7 أسباب لترك جداول بيانات Excel لإدارة معلومات المنتج

منذ إطلاقه في عام 1985 ، كان Microsoft Excel هو الحل الأمثل للشركات لإدارة وتنظيم جداول بيانات منتجاتها. لكن لمجرد أن شيئًا ما تم القيام به بطريقة معينة لهذه الفترة الطويلة ، لا يعني أنه يجب أن يستمر. قد تكون بعض التقاليد ضارة.

بيانات المنتج معقدة وطويلة وبها ميزات متعددة. لا يشمل فقط سمات المنتج ، ولكن العديد من الأصول الرقمية الأخرى مثل الصور ومقاطع الفيديو. يمكن أن يؤدي تخزينها في جدول بيانات إلى تنسيقات خاطئة. هناك بعض الأصول الرقمية التي لا يمكنك تخزينها في جدول بيانات. لكن هذا ليس كل شيء. تعد جداول البيانات أمرًا محظورًا بالنسبة لك عندما يتعلق الأمر بإدارة متاجر التجارة الإلكترونية ومعلومات المنتج لأسباب أخرى مختلفة.

أنا هنا لتسليط الضوء على المشكلات المختلفة التي تنشأ مع استخدام جداول بيانات Excel ، ولماذا حان الوقت للانتقال إلى حلول أكثر كفاءة ؛ وهي: PIM.

1. جداول البيانات عرضة للخطأ البشري

تعد البيانات من أقوى الأصول في الأعمال التجارية التي تعتمد على اتخاذ قرارات الجودة وإنشاء التوجيه. لكن ماذا إذا كانت البيانات غير كاملة أو دقيقة؟ لقد خمنت ذلك: قرارات رديئة ستقود العمل في الاتجاه الخاطئ.

يُذكر أن 88٪ من جداول البيانات بها أخطاء. مع قيام كل شخص داخل المنظمة بإجراء تغييرات على ملف ، تزداد فرص التلوث. تؤدي الأخطاء الصغيرة والطفيفة على طول هذه العملية إلى جدول بيانات يحتوي على بيانات غير دقيقة وغير متسقة. تجد هذه الأخطاء طريقها إلى جداول البيانات لأن Excel ليس لديه طريقة لإعلام المستخدمين عند إدخال سمة منتج قد تكون غير دقيقة ، أو إذا تخطوا خلية عن طريق الخطأ ، كما هو ممكن في حلول إدارة معلومات المنتج. أيضًا ، نظرًا لصعوبة تتبع البيانات ، يمكن أن يصبح الموظفون كسالى ويدخلون سمات المنتج دون التحقق مرة أخرى من الإدخالات السابقة لضمان عدم تكرارها.

إذا كنت تعمل في مجال التجارة الإلكترونية لفترة كافية ، فسوف تفهم التأثير الذي يمكن أن تحدثه البيانات غير المتسقة على رضا العملاء. إنه يدفعهم ببساطة بعيدًا عن علامتك التجارية. إذن ما الهدف من قضاء ساعات وساعات من العمل الشاق في الحفاظ على جداول البيانات عندما تؤدي إلى نتائج غير مرغوب فيها وتؤدي إلى إبعاد المبيعات؟

لذلك ، مع نمو عملك ، من الضروري الابتعاد عن جداول بيانات المنتج نحو أنظمة إدارة البيانات التي تسمح لك بتتبع جميع المعلومات المتعلقة بالمنتج الخالية من الأخطاء. تقوم هذه الأنظمة بإخطار المستخدمين فورًا بأي سمات مفقودة للمنتج وتكرار الإدخالات وتضمن الاتساق بين جميع القنوات.

2. لا تسمح للتعاون بين أعضاء الفريق

أحد الأسباب الرئيسية التي تجعل جداول البيانات معرضة جدًا للخطأ هو أنها لا تسمح بالتعاون بين أعضاء الفريق. نظرًا لأن مزامنة جداول البيانات لا يمكن أن تكون بطريقة يتم فيها دمج التغييرات التي يتم إجراؤها عليها بواسطة أكثر من موظف واحد في نفس الوقت في الملف في وقت واحد ، فإنها تصبح معزولة.

تم تصميم كل ملف Excel ليتم تحديثه بواسطة مثيل واحد من Excel في كل مرة. ليس لديهم نفس بنية قواعد بيانات المؤسسة أو أنظمة إدارة معلومات المنتجات المصممة لدعم عدة مستخدمين.

على الرغم من وجود حلول الحوسبة السحابية ، لا يزال من الصعب مشاركة جداول البيانات بين أعضاء الفريق والإدارات الأخرى داخل المنظمة. تعد Google Sheets أحد الحلول السحابية الممكنة التي تسمح بالمشاركة في الوقت الفعلي ، ولكنها يمكن أن تخرق سياسة أمان الشركة ، وتتسبب في خرق البيانات أو فقدانها.

