وإعادة هيكلة جداولهم.

ومع ذلك، بناءً على نوع العمل والعمل الذي يؤديه كل موظف، يمكن أن تؤدي التغييرات إلى تعطيل التوازن الطبيعي بين العمل والحياة.

على سبيل المثال، تؤثر نوبات العمل الليلية على الوقت العائلي الشخصي للموظف وتعطل جدول نومه. لذلك، يمكن أن تتضمن السياسة الجيدة بندًا ينص على أنه يجب على كل موظف ألا يعمل أكثر من X نوبات ليلية في الشهر/الأسبوع من أجل تلبية احتياجات الجميع.

تساعدك سياسة الحضور الرائعة على تتبع ساعات العمل

لطالما كانت الأنظمة القديمة لتتبع ساعات العمل بها عيوب في طريقة عملها - فقد تضيع أوراق الحضور أو ينسى شخص ما تسجيل الدخول/الخروج.

في الوقت الحاضر، يستخدم الجميع جهاز تعقب الوقت وليس هناك حاجة لتوظيف قوة عاملة إضافية للإشراف على الحضور. ولذلك، فإن وضع سياسة لاستخدام أداة تعقب الوقت سيكون مفيدًا لكل من الموظفين والشركات لأنه سيقلل من الأخطاء ويسمح للجميع بالتركيز على مهام عملهم.

تعمل أنظمة تتبع الوقت مثل Clockify على أتمتة العملية إلى النقطة التي يتم فيها تسجيل الدخول/الخروج من خلال تسجيل دخول بسيط ونقرتين - بدء مناوبتك واستدعاءها يوميًا.

توضح سياسة الحضور الرائعة المبادئ التوجيهية التي تدعم حقوق الموظفين

إن وضع إرشادات واضحة سيساعد الجميع على اتباع القواعد وعدم العبث في العملية. ومع ذلك، من المهم معرفة مكان رسم الخط. وبعبارة أخرى، اجعل نقاط سياستك معقولة .

على سبيل المثال، إذا كانت ساعات العمل تمتد في نطاق من 9 صباحًا إلى 6 مساءً، فامنح موظفيك وقتًا معقولًا لأخذ استراحات الغداء في الأوقات المناسبة، على سبيل المثال - 12 ظهرًا و3 مساءً

وأيضًا، إذا كان التواجد الجسدي ضروريًا، فمن المؤكد أن جدول العمل المرن لموظفيك سيفيد الجميع لأنه سيمنحهم الوقت الكافي للوصول إلى العمل دون التضحية بالكثير من وقتهم الشخصي قبل أو بعد المناوبات.

ما الذي يجب تضمينه في سياسة الحضور؟

الآن بعد أن تعرفت على المفهوم العام لسياسات الحضور والغرض منها، سنقوم بإدراج وشرح بعض المجموعات العامة من السياسات والنقاط التي يجب على كل شركة تضمينها في سياسة الحضور المخصصة الخاصة بها.

السياسات العامة

كما ذكرنا سابقًا، هناك بعض السياسات العامة التي تدرجها كل شركة تقريبًا في مجموعة سياسات الحضور الخاصة بها، ويجب أن تفعل ذلك أيضًا.

تشير هذه السياسات عادة إلى:

• ساعات العمل (يوميا وأسبوعيا)، و
• الوصول/المغادرة من العمل (المكتب أو عن بعد).

تتضمن بعض الشركات سياسة عامة لطلب الإجازة، أو لديها سياسة محددة تتعمق في شروط وطريقة استغلال الإجازة المتراكمة.

التأخير

تنص كل الشركات تقريبًا بوضوح على إرشادات محددة للتأخير في أوراق الحضور الخاصة بها.

بشكل عام، يتم تعريف التأخير على أنه التأخر عن العمل، بغض النظر عن الدقائق أو الثواني المحددة. ومع ذلك، فمن الطبيعي أن يتأخر الأشخاص بسبب عدد من العوامل، ولهذا السبب تقدم الشركات في كثير من الأحيان فترة سماح - يُسمح عادةً بفترة سماح تتراوح من 15 إلى 20 دقيقة.

مرة أخرى، تعتمد فترة السماح على نوع العمل الذي يؤديه موظفوك. إذا كانت المهمة المعنية حساسة من حيث الوقت، فقد لا يتم التسامح مع التأخير. ولهذا السبب يضع معظم أصحاب العمل إرشادات تنص بوضوح على ما يلي:

• فترة السماح،
• الإطار الزمني لإخطار المشرف الخاص بك، و
• الإجراءات التأديبية بسبب التأخير.

إجازة مدفوعة الأجر (PTO) والغياب بعذر

يجب أن يكون للموظفين الحق في الحصول على PTO (مدفوع أو غير مدفوع الأجر اعتمادًا على المكان الذي يعيشون فيه) ويعتمد عدد الأيام المستخدمة عادةً على الاتفاقية التي أبرموها مع صاحب العمل، ولكن من المحتمل أن تجد أن هناك حدًا أدنى للولاية/البلد لـ عدد الأيام التي يمكنك استخدامها.

ومع ذلك، هناك بعض اللوائح التي يجب اتباعها لضمان سير العمل بسلاسة أثناء إجازتك.

علاوة على ذلك، يجب أن تتضمن أحكام السياسة هذه أنه يجب على الموظفين:

• إخطار المشرف عليهم مقدما، و
• تأكد من أن معظم زملائهم في العمل لم يخططوا لإجازاتهم في نفس الإطار الزمني.

علاوة على ذلك، يجب على كل صاحب عمل أن يأخذ في الاعتبار الظروف غير المتوقعة، مثل:

• أمراض,
• الولادة،
• حوادث، و
• حالات الطوارئ المختلفة.

في مثل هذه الحالات، ستنص السياسة بالتأكيد على أنه يتعين عليك إخطار رئيسك في أقصر فترة زمنية وتقديم المعلومات والوثائق اللازمة لتأكيد سبب التغيب.

الغيابات غير المبررة

وبطبيعة الحال، يتعين على صاحب العمل حماية نفسه في حالات التأخير أو التغيب غير المبرر.

يمكننا التمييز بين نوعين من الغياب بدون عذر:

• لا توجد حالات اتصال أو عرض, و
• التخلي عن الوظيفة.

لا مكالمة لا تظهر

لا توجد مكالمة أو حضور تتحدث عمليًا عن نفسها - يفشل الموظف في الحضور إلى مكان العمل أو الحضور إذا تم تنفيذ العمل عن بعد دون أي إشعار مسبق. يجب على صاحب العمل أن يضع سياسة في مثل هذه الحالات - ما إذا كان يمكن التسامح مع عدم الاتصال بعدم الحضور، وعدد المرات التي يمكن أن يحدث فيها ذلك، ومعايير تحديد ما إذا كان الانتهاك هو حالة عدم الاتصال بعدم الحضور.

في بعض حالات الطوارئ، من الممكن أن الموظف لم يكن قادرًا على إخطار المشرف عليه، وبالتالي يمكن أن يتعرض لإجراءات تأديبية على الرغم من أن المشكلة المعنية قد تعفيه. لذلك، من المهم أن تحدد بوضوح المعلمات الخاصة بماهية "عدم الاتصال أو الحضور" وإدراج الحالات المحتملة التي يمكن أن تندرج ضمن هذه الفئة.

التخلي عن الوظيفة

الانتهاك الأكثر خطورة هو التخلي عن الوظيفة - عدم الحضور إلى مكان العمل أو الحضور عن بعد لعدة أيام دون أي إشعار مسبق. مرة أخرى، الأمر متروك لصاحب العمل لتحديد عدد أيام الغياب التي تعتبر تركًا للوظيفة.

اجراءات تأديبية

في حالة انتهاك أو عدم الالتزام بشكل صحيح بأي من السياسات المذكورة أعلاه، يكون لصاحب العمل الحرية في ممارسة أي إجراءات تأديبية تتناسب مع المعايير. عادة ما تحدد خطورة المخالفة نوع الإجراء التأديبي، مثل:

• إنذار المخالف الأول من المشرف المباشر،
• إنذار كتابي من المدير،
• الإنذار الأخير - الاجتماع مع قسم الموارد البشرية، و
• نهاية.

ومع ذلك، يجب أن يتم ذكر جميع الإجراءات التأديبية بوضوح في سياسة الحضور حتى تكون صالحة.

الاستثناءات

الأمر متروك لصاحب العمل والفريق القانوني للتوصل إلى استثناءات مناسبة للإجراءات التأديبية وفقًا للقانون. في كثير من الحالات، يمكن أن يتغيب الموظف عن العمل ويتم إعفاءه بسبب المتطلبات القانونية أو متطلبات الدولة، مثل:

• واجب هيئة المحلفين،
• الخدمة العسكرية،
• قانون الإجازة العائلية والطبية - إجازة FMLA،
• إجازة التصويت
• إجازة الاستجابة للطوارئ، الخ.

قالب سياسة حضور الموظف

فيما يلي نموذج لسياسة حضور الموظفين التي يمكنك تنزيلها واستخدامها لصياغة إرشاداتك الخاصة.

لتنزيل نسخة من سياسة حضور الموظفين (نموذج مجاني)، انقر فوق الرابط المؤدي إلى هذا التنسيق، وسترى علامة تبويب جديدة تظهر مع السؤال التالي:

هل ترغب في عمل نسخة من نموذج سياسة حضور الموظفين؟

انقر فوق الزر "إنشاء نسخة"، وسيتيح لك ذلك نسخ القالب وتحريره. بمجرد حفظ النسخة على Drive، ستتمكن من تعديلها وتخصيصها وفقًا لاحتياجاتك.

️ سياسة حضور الموظفين (نموذج مجاني)

كيفية ملء نموذج سياسة الحضور؟

بعد ذلك، سنقوم بملء النموذج لإعطائك فكرة أفضل عن الشكل الذي يجب أن يبدو عليه المنتج النهائي. ضع في اعتبارك أن المعلومات الواردة في المثال وهمية ولا تعكس سياسات الحضور الحقيقية للشركة.

مثال على الجزء التمهيدي لسياسة حضور الموظفين (قالب).

يعد الجزء التمهيدي لسياسة الحضور مهمًا لضبط أسلوب المستند والتأكد من أن موظفيك يعرفون ما يمكن توقعه. إليك مثال يمكنك استخدامه:

إن التسوية وإيجاد حل وسط في WHMOF هو المفتاح لضمان الاحتراف المطلق وتحقيق أهدافنا. ولذلك، فإن السياسات التالية تمثل توقعاتنا من كل موظف. من المهم ملاحظة أنه من خلال الموافقة على هذه الوثيقة والتوقيع عليها، فإنك تلتزم بجميع الشروط المقدمة وتلتزم بالامتثال لتجنب الإجراءات التأديبية.

مثال على سياسة ساعات العمل

فيما يلي مثال لسياسة ساعات العمل التي يمكنك استخدامها لنشاطك التجاري:

مثال على سياسة التأخير

تعد سياسة التأخير هي الجزء الأكثر أهمية الذي يجب تضمينه في سياسة حضور الموظفين لديك. وإليك كيف يمكنك صياغة بنفسك:

مثال على سياسة الإجازة مدفوعة الأجر (PTO) والغياب بعذر

إذا كانت شركتك تقدم خدمة PTO، فإليك مثال على السياسة التي يمكنك استخدامها لشركتك:

مثال على سياسة الغياب بدون عذر

فيما يلي مثال على السياسة التي يمكنك تعيينها للغياب بدون عذر:

مثال على سياسة الإجراءات التأديبية

وبطبيعة الحال، سيؤدي عدم اتباع الإرشادات إلى اتخاذ إجراءات تأديبية. فيما يلي بعض العقوبات التي يمكن لشركتك استخدامها أو تخصيصها:

مثال على الاستثناءات

الاستثناءات من القواعد شائعة جدًا في أي مستندات قانونية. بعض الاستثناءات الأكثر شيوعًا في الولايات المتحدة مذكورة أدناه:

أوافق بموجب هذا على شروط وأحكام سياسات حضور الموظفين وأؤكد أنني قرأت وفهمت الإجراءات التأديبية التي يمكن أن تنشأ في حالة عدم الالتزام بالسياسات المذكورة.

كيف يمكنك تحسين سياسة الحضور؟

القالب والأمثلة التي قدمناها ليست بأي حال من الأحوال إجابة نهائية لسياسة الحضور المثالية، ولكن يجب أن تكون قادرة على إعطائك فكرة عامة عن كيفية صياغة سياستك الخاصة.

ومرة أخرى، تعتمد السياسات نفسها دائمًا على احتياجات الشركة، ولهذا السبب لن تكون هناك أبدًا سياسة حضور عالمية.

ومع ذلك، هناك بعض الأشياء التي يجب الانتباه إليها عند إنشاء المستند الخاص بك.

نصيحة رقم 1: كن محددًا دائمًا

تأكد من عدم وجود مجال للمناورة يمكن للموظفين الاستفادة منه. على سبيل المثال، إذا كانت السياسة تنص على أنه سيتم التسامح دائمًا مع التأخير لمدة تصل إلى 15 دقيقة، فسوف ينتبه الموظفون وسيبدأون مناوبتهم دائمًا في الساعة 9:15 صباحًا (إذا كانت مناوبتهم تبدأ في الساعة 9 صباحًا).

لذلك، حدد عدد المرات التي يمكن أن يتأخر فيها الموظف خلال فترة أسبوع/شهر.

نصيحة رقم 2: كن عادلاً ومنصفًا

لا أحد يريد أن يتحمل ظروف العمل القاسية. ومع ذلك، من المفهوم أن تكون لديك سياسات صارمة ترتبط ارتباطًا وثيقًا بازدهار الأعمال. لذلك، قم بتقديم التنازلات والتأكد من رضا الجميع.

على سبيل المثال، إذا كان من الضروري أن يكون جميع الموظفين في الموقع في موعد لا يتجاوز الساعة 9 صباحًا ولا يُسمح بأي تأخير، فقم بالتعويض عن طريق منحهم استراحة غداء طويلة أو أيام إجازة إضافية.

