دليل لتنظيف البيانات بكفاءة

تعتبر أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) حاسمة في الحفاظ على تفاعلات العملاء وتعزيزها. ومع ذلك، فإن قوة نظام إدارة علاقات العملاء الخاص بك تتأثر بشكل كبير بجودة بياناتك. وهنا يأتي دور أهمية تنظيف البيانات، ليس فقط لترتيب قاعدة بيانات إدارة علاقات العملاء (CRM)، ولكن لتمهيد الطريق لتحسين التنبؤ بالمبيعات، والتسويق المستهدف، وتبسيط العمليات.

في هذه المدونة، سنتعمق في بعض أساسيات تنقية البيانات، وكيف يعمل مركز عمليات HubSpot على تبسيط عملية تنقية البيانات الشاقة في كثير من الأحيان، وسبب أهمية هذه الممارسة للتخلص من الهدر في عمليات عملك.

لماذا تنظيف البيانات؟

تخيل نفسك تطلق حملة تسويقية شاملة، والتي كنت تعمل عليها منذ أسابيع - إنشاء استراتيجية، وتخطيط الميزانية، والحصول على الموافقات، وجمع كل الأصول، وما إلى ذلك. وعندما تقوم بتجميعها معًا في النهاية، فإنك تدرك أن علاقات العملاء الخاصة بك نظام الإدارة (CRM) مزدحم بالبيانات القديمة أو المكررة أو المفقودة.

كان من الممكن بسهولة منع هذه العقبة، مما تسبب في تأخير إضافي في إطلاق الحملة وخلق مهمة إدارية لن يقوم بها أحد عن طيب خاطر خلال هذه الفترة الحاسمة.

وهنا يأتي دور تنظيف البيانات أو تنقية البيانات. من خلال ضمان نظافة البيانات، فإنك لا تقوم فقط بترتيب قاعدة بيانات CRM الخاصة بك، ولكن أيضًا تمهد الطريق لتحسين التنبؤ بالمبيعات، والتسويق المستهدف، والعمليات المبسطة.

تعد عملية تنظيف البيانات ، والمعروفة أيضًا باسم تنقية البيانات، استراتيجية حيوية تحافظ على نظافة بياناتك. ويتضمن تحديد وتصحيح عدم الدقة والتناقضات والأخطاء في مجموعات البيانات. تضمن هذه العملية أن معلوماتك ليست دقيقة فحسب، بل متسقة وموثوقة أيضًا.

تعمل عملية تنظيف البيانات بشكل أساسي على تحويل نظام إدارة علاقات العملاء الخاص بك وتفكيكه عن طريق إزالة التكرارات وملء البيانات المفقودة وتصحيح الأخطاء. ومن خلال القيام بذلك، فإنه يعزز سلامة بياناتك، مما يؤدي إلى رؤى أكثر دقة، واتخاذ قرارات أفضل، وفي نهاية المطاف، نتائج أعمال متفوقة.

أصبح تنقية البيانات فعالاً

قد تبدو عملية تنقية البيانات في كثير من الأحيان أمرًا شاقًا لمحترفي العمليات، نظرًا لطبيعتها التقنية والمستهلكة للوقت. يتضمن ذلك عادةً العمل على جداول بيانات متعددة وتنظيمها وصياغة تعليمات برمجية دقيقة لتحديد المناطق التي تكون فيها سجلاتك غير كاملة أو غير صحيحة.

ومع ذلك، مع HubSpot Operations Hub، تم تبسيط هذه العملية بشكل كبير. تسمح لك هذه الأداة بالتحكم في بياناتك، مما يضمن أنها نظيفة وواضحة ومنظمة بشكل جيد.

باستخدام مركز العمليات، يمكنك أتمتة جوانب مختلفة من عملية تنظيف البيانات:

1. يمكن أن يساعدك في إلغاء تكرار سجلات جهات الاتصال والشركة.
2. إصلاح مشكلات الحالة في سجلات جهات الاتصال الخاصة بك.
3. أتمتة التنسيق عبر خصائص HubSpot المختلفة.
4. تساعد ميزة مركز قيادة جودة البيانات في الحفاظ على قاعدة بيانات سليمة.
   
   

وسنتناول الآن كل جانب من هذه الجوانب واحدًا تلو الآخر:

إلغاء البيانات المكررة وسجلات الشركة

يمكن أن يؤدي تكرار البيانات داخل نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) إلى تكاليف كبيرة من حيث الوقت والموارد. فهو لا يعيق الإنتاجية فقط من خلال إجبار أعضاء الفريق على التدقيق في البيانات الزائدة أو غير الصحيحة، ولكنه يمكن أن يؤثر أيضًا سلبًا على تجربة العملاء.

تخيل سيناريو يتصل فيه مندوب المبيعات بالعميل بخصوص عملية شراء محتملة، غير مدرك أن نفس العميل قد تم الاتصال به بالفعل من قبل عضو آخر في الفريق لنفس السبب. وقد يؤدي ذلك إلى استياء العملاء والإضرار بسمعة الشركة.

يحصل مستخدمو HubSpot CRM على ميزة كبيرة من خلال أداة إدارة التكرارات المضمنة لديهم . تعمل هذه الأداة على تبسيط عملية تحديد ودمج سجلات جهات الاتصال والشركة المكررة، مما يضمن بقاء قاعدة البيانات الخاصة بك نظيفة وخالية من الفوضى.

تقوم أداة الإدارة المكررة في HubSpot، المتوفرة للمستخدمين المحترفين أو المؤسسات، بمقارنة السجلات بناءً على معايير مختلفة مثل الأسماء وعناوين البريد الإلكتروني والمزيد. يستخدم التعلم الآلي لتحسين تحديد الهوية المكررة بمرور الوقت. للوصول إلى الأداة، انتقل إلى جهات الاتصال أو الشركات، وانقر فوق الإجراءات، وحدد إدارة التكرارات. تعرض الأداة ما يصل إلى 2000 نسخة مكررة محتملة، ويتم إعادة حسابها كل بضعة أسابيع.

لتخصيص المقارنات، انتقل إلى أعلى الجدول، وحدد الخصائص، وراجع التكرارات المحتملة. للدمج، انقر فوق مراجعة، وقارن الخصائص، وحدد السجل الذي تريد الاحتفاظ به، ثم انقر فوق دمج. بالنسبة لمستخدمي Operations Hub، تتم العملية تلقائيًا، مع خيارات مثل الدمج بناءً على تاريخ المشاركة أو تاريخ الإنشاء.

بعد الدمج، يحتفظ السجل الأساسي بالبيانات، ويتم دمج السجل الثانوي فيه. لا يمكن إلغاء دمج السجلات المدمجة. قم بمراجعة التكرارات وتنظيفها بانتظام لتحقيق كفاءة قاعدة البيانات. قد تستغرق العملية الأولية وقتًا، لكن المراجعة المنتظمة تعمل على تحسين قابلية التوسع.

إصلاح مشكلات الحالة في سجلات جهات الاتصال الخاصة بك

للحفاظ على التواصل التسويقي والمبيعات المخصص ولكن القابل للتطوير، يعد تنظيف بيانات CRM أمرًا ضروريًا. يُسهّل حل مشكلات الحالة على فريقك التنقل عبر نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) مع ضمان حصول العملاء على الأسماء المكتوبة بشكل صحيح عند استخدام الرموز المميزة للتخصيص. في HubSpot، يمكن لمستخدمي المشرف المتميز معالجة مشكلات الحالة في سجلات جهات الاتصال لتحسين إمكانية البحث وضمان الاتساق في رموز التخصيص المميزة المستخدمة في رسائل البريد الإلكتروني أو المحتوى.

لمعالجة مشكلات التنسيق في HubSpot:

1. انتقل إلى جهات الاتصال في القائمة المنسدلة.
2. انقر فوق الإجراءات وحدد إصلاح مشكلات التنسيق.
3. عرض وقبول/رفض التوصيات الخاصة بمشكلات التنسيق في أداة تنسيق جهات الاتصال.
   
   

وإذا كان لديك اشتراك Operations Hub Professional أو Enterprise، فيمكنك تخطي المهمة الشاقة المتمثلة في العمل يدويًا على كل توصية من خلال أتمتة حل مشكلات الحالة في سجلات جهات الاتصال من خلال قواعد التنسيق المخصصة.

من خلال الوصول إلى قسم "الأتمتة" في الجزء العلوي الأيمن، يمكنك الانتقال إلى علامة التبويب "القواعد" في اللوحة اليمنى وتحديد قواعد تنسيق محددة، مثل تكبير الاسم الأول، لتنشيط الأتمتة. وهذا يضمن أن السجلات التي بها مشكلة التنسيق المحددة، مثل الاسم الأول الصغير، يتم تصحيحها تلقائيًا عند الدخول إلى نظام إدارة علاقات العملاء (CRM).

لتخصيص تفضيلات التشغيل الآلي، قم بتبديل مربع الاختيار لتشغيل قواعد معينة أو إيقاف تشغيلها بناءً على متطلباتها. تسمح علامة التبويب "التغييرات على السجلات" للمستخدمين بمراجعة وتصفية كافة السجلات التي تم تحديثها بواسطة القواعد الآلية، مما يوفر الشفافية والتحكم في العمليات الآلية. بعد تكوين هذه القواعد، يمكن للمستخدمين حفظ إعداداتهم للأتمتة المستمرة.