هذا يختلف عن كيفية عمل حلول إدارة معلومات المنتج مثل Apimio. يمكن للعديد من الموظفين تحديث مثل هذه الحلول في الوقت الفعلي ، دون القلق بشأن التغييرات غير المحفوظة من مصادر مختلفة. يسمح برنامج PIM بالعمل التعاوني ، مما يؤدي إلى تدفق سلس للمعلومات عبر جميع الأقسام والقنوات. كما أنه يوفر الكثير من الوقت. هذا على عكس جداول البيانات حيث يتعين عليك الانتظار حتى ينتهي موظف واحد من إجراء تغييراته على الورقة لتمريرها إلى الموظف التالي. وتستمر هذه الدورة غير الفعالة إلى ما لا نهاية.

3. لا توجد مساءلة حيث لا يمكن تتبع التغييرات

الآن ، يمكن لأي شخص لديه حق الوصول إلى جدول بيانات منتج إجراء تغييرات عليه. إذا كنت تمنح حق الوصول إلى جدول البيانات لخمسة موظفين مختلفين ، فلا توجد طريقة لتعقب من قام بإجراء التغييرات على تلك الملفات. إذا كان هناك أي حالة فقدت أو تغيرت فيها معلومات مهمة ، فستقضي وقتًا طويلاً في محاولة معرفة من المسؤول عن ذلك. ثم ستقضي وقتًا إضافيًا في استعادة تلك المعلومات بطريقة ما.

هذا على عكس الحلول الآلية مثل PIMs التي تسجل جميع التغييرات التي تم إجراؤها على النظام. يمكنك تكوينه لتعقب التغييرات على العناصر والمنتجات والكيانات الأخرى. باستخدام هذه المعلومات ، من الممكن إعادة بناء جميع الإجراءات التي حدثت للكيانات المكونة. هذا مهم للغاية لأنه يساعد في تبسيط عملية استعادة النظام / البيانات في حالة الخسارة أو بعض الأنشطة الضارة التي تحدث في نظام PIM.

4. انعدام الأمن

عادةً ما تكون جداول البيانات غير آمنة ، وبالتالي فهي معرضة بشكل أكبر لتلف البيانات أو سوء إدارة المعلومات. قد لا تكون الملفات التي تحتوي على معلومات مالية حساسة في مأمن من المتسللين. يمكنك حماية ملف جدول بيانات المنتج بكلمة مرور ، ومع ذلك ، قد لا يكون كافياً لاستخدام الشركات. بمجرد وصول شخص ما إلى بيانات جدول البيانات ، من المستحيل تقييد ما يفعله بها.

لذلك قد تكون الأنواع الأخرى من برامج جمع البيانات خيارًا أكثر قابلية للتطبيق. على سبيل المثال ، لدى Apimio وسائل حماية مضمنة تحمي تكامل البيانات. تتمتع الشركة المصنعة فقط بالاستقلالية لإجراء تغييرات على بيانات المنتج. يمكنك تخصيص مهام مختلفة لموظفين مختلفين على البوابة ، مما يؤدي إلى تقييد الوصول. في جدول بيانات ، هذا مستحيل لأنه لا يمكنك تقييد وصول خلايا معينة.

وبالمثل ، قد يقوم المستخدم بفرز عمود من المعلومات وقد يتسبب عن غير قصد في أن تصبح المعلومات ذات الصلة مثل الاسم الأول واسم العائلة غير متزامنة. في المقابل ، ستحافظ قاعدة البيانات على توحيد جميع أجزاء السجل ، مما يضمن تكامل البيانات بشكل أفضل.

تعد أنظمة PIM مثالية لبيع القنوات المتعددة. لذلك ، في عملية توزيع البيانات عبر قنوات مبيعات متعددة ، تظل سلامة البيانات سليمة ، مع عدم وجود تلف أو فقدان للمعلومات.

5. لا تدعم اتخاذ القرار في الوقت الحقيقي

جداول البيانات غير قادرة على دعم اتخاذ القرار في الوقت الفعلي بسبب البيانات القديمة وغير الدقيقة. يستغرق جمع أحدث المعلومات من عدة مستخدمين وتلخيص المعلومات وقتًا طويلاً.

توفر جداول البيانات بيانات أولية دفعة واحدة. وبالتالي ، من الصعب تفسير البيانات الضرورية وغير الضرورية. ربما يكون الخيار الوحيد في جدول البيانات هو الضغط على الزر "فرز" والذي لا يساعد دائمًا في العثور على ما تبحث عنه. مع الأنظمة الموجودة الأخرى ، يمكن تحديد أولويات البيانات من خلال أدوات التصور. يمكن لهذه الأدوات إبراز الجوانب الهامة لمجموعة البيانات أو النتائج ، على عكس جداول البيانات.

لم يتم تصميم جداول بيانات المنتج للاحتفاظ بالبيانات التاريخية. غالبًا أثناء إجراء تقليل حجمها لجعلها أكثر قابلية للإدارة ، قد يقوم شخص ما بحذف البيانات التاريخية عن طريق الخطأ. حتى إذا كنت تحتفظ بