أهم 11 عنصرًا يجب تضمينها عند صياغة عقد وكالتك

هل عقود وكالتك مقاومة للرصاص؟ هل تستخدم العقود أصلا؟

إذا كانت وكالتك تستخدم عقودًا لا تغطي كل ما تحتاج إليه ، أو ما هو أسوأ ، فأنت لا تستخدم العقود على الإطلاق ، فأنت تعرض وكالتك بأكملها للخطر.

عقد وكالة التسويق هو أكثر من مستند ترسله إلى العميل ثم ترسله بعيدًا. كل قسم مهم لتغطية عملك في حالة انحراف شيء ما. ويمكن أن يتركك العقد المكتوب بشكل سيء معرضًا لأي شيء من العمل الإضافي إلى الدعوى القضائية.

دعنا نتعمق في سبب وجوب استخدام العقود وتفاصيل عقد العميل الرائع.

لماذا تحتاج الوكالات دائمًا إلى عقد مع العملاء

بغض النظر عن مدى جودة عرض عميل جديد ومدى اهتمامه ، يجب عليك التفاوض على عقد عادل لكلا الطرفين قبل بدء العمل.

يعد الفشل في الحصول على عقد محكم مع عدم وجود مساحة للعمل الإضافي أمرًا بالغ الأهمية لوكالتك. إذا كان عقدك به ثغرات ولم يكن واضحًا في الخدمات المقدمة ، فيمكن للعميل أن يطلب قانونًا عملًا خارج نطاقك.

بالطبع ، يمكن أن يؤدي هذا بعد ذلك إلى خسارة في الإيرادات لوكالتك. كلما زاد الوقت الذي تقضيه في العمل في مشروع ما ، قل عائد استثمارك.

السيناريو الأسوأ هو إذا دخلت في عقد سيئ وانتهى بك الأمر في دعوى قضائية مع العملاء. يمكن أن تستمر لأشهر وسنوات ، ولا أحد يريد هذا النوع من السحابة المظلمة معلقة على شركتك.

أفضل نصيحة عند الاستعداد لمواجهة عميل جديد؟ استعد للأسوأ ، أتمنى الأفضل. أسهل طريقة للاستعداد دائمًا دون قضاء وقت طويل في كتابة العقود هي الحصول على نموذج قابل للتحرير. على الرغم من أن مخطط النموذج سيكون هو نفسه ، إلا أنه يمكنك تخصيصه للعملاء الفرديين:

يعني تغيير النموذج أنه يمكنك تخصيص شروط نطاق العمل ومدته ، ولا يزال بإمكانك تغطية وكالتك.

عندما تقوم بتسليم العقد إلى عميلك ، ستعرف أنه عند التوقيع ، تم توضيح جميع التوقعات والتكاليف والنطاقات والجداول الزمنية بوضوح. لا مفاجآت أو خسارة في الإيرادات واتفاق يسعد الطرفين.

11 عناصر لتضمينها في اتفاقية العقد الخاص بك

ستركز غالبية اتفاقية التسويق الخاصة بك مع العميل على الالتزامات القانونية وما هو مدرج في نطاقك. على الرغم من أن معظم القوالب مناسبة تمامًا للاستخدام ، إلا أنه يجب عليك دائمًا استشارة فريقك القانوني إذا كنت تريد إعادة التحقق من بند أو صياغة العقد.

فيما يلي 11 عنصرًا ضروريًا لأي عقد عميل.

1. أسماء وعناوين الوكالة والعميل

هذا هو الجزء الأول من عقدك ويجب أن يكون في الجزء العلوي لأنه يوضح بوضوح من سيُبرم في الاتفاقية:

يجب أن يذكر الاسم التجاري القانوني لك ولعميلك (بدون أسماء مستعارة). تحت الأسماء التجارية ، تحتاج إلى سرد العنوان حيث تم تسجيل كل شركة بشكل قانوني. هذا مهم لأنه إذا سارت العلاقة جنوبًا ، فمن الأسهل الاتصال بهم إذا احتجت إلى اتخاذ إجراء قانوني. تحقق مرة أخرى من هذه التفاصيل مع عميلك قبل أن يوقع أي شخص على الخط المنقط.

2. تحديد مدة العقد

متى يريد عميلك أن تبدأ العمل ، ومتى سينتهي العمل؟

من المهم ليس فقط أن يكون لديك تاريخ بدء وانتهاء ولكن شكل خاتمة العمل. عليك أن تحدد بوضوح أن العقد سينتهي عندما تنتهي من العمل. لا لاحقا. بمجرد الانتهاء من العمل ، يجب عليك تسليم كل العمل مقابل الدفعة النهائية.

اكتب في عقدك أن الأعمال النهائية سيتم إصدارها عند استلام الدفعة النهائية. بهذه الطريقة ، لا يوجد أي لبس من أي جانب.

3. اجعل نطاق عملك مضادًا للرصاص

نطاق عملك هو المكان الوحيد الذي يمكن أن يوقعك في كل أنواع المشاكل إذا لم تكن حريصًا.

إذا لم تحدد عدد المراجعات المسموح بها للعميل في مشروع ما ، أو إذا فشلت في تحديد ما تقصده بالضبط بإدارة موقع الويب (على سبيل المثال) ، فلا تتفاجأ إذا انتهى الأمر بوكالتك إلى القيام بمجموعة من الأعمال الإضافية للعميل ... مجانًا.

يجب إبراز النطاق في الصفحة الأولى ويجب أن يكون أكثر تفصيلاً من هذا:

بدلاً من ذلك ، يجب أن يكون مثل الملحق الخاص به في العقد. الهدف الأساسي هو أن تكون محددًا جدًا بشأن الخدمات المضمنة في السعر الذي يدفعه عميلك.

في الحد الأدنى المطلق ، تريد تحديد:

• ما اتفقت عليه أنت وعميلك
• الخدمات التي ستقدمها
• ما هي المخرجات الملموسة للخدمات
• ما تحتاجه من العميل
• كم عدد المراجعات التي ستسمح بها

على سبيل المثال ، إذا كنت تصمم موقع الويب الخاص بالعميل ولا تحد من عدد المراجعات ، فقد تكون مقيدًا لأشهر بتغيير لوحات الألوان ومربعات النص.

لا تكن تلك الوكالة. اجعل نطاقك مفصلاً قدر الإمكان ، واستخدم العديد من الصفحات التي تريدها. انظر إلى مدى تفصيل هذا النموذج:

يمكن أن يصبح نطاق العمل مع التسليمات المفتوحة عدوك بمجرد بدء العمل. عدو لا تستطيع وكالتك تحمله.

4. تحديد جدول دفع واضح

لا أحد يحب ضرب العميل بسبب تأخر السداد أو فاتورة متأخرة. إنه أمر محبط ويمكن أن يؤثر على علاقتك بالعميل.

أفضل طريقة لتجنب ذلك هي أن يكون لديك جدول دفع واضح محدد منذ اللحظة التي تبدأ فيها العمل مع العملاء. يجب أن يحدد هذا الجزء من العقد المبلغ الإجمالي الذي سيتم دفعه لك ، وكيف سيتم الدفع ، وما إذا كانت الدفعة قابلة للاسترداد:

إذا كنت تقوم بالدفع للعميل على أساس التجنيب ، فيمكنك تعيين شروط الدفع الخاصة بك على أساس شهري. ولكن إذا كنت تعمل على أساس مشروع ، فيمكنك اختيار خطة سداد بنسبة 50/50 حيث تحصل على نصف إجمالي المشروع مقدمًا (فكر في الأمر كوديعة) واستلام النصف الآخر بمجرد اكتمال جميع الأعمال .

أو يمكنك إصدار فاتورة لعميلك على مراحل. إذا كنت تقوم بإنشاء موقع ويب ، فيمكنك اختيار إصدار فاتورة لعميلك عند اكتمال معلم رئيسي (الصفحة الرئيسية ، والمتجر عبر الإنترنت ، والمدونة ، وما إلى ذلك). هذه طريقة رائعة للحفاظ على تدفق الأموال إذا كان المشروع سيستغرق شهرين حتى ينتهي.

5. لا تكن مهمة سهلة مع المدفوعات المتأخرة

إنه أمر محرج عندما يدين لك الناس بالمال. ولكن في نهاية المطاف ، العمل هو العمل.

أوضح منذ اللحظة التي تدخل فيها في اتفاق مع عميل أنه إذا دفع فواتيرك متأخرًا ، فستكون هناك عقوبة. إذا كنت قد أرسلت فاتورة إلى عميل لديك بتوكيل شهري ودفعها متأخرًا عشرة أيام ، فإن هذا يؤثر على التدفق النقدي لوكالتك. لا تفكر مليًا في تضمين رسوم السداد المتأخر في عقدك.

يمكن أن تكون رسوم السداد المتأخر إما رقمًا محددًا بالدولار أو نسبة مئوية من الفاتورة:

إنها طريقة لطيفة لتشجيع العملاء على الدفع في الوقت المحدد ، وإذا تأخروا مرة واحدة ، فيمكنك استخدامها وفقًا لتقديرك وتوجيه الرسوم إذا كنت ترغب في ذلك. ولكن إذا أصبح الأمر يحدث بشكل منتظم ، فيجب عليك فرض الرسوم.

6. إذا أراد العميل إضافة عمل ، فاكتب شروطك

المعروف باسم "زحف النطاق" ، يحدث هذا عندما يطلب منك العميل القليل من العمل الإضافي هنا ، وقليل من اللمسات هناك. لا يبدو الأمر كثيرًا عندما يحدث لأول مرة ، ولكن قبل أن تعرفه ، يجعلك العميل تؤدي عملاً خارج نطاقك مجانًا.

تجنب هذا بأي ثمن. كن صريحًا عندما يأتي إليك عميل يطلب عملًا إضافيًا. يمكنك الموافقة على تولي العمل ، ولكن يجب عليك تقديم عرض أسعار جديد لهم في نفس الوقت.

يعد ذكر طلبات العمل الإضافية في عقدك أمرًا إلزاميًا. ضعه أسفل نطاقك مباشرةً واكتب أن جميع طلبات العمل الإضافية خارج النطاق سيتم نقلها بسعر واتفاقية منفصلة.

7. عندما تريد الانفصال عن عميلك

قبل إرسال بريد إلكتروني للانفصال أو إجراء مكالمة هاتفية غير مريحة ، انظر في شروط وأحكام عقدك لمعرفة المدة التي تحتاجها لمواصلة العمل معًا. أو ، إذا كنت قادرًا قانونيًا على كسر الاتفاقية على الإطلاق.

اكتب شرط الإنهاء في العقد الذي سيعمل لكلا الطرفين ، حيث ستكون شروط إنهاء الاتفاقية هي نفسها لكلا منكما:

تأكد من تضمين:

• ما مقدار الإشعار الذي يجب أن تقدمه أنت أو عميلك
• هل يجب تقديم الإشعار في شكل مكتوب مثل البريد الإلكتروني؟
• كيف ستتعامل مع أي عمل متميز مع عميلك؟

8. حدد ما سيحدث مع خرق العقد

إذا لم تلتزم أنت أو عميلك بنهاية الصفقة ، فأنت تنتهك العقد.

في هذا القسم من عقد وكالتك ، يجب أن تكون حازمًا وأن تنص على أن خرق العقد يمكن أن يؤدي إلى تفكك فوري ، دون إعادة الأموال إلى العميل.

قد يبدو الأمر قاسيًا ، ولكن إذا دخلت في اتفاقية مع عميل ، وكانوا يتسوقون من أجل وكالة أخرى خلف ظهرك ، فقد يكون ذلك انتهاكًا كبيرًا للعقد. تحتاج إلى قطع العلاقات بسرعة وقطع على الفور.

لمنع حدوث ذلك ، ضع خرقًا لبند العقد في اتفاقيتك التي تنص على أن عميلك لا يمكنه العمل مع وكالة أخرى تؤدي نفس العمل الذي تقوم به أثناء سريان عقدك. أو إذا فعلوا ذلك ، فعليهم إنهاء عقدك أولاً. بهذه الطريقة ، لا تُهمل وكالتك في البرد.

9. من سيمتلك ماذا؟ اجعلها واضحة.

أنت تصنع العمل. عميلك يدفع ثمنها. لكن من يملكها؟

تعد حقوق النشر بندًا مهمًا يجب تضمينه في عقود التسويق الخاصة بك ، لذلك لا يوجد أي لبس حول من يملك ماذا.

لكن حقوق النشر يمكن أن تعني أكثر من ذلك بكثير. حتى إذا سلمت العمل النهائي إلى عميلك ، فقد تكون هناك عمليات محددة تستخدمها وكالتك لإنشاء العمل (الملكية الفكرية) ، ويمكنك أن تقرر ما إذا كنت تريد الاحتفاظ بها أو تسليمها في سعر العقد.

العديد من الوكالات "تؤجر" عملها لعملائها ، وإذا لم يقرأ العميل عقده جيدًا ، فقد لا يكون على علم بذلك أبدًا. قد يتطلب هذا القسم بعض المفاوضات مع عميلك ، ولكن على المدى الطويل ، ستكون سعيدًا لأنك ناقشته جيدًا.

10. لديك شرط السرية لحماية وكالتك

لا تحمي هذه الفقرة وكالتك فحسب ، بل تحمي عميلك أيضًا. يجب أن يذكر بوضوح أي شيء لا تريد التحدث عنه علنًا دون موافقتك الكتابية.

