من الفوضى إلى السيطرة: إتقان إدارة المشاريع في إعدادات الوكالة

سواء كنت تقوم بتعيين فريق لإطلاق منتج وكالة جديد أو التعامل مع الحملات التسويقية لعملائك، يمكن رؤية الكثير مما تفعله فرق الوكالة من خلال عدسة إدارة المشروع. يمكن أن تساعدك أساليب إدارة المشاريع القوية في تحديد الجهود وتنفيذها، والحفاظ على العمل ضمن الموعد النهائي والميزانية، وتحسين عروضك بشكل مستمر.

اكتشف 18 نصيحة عملية لتقديم حلول ذات علامة بيضاء للعملاء. احصل على دليل "كيفية الحصول على العلامة البيضاء" مجانًا اليوم!

إذا كنت ترغب في تعزيز قدرتك على إعادة بيع أصول التسويق الرقمي أو إنشاء وإدارة حملات تسويقية جديدة للعملاء، ففكر في تنفيذ إدارة المشاريع للوكالات. اكتشف بعض النصائح والموارد للقيام بذلك أدناه.

لماذا تعتبر إدارة المشاريع مهمة للوكالات؟

يمكن اعتبار الحملات التسويقية بمثابة مشاريع. يأتي كل منها بميزانيته وأهدافه وتحدياته وقيوده. قد يكون التوفيق بين كل هذه المكونات - غالبًا للعديد من الحملات والعملاء - أمرًا صعبًا إذا لم تقم بصقل المهارات اللازمة لإدارتها.

يمكن أن تساعدك الإدارة الفعالة للمشروع في التغلب على هذه التحديات ويمكنها أيضًا دعم النتائج الإيجابية مثل زيادة إيرادات الوكالة حيث يمكنك تبسيط العمليات وإنجاز المزيد بموارد أقل وتحسين التسليمات باستمرار.

تتضمن بعض الفوائد الشائعة لإدارة المشاريع التي يمكن أن تساعدك على مقاومة الركود في وكالتك ما يلي:

• تحسين كفاءة. تركز منهجيات إدارة المشاريع على الاستخدام الفعال للموارد حتى تتمكن الفرق من إكمال العمل في المواعيد النهائية، حتى مع الجداول الزمنية المقيدة.
• تعزيز رضا العملاء. يميل العملاء إلى أن يكونوا أكثر سعادة عند تطبيق أساليب قوية لإدارة المشاريع لأنها تعمل على تحسين التواصل والتأكد من أن التسليمات عالية الجودة وفي الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
• زيادة الربحية. غالبًا ما ترتبط إدارة المشاريع بتوفير التكاليف، مما قد يؤدي إلى زيادة الأرباح.

أساليب وأساليب إدارة المشاريع

قد تعتمد إدارة مشروعات الوكالة على واحد أو أكثر من أساليب إدارة المشروعات الحالية. اختبر أساليب مختلفة للعثور على ما يناسب فرقك وعملائك، بدءًا من بعض المفضلات الموضحة أدناه.

شلال

باستخدام نهج الشلال، تقوم الفرق بتقسيم المشاريع إلى مراحل وإكمالها خطيًا. يبدأ العمل في كل مرحلة فقط بمجرد اكتمال المرحلة السابقة، مما يؤدي إلى إنشاء شلال متتالي من العمل خلال الجدول الزمني للمشروع.

يعد الشلال أسلوبًا جيدًا إذا كنت تريد إنشاء عمليات متكررة يمكنك استخدامها في المساعي التسويقية الكبيرة. ضع ذلك في الاعتبار عند إنشاء مواقع جديدة وإطلاقها أو إدارة إنشاء المحتوى ونشره.

رشيق

تتبع إدارة المشاريع الرشيقة منهجًا تكراريًا يقسم كل مشروع إلى مراحل صغيرة يمكن إكمالها بسرعة. كما أنه يبني أيضًا حلقات ردود الفعل والمرونة، ويدعم التغيير داخل العملية مع تطور المشروع.