نصيحة رقم 3: تأكد من أن الجميع يفهم السياسات

ليس من السخافة الادعاء بأن معظمنا، بما في ذلك الموظفين وأصحاب العمل، يتخطون قراءة المستندات ويوقعون عليها ببساطة. كما أن المصطلحات القانونية قد تكون صعبة بالنسبة للبعض وتتطلب شرحًا إضافيًا.

لذلك، تأكد من قيامك أنت أو قسم الموارد البشرية لديك بمراجعة نقاط سياسة حضور الموظفين مع جميع الموظفين حتى يتمكن الجميع من المشاركة والتركيز على مهامهم.

نصيحة رقم 4: مكافأة الامتثال

سيكون هناك بالتأكيد موظفون اتبعوا كل السياسات والمبادئ التوجيهية والقواعد الواردة في الكتاب. لذلك، سيكون من الظلم عدم مكافأتهم على عملهم الجاد وتفانيهم.

كما أن المكافآت التي يتم جنيها من سجل الحضور المثالي يمكن أن تكون بمثابة حافز للموظفين الآخرين وتساعد على تحسين إنتاجيتهم أيضًا.

الأسئلة المتداولة حول سياسات حضور الموظفين

إذا كانت بعض المصطلحات المذكورة سابقًا مربكة بعض الشيء، فيجب أن يوضح قسم الأسئلة الشائعة كل شيء.

ما هي سياسة الحضور القياسية؟

بعبارات بسيطة، تمثل سياسة الحضور القياسية مجموعة من المستندات التي تنظم سلوك الموظف عندما يتعلق الأمر بالحضور. تتضمن السياسة، كما هو مفصل أعلاه، عادةً تفاصيل تتعلق بما يلي:

• نوبات العمل،
• التأخير،
• بتو، و
• أمور أخرى متعلقة بالحضور.

ما هي سياسة الحضور المعقولة؟

سياسة الحضور المعقولة هي التي تناسب كل من الموظفين وصاحب العمل. بمعنى آخر، يتمتع الموظفون بفسحة كافية لتحقيق التوازن بين حياتهم الشخصية والمهنية، بينما يحصل أصحاب العمل على حضور ونتائج مثالية.

ما هي سياسة الحضور لمدة 6 أشهر؟

عادةً ما يتم تعريف فترة الستة أشهر المتدرجة على أنها الفترة من الأشهر الستة السابقة التي يتم استخدامها كأساس لحساب حدث معين - في هذه الحالة، الحضور.

بشكل عام، تستخدم الشركات والشركات التي تعمل على هذا الأساس أيضًا نظام نقاط الحضور لمكافأة الحضور الجيد و"معاقبة" التأخير. ومع ذلك، بعد 6 أشهر، يتم مسح جميع نقاط الحضور والبيانات ويمكن للموظفين البدء من جديد.

ما هي سياسة الحضور بدون خطأ؟

نظام الحضور الخالي من الأخطاء هو شيء نعرفه جميعًا منذ أيام الدراسة المبكرة. يقوم نظام النقاط بتخصيص نقاط للتأخير والتغيب، وإذا قمت بجمع ما يكفي منها، فسيتم اتخاذ إجراء تأديبي.

ما هو سجل الحضور؟

يتم استخدام سجل الحضور لجمع وحفظ معلومات الحضور لكل موظف لتجميع صورة كاملة لأداء الموظف المذكور.

تتضمن هذه المستندات عادةً ما يلي:

• سجلات الدخول والخروج على مدار الساعة،
• إجمالي ساعات العمل في شهر / سنة،
• فترات راحة تؤخذ في شهر / سنة ،
• الأيام المرضية التي تؤخذ في شهر / سنة، و
• الإجازة المستخدمة في شهر / سنة.

الاستنتاج: سياسات الحضور الجيد تساعد على تحقيق الأهداف المهنية

كما يوحي العنوان، فإن تحسين نظام الحضور الإجمالي لديك وتحديث سياساتك سيقطع شوطا طويلا.

لن يؤثر ذلك على الكفاءة ويضمن تواجد جميع الموظفين طوال مدة نوبات عملهم فحسب، بل سيعزز أيضًا الإنتاجية من خلال مكافأة الحضور المثالي.

بشكل عام، ستساعد الدقة والإرشادات الواضحة الجميع على الوصول إلى نفس الصفحة.

⁉️ هل تستخدم شركتك سياسات الحضور؟ أخبرنا بذلك على [email protected] وقد نقوم بتضمين أفكارك في هذه المقالة أو إحدى مقالاتنا المستقبلية. قم أيضًا بمشاركة هذا المنشور مع شخص يحتاج إلى أداة تتبع الوقت لتحسين نظام حضور موظفيه.