8 استراتيجيات لإدارة الوقت من أجل عمل أكثر إنتاجية

هذه المقالة مشاركة ضيف بقلم فريا لاسكوسكي ، خبيرة التمويل الشخصي ومؤسسة CollectingCents .

إذا بحثت عن "المماطلين المشهورين" على جوجل، فستجد أن ليوناردو دافنشي كان لديه موهبة واضحة في أكثر من مجرد الفن: سهولة تشتيت انتباهه وترك المشاريع غير مكتملة.

فقط اسأل الموناليزا عن المدة التي استغرقها لإنهائها. (تلميح: الجواب هو 16 سنة!)

إذا كان أحد أكثر الأفراد احترامًا في العالم أيضًا خبيرًا في المماطلة، فأنت بعيد كل البعد عن قضية خاسرة.

لذا، سواء كنت تكافح من أجل إنجاز الغسيل أو أن أكبر مشروع عمل لديك سينتهي خلال أسبوع واحد، فإليك ثماني استراتيجيات لإدارة الوقت من المؤكد أنها ستحرك عجلة عملك.

جدول المحتويات

1. إعطاء الأولوية للمهام الحساسة للوقت وذات القيمة العالية
2. حدد مواعيد نهائية صغيرة
3. تتبع الوقت الذي تقضيه في العمل على المهام
4. تنفيذ تقنيات الإنتاجية
5. اعمل في أوقاتك الأكثر إنتاجية
6. الحد من الانحرافات
7. تفويض والاستعانة بمصادر خارجية قدر الإمكان
8. خصص وقتًا لأنواع مختلفة من العمل

1. إعطاء الأولوية للمهام الحساسة للوقت وذات القيمة العالية

في بعض الأحيان، نخدع أنفسنا بالاعتقاد بأننا كنا منتجين بسبب عدد الأشياء التي قمنا بفحصها في قوائم مهامنا. ولكن في الواقع، فإن كمية المهام المكتملة لا تعني شيئًا، بل هي الجودة التي يجب أن نركز عليها.

يمكن تحديد جودة مهامك بطريقتين: مدى حساسيتها للوقت ومدى قيمتها العالية.

إذا كنت تريد أن تكون منتجًا وتتعلم كيفية إدارة وقتك بشكل جيد، فقم دائمًا بإعطاء الأولوية للمهام التي يجب إنجازها في أقرب وقت (حساسة للوقت) أو تلك التي ستسمح لك بتحقيق أكبر قدر من التقدم (عالية القيمة).

على سبيل المثال، التحضير لاجتماع في اليوم التالي يجب أن يأتي قبل التحقق من بريدك الإلكتروني. إذا كنت تمتلك شركة صغيرة، فإن التركيز على العملاء الذين لديك بالفعل يجب أن يأتي قبل جهود جذب العملاء المحتملين.

مثال جيد آخر - إذا كنت مستشارًا، فإن التحضير لاستشارة قادمة والبحث عن الشركة التي تتشاور معها أكثر أهمية من تحقيق الرؤية لشركتك.

هناك فائدة أخرى لإلغاء المهام ذات الأولوية القصوى أولاً وهي أنك ستخفف من التوتر في هذه العملية. فكر في الأمر: ما هي المهام التي تسبب لك أكبر قدر من القلق والتي يصعب إكمالها؟ عادةً ما تكون الإجابة واحدة (أو أكثر) من هذه الأنواع من المشاريع.

من خلال التعامل مع هذه الأشياء أولاً، يمكنك قضاء يومك براحة البال التي تأتي من معرفة أنك قد أنجزت بالفعل المهام الصعبة.

ولكن في الواقع، لا يجب أن تكون المهام العاجلة أو المؤثرة صعبة كما نتصورها عادةً. لا تقتصر إدارة الوقت على تحديد أولويات قائمة المهام الخاصة بك فحسب، بل تتعلق أيضًا بمعرفة كيفية جعلها أقل صعوبة.

2. حدد مواعيد نهائية صغيرة

معظم (إن لم يكن كل) مهامك لها موعد نهائي. وإذا لم يكن موعدًا نهائيًا رسميًا، فهو الموعد الذي حددته بنفسك.

على سبيل المثال، قد ترغب في أن يكون لديك 100 عميل محتمل جديد جاهز للتواصل بحلول يوم الجمعة، ومسح صندوق الوارد الخاص بك بحلول الساعة 4 مساءً، وإنهاء خمس مكالمات مبيعات خلال اليوم.

ولضمان إكمال هذه المهام بحلول الموعد النهائي المحدد لك، يمكنك إنجازها شيئًا فشيئًا على مدار الأسابيع والأشهر.

في مثال جذب العملاء المحتملين، يمكنك إضافة 20 عميلًا محتملاً يوميًا طوال الأسبوع للوصول إلى هدفك المستهدف بحلول يوم الجمعة. لمسح بريدك الوارد بحلول الساعة 4 مساءً، يمكنك التحقق من بريدك الإلكتروني لمدة 10 دقائق كل 3-4 ساعات. بالنسبة لمكالمات المبيعات، قد ترغب في تحديد وقت لكل مكالمة في فترة زمنية محددة ضمن التقويم الخاص بك . كل هذه المواعيد النهائية الصغيرة ستساعدك في النهاية على الوصول إلى هدفك.

هذه أمثلة على المواعيد النهائية الصغيرة التي يمكن تحديدها على مدى فترة طويلة أو حتى عدة مرات في يوم واحد.

إنه يوفر لك الوقت والطاقة في المهام المستنزفة. والأفضل من ذلك: عندما تجعل المواعيد النهائية الصغيرة عادة، فسوف تتخلص أيضًا من عادة المماطلة.

3. تتبع الوقت الذي تقضيه في العمل على المهام

إن معرفة مقدار الوقت الذي تقضيه في المهام مفيد لعدة أسباب، بما في ذلك:

• الحصول على فكرة أفضل عن مقدار العمل الذي يمكنك القيام به في الساعة (وحجم الرسوم مقابل خدماتك)
• إيجاد طرق جديدة لتقليل الانحرافات وتصبح أسرع
• خطط ليومك بفكرة واقعية عما يمكنك إنجازه
• معرفة مقدار الوقت الذي ستحتاج إلى إنفاقه على مهام محددة

لقد مررنا جميعًا بأيام تبدو فيها قائمة مهامنا واقعية ويمكن تحقيقها بسهولة. ولكن في منتصف اليوم، ندرك أننا قللنا بشدة من الوقت الذي سنستغرقه لإكمال كل شيء فيه.

ولحسن الحظ، يمكن تجنب ذلك بسهولة، من خلال تتبع الوقت الذي تقضيه في المهام.

ما هو الشيء الذي كنت تعتقد أنه لن يستغرق وقتًا طويلاً ولكنه أصبح يستغرق وقتًا طويلاً؟ بالنسبة لي، كان هذا بمثابة الخطوط العريضة والبحث عن منشورات المدونة.

اعتدت على الخطوط العريضة والبدء في الكتابة في نفس اليوم. ولكن بعد أن أدركت المدة التي استغرقتها لإعداد مشاركاتي، بدأت بفصل مهمة البحث والمخطط عن الكتابة الفعلية. لقد ساعدني الفصل بين هذه المهام في توفير حوالي ساعة لكل مشاركة في أيام كتابتي.

أو لنفترض أنك تجد أنك تقضي وقتًا أطول مما تحب في الرد على رسائل البريد الإلكتروني . بعد هذا الاكتشاف، يمكنك الاستثمار في الرد الآلي المجاني للبريد الإلكتروني - وهو شيء لم تكن لتفعله لو لم تتبع الوقت.

قد تكون هذه النصيحة هي الأبسط على الإطلاق، ومن السهل البدء في تنفيذها.

هناك الكثير من أدوات تتبع وقت الفراغ - مثل Toggl و Clockify - التي تتيح لك إنشاء "مهام" منفصلة وتسجيل الوقت فيها بشكل فردي. يعد هذا مفيدًا جدًا لمعرفة كيفية تخصيص ساعاتك على مدار اليوم.

4. تنفيذ تقنيات الإنتاجية

بفضل العلم ووفرة الأبحاث، هناك محيط كامل من تقنيات الإنتاجية المتاحة لنا. وأنا متأكد من أنك سمعت عن بعضها على الأقل.

فيما يلي خمسة يمكنك البدء في استخدامها الآن:

تقنية بومودورو

ولعل الأكثر شهرة في هذه القائمة، هي تقنية بومودورو التي تتضمن ضبط مؤقت - عادة لمدة 25 دقيقة - ثم إعادة ضبطه لمدة خمس دقائق بمجرد رنينه.

خلال الـ 25 دقيقة الأولى، تعمل على مهمة واحدة، وتحاول إحراز أكبر قدر ممكن من التقدم. وبعد ذلك، بمجرد أن يرن الموقت، يكون لديك استراحة لمدة خمس إلى عشر دقائق قبل بدء الجلسة التالية التي تبلغ مدتها 25 دقيقة.

كرر العملية حتى تكتمل المهمة. ومع ذلك، إذا كانت مهمتك تتطلب عدة جلسات بومودورو، فمن المستحسن أن تبدأ في أخذ استراحة لمدة 15-20 دقيقة بعد الجلسة الرابعة.

العمل العميق

"العمل العميق" هو ​​حالة ذهنية أكثر من كونه اختراقًا للإنتاجية. عندما تكون في حالة عمل عميق، فإنك تركز 100% من طاقتك على مهمة واحدة لفترة طويلة (على سبيل المثال، من ساعة إلى ثلاث ساعات) مع التخلص من جميع عوامل التشتيت.

شخصيًا، العمل العميق هو الاختراق المفضل لدي لأنه يسمح لي بإحراز قدر كبير من التقدم في ما يبدو وكأنه ساعة واحدة فقط (ولكنه أطول بمرتين أو ثلاث مرات).

صاغ أستاذ علوم الكمبيوتر في جامعة جورج تاون، كال نيوبورت، هذا المصطلح لأول مرة. حتى أنه كتب كتابا كاملا حول هذا الموضوع.

لتحقيق أقصى استفادة من جلسات العمل العميقة، إليك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها:

• قم بمسح بيئتك من أي فوضى
• اختر مهمتك قبل ضبط المؤقت
• تخلص من جميع عوامل التشتيت المحتملة (مثل هاتفك المحمول)

أخيرًا، للوصول إلى حالة العمل العميق - والتي تسمى أيضًا "حالة التدفق" - فكر في القيام بما يلي:

• شرب كوب من القهوة (أو الكافيين)
• شاهد شيئًا محفزًا أو ملهمًا
• استمع إلى الموسيقى التي تضخك
• يتأمل
• خذ حمامًا باردًا

مبدأ باريتو

مبدأ باريتو، الذي ابتكره الاقتصادي الإيطالي فيلفريدو باريتو، هو مفهوم مفاده أن 20% من الأفعال مسؤولة عن 80% من النتائج. وقد تم تطبيق هذه الفكرة على مجموعة متنوعة من المجالات، من المبيعات إلى تعلم اللغة.

ولكن عندما يتعلق الأمر بالإنتاجية وإدارة الوقت، فإن مبدأ باريتو يوفر إطارًا لتحديد المهام الأكثر استحقاقًا لاهتمامك الفوري.

هناك ست خطوات رئيسية لاستخدام هذه الفكرة لإدارة الوقت:

• قم بإدراج المشكلات التي تواجهها أو المهام التي تحتاج إلى إنجازها
• اكتشف سبب المشكلة (لماذا يستغرق إكمالها وقتًا طويلاً؟ لماذا تحتاج إلى إنجازها؟)
• أعط كل مشكلة درجة من 1 إلى 10 (10 تمثل الأهمية، 1 تمثل الأقل أهمية)
• ضع المهام/المشاكل التي لها نفس الأسباب في مجموعات
• أضف نقاط كل مجموعة
• ابدأ العمل في المجموعة الحاصلة على أعلى الدرجات

تطبيقات الإنتاجية

على الرغم من أن هذا ليس بالضرورة أسلوبًا، إلا أن عددًا لا يحصى من تطبيقات الإنتاجية عالية الجودة تستخدم الأساليب المذكورة أعلاه (وغيرها من الأساليب العلمية).

إذا كنت من محبي تقنية البومودورو، يمكنك استخدام Pomo Done . كما أنه يتصل بأدوات إدارة المشاريع الأخرى مثل Trello وWunderlist وTodoist وAsana وSlack وغيرها الكثير.

