تغيب الموظف: الأسباب وتدابير الرقابة

هل يتغيب موظفوك عن العمل بشكل متكرر؟

يُعرف الغياب المعتاد عن العمل بالتغيب - وهي مشكلة يمكن أن تؤثر على الإنتاجية واستمرارية العمل والأداء العام للشركة.

ولكن ما هو بالضبط التغيب وما أسبابه؟

في هذه التدوينة، سنستكشف معنى التغيب وأسبابه وعواقبه. وسنزودك أيضًا بـ 10 إستراتيجيات تساعدك على تقليل الآثار الضارة للتغيب عن العمل.

هيا نبدأ!

ما هو الغياب في مكان العمل؟

التغيب هو عندما يتغيب الموظفون عن العمل عندما يكون من المقرر أن يعملوا. يمكن أن تتراوح أسباب تغيب الموظف من الأمراض، والمشاكل العائلية، والتوتر، إلى عوامل أخرى.

أحد تعريفات التغيب قدمه مؤلفو ورقة بحثية بعنوان إدارة التغيب في مكان العمل: حالة شركة إيطالية متعددة المرافق تشرح التغيب على أنه " الغياب المعتاد عن العمل لمدة يوم أو أكثر، وعادة ما يكون مبررًا ب شهادة طبية، ولكن في الواقع بسبب المصالح الشخصية وضعف الإحساس بالواجب”.

إلى أي مدى يحدث التغيب في أماكن العمل؟ قد تتفاجأ إذا لم تكن تتابع الإحصائيات.

وفقًا لمكتب إحصاءات العمل (BLS)، من بين 118.745 موظفًا في العديد من الصناعات، كان إجمالي 3.6٪ من الموظفين في الولايات المتحدة غائبين عن العمل في عام 2022 لأسباب مختلفة.

وبغض النظر عن السبب، يمكن أن يؤثر التغيب عن العمل على إنتاجية مكان العمل، ويزيد من عبء العمل على الزملاء الآخرين، ويعطل الجداول الزمنية للمشروع، على سبيل المثال لا الحصر.

ما الفرق بين الغياب والغياب؟

في حين أن المصطلحين غالبا ما يستخدمان بالتبادل، هناك فرق كبير بين الغياب والتغيب.

يشير الغياب فقط إلى " عدم الحضور في المكان المعتاد أو المتوقع أو في الوقت المتفق عليه ". ويعني المصطلح فقط عدم تواجد شخص ما في مكان أو وقت معين دون تحديد سبب الغياب أو مدة الغياب.

علاوة على ذلك، فإن المصطلح لا يشير على وجه التحديد إلى غياب الموظفين في مكان العمل.

من ناحية أخرى، يشير التغيب على وجه التحديد إلى النمط المتكرر والمعتاد لتغيب الموظفين عن العمل ، غالبًا بدون أسباب وجيهة أو إذن مناسب.

أنواع الغياب في مكان العمل

هناك عدة طرق لتصنيف أنواع التغيب عن العمل في مكان العمل، ولكن هذه الأنواع الثلاثة هي الأكثر شيوعًا:

• التغيب المخطط أو المعتمد،
• التغيب غير المخطط له أو غير المبرر أو غير المقرر، و
• الغياب المزمن أو المفرط.

النوع الأول: التغيب المخطط أو المعتمد في مكان العمل

يتضمن التغيب المخطط أو المعتمد حالات الغياب المقررة والمخطط لها مسبقًا.

الامثله تشمل:

• الإجازات،
• إجازة شخصية، و
• وقت محدد مسبقًا بعيدًا عن العمل.

تحدد الشركات عادة الإطار الزمني للحصول على الموافقة على حالات الغياب المخطط لها في سياسة الحضور الخاصة بها - حيث أن قانون معايير العمل العادل (FLSA) لا ينص على عدد الإجازات أو الإطار الزمني لإبلاغ أصحاب العمل.

على سبيل المثال، تنص سياسة الحضور بجامعة جنوب فلوريدا على أن الموافقة على الإجازات المخطط لها يجب أن تتم " قبل 24 ساعة على الأقل ويجب أن يتم ذلك وفقًا لأي سياسات إدارية تتعلق بالإجازة المقررة".

النوع الثاني: التغيب غير المخطط له أو غير المبرر أو غير المقرر في مكان العمل

عادةً ما تكون حالات الطوارئ، مثل المرض أو وفاة أحد أفراد أسرته، هي أسباب أخذ إجازات غير مخطط لها. تدرك الشركات الحاجة إلى مثل هذه الإجازات عندما تكون الأسباب حقيقية ولا تتم معاقبة الموظفين على هذا الغياب.

ومع ذلك، عندما يتغيب الموظفون عن العمل دون إخطار صاحب العمل/المشرف أو تقديم سبب للقيام بذلك ، فقد يكون ذلك سببًا لاتخاذ إجراءات تأديبية. مثل حالات الغياب غير المصرح بها، والتي تسمى أيضًا "الغياب غير المبرر"، غير مصرح بها من قبل صاحب العمل وقد لا تتماشى مع سياسات المنظمة المتعلقة بأخذ إجازة.

تحدد كل شركة الإجراءات التأديبية (مثل التحذيرات أو التعليق أو إنهاء العمل) لمعالجة حالات الغياب غير المبرر والتي يمكن أن تتصاعد مع تكرار حالات الغياب هذه.

النوع الثالث: التغيب المفرط أو المزمن في مكان العمل

يتم تصنيف الغياب المتكرر والمطول على أنه غياب مزمن أو مفرط. نظرًا لعدم وجود تعريف موحد للغياب المفرط أو المزمن بموجب قانون معايير العمل العادل (FLSA)، تحدد كل شركة ما يشكل غيابًا مفرطًا.

