أدوات تتبع الوقت هي كل الغضب هذه الأيام. يبدو أننا نسمع كل يوم عن شركة ناشئة جديدة أنشأت نسختها الخاصة من أداة تتبع الوقت المستندة إلى مجموعة النظراء عبر الإنترنت. لا تساعد هذه البرامج شركتك على تتبع كيفية قضاء موظفيها وقتهم في العمل على المشاريع فحسب ، بل يمكن أيضًا استخدامها لأشياء مثل إعداد الفواتير وتقدير تكاليف المشروع. في هذه المقالة ، سوف نستعرض بعض المعلومات الأساسية حول ماهية أداة تتبع الوقت وكيف تعمل. سنتحدث عن سبب رغبة عملك في الاستثمار في واحد - أو أكثر - ومن ثم نقدم لك نصائح حول اختيار الخيار المناسب لاحتياجاتك الخاصة بالإضافة إلى إنشاء استراتيجية فعالة لاستخدامه بفعالية في قسم التسويق الخاص بك.

ما هي أداة تتبع الوقت؟

أداة تتبع الوقت هي تطبيق برمجي يساعدك على تتبع مقدار الوقت الذي تقضيه في المشاريع. يمكن استخدامه في أي نوع من الأعمال تقريبًا ، بما في ذلك مهام التسويق مثل إنشاء المحتوى أو إرسال رسائل البريد الإلكتروني.

يمكن أن تساعدك أدوات تتبع الوقت في معرفة إلى أين يذهب وقتك حتى تتمكن من إجراء تغييرات لزيادة الإنتاجية.

كيف يمكن لأداة تتبع الوقت أن تساعد عملك على تحسين إستراتيجيته التسويقية.

تعتبر أدوات تتبع الوقت رائعة لمعرفة كيف يقضي فريقك وقتهم. يمكن أن يساعدك هذا في تحديد أوجه القصور في إستراتيجيتك التسويقية أو تحديد المجالات التي تقضي فيها الكثير من الوقت أو لا تقضي فيها وقتًا كافيًا.

• تساعدك أدوات تتبع الوقت في معرفة ما الذي يعمل وما لا ينجح : إذا كان هناك سؤال واحد أسمعه في أغلب الأحيان من المسوقين الذين يبحثون عن أداة لتتبع الوقت فهو "كيف يمكنني معرفة ما إذا كان هذا يعمل؟" باستخدام أداة تتبع الوقت المناسب ، ستعرف بالضبط عدد العملاء المتوقعين الذين تم إنشاءهم من كل حملة والمدة التي استغرقتها لإغلاق كل عملية بيع.
• تساعدك أدوات تتبع الوقت على تحديد أوجه القصور : يميل المسوقون إلى أن يكونوا أشخاصًا مشغولين جدًا ؛ يقضون معظم أيامهم في القيام بكل أنواع الأشياء مع القليل من الوقت الضائع بين المشاريع. لهذا السبب ، قد يكون من الصعب الحصول على صورة دقيقة لمقدار الوقت الذي يقضيه بالفعل في مهام مختلفة على مدار اليوم - خاصةً عندما يشارك عدة أشخاص! تتمثل إحدى الطرق الجيدة للتغلب على هذه المشكلة في استخدام برنامج مثل Hubstaff (أو منتج مشابه آخر) والذي يسمح للمستخدمين بتسجيل ما تم إنجازه خلال فترات محددة حتى يعرف الجميع مكان وقوفهم قبل المضي قدمًا في فرص جديدة في المستقبل ".

الميزات الرئيسية لأداة تتبع الوقت.

توفر أدوات تتبع الوقت أيضًا مجموعة من الميزات التي يمكن أن تساعدك في إدارة مهام فريقك وتتبعها ، مثل:

• تتبع الوقت وإعداد التقارير والفواتير . هذه هي الوظائف الأساسية لأداة تتبع أي وقت ويجب أن تتضمن القدرة على تسجيل ساعات العمل حسب المهمة أو المشروع.
• الجدولة وإدارة المهام . تتيح لك هذه الوظيفة إنشاء نظرة عامة على جميع مشاريعك أو مهامك حتى تتمكن من تعيين مدة تقديرية لكل منها بناءً على المعلومات من الوظائف السابقة. سيساعد هذا في منع الإفراط في تخصيص الموارد أو تخصيصها بأقل من اللازم والتأكد من اكتمال جميع المشاريع في الوقت المحدد (أو في حدود الميزانية).
• تكامل مع أدوات أخرى . تستخدم بعض الشركات أدوات متعددة لجوانب مختلفة من أعمالها - على سبيل المثال ، برنامج إدارة المشروع لإدارة أعباء عمل أعضاء الفريق أو برنامج إدارة علاقات العملاء (CRM) لإدارة علاقات العملاء - لذلك من المهم معرفة ما إذا كانت أدوات التتبع في أي وقت تقدم عمليات تكامل مع هذه الأنواع من البرامج قبل اتخاذ قرار الشراء!

نصائح لاختيار أداة تتبع الوقت المناسبة لاحتياجات عملك.

تحقق من المراجعات لكل خيار برنامج تفكر فيه.

• تحقق من الاستعراضات من المستخدمين . واحدة من أفضل الطرق لمعرفة كيفية أداء برنامج تتبع الوقت بالنسبة لك وللآخرين هي قراءة ما يقوله المستخدمون الحقيقيون عنه. لقد وجدنا أن معظم مراجعات المستخدمين صادقة جدًا ، لذا فهذه طريقة رائعة للحصول على فكرة عن نوع الخبرة التي يمر بها الأشخاص مع كل أداة.
• تحقق من المراجعات من الخبراء وقادة الصناعة . يمكنك أيضًا استخدام آراء الخبراء كمقياس جيد عند اختيار أداة تتبع الوقت المناسب لاحتياجاتك التسويقية - ولكن تأكد من أنهم خبراء في هذا المجال قبل أخذ توصياتهم على محمل الجد!
• تحقق من المراجعات أو الشهادات المقدمة من الشركة. قد تقدم بعض الشركات معلومات مفصلة عن منتجاتها من خلال شهادات مكتوبة أو دراسات حالة أو أشكال أخرى من مواد المراجعة على مواقعها الإلكترونية الرسمية أو صفحات وسائل التواصل الاجتماعي (مثل LinkedIn). ستوفر هذه المصادر وجهات نظر قيمة حول كيفية عمل منتجهم بشكل جيد بناءً على تجارب العالم الحقيقي مع العملاء الفعليين ؛ ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أن هذه الأنواع من الشهادات قد لا تكون دائمًا صادقة بنسبة 100٪ حيث تم تقديمها من قبل أولئك الذين لديهم ما يكسبونه من الترويج لمزود البرامج نفسه (على سبيل المثال ، الموظفون الذين يتم تحفيزهم من خلال العمولات بناءً على أرقام المبيعات).

خذ الأدوات لاختبار القيادة.

من الطرق الرائعة للتأكد من أن البرنامج الذي تفكر فيه مناسبًا لاحتياجاتك هو اختباره. يمكن القيام بذلك عن طريق تنزيل نسخة تجريبية مجانية من المنتج ؛ ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أن هذه التجارب تأتي عادةً مع قيود معينة مثل قيود الوقت (على سبيل المثال ، 30 يومًا) أو قيود على عدد المستخدمين الذين يمكنهم الوصول إليها في وقت واحد.

إذا لم تتمكن من العثور على إصدار تجريبي من البرنامج الذي تفكر فيه ، ففكر في الاتصال بالشركة واسأل عما إذا كانوا على استعداد لتقديم واحد. إذا وافقوا ، فقد يكون من المفيد لك تجربة منتجهم قبل تخصيص أي أموال أو موارد لتحقيقه.

احترس من التكاليف الخفية.

تأتي معظم أدوات التسويق مع مجموعة من أدوات التتبع ، ولكن هناك العديد من الوظائف الإضافية التي قد تحتاج إلى شرائها لتحقيق أقصى استفادة من وقتك.

على سبيل المثال ، إذا كنت تستخدم أداة تتعقب رسائل البريد الإلكتروني المرسلة والمستلمة ، فتأكد من أنها تتضمن أيضًا محرر قالب البريد الإلكتروني. بهذه الطريقة ، يمكنك صياغة الرسالة المثالية لكل جهة اتصال والتأكد من أنهم مهتمون بما لديك قبل إرسال أي شيء لهم على الإطلاق.

تشمل الأشياء الأخرى التي يجب البحث عنها ما يلي:

• رسائل البريد الإلكتروني الآلية المستندة إلى المشغلات (مثل عندما يقوم شخص ما بالتسجيل)
• التكامل مع أنظمة أخرى مثل CRM أو برنامج إدارة المشاريع

تأكد من أن البرنامج سيتكامل مع الأدوات الأخرى التي تستخدمها بشكل متكرر (على سبيل المثال ، أدوات المحاسبة).

عندما يتعلق الأمر باختيار أداة تتبع الوقت المناسبة لعملك ، فأنت تريد التأكد من أن أي برنامج تختاره يتكامل مع الأدوات الأخرى التي تستخدمها بشكل متكرر (على سبيل المثال ، أدوات المحاسبة). سيضمن ذلك أن تكون بياناتك محدثة ودقيقة دائمًا.

يعد التكامل مع البرامج الأخرى أمرًا مهمًا لأنه يسمح لك بنقل البيانات بسلاسة من نظام إلى آخر دون الحاجة إلى القيام بذلك يدويًا بنفسك. يمكن أن يكون هذا مفيدًا بشكل خاص إذا كان فريقك يستخدم أدوات تتبع متعددة الوقت في وقت واحد: يتيح دمجها جميعًا للمستخدمين التحقق من ساعات عملهم من لوحة معلومات واحدة بدلاً من فتح تطبيقات منفصلة على شاشات سطح المكتب الخاصة بهم. بالإضافة إلى ذلك ، فإن وجود منتج متكامل يعني أن الموظفين لن يضطروا للتبديل بين علامات التبويب حتى يتمكنوا من عرض إجمالي ساعات عملهم عبر عدة مشاريع أو عملاء في نفس اليوم.

ستكون الخطوة التالية هي التكامل مع منصات التسويق الأخرى مثل بناة مواقع الويب (التجارة الإلكترونية) ، CRMs (أنظمة إدارة جهات الاتصال) ، وتطبيقات التسويق عبر البريد الإلكتروني مثل MailChimp أو Constant Contact).

يمكن لأداة تتبع الوقت المناسبة أن تنقذ فريق التسويق بشركتك من العديد من الصداع!

يمكن أن تساعدك أداة تتبع وقت التسويق في تحقيق استخدام أكثر كفاءة لوقت فريقك ، وهو أمر مهم بشكل خاص إذا كانت لديك موارد محدودة.

يمكن أيضًا أن ينقذ شركتك من ارتكاب أخطاء مكلفة. على سبيل المثال ، إذا فشلت الحملة في تحقيق أهدافها ، فقد تكشف البيانات من متعقب وقت التسويق أنه لم يتم تنفيذها بشكل صحيح أو لم يتم توصيلها بشكل فعال إلى جمهورها المستهدف. هذا النوع من المعلومات مهم لتحديد الخطأ الذي حدث وكيفية تحسين الحملات المستقبلية.

يعد امتلاك أداة تتبع الوقت التي يمكن الاعتماد عليها أمرًا حيويًا لإبقاء فريق التسويق الخاص بك على المسار الصحيح. يوفر برنامج تتبع الوقت ClickTime ميزات أساسية لتتبع الوقت المستغرق في المشاريع ، ومراقبة تقدم الفريق ، وتبسيط سير العمل. تم تصميم برنامج ClickTime مع وضع متخصصي التسويق في الاعتبار ، ويوفر إمكانية الوصول إلى تقارير جداول زمنية قوية ولوحات معلومات في الوقت الفعلي ، مما يمكّنك من إدارة أعمالك وتحسين الربحية ومستويات التوظيف.

خاتمة

في هذه المقالة ، ناقشنا الميزات المختلفة التي تمتلكها أدوات تتبع الوقت والميزات التي يجب أن تبحث عنها. قدمنا ​​أيضًا بعض النصائح حول كيفية اختيار الأداة المناسبة لاحتياجات عملك. كما ترى ، هناك الكثير من الخيارات المختلفة عندما يتعلق الأمر باختيار واحد! ومع ذلك ، إذا اتبعت هذه الخطوات بعناية ، فستجعل العثور على حل مثالي أسهل بكثير.