فكر في أساليب إدارة المشاريع الرشيقة إذا كنت تقوم بتمهيد وكالة ما، أو تعمل على تعزيز إيرادات الوكالة الناشئة، أو تعمل بشكل وثيق مع عميل راسخ في جهد تسويقي جديد بالنسبة لكما.

سكروم

Scrum هو إطار عمل محدد ومرن يساعدك على وضع فلسفة إدارة المشروع موضع الاستخدام بطريقة أكثر تنظيماً. يتضمن الإطار القيم والمبادئ التي تعمل على مواءمة جهود إدارة المشروع وإشراك فرق سكروم، بما في ذلك مالكي المنتجات وأساتذة سكروم.

فكر في تنفيذ مشروع سكروم لمشاريع التسويق المعقدة التي تتطلب فرقًا سريعة الخطى ولكن مُدارة بعناية من المهنيين المهرة، مثل تطوير مواقع الويب.

أدوات إدارة المشاريع للوكالات

ومع ذلك، قررت تنفيذ إدارة المشروع للوكالات، يمكن أن تساعدك الأدوات التقنية في دعم التواصل بين الفريق والعملاء، وإدارة الجهود، وزيادة النتائج الإيجابية عند بيع الخدمات عبر الإنترنت.

يقول أكثر من نصف المتخصصين في إدارة المشاريع أنهم يواجهون تحديًا في التعاون بفعالية مع الآخرين (Exploding Topics). تعتبر أدوات إدارة المشروعات وموارد التسمية البيضاء التي يمكن أن تعزز التعاون أمرًا مهمًا.

تعد وظيفة أداة إدارة المشروع وسهولة استخدامها من أهم الاعتبارات بالنسبة لمعظم المستخدمين (Techopedia). عند اختيار الأدوات لفرقك، انظر إلى ما إذا كانت لديهم الميزات اللازمة لدعم النجاح في المشاريع. يمكنك بدء البحث الخاص بك مع بعض الخيارات أدناه.

تريلو

مصدر الصورة: تريلو

Trello هي أداة شائعة لإدارة المشاريع بأسلوب كانبان تتيح لك إنشاء نهج مرئي لإدارة المشروع. قم بإنشاء وتعيين لوحات المشروع والبطاقات والمهام وإدارة قوائم المهام والمستندات في نفس العرض.

يمكن أن يعمل Trello بشكل جيد مع الفرق الصغيرة ومتوسطة الحجم ذات مسارات عمل محددة. يميل الأمر إلى أن يصبح فوضويًا بعض الشيء بالنسبة للفرق التي تتجاوز ذلك.

أسانا

Asana هي أداة شاملة لإدارة المشاريع والمهام مع الكثير من التخصيصات. يمكنك إنشاء مسارات عمل تلقائية تضمن دفع مهام المشروع إلى المرحلة التالية والطرف المسؤول بسلاسة، كما تعمل خيارات البريد الإلكتروني والإشعارات المتكاملة على إبقاء الجميع على اطلاع.

إن جعل Asana يعمل لصالحك قد يستغرق وقتًا ويتطلب إنشاء مسارات العمل المخصصة هذه. يعد هذا خيارًا أفضل للوكالات التي يمكنها تخصيص الموارد لإدارة Asana بينما تساعدهم Asana في إدارة المشاريع.

معسكر القاعدة

مصدر الصورة: Basecamp

Basecamp هي أداة تعاون تساعدك على تقسيم المشاريع إلى مجموعة متنوعة من قوائم المهام، والتي يمكن بعد ذلك عرضها بناءً على نوع المشروع أو المهمة، أو تواريخ الاستحقاق، أو الجهة التي تم تعيينها لها.

Basecamp هي أداة بسيطة ولكنها قوية يمكنها مساعدتك في إدارة فرق متباينة، خاصة إذا كانت مشاريعك التسويقية تعتمد على موارد خارجية مثل المستقلين.

أدوات أخرى لإدارة المشاريع

تتضمن بعض الأدوات الأخرى التي يمكنك استخدامها لجلب إدارة المشاريع والمهام إلى استراتيجية التسويق الرقمي الخاصة بك ما يلي:

• إلى دويست
• النقر لأعلى
• جيرا
• رايك
• ورقة ذكية
• موكسي
• بوديو

مصدر الصورة: بوديو

عمليات إدارة المشاريع لأنواع مختلفة من الوكالات

لا تبدو إدارة المشاريع لوكالات التسويق متشابهة في جميع المجالات، ومن المهم تكييف هذه المنهجيات والأدوات لتلبية استراتيجية وكالتك الفريدة. على سبيل المثال، تختلف احتياجات إدارة المشروع لفريق يعمل على تطوير التواجد كمورد Google Workplace عن احتياجات الفريق الذي يقوم بإنشاء محتوى فيديو للعملاء.

فيما يلي بعض النصائح السريعة لتطوير عملية إدارة المشروع المناسبة لمختلف أنواع الوكالات:

• وكالات التسويق. ضع في اعتبارك حجم احتياجات المحتوى الخاصة بك وما إذا كنت بحاجة إلى نهج مشروع يدعم المهام التحريرية. يعمل الشلال بشكل جيد هنا، ويمكنك تخصيص النهج باستخدام الأدوات الرقمية لأتمتة أجزاء من العملية.
• وكالات الإعلان الرقمي. نظرًا لأن إدارة الإعلانات يمكن أن تكون مهمة مستمرة، فكر في تطوير سير عمل إدارة المشروع لإنشاء حملات جديدة قبل تمريرها إلى سير عمل عمليات الأعمال العادية.
• وكالات التصميم. اختر أدوات إدارة المشروع التي تدعم فريقك بشكل مرئي، مثل مخططات جانت وبطاقات كانبان.
• وكالات تطوير البرمجيات. نظرًا لأنه يتم إنشاء أساليب Agile وScrum مع وضع فرق التطوير التقنية في الاعتبار، فابدأ بالنهج الحالي وقم ببناء التخصيصات لفريقك من هناك.

نصائح لإدارة المشاريع للوكالات

أيًا كان النهج الذي تتبعه في إدارة المشروع لوكالتك، فكر في تنفيذ بعض أفضل الممارسات أدناه لتحقيق أقصى استفادة من استثمارك:

• التواصل بوضوح. تجنب استخدام مصطلحات إدارة المشروع التي لن يفهمها العملاء، وكن شفافًا بشأن كيفية إكمال العمل لهم. على الرغم من أنك لا تحتاج إلى التعمق في التفاصيل حول العلامة البيضاء مقابل العلامة الخاصة للعملاء، إلا أنه قد يكون من المفيد توجيههم خلال عملياتك حتى يفهموا كيفية إدارتك للمشاريع وما هو دورهم.
• حدد أهدافًا واقعية. قم بمراجعة البيانات والنتائج من المشاريع السابقة حتى تتمكن من عمل تنبؤات دقيقة حول الميزانيات والمواعيد النهائية للإكمال وما يمكنك تقديمه.
• إدارة توقعات العملاء. تحت الوعد (في حدود المعقول) والتسليم الزائد. كن صريحًا مع العملاء بشأن الأماكن التي قد تحدث فيها التحديات وقدم خططًا استباقية للتعامل معها.
• استخدم أدوات التعاون الجيدة. استفد من إدارة المشاريع وإدارة المهام وأدوات الاتصال — يمكن أن تساعدك Slack وMicrosoft Teams وحتى مجموعة أدوات Vendasta الخاصة على التعاون بشكل أكثر فعالية مع موظفي الوكالة والشركاء والمستقلين والعملاء.
• تخصيص الموارد بذكاء. استخدم الموارد بالطريقة الأكثر منطقية. لا تكلف فريقك الداخلي بالنضال تحت وطأة تنمية الموارد إذا كان من المنطقي الشراكة مع البائعين الخارجيين، على سبيل المثال. راجع دليلنا لوضع العلامات البيضاء للمساعدة في إضافة الموارد دون توسيع نطاق موظفيك.