على سبيل المثال، تحدد جامعة كيس ويسترن ريزيرف حالات الغياب المفرط في سياسة الحضور الخاصة بها على النحو التالي:

"... تكرار الغياب (أكثر من 6 في 6 أشهر) من الغياب غير المقرر و/أو التأخير غير المرتبط بالإجازة المعتمدة حيث حدوث واحد = 1 إلى 5 أيام متتالية من الغياب غير المقرر أو 3 حوادث تأخير، أو حالتين من الغياب الجزئي غياب."

لفهم كيفية تعريف الشركات ومتخصصي الموارد البشرية لحالات الغياب المفرط، تواصلنا مع ريان ماكنزي، المؤسس المشارك والمدير التنفيذي للتسويق لشركة Tru Earth، وهي شركة تصنع منتجات منزلية صديقة للبيئة. تُعرّف شركة ريان التغيب المزمن عن العمل بأنه يعطل إنتاجية الشركة:

"التغيب المزمن هو نمط مستمر حيث يفقد الموظف أكثر من الإجازة السنوية المخصصة له أو الإجازة المرضية. على الرغم من أن بعض حالات الغياب غير المبرر قد تكون حتمية في سياق الحياة العادية، إلا أننا نعتقد أن أكثر من ثلاث حالات غياب غير مبررة في ستة أشهر قد تؤثر على تآزر الفريق وإنتاجيته.

ما الذي يسبب الغياب؟

يمكن أن ينبع التغيب عن العمل من مجموعة متنوعة من العوامل التي قد تؤثر أيضًا على مشاركة الموظف وإنتاجيته.

دعونا نلقي نظرة على أسباب التغيب.

السبب رقم 1: مشاكل الصحة العقلية والجسدية

تساهم مشاكل الصحة البدنية والعقلية في التغيب عن العمل. في يناير 2022 وحده، تغيب 7.8 مليون موظف عن العمل بسبب مشكلة طبية (مثل الإصابة أو المرض وما إلى ذلك)، وفقًا لمكتب إحصاءات العمل.

والأكثر من ذلك، يشير نفس المصدر إلى أن 4.2 مليون عامل بدوام كامل عملوا بدوام جزئي بسبب مرض أو مشكلة طبية أو موعد في نفس الفترة.

في حين أن المشاكل الطبية يمكن أن تختلف، فإن مراكز السيطرة على الأمراض والوقاية منها (CDC) تدرج أهم خمسة أمراض مزمنة تؤدي إلى التغيب عن العمل:

• السكري،
• ضغط دم مرتفع،
• الخمول البدني،
• التدخين، و
• بدانة.

وبصرف النظر عن ذلك، فإن مشاكل الصحة العقلية، مثل الاكتئاب والقلق، مسؤولة أيضًا عن خسارة 12 مليار يوم عمل كل عام، وفقًا لمنظمة الصحة العالمية.

يؤثر القلق أو الاكتئاب أيضًا على إنتاجية العمل بعدة طرق، حيث يجعل من الصعب على المصابين التركيز أو التعاون.

عند الحديث عن الصحة النفسية، لا يمكننا أن نتجاهل موضوع التوتر.

تظهر البيانات التي جمعها المعهد الأمريكي للإجهاد أنه في حين أن 83% من العمال في الولايات المتحدة يعانون من الإجهاد المرتبط بالعمل، فإن مليون شخص يتغيبون عن العمل كل يوم بسبب الإجهاد.

السبب الثاني: عدم الرضا الوظيفي

ما الذي يجعل الناس يحبون وظائفهم ويريدون القدوم إلى العمل كل يوم (المعروف أيضًا باسم الرضا الوظيفي)؟ وكما تبين، هناك عوامل متعددة.

فيما يلي العوامل التي تساهم في الرضا الوظيفي، وفقًا لاستطلاع حديث أجراه The Conference Board:

• الرواتب والمكافآت،
• تعرُّف،
• أعباء العمل/التوازن بين العمل والحياة،
• سياسات الترويج،
• مراجعة الأداء،
• أمن العمل،
• برامج التدريب الوظيفي،
• جودة القيادة،
• ثقافة مكان العمل، و
• المزايا (مثل خطط التقاعد، والأيام المرضية، وسياسات الإجازة/الإجازة العائلية).

وغياب واحد أو أكثر من هذه العوامل يمكن أن يؤدي إلى عدم الرضا الوظيفي.

ومن المرجح أن يبحث الموظفون غير الراضين عن وظائفهم عن طرق لتجنب مكان العمل. وجدت دراسة بحثت العلاقة بين الرضا الوظيفي والتغيب عن العمل أنه كلما ارتفع مستوى عدم الرضا الوظيفي، كلما طالت مدة التغيب في مكان العمل.

السبب رقم 3: الحوادث والإصابات في مكان العمل

ومن المؤسف أن الحوادث والإصابات التي تؤدي إلى التغيب عن العمل شائعة جدًا. في عام 2021 وحده، أبلغ أصحاب العمل في القطاع الخاص عن 2.6 مليون إصابة في مكان العمل (غير مميتة)، وفقًا لمكتب إحصاءات العمل.

ما الذي يسبب هذه الإصابات؟

تظهر البيانات الصادرة عن مراكز السيطرة على الأمراض والوقاية منها (CDC) أن الأسباب الثلاثة الأولى للإصابات المرتبطة بالعمل والتي أدت إلى التغيب لفترات طويلة عن العمل في عام 2020 هي:

• الاتصال بالمعدات والأشياء ،
• الانزلاقات والسقوط، و
• الإرهاق.