أو، إذا كنت تبحث عن قائمة مهام رقمية، فإن Smart Tasks يتمتع بواجهة سلسة وجذابة بصريًا تسمح لك بإنشاء المهام ورمز الألوان وإكمال المهام.

5. اعمل في أوقاتك الأكثر إنتاجية

إذا كنت تعرف بالفعل أي الأوقات من اليوم تكون فيها أكثر إنتاجية، فمن المنطقي أن تنجز المهام الأكثر تطلبًا في ذلك الوقت.

ولكن ماذا لو كنت لا تعرف تلك الأوقات حتى الآن؟

حسنًا، إذا كنت تتتبع الوقت، كما تحدثنا في النصيحة رقم 3، فلا ينبغي أن يكون هذا مشكلة لفترة طويلة.

قم بتدوين الوقت الذي شعرت فيه أن الوقت يمر سريعًا - فهذا يساعدك على اكتشاف الفترات الأكثر إنتاجية لديك والفرص المثالية لجلسات العمل العميق.

شيء آخر يمكنك القيام به هو مقارنة مدى سرعة إنجاز نفس المهمة في أوقات مختلفة من اليوم. على سبيل المثال، إذا كنت تعمل عادةً على مهام تحسين محركات البحث في فترة ما بعد الظهر، فحاول القيام بذلك في الصباح خلال الأيام القليلة القادمة. هناك فرق؟

6. الحد من الانحرافات

من المحتمل أن تكون عوامل التشتيت هي أكبر العوائق أمام الإنتاجية. من المحتمل أنك تصل إلى هاتفك، وتغير علامات التبويب، وتتحقق من بريدك الإلكتروني، وتنظر إلى ساعتك مرات أكثر مما تدرك.

في الواقع، التشتيت أمر لا مفر منه وهو موجود دائمًا حولنا. ويستغرق الأمر وقتًا للتخلص من عادة الاستسلام لهم. ومع ذلك، إذا قمت بإعداد نفسك لتحقيق النجاح، فمن الممكن التخلص منها لمهامك الحساسة للوقت وذات القيمة العالية فقط.

فيما يلي بعض النصائح لإنشاء بيئة عمل مثالية وخالية من التشتيت:

• ضع هاتفك على وضع عدم الإزعاج وفي مكان بعيد عن متناولك
• قم بتشغيل أو خلع ساعتك
• قم بإعداد أدوات حظر النوافذ المنبثقة أو ملحقات Chrome المفيدة على الكمبيوتر المحمول الخاص بك
• أخبر الآخرين في منزلك أو الذين قد يحاولون الاتصال بك أنك لن تكون متاحًا لفترة محددة من الوقت
  

7. تفويض والاستعانة بمصادر خارجية قدر الإمكان

سواء كنت تعمل عن بعد أو لديك وظيفة مكتبية من التاسعة إلى الخامسة، فمن المحتمل أن يكون لديك قدر غير جذاب من المهام الإدارية، مثل التحقق من رسائل البريد الإلكتروني وجدولة الاجتماعات والرد على المكالمات الهاتفية.

تستغرق هذه المهام وقتًا أطول مما ندرك، وثق بي عندما أقول إنك ستشكر نفسك على تفويض المهام أو الاستعانة بمصادر خارجية للقيام بها.

ليس من الضروري أن تكون المهام التي يتم الاستعانة بمصادر خارجية لأغراض إدارية فقط - فقد تكون أي شيء لا علاقة له بمنصبك الرئيسي.

من خلال الاستثمار في Grammarly ، على سبيل المثال، يمكنك قضاء وقت أقل في التدقيق اللغوي والتحرير بينما تبدو أيضًا أكثر احترافية عند التواصل عبر الإنترنت.

يمكنك جدولة الاجتماعات مسبقًا بفترة كافية باستخدام برنامج مثل CalendarHero . يمكّن CalendarHero الموظفين من أتمتة الجدولة، وحجز الوقت في التقويم الخاص بهم، وتعيين تذكيرات للاجتماعات، وتقليل تنسيق البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا. إنه يوفر عليك الوقت من خلال مساعدتك على تخصيص الوقت لما يهم.

الخيارات لا حدود لها، ويمكنك العثور عليها مجانًا أو بسعر باهظ. ولكن مهما كان الاستثمار، فمن المحتم أن يكون يستحق كل هذا العناء.