سواء تم نشر رسائل البريد الإلكتروني التسويقية المستهدفة أو تسلسلات المبيعات، فإن هذه الرموز المميزة تسهل التفاعلات المخصصة التي تعالج نقاط الضعف لدى العملاء واحتياجاتهم وتحدياتهم على نطاق واسع، مما يضمن أن يظل كل تفاعل محتمل ملائمًا وشخصيًا.

أتمتة التنسيق عبر خصائص HubSpot

تضمن أتمتة جودة البيانات في HubSpot التنظيف التلقائي للبيانات القذرة دون عناء، مما يحرر فريق العمليات للتركيز على مبادرات النمو. تتضمن عملية التشغيل التلقائي إجراءات سير العمل التي تعمل على تنسيق قيم الخصائص، مثل تكبير الحروف وإصلاح خصائص التاريخ وتحديث أرقام الهواتف.

تعمل أتمتة جودة البيانات في HubSpot على تبسيط تصحيح مشكلات التنسيق في سجلات جهات الاتصال من خلال عملية منهجية:

1. التقييم: أحدد التناقضات في التنسيق في بيانات الاتصال.

2. قواعد التقييس: تحديد قواعد التنسيق المتسق.

3. أتمتة HubSpot: استخدم سير عمل HubSpot أو أدوات الطرف الثالث المدمجة مع HubSpot للأتمتة.

4. المشغلات: قم بتعيين المشغلات بناءً على أحداث مثل إنشاء جهة اتصال جديدة أو التحديثات الميدانية.

5. إجراءات تنظيف البيانات: تنفيذ إجراءات البحث والاستبدال وتنسيق التاريخ والوقت والتعبيرات العادية لتصحيح مشكلات التنسيق.

6. خطوات التحقق: قم بتضمين خطوات التحقق لضمان الامتثال لقواعد التقييس.

7. التسجيل وإعداد التقارير: قم بتنفيذ السجلات لتتبع التغييرات التي تم إجراؤها أثناء عملية الأتمتة.

8. الاختبار: قم بإجراء اختبار شامل على مجموعة فرعية من البيانات قبل نشر الأتمتة على نطاق واسع.

9. التنفيذ المجدول: قم بإعداد التنفيذ المجدول أو في الوقت الحقيقي للحفاظ على تنسيق البيانات المتسق.

10. المراقبة والصيانة: مراقبة عملية الأتمتة وضبطها بانتظام للتكيف مع معايير البيانات المتغيرة.

من خلال اتباع هذه العملية، يمكن للمؤسسات التأكد من تنسيق سجلات جهات الاتصال بشكل متسق، مما يؤدي إلى تحسين جودة البيانات وعمليات التسويق والمبيعات الأكثر فعالية.

تعرض هذه الميزة التأثير المباشر لأتمتة جودة البيانات على الحفاظ على قاعدة بيانات أكثر نظافة وتعزيز الكفاءة وتقليل التحديات المتعلقة بالبيانات.

مركز قيادة جودة البيانات

يعمل مركز قيادة جودة البيانات في HubSpot كمركز مركزي لإدارة صحة البيانات الاستباقية في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك. لا يمكن الوصول إلى مركز الأوامر هذا إلا للمستخدمين الذين لديهم أذونات المشرف المتميز، الموجود في القائمة المنسدلة "التقارير" ضمن "إدارة البيانات"، ويقدم لوحة معلومات شاملة توفر رؤى وأدوات لمعالجة المشكلات المتعلقة بالبيانات.

هذا المركز المركزي، الموجود في القائمة المنسدلة "التقارير" ضمن "إدارة البيانات"، متاح حصريًا للمستخدمين الذين لديهم أذونات المشرف المتميز. إنها بمثابة لوحة معلومات شاملة، تقدم مجموعة من الرؤى والأدوات للتعامل بفعالية مع أي تحديات قد تنشأ تتعلق بالبيانات. تشمل الميزات الرئيسية لمركز قيادة جودة البيانات ما يلي:

1. الخصائص: توفر رؤى قيمة حول العدد الإجمالي للعقارات المرتبطة بجهات الاتصال والشركات، إلى جانب تقارير الاتجاهات اليومية التي تسلط الضوء على أي مشكلات متعلقة بالملكية. كما أنه يحدد الخصائص التي لا تحتوي على بيانات، أو غير المستخدمة، أو التي تحتوي على نسخ مكررة، مما يسمح للمستخدمين بالتحقيق بسهولة والوصول إلى المعلومات التفصيلية من خلال النقر على "عرض جميع رؤى الملكية".

2. السجلات: تجميع معلومات شاملة حول العدد الإجمالي لسجلات جهات الاتصال والشركة، مصحوبة بتقارير الاتجاه اليومية التي تشير إلى أي مشكلات متعلقة بالسجلات. فهو يحدد بشكل خاص السجلات التي بها مشاكل في التنسيق أو التكرارات. يمكن للمستخدمين معالجة هذه المشكلات بسهولة من خلال النقر على المشكلة المحددة، والتي ستوجههم إلى الأدوات ذات الصلة مثل تنسيق جهات الاتصال أو أداة إدارة التكرارات.

3. مزامنة البيانات: يوفر معلومات مفصلة حول العدد الإجمالي لتطبيقات مزامنة البيانات المتصلة، مع تقارير الاتجاه اليومية التي تسلط الضوء على أي مشكلات في مزامنة البيانات. كما أنه يحدد أيضًا التطبيقات التي فشلت في المزامنة أو التي لا توجد بها مزامنة نشطة. يمكن للمستخدمين استكشاف رؤى إضافية من خلال النقر على "عرض جميع رؤى تطبيق Data Sync".

يمكّن مركز مراقبة جودة البيانات المستخدمين من اتخاذ تدابير استباقية في إدارة صحة البيانات من خلال تحديد المشكلات المختلفة وحلها، بما في ذلك الخصائص غير المستخدمة ومشكلات التنسيق والتكرارات وأخطاء مزامنة البيانات. ويمكن القيام بكل هذا من خلال واجهة مركزية وسهلة الاستخدام، مما يضمن إدارة البيانات بكفاءة.

التقليل من النفايات

يلعب تنظيف البيانات دورًا حاسمًا في تحسين العمليات التجارية وتقليل الفاقد وتعزيز الكفاءة. فهو يضمن أن البيانات الموجودة في إدارة علاقات العملاء دقيقة وحديثة وذات صلة، مما يؤدي إلى اتخاذ قرارات مستنيرة واستراتيجي. تعمل مجموعة البيانات النظيفة على تقليل الأخطاء الناجمة عن المعلومات غير الدقيقة، وبالتالي تقليل الهدر في شكل الوقت والموارد التي يتم إنفاقها لتصحيح هذه الأخطاء. علاوة على ذلك، فهو يعمل على تحسين إنتاجية الأشخاص لأن الموظفين لم يعودوا بحاجة إلى قضاء وقت غير ضروري في فرز البيانات المزدحمة والمضللة؛ وبدلاً من ذلك، يمكنهم التركيز على أداء المهام التي تضيف قيمة إلى العمل.

يتم تبسيط العمليات عندما تكون البيانات نظيفة وموثوقة. يمكن اتخاذ القرارات بسرعة وثقة، مما يقلل من التأخير والاختناقات. تلعب أتمتة تنظيف البيانات أيضًا دورًا هنا، لأنها تسمح بالإدارة المستمرة والاستباقية لسلامة البيانات، مما يقلل من فرص الخطأ.

فيما يتعلق بالتكنولوجيا، فإن تنظيف البيانات يقلل من العبء على أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM). ومن خلال التخلص من البيانات المكررة وغير ذات الصلة، يعمل نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) بكفاءة أكبر ويوفر نتائج أفضل فيما يتعلق بإعداد التقارير والتحليلات. كما أنه يعمل على تحسين فعالية عمليات التكامل مع الأنظمة الأخرى، مما يضمن مزامنة دقيقة للبيانات والقضاء على مخاطر أخطاء النظام أو الأعطال بسبب ضعف جودة البيانات. بشكل عام، من خلال الحفاظ على قاعدة بيانات نظيفة وعالية الجودة، يمكن للشركات تحسين العمليات وتقليل الفاقد وزيادة قيمة استثماراتها في إدارة علاقات العملاء.

يؤدي التطهير الشامل للبيانات وترتيب أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM)، والتي يتم تسهيلها من خلال ميزات التشغيل الآلي في HubSpot، إلى مشهد تفاعلي مبسط وفعال مع العملاء. تعمل هذه العملية على القضاء على الهدر من خلال إزالة البيانات الزائدة عن الحاجة وعدم اتساق التنسيق، وبالتالي تعزيز فعالية التكنولوجيا والعمليات المعمول بها. يؤدي تحسين جودة البيانات إلى تعزيز العمليات التجارية، لأنه يضمن أن كل جزء من المعلومات المستخدمة دقيق وملائم ومفيد، مما يؤدي إلى استهداف دقيق وتفاعلات شخصية مع العملاء، وفي النهاية تحسين أداء الأعمال.