بالإضافة إلى ذلك، فإن بيئة العمل - أي الطريقة المثالية لترتيب بيئة العمل لتقليل الإجهاد والإصابات مع زيادة الراحة والكفاءة إلى أقصى حد - يمكن أن تكون أيضًا مشكلة، وفقًا لإدارة الصحة والسلامة المهنية (OSHA).

يمكن أن تؤدي أماكن العمل والعمليات سيئة التصميم إلى ضغوطات، مثل الجلوس/الوقوف لفترات طويلة، والمواقف المحرجة، والضوضاء المفرطة، والاهتزازات، والحركات المتكررة، والأحمال البدنية الثقيلة. ويمكن أن تؤدي بدورها إلى الإرهاق العقلي والجسدي، مما يزيد من خطر التعرض لحوادث العمل والتغيب عن العمل.

في الواقع، أظهرت دراسة بحثت العلاقة بين التغيب عن العمل وظروف العمل أنه كلما تعرض الموظفون للضغوطات المذكورة أعلاه، كلما زاد احتمال غيابهم.

السبب رقم 4: الإرهاق

الإرهاق هو أحد تداعيات التوتر في مكان العمل. وفقًا للتصنيف الدولي للأمراض (ICD-11) الذي يصنف ويحدد الحالات الطبية: "الإرهاق هو متلازمة يتم تصورها على أنها ناتجة عن الإجهاد المزمن في مكان العمل ولم تتم إدارتها بنجاح".

في حين أن الإرهاق الوظيفي يمكن أن يكون له أسباب متعددة (قلة الراحة، أو عبء العمل غير المعقول، أو مكان العمل السام)، فإنه يؤدي إلى انخفاض الإنتاجية وزيادة التغيب عن العمل.

في الواقع، وجدت دراسة أجرتها مؤسسة غالوب بعنوان "إرهاق الموظف: الجزء الأول: الأسباب الخمسة الرئيسية "، أن الموظفين الذين يعانون من الإرهاق:

• هم أكثر عرضة بنسبة 63٪ للاستفادة من الإجازات المرضية،
• هل هم أكثر ميلاً بنسبة 2.6 مرة للبحث عن وظيفة أخرى، و
• تجربة انخفاض بنسبة 13٪ في مستويات الثقة.

الإرهاق، الذي يتميز بمشاعر السلبية والإرهاق العقلي والجسدي، يمكن أن يجعل من الصعب حشد الطاقة والتحفيز للذهاب إلى العمل.

السبب الخامس: ثقافة العمل السلبية

ماذا نعني بالضبط بثقافة العمل؟ ففي النهاية، إنه ليس شيئًا يمكنك لمسه أو رؤيته.

يقدم المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة The Purposeful Culture Group ، وهي شركة استشارات ثقافية ومؤلف، إس. كريس إدموندز، تعريفًا بسيطًا للثقافة التنظيمية في البودكاست.

"تدور الثقافة حول كيفية تعامل الناس مع بعضهم البعض - كيف يعامل القادة فرقهم وزملائهم، وكيف يعامل الموظفون بعضهم البعض، وكيف يعامل الناس العملاء والبائعين. الأمر يتعلق بالعلاقات والاحترام”.

في مكان العمل الذي يتمتع بثقافة عمل إيجابية، يعامل أعضاء الفريق بعضهم البعض باحترام ولطف. عندما يكون هناك جو من الثقة، يكون لدى الموظفين وضوح بشأن مسؤولياتهم وأهداف الشركة.

وعلى العكس من ذلك، إليك بعض السمات المميزة لمكان العمل ذي الثقافة السلبية:

• - عدم وجود اتجاه وأهداف واضحة.
• تواصل ضعيف،
• العمل الزائد وضعف التوازن بين العمل والحياة،
• الإدارة الجزئية،
• التمييز والتحرش
• الافتقار إلى قيم الشركة، وما إلى ذلك.

لا تؤثر ثقافة مكان العمل السيئة على الإنتاجية والصحة العقلية فحسب، بل تؤدي أيضًا إلى التغيب المفرط عن العمل. عندما قام الباحثون في Culture Shift باستطلاع آراء 1000 عامل في المملكة المتحدة، وجدوا أن 71% منهم أخذوا إجازة مرضية لتجنب رؤية شخص ما في العمل كانت تربطهم به علاقة سلبية.

هذا ليس كل شئ. ووجد المصدر نفسه أن ما يصل إلى 61% من الموظفين الذين تعرضوا للتمييز أو التنمر أو التحرش في العمل حصلوا على إجازة طويلة الأمد.

تعد ثقافة العمل السامة أيضًا العامل الرئيسي الذي يدفع 30٪ من الموظفين في الولايات المتحدة إلى التفكير في ترك وظائفهم، وفقًا لاستطلاع FlexJobs لعام 2022.

السبب رقم 6: المسؤوليات العائلية

غالبًا ما يحتاج الموظفون الذين لديهم مسؤوليات عائلية، مثل رعاية الأطفال أو الآباء المسنين أو أفراد الأسرة ذوي الإعاقة، إلى أخذ إجازة من العمل لحضور واجبات تقديم الرعاية الخاصة بهم.

وفقًا لتقرير عام 2020 بعنوان تقديم الرعاية في الولايات المتحدة ، يقضي مقدمو الرعاية حوالي 23.7 ساعة كل أسبوع في واجبات تقديم الرعاية.

قد يكون تحقيق التوازن بين مسؤوليات العمل والأسرة أمرًا صعبًا، خاصة عندما يتطلب كلاهما وقتًا واهتمامًا كبيرًا. إن الافتقار إلى السياسات الصديقة للأسرة في مكان العمل، ومشاكل النقل، والضغوط العاطفية والجسدية، يمكن أن تزيد جميعها من مشكلة التغيب.

ولكن لماذا يعتبر التغيب مشكلة كبيرة؟

في القسم التالي، سننظر في تكلفة التغيب لمساعدتك على فهم سبب ضرورة معالجة المشكلة على الفور.

ما هي تكلفة الغياب في مكان العمل؟

تشير تكلفة التغيب عن العمل في مكان العمل إلى تأثير تغيب الموظفين عن العمل. على سبيل المثال، عندما يكون الموظف غائبًا، يتعين على زملائه تولي عبء عمل الموظف الغائب، مما قد يؤدي إلى نفقات العمل الإضافي.

فيما يلي قائمة بالتكاليف المرتبطة بالتغيب :

• انخفاض الإنتاجية : يمكن أن تصل تكلفة التغيب عن العمل إلى ملايين الدولارات نتيجة لانخفاض الإنتاجية. وفقا لبحث مركز السيطرة على الأمراض، المذكور سابقا، يواجه أصحاب العمل تكلفة قدرها 36.4 مليار دولار سنويا بسبب التغيب عن العمل بسبب الأمراض المزمنة وما ينتج عن ذلك من انخفاض الإنتاجية.
• توظيف وتدريب العمال البدلاء : عندما تقوم الشركات بتعيين عمال بديلين، فإنها تتحمل تكاليف الرواتب والتدريب بالإضافة إلى خسارة الإنتاجية. وجدت دراسة من شركة Circadian بعنوان التغيب: The Bottom Line Killer أن التغيب يكلف أصحاب العمل كل عام 3600 دولار في الساعة لكل موظف. علاوة على ذلك، فإن تكاليف رواتب العمال البديلين يمكن أن تكون أعلى بنسبة 50٪ من أجور الموظف المتغيب.
• انخفاض معنويات الفريق وعدم الارتباط : يمكن أن يؤثر التغيب عن العمل على الزملاء والفرق والمنظمة ككل. على سبيل المثال، إذا زادت الإدارة من عبء العمل على أعضاء فريق الموظف الغائب، فقد يواجه هؤلاء الموظفون الإرهاق والتوتر ومستويات المشاركة المنخفضة.
• الإضرار بسمعة العلامة التجارية : قد لا يقدم الموظفون المنعزلون وغير السعداء أفضل أداء لهم في العمل، وهو ما يمكن أن يترجم إلى أخطاء مكلفة، أو منتجات ذات جودة رديئة، أو عملاء غير راضين. كل هذه العوامل يمكن أن تضر بسمعة الشركة وتؤدي إلى زيادة التغيب عن العمل.
• تكاليف أقساط التأمين: يؤدي التغيب عن العمل بسبب الأمراض وحوادث مكان العمل إلى رفع تكاليف الرعاية الطبية وتأمين تعويض العمال (نوع من التأمين يغطي خسارة الدخل ونفقات الرعاية الطبية للعمال المصابين). كلما زادت المطالبات المتعلقة بتعويضات العمال في الشركة، كلما ارتفعت معدلات الأقساط.

كما ترون، يمكن أن يؤثر التغيب عن العمل على مستويات الإنتاجية والجودة والمشاركة، وكل ذلك يمكن أن يؤثر على سمعة الشركة وأرباحها في النهاية.

كيف تتعامل مع الغياب في مكان العمل؟

من وضع سياسات واضحة إلى خلق ثقافة التواصل المفتوح، يمكن أن تساعدك النصائح التالية في معالجة التغيب والسيطرة عليه بشكل فعال.

نصيحة رقم 1: ضع سياسة حضور واضحة

ربما يكون إنشاء سياسة حضور مفصلة هو الخطوة الأولى للحد من التغيب.

عند صياغة السياسة، تأكد من إشراك الموظفين والقيادة العليا. ضع في اعتبارك طبيعة العمل واحتياجات الشركة والاحتياجات المشروعة لموظفيك.

حدد بوضوح ما يشكل حالات غياب مقبولة وغير مقبولة، بما في ذلك التأخير، والإجازة غير المجدولة، والغياب المزمن / المفرط، والإجازات الطويلة.

تأكد من وصف عملية الإبلاغ عن حالات الغياب والفترة الزمنية للقيام بذلك. حدد كيف ومتى يجب على الموظفين إخطار المشرفين عليهم أو قسم الموارد البشرية بشأن غيابهم، سواء كان ذلك بسبب المرض أو لأسباب شخصية أو الإجازات المخطط لها.

اذكر أي وثائق مطلوبة للغياب، مثل الشهادات الطبية أو غيرها من الأدلة ذات الصلة والمواعيد النهائية لتقديم هذه المستندات.

وأخيرًا، اشرح عواقب عدم الالتزام بسياسة الحضور الخاصة بك. فيما يلي مثال من قسم الخدمات الإدارية في ولاية كونيتيكت:

نصيحة رقم 2: تحديد أنماط الغياب

احتفظ بسجلات دقيقة لغياب الموظفين وقم بتحليل البيانات لتحديد الأنماط. سيساعدك هذا على فهم أسباب التغيب واستهداف مجالات محددة للتحسين.

كيفية تتبع الغياب؟ من خلال مراقبة حضور الموظفين.

إحدى الطرق السهلة لتتبع الحضور وعدد الساعات التي يعمل فيها كل موظف هي استخدام أداة مجانية لتتبع الحضور، مثل Clockify.

بمجرد إنشاء حساب على Clockify، يمكنك إرسال دعوات عبر البريد الإلكتروني إلى أعضاء فريقك للانضمام إلى مساحة العمل الخاصة بك. بعد تسجيل الدخول إلى Clockify، يمكن للموظفين بدء تشغيل المؤقت على المتصفح أو سطح المكتب أو تطبيق الهاتف المحمول (أو يمكنهم إضافة ساعات يدويًا).

باستخدام لوحة معلومات الفريق، يمكنك عرض من يعمل حاليًا على ماذا، وآخر نشاط له، وتفصيل مرئي لأسبوع العمل الخاص به.

يمكنك أيضًا الحصول على تقرير عن حضور جميع موظفيك لفترة زمنية محددة، بما في ذلك:

• فترة إستراحة،
• متأخر , بعد فوات الوقت،
• وقت البدء، و
• أوقات النهاية.

بمجرد تتبع البيانات، يمكنك تصنيف حالات الغياب بناءً على الأسباب، مثل المرض أو الإجازة أو الإجازة الشخصية أو أنواع أخرى، والتي يمكن أن تساعدك على فهم الأسباب الرئيسية لغياب الموظف.

باستخدام Clockify، يمكنك ملاحظة اتجاهات وأنماط التغيب مع مرور الوقت ومقارنة البيانات عبر الأقسام أو الفرق أو المواسم أو الأدوار الوظيفية المختلفة. يمكن أن يساعد ذلك في تحديد أدوار أو أقسام محددة ذات معدلات تغيب عالية.

في حين أن هذا يمنحك فكرة عن مدى التغيب عن العمل، يمكنك إجراء استطلاعات أو مناقشات جماعية مركزة مع الموظفين لفهم الأسباب الكامنة وراء التغيب.

يمكن أن تساعدك الأفكار التي تكتسبها من هذه الأساليب في تصميم استراتيجية لمنع التغيب عن العمل.

نصيحة رقم 3: تنفيذ برامج العافية في مكان العمل

الإجهاد المرتبط بالعمل، وفقا لمركز السيطرة على الأمراض، هو المشكلة الصحية الرائدة في مكان العمل. يمكن أن يزيد ضغوط العمل من خطر الإصابة بالأمراض المزمنة، وكما رأينا بالفعل في القسم الخاص بأسباب التغيب عن العمل، فإن الأمراض المزمنة يمكن أن تؤدي إلى التغيب عن العمل.

يمكن لبرامج العافية في مكان العمل التي تعالج الصحة العقلية والجسدية أن تساعدك على الحد من التغيب عن العمل.

على سبيل المثال، تقدم شركة Nike جلسات استشارية مجانية لموظفيها حول مجموعة واسعة من قضايا الصحة العقلية، بما في ذلك الاكتئاب وتعاطي المخدرات والقلق وبناء المرونة وما إلى ذلك.

بينما تشجع شركات أخرى، مثل Tru Earth، الموظفين على إعطاء الأولوية للراحة والاسترخاء. يشرح ريان ماكنزي كيف تضمن شركتهم الراحة والاسترخاء:

"نحن نشجع على أخذ أيام للصحة العقلية ونسلط الضوء على أهمية الراحة والاسترخاء، ونشجع موظفينا على الاستفادة من وقت إجازتهم بشكل كامل."

لكن نوع برنامج العافية الذي تقدمه في شركتك سيعتمد على ما يحتاجه موظفوك.

لتصميم برنامج صحي مخصص لموظفيك، إليك بعض الخطوات التي يجب اتباعها:

• قم بإجراء استبيان لتحديد الاحتياجات الصحية والعافية لموظفيك،
• وضع أهداف واضحة لبرنامج العافية، مثل الحد من التغيب عن العمل،
• التأكد من حصولك على الدعم من الإدارة العليا لبرنامج العافية،
• استشارة الخبراء لتصميم برنامج صحي يتناول الصحة البدنية والعقلية والعاطفية،
• استخدم قنوات اتصال متعددة لخلق الوعي حول برامج العافية، و
• تقديم حوافز لتشجيع مشاركة الموظفين.

نصيحة رقم 4: معالجة المخاوف المتعلقة بالسلامة

يعد جعل مكان العمل آمنًا وصحيًا أمرًا حيويًا لتقليل حالات التغيب عن العمل المرتبطة بالحوادث والانزلاقات والسقوط.

ابدأ بتحديد المخاطر المحتملة في مكان العمل والتي يمكن أن تزيد من مخاطر الانزلاق والتعثر والسقوط.

أفضل طريقة لتحديد المخاطر هي استشارة العمال. وفقًا لإدارة السلامة والصحة المهنية، فإن العمال " في أفضل مكان لتحديد مخاوف السلامة والصحة مثل المواقف الخطرة، والظروف غير الآمنة، والمكالمات القريبة/الحوادث الوشيكة، والحوادث الفعلية ".

بناءً على توصيات إدارة السلامة والصحة المهنية، إليك بعض الأشياء الأخرى التي يمكنك القيام بها لجعل مكان عملك آمنًا وصحيًا وتقليل التغيب عن العمل نتيجة لذلك:

• التأكد من أن مكان العمل نظيف وخالي من الفوضى،
• توفير الإضاءة الكافية في جميع المناطق مما يساعد على تقليل الحوادث،
• تركيب مواد الأرضيات غير القابلة للانزلاق في المناطق المعرضة للبلل،
• منع مخاطر التعثر عن طريق تأمين الكابلات والأسلاك وغيرها من المعدات المحمولة،
• إصلاح السجاد السائب والأرضيات التالفة والأسطح غير المستوية.
• تثبيت الدرابزين على السلالم والمناطق الأخرى التي قد يحتاج فيها الموظفون إلى الدعم،
• استخدم لافتات واضحة وبارزة للإشارة إلى المخاطر المحتملة،
• استشارة الخبراء لتصميم مساحات عمل مريحة، و
• إجراء تدريب منتظم على السلامة لجميع الموظفين.

النصيحة رقم 5: خلق ثقافة عمل إيجابية

على الرغم من أن الأسباب الكامنة وراء تغيب الموظفين يمكن أن تكون متعددة، إلا أن مكان العمل السام غالبًا ما يكون أحد الأسباب الرئيسية. يحتاج القضاء على السلوك السام في مكان العمل إلى نهج منهجي ومخصص.

وعلى وجه التحديد، يحتاج القادة إلى إظهار السلوكيات الإيجابية، مثل الشفافية والثقة والاحترام والتعاون.

الشركات التي تتمتع بثقافة عمل إيجابية بالإضافة إلى القيادة القوية والمزايا والتوازن بين العمل والحياة تُصنف باستمرار كأفضل الأماكن للعمل في قائمة Comparable لأفضل ثقافة شركة عالمية.

تشمل العوامل الأخرى التي ساعدت شركات، مثل Elsevier وChegg، على التصنيف في القائمة المذكورة أعلاه، بيئة العمل "الشاملة والمتساوية والمبهجة".

وبخلاف هذه الاستراتيجيات، إليك بعض الاستراتيجيات الأخرى لتعزيز ثقافة العمل الإيجابية:

• إنشاء بيان مهمة يصف القيم والمعتقدات والسلوكيات المرغوبة،
• إنشاء بيئة آمنة للموظفين للتعبير عن آرائهم واهتماماتهم،
• توصيل توقعات واضحة فيما يتعلق بالأدوار والمسؤوليات،
• تقدير ومكافأة جهود وإنجازات الموظفين،
• تضمين معاملة الآخرين في تقييم أداء الموظف،
• خلق الوعي حول السلوكيات المرغوبة وغير المقبولة، و
• معالجة النزاعات والخلافات بطريقة بناءة.

نصيحة رقم 6: تحييد الإرهاق والتوتر

الخطوة الأولى لمعالجة الإرهاق لدى الموظفين ومنعه هي معرفة كيفية التعرف على علاماته، والتي غالبًا ما تكون خفية.

تتضمن بعض العلامات الشائعة التي يجب الانتباه إليها لاكتشاف الإرهاق ما يلي:

• عدم المشاركة في أحداث الفريق أو الانسحاب من التفاعلات،
• زيادة في الأخطاء التي يمكن الوقاية منها،
• التشاؤم أو التهيج أو السخرية ،
• - عدم القدرة على التركيز أو اتخاذ القرارات.
• انخفاض الثقة بالنفس، و
• مشاكل صحية متكررة.

لتحييد الإرهاق، يمكنك إجراء زيارات متكررة مع الموظفين ووضع خطة عمل لمعالجة التحديات المحددة التي يواجهونها في مكان العمل. اعتمادًا على اهتمامات الموظف، يمكن أن تتضمن خطة العمل ما يلي:

• أوقات عمل مرنة،
• تقليل عبء العمل،
• جلسات الاستشارة / العلاج ،
• برامج العافية، و
• جلسات التطوير الوظيفي.

نصيحة رقم 7: تشجيع التعاون

في حين أن التعاون هو أحد مكونات بيئة العمل الإيجابية، فإنه يحتاج إلى إشارة خاصة هنا، نظرا لأهميته في الحد من التغيب عن العمل.

في ورقته البحثية التي تحمل عنوان استراتيجيات الحد من التغيب عن العمل في مكان العمل في القطاع العام ، وجد الدكتور جون ج. تيرنر أن بيئة العمل التعاونية تقلل من التغيب عن العمل من خلال تعزيز مشاركة الموظفين.

وفي هذه الدراسة قال أحد القادة الذين تمت مقابلتهم:

"أرغب في إقامة المزيد من الفعاليات مثل حفلات الطهي ومسابقات بناء الفريق للمساعدة في تحفيز الموظفين مما قد يساعد في منع التغيب عن العمل في مكان العمل."

وقال زعيم آخر:

"نحن نبحث دائمًا عن أسباب عدم قدوم الموظفين إلى العمل ولاحظنا وجود نقص في التعاون مع الإدارة مما لم يسمح بمشاركة الموظفين."

لا توفر البيئة التعاونية وسيلة للموظفين لتبادل المهارات والمعرفة فحسب، بل تشجع أيضًا على حل المشكلات واتخاذ القرار.

ولكن، كيف يمكن تعزيز التعاون عندما يكون لديك قوة عاملة متفرقة؟

إحدى الطرق السلسة لتعزيز التواصل والتعاون في الوقت الفعلي بين الفرق البعيدة هي استخدام تطبيقات التعاون الجماعي، مثل Pumble. بفضل الميزات القوية، مثل مؤتمرات الفيديو والقنوات والمراسلة الفردية والجماعية، يقدم Pumble كل ما تحتاجه لإبقاء فرقك على اتصال وتفاعل.

نصيحة رقم 8: توفير فرص التقدم الوظيفي

من خلال توفير فرص التقدم الوظيفي، لا تقوم فقط بتعزيز مهارات الموظفين ومشاركتهم، ولكن أيضًا تخلق شعورًا بالولاء والالتزام.

الموظفون الذين يرون طريقًا واضحًا للنمو داخل المنظمة هم أكثر عرضة للاستثمار في أدوارهم، مما يؤدي إلى تقليل التغيب عن العمل وزيادة الرضا الوظيفي.

فيما يلي بعض الطرق لتقديم فرص التطوير الوظيفي:

• العمل مع الموظفين لإنشاء خطط التطوير الوظيفي والمهارات،
• توفير دورات تدريبية وورش عمل وندوات منتظمة،
• تنفيذ برامج الإرشاد حيث يقوم الموظفون ذوو الخبرة بتوجيه زملائهم الأقل خبرة،
• تقديم دورات عبر الإنترنت حتى يتمكن الموظفون من التعلم بالسرعة التي تناسبهم
• دعم الموظفين في الحصول على الشهادات ذات الصلة لتعزيز مهاراتهم.

النصيحة رقم 9: تقدير الموظفين ومكافأتهم

القليل من التقدير يقطع شوطا طويلا في الحد من التغيب عن العمل.

هل تريد المزيد من الأدلة؟

أفاد 82% من الأمريكيين الذين تم الاعتراف بجهودهم أنهم سعداء في العمل في استطلاع أجرته مؤسسة Curiosity at Work. وكما نعلم جميعًا، فإن الموظفين السعداء والملتزمين هم أقل عرضة للتغيب عن العمل.

وجدت دراسة أخرى بعنوان الحد من التغيب وإعادة الجدولة بين موظفي محلات البقالة بمكافآت مشروطة أن المكافآت قللت من التغيب عن العمل بين الموظفين. ساعدت المكافآت أيضًا في تقليل حالات ترك العمل مبكرًا.

فيما يلي بعض الطرق لتطبيق نظام المكافآت الذي يساعد في تقليل تغيب الموظفين:

• قرر السلوكيات والأفعال التي تستحق التقدير،
• التأكد من أن السلوكيات المرغوبة تتوافق مع القيم والأهداف الأساسية للمنظمة،
• وضع معايير قابلة للقياس لكل سلوك. على سبيل المثال، يمكن لسياسة الحضور تحديد حضور بنسبة 80% في أي شهر معين كمعيار قابل للقياس،
• حدد أنواع المكافآت، مثل الحوافز المالية أو فرص التقدم الوظيفي،
• الاعتراف بالإنجازات والمساهمات ،
• إنشاء نظام حيث يقدم المديرون التقدير والثناء الفوري عندما يلاحظون السلوك المتميز،
• توصيل برنامج المكافآت والتقدير بوضوح لجميع الموظفين
• تتبع وقياس تأثير برنامج المكافآت والتقدير على معدلات التغيب ومشاركة الموظفين بشكل عام.

نصيحة رقم 10: تنفيذ سياسة الأسرة والعمل

إذا كنت تتطلع إلى تقليل نسبة التغيب عن العمل، فهناك مجال آخر يجب التركيز عليه وهو أن تصبح مكان عمل صديقًا للعائلة.

من خلال تنفيذ سياسة العمل والأسرة (WFP)، يمكنك ضمان حصول العاملين الذين يقدمون الرعاية على الدعم الكافي لإدارة عملهم ومسؤوليات تقديم الرعاية.

يمكن لبرنامج الأغذية العالمي أن يقدم:

• مواعيد وترتيبات العمل المرنة،
• إجازة الوالدين (مدفوعة الأجر وغير مدفوعة الأجر)،
• الرعاية النهارية المكتبية أو رعاية الأطفال مدفوعة الأجر، و
• إجازة رعاية الأسرة.

ومع ذلك، تأكد من اتباع القواعد واللوائح المعمول بها في ولايتك، وخاصة تلك المتعلقة بإجازة الأبوة، قبل تنفيذ أي من هذه السياسات.

الأسئلة الشائعة حول التغيب عن العمل

هل لديك المزيد من الأسئلة حول التغيب عن العمل في مكان العمل؟ يركز هذا القسم على تقديم إجابات للأسئلة الشائعة حول التغيب.

ما هو الغياب المزمن؟

يشير التغيب المزمن عن العمل إلى الغياب المتكرر عن العمل مما قد يؤثر على إنتاجية الشركة. ومع ذلك، لا يوجد تعريف متفق عليه عالميا لما يشكل التغيب المزمن.

يمكن أن يختلف التعريف بناءً على سياسات الشركة ومعايير الصناعة والظروف الفردية.

نظرًا لعدم وجود تعريف موحد للتغيب المزمن في سياق العمل، يمكننا إلقاء نظرة على كيفية تعريف المدارس لهذا المصطلح لتحسين فهمنا.

في السياق الأكاديمي، التغيب المزمن هو عندما يغيب الطالب عن 10٪ من الأيام في العام الدراسي الذي يشمل الغياب بدون عذر وغياب بعذر.

على سبيل المثال، إذا غاب الطالب يومين في الشهر، في كل شهر من العام، يكون الطالب غائبًا لمدة 18 إلى 20 يومًا، وهو غياب مزمن.

ما هو الغياب المفرط؟

التغيب المفرط هو نمط من الغياب المتكرر عن العمل، بما يتجاوز ما يعتبر طبيعيًا أو مقبولًا.

في حين أن أسباب الغياب لفترات طويلة أو متكررة يمكن أن تكون المرض أو أسباب شخصية أو عوامل أخرى، فإن التغيب المفرط يمكن أن يعطل أداء الموظف وإنتاجيته.

لا يوجد تعريف موحد لما يشكل التغيب المفرط حيث أن كل شركة لديها سياستها الخاصة.

