8 نظام فواتير الوكالة ما يجب فعله وما لا يجب فعله

هل تعلم أن ما يقرب من نصف الفواتير يتم دفعها متأخرًا؟ أفاد قادة الأعمال أيضًا أن ممارسات الدفع للعملاء أصبحت أسوأ خلال العام الماضي (Atradius). ويأمل الكثيرون أن يتغير هذا قريبا. وإلى أن يحدث ذلك، يفكر قادة الوكالات مثلك في كيفية التأكد من حصولك على أموالك. بعد كل شيء، الحصول على الأموال في الوقت المحدد أمر مهم، خاصة إذا كنت ترغب في تنمية عملك. يعد وجود نظام فواتير جيد بجانبك أمرًا أساسيًا للوصول إلى هذا الهدف.

كيف يمكن للأتمتة أن تجعل وكالتك أكثر كفاءة وإنتاجية؟ قم بتنزيل "تسويق الوكالة من خلال الأتمتة" لمعرفة ذلك.

يمكن أن تساعدك هذه الأمور الثمانية التي يجب عليك فعلها وما لا يجب فعله على تبسيط نظام الفوترة الخاص بك وتسهيل عملية الدفع على عملائك في الوقت المحدد.

#1. افعل: ضع توقعات واضحة حول الدفع

بغض النظر عن نظام الفواتير الذي تعتمده، يجب أن يكون لديك دائمًا سياسات دفع واضحة. تأكد من تجزئة توقعات العملاء حول الفواتير قبل بدء العمل. إذا مر وقت طويل منذ أن قمت بوضع سياسات الدفع الخاصة بك، فلن يضر إعادة النظر فيها وإجراء التغييرات حسب الحاجة الآن بعد أن زادت وكالتك وقاعدة العملاء والإيرادات الشهرية المتكررة.

قد يرغب بعض العملاء في الفواتير الشهرية. قد يفضل الآخرون أن تقوم بإصدار فاتورة بهذه المهمة الكبيرة التي تقوم بها بمجرد الانتهاء من كل شيء. إذا كنت تقوم بالكثير من العمل لصالح أحد العملاء، فسوف تحتاج إلى سياسة واضحة لكيفية إصدار فاتورة له. هل يحصلون على فاتورة واحدة، أو فاتورة لكل خدمة أو منتج أو مشروع تعمل عليه؟ مع حصولك على المزيد من العملاء، قد تدرك أنك بحاجة إلى إنشاء سياسات فوترة متعددة لأنواع مختلفة من الحسابات والمشاريع.

فكر في مراجعة شروط الدفع والسياسات المتأخرة لتحديد ما إذا كان بإمكانك إجراء أي تغييرات من شأنها أن تساعدك في الحصول على أموالك في الوقت المحدد. إذا كان عملاؤك يتأخرون دائمًا في الدفع، فهل يمكنك أن تقدم لهم خيارات لتقسيم الدفعات؟ ماذا يحدث عندما يتأخر العميل؟ إن وجود سياسات واضحة وإبلاغها للعملاء يمكن أن يساعد في تبسيط عملية الفوترة.

#2. افعل: استخدم نظام الفواتير لأتمتة الفواتير

لقد تم الآن تجزئة سياسات الفوترة الخاصة بك. لقد حان الوقت لاستخدامها مع نظام الفواتير الذي اخترته.

يجب أن يكون النظام قادرًا على مساعدتك في أتمتة بعض الأجزاء الأكثر مملة في إعداد الفواتير. قد يشمل ذلك إنشاء وإرسال فواتير للمدفوعات المتكررة.

يمكن لنظام الفواتير الذي يتكامل مع البرامج الأخرى التي تستخدمها تبسيط هذه العملية. قد يكون برنامج الفوترة أيضًا قادرًا على استخلاص البيانات من التسويق أو المبيعات لإنشاء الفواتير.

والأفضل من ذلك، أن نظام الفوترة المناسب يجب أن يسهل على عملائك الدفع في الوقت المحدد. يمكنهم رؤية فواتيرهم، ثم الدفع لهم بالطريقة التي يريدون الدفع بها من نفس لوحة التحكم.

#3. لا تفعل: لديك أنظمة فوترة منفصلة للخدمات المختلفة

الدمج هو اسم اللعبة عندما يتعلق الأمر بنظام الفواتير الخاص بك. يمكن لمنصة الفوترة المناسبة أن تسهل على فريق المحاسبة الخاص بك دفع فواتير وكالتك الخاصة. يمكن للنظام أيضًا تقليل عدد البائعين الذين تدفع لهم. وهذا يعني فاتورة واحدة في مكان واحد، وليس عشرات الفواتير عبر عدة منصات.

وهذا أيضًا يناسبك أنت وعملائك عندما يحين وقت إصدار فاتورة لهم. إن وجود جميع فواتيرهم في موقع مركزي يجعل من السهل على عملائك العثور عليها ودفعها. نظام الفواتير مع منصة الدفع المتكاملة يجعل من السهل عليهم الدفع في الوقت المحدد.

إن وجود فواتير منفصلة لكل خدمة أو قيام أقسام مختلفة بإرسال فواتيرها الخاصة يعني المزيد من العمل لفريقك. يمكن أن يؤدي أيضًا إلى خلق ارتباك من جانب العميل. قد يعتقدون أنهم قد دفعوا فاتورة واحدة بالفعل، فقط ليدركوا أنها كانت لمشروع أو خدمة مختلفة.

اجعل الأمر أكثر بساطة للجميع من خلال جمع كل شيء معًا تحت شعار واحد.

#4. افعل: أرسل تذكيرات وإيصالات تلقائية

يجب أن يكون نظام الفواتير الخاص بك قادرًا أيضًا على إرسال تذكيرات وإيصالات تلقائية. تساعد الإيصالات كلاً من فريقك والعميل على تتبع ما دفعوه بالفعل. يؤدي التشغيل الآلي إلى توصيل الإيصال إلى العميل بشكل أسرع، كما أنه يحرر وقت فريقك.

تعد التذكيرات الآلية مهمة في عالم يتم فيه سداد ما يقرب من نصف الفواتير متأخرًا. في بعض الأحيان، كل ما يحتاجه العميل هو دفعة - 21 بالمائة من العملاء يدفعون فاتورة متأخرة بعد التذكير الأول (Moula). ومع ذلك، إذا كان ما يقرب من نصف عملائك يتأخرون في الدفع، فإن إرسال تلك التذكيرات يمثل استنزافًا كبيرًا لوقت فريق المحاسبة لديك.

تضمن أتمتة نظام الفواتير إصدار فواتيرك وتذكيراتك في الوقت المحدد، حتى تتمكن من الحصول على أموالك في وقت أقرب. يتمتع فريقك بمزيد من الوقت إذا لم يكونوا بحاجة إلى إرسال إشعارات متأخرة إلى نصف عملائك.

#5. لا: ننسى التفاصيل

الشيطان غالبا ما يكمن في التفاصيل. ربما تتذكر إضافة معلومات الفواتير الخاصة بالعميل إلى الفاتورة، لكن لا تنس إضافة التفاصيل الخاصة بك أيضًا. يجب أن يجعل نظام الفواتير الخاص بك هذا الأمر بسيطًا وسهلاً.

يمكن للمنصة المناسبة أن تساعد من خلال تقديم النماذج. وقد يتصل أيضًا ببرامج أخرى تستخدمها بالفعل في وكالتك. ومن الأمثلة على ذلك إدارة علاقات العملاء الخاصة بالمبيعات، والتي يمكن لمنصة الفوترة الاعتماد عليها للتأكد من صحة تفاصيل العميل.

يعد الحصول على التفاصيل الصحيحة أمرًا مهمًا أيضًا عندما يتعلق الأمر بوضع الفاتورة معًا. يمكن للنظام الأساسي الذي يتصل ببرنامجك التسويقي وأجزاء أخرى من خط الأنابيب الخاص بك إضافة التفاصيل الصحيحة لمشتريات العميل.

#6. افعل: اجعل الدفع سهلاً

يعد الدمج إحدى الطرق التي تجعل من السهل على عملائك دفع فواتيرهم. يعد ضمان اتصال نظام الفواتير الخاص بك بمنصة الدفع الخاصة بك أمرًا آخر.

بهذه الطريقة، يحتاج العملاء فقط إلى تسجيل الدخول إلى لوحة تحكم واحدة لرؤية فواتيرهم ودفعها. إذا كان بإمكانهم الدفع بالطريقة المفضلة لديهم ببضع نقرات فقط، فمن المرجح أن يدفعوا عاجلاً. يمكنك أيضًا اختيار تقديم دفعات جزئية أو خصومات على الدفعات المبكرة (FitSmallBusiness).

وهذا يعني عدد أقل من المدفوعات المتأخرة. كمكافأة إضافية، يقضي فريقك وقتًا أقل في تعقب الفواتير غير المدفوعة.

#7. لا تفعل: التقليل من قوة التصميم

يمكن أن تكون الفاتورة المصممة بشكل احترافي مثيرة للإعجاب لعملائك. ويمكنه أيضًا تسليط الضوء على التفاصيل المهمة، مثل المبلغ المطلوب دفعه وتاريخ الاستحقاق. عندما تبرز هذه التفاصيل، فمن المرجح أن يقوم عملاؤك بالدفع عاجلاً.

التصميم مهم أيضًا لأنه يمثل علامتك التجارية. العلامة التجارية السائدة مهمة، حتى في قسم الفواتير. فهو يجعلك تبدو محترفًا، كما أنه يساعد العملاء على تذكرك. إذا كنت تسهل أيضًا دفع فواتيرهم، فمن المرجح أن يفكروا في مدى سهولة العمل معك.

#8. افعل: استخدم نظام الفواتير الذي يتيح لك زيادة المبيعات

هناك فائدة أخرى لاستخدام نظام الفواتير الذي يتصل بالتسويق والمبيعات وأجزاء أخرى من خط الأنابيب الخاص بك وهو أنه يمكن أن يساعدك على بيع المزيد. يتيح لعملائك إضافة المزيد من المنتجات إلى سلاتهم بسرعة وسهولة.

يمكن أن يساعدك نظام الفواتير الخاص بك في تقديم توصيات إلى العميل. باستخدام البيانات حول ما اشتراه العملاء الآخرون، يمكن للمنصة اقتراح الحلول. وهذا بدوره يجعل البيع المتبادل والبيع الإضافي أسهل لفريق مبيعات وكالتك. عندما يحصلون على الصفقة، يكون من السهل أيضًا على قسم الفواتير الخاص بك إضافة بنود جديدة إلى الفواتير المتكررة.

ترقية كيفية الحصول على أموال

اختبر ما يجب فعله وما لا يجب فعله في نظام الفواتير الخاص بك، واقض وقتًا أقل في مطاردة العملاء بسبب الفواتير غير المدفوعة.

ماذا لو كان النظام الأساسي للفواتير الذي تستخدمه لا يوفر لك الأدوات التي تحتاجها، مثل الفوترة الموحدة أو الأتمتة؟ قد يكون الوقت قد حان للتبديل.

ستساعدك منصة الفوترة المناسبة على الحصول على أموالك في الوقت المحدد. وفي المقابل، ستحرر المزيد من مواردك الأكثر قيمة حتى تتمكن من التركيز على توسيع نطاق أعمالك.