العناصر الشائعة التي يجب وضعها في شرط السرية هي:

• أسعار وكالتك
• العمليات التي تستخدمها لإنشاء المنتجات
• أي تبادل بريد إلكتروني بين وكالتك وعميلك

هنا مثال:

على الجانب الآخر ، لن تكون قادرًا قانونيًا على مناقشة عمليات عميلك ، والأخبار التي لم يتم إصدارها بعد حول شركتهم أو رسائل البريد الإلكتروني أيضًا. البند هو وسيلة لكلا الطرفين لإظهار أنك قد حصلت على ظهر بعضهما البعض.

11. تضمين شرط التعويض

هذا هو السيناريو. يتلقى عميلك ضربة مالية نتيجة مباشرة للعمل الذي قامت به وكالتك. إنه ليس رائعًا ، لكنه يحدث. ولكن إذا لم تقم بتضمين شرط التعويض في عقدك ، فقد تكون وكالتك في ورطة كبيرة.

إنه الفرق بين تعويض عميلك أو التخلص من المشكلة:

لذلك لا ينبغي أن يكون مفاجئًا أن شرط التعويض معقد ويجب أن ينظر فيه فريق قانوني لضمان تغطية وكالتك بالكامل.

كيف توصل عقد وكالة قاتل إلى عميلك

مع القائمة أعلاه ، فإن الخطوة التالية هي تحضير العقد.

أولاً ، يجب أن يبدو العقد شرعيًا. لن يقوم عميل واحد بتسليم أكثر من 20000 دولار إلى وكالة إعلانات إذا قضيت خمس دقائق في كتابتها. يجب أيضًا أن يكون لديك شعار وكالتك ، وأن يتم تنسيقه بشكل صحيح ، وأن يكون خاليًا من الأخطاء المطبعية إذا كنت ترغب في إغلاق الصفقات.

PandaDoc هي أداة سهلة ومجانية يمكنك تنزيل غلاف مميز لعقد وكالة التسويق الخاصة بك:

ولكن بعيدًا عن جعل عقدك يبدو لامعًا وجديدًا ، فكر في عميلك عند كتابة المشروع أيضًا.

إذا تم تعيينك لوظيفة تصميم نشرة إعلانية بقيمة 100 دولار ، فربما يكون من غير الضروري إرسال مستند مكون من 100 صفحة لا يهزم في أي قاعة محكمة. لا يمكن أن يكون هذا الأمر مخيفًا للعميل فحسب ، بل قد يؤدي أيضًا إلى تأخير عملية بدء المشروع حيث سيحتاجون إلى مراجعة جميع الصفحات المائة بالكامل.

من ناحية أخرى ، إذا تم تعيينك لمشروع كبير التذكرة (على سبيل المثال ، إعادة تصميم موقع الويب) ، فستحتاج إلى تضمين كل ما ذكرناه أعلاه وجعل العقد محكم الإغلاق قدر الإمكان.

مساعدة في صياغة العقد الخاص بك

كما ذكرنا سابقًا ، يجب عليك دائمًا تشغيل نموذج عقد بعد محامي قبل البدء في استخدامه لتوقيع العملاء. ولكن إذا لم تكن لديك الميزانية اللازمة لإنشاء عقد من البداية ، فيمكنك استخدام نموذج عبر الإنترنت بدلاً من ذلك.

يمكن أن توفر لك أدوات مثل Docracy قوالب سهلة حيث تقوم فقط بملء الفراغات:

يوفر PandaDoc أيضًا لوكالات التسويق قوالب مجانية. بالإضافة إلى ذلك ، تتناثر القوالب بنصائح من PandaDoc لمساعدتك على ملء العقد بشكل صحيح إذا واجهتك مشكلة:

اطلب دائمًا المساعدة القانونية قبل استخدام العقد

يمكن أن تكون عقود الوكالة معقدة. هناك الكثير من البنود التي يجب إضافتها لتغطية وكالتك في حالة تحول الصفقة إلى الجنوب ، أو لمنعك من القيام بعمل إضافي بسبب ثغرة.

ومع ذلك ، استشر محامًا دائمًا قبل استخدام محامٍ في صفقة تجارية. بهذه الطريقة ، يمكنهم الإشارة إلى ما إذا كانت هناك تفاصيل مهمة أغفلتها ، وإذا لم تتم كتابة جملة بشكل صحيح.

يمكن للأموال الإضافية التي تنفق على القانون أن تدفع عن نفسها على المدى الطويل.

بينما تعد العقود جزءًا مهمًا من أي وكالة ناجحة ، إلا أنها مجرد جزء واحد من اللغز عندما يتعلق الأمر بالحصول على عملاء جدد. اشترك في عرض Instapage Enterprise اليوم.