على سبيل المثال، يعرّف فيكاس كوشيك، الرئيس التنفيذي لشركة TechAhead، التغيب المفرط عن العمل بأنه يؤدي إلى تأخير المشروع:

"نحن نعرّف التغيب المفرط عن العمل عندما يقوم الموظف بشكل متكرر بتأخير المشاريع مع غياب غير مقرر. نحن نسعى جاهدين لإبقاء نسبة الغياب غير المبرر أقل من 2% من جميع أيام العمل لأننا نعتقد أنه من المهم تحقيق التوازن بين الاحتياجات الشخصية والالتزامات المهنية.

ما مدى قبول التغيب بدون عذر؟

يمكن أن يختلف المستوى المقبول للتغيب غير المبرر بشكل كبير اعتمادًا على عوامل مثل:

• طبيعة العمل،
• معايير الصناعة،
• سياسات الشركة، و
• التأثير العام للتغيب على المنظمة.

على الرغم من عدم وجود حد محدد عالميًا للتغيب بدون عذر، فإن العديد من المنظمات لديها سياسات حضور محددة تصف المستوى المقبول للتغيب، سواء بعذر أو بدون عذر.

هل الغياب سببه التوتر؟

يعد الإجهاد أحد الأسباب الأكثر شيوعًا التي تساهم في التغيب عن العمل. كما ذكرنا سابقًا، يعاني 83% من الموظفين في الولايات المتحدة من الإجهاد المرتبط بالعمل، وفقًا للمعهد الأمريكي للإجهاد. علاوة على ذلك، تظهر نفس الدراسة أن التوتر هو السبب وراء تغيب مليون عامل عن العمل بشكل يومي.

يمكن لجميع النصائح المذكورة أعلاه أن تساعد الشركات على تخفيف التوتر في مكان العمل وتقليل التغيب عن العمل.

ما هو الحضور؟

يشير الحضور إلى المواقف التي يكون فيها العمال في مكان العمل ولكنهم غير قادرين على العمل بقدرتهم المعتادة لأسباب مختلفة.

في مقالته البحثية التي تحمل عنوان الحضور: في العمل - ولكن خارجه ، يعرّف بول هيمب الحضور على أنه " مشكلة وجود العمال في العمل، ولكن بسبب المرض أو الحالات الطبية الأخرى، لا يعملون بشكل كامل. "

على الرغم من أن هذا لا يتم عن قصد، إلا أن الحضور يمكن أن يؤثر أيضًا على الإنتاجية وبالتالي على النتيجة النهائية للشركة، تمامًا مثل التغيب.

كيفية حساب معدل الغياب؟

لحساب معدل الغياب أو معدل الغياب للموظف، استخدم الصيغة التالية:

(إجمالي عدد أيام أو ساعات الغياب / أيام أو ساعات العمل المتاحة في الفترة المحددة) × 100

دعونا نرى كيفية حساب معدل الغياب باستخدام مثال.

يعمل جون 25 يومًا في الشهر (5 أيام كل أسبوع). وفي يوليو من عام 2023 غاب لمدة 5 أيام.

الآن، دعونا نحسب معدل الغياب باستخدام الصيغة المذكورة أعلاه.

وهذا يوضح أن معدل التغيب هو 20% أو أن جون فقد 20% من أيام العمل بسبب التغيب.

يمكنك حساب معدل التغيب للفرد أو القسم أو الشركة بشكل عام باستخدام هذه الصيغة البسيطة.

ما هو متوسط ​​معدل الغياب؟

متوسط ​​معدل الغياب هو نفس معدل التغيب ويتم استخدام هذين المصطلحين بالتبادل. يشير معدل الغياب أو التغيب إلى مقدار الوقت الذي يتغيب فيه الموظف عن العمل ويتم التعبير عنه كنسبة مئوية.

الصيغة المستخدمة لحساب معدل الغياب هي نفس الصيغة المستخدمة لحساب معدل الغياب:

معدل الغياب = (إجمالي عدد أيام أو ساعات الغياب / أيام أو ساعات العمل المتاحة في الفترة المحددة) × 100

الأفكار النهائية: اتخذ نهجًا استباقيًا للتغلب على التغيب

من الواضح أن تغيب الموظفين يمثل تحديًا متعدد الأوجه يمكن أن يؤثر بشكل كبير على إنتاجية الشركة ومعنوياتها وأرباحها.

ومع ذلك، من خلال فهم الأسباب الجذرية لذلك ومن خلال تنفيذ تدابير رقابية فعالة، يمكنك إنشاء بيئة عمل أكثر إيجابية، وتحسين رفاهية الموظفين، وتقليل معدلات التغيب عن العمل إلى الحد الأدنى.

من معالجة القضايا الصحية وتعزيز التوازن بين العمل والحياة إلى خلق ثقافة عمل إيجابية، فإن الاستراتيجيات التي ناقشناها في منشور المدونة هذا تقدم نهجًا شاملاً لإدارة التغيب ومنعه.

ضع في اعتبارك أن النهج الاستباقي والمستمر الذي يركز على مشاركة الموظفين وعافيتهم ونموهم الوظيفي لا يحيد التغيب عن العمل فحسب، بل يساعد أيضًا في بناء مكان عمل حيث يتم تحفيز الموظفين لبذل قصارى جهدهم (وأكثر)!

️ هل استخدمت استراتيجية أو اثنتين لتقليل التغيب بنجاح؟ شارك نصائحك على [email protected] حتى نتمكن من تسليط الضوء عليها في منشوراتنا القادمة. إذا وجدت منشور مدونتنا مفيدًا، فاستمر في مشاركته مع زملائك وأصدقائك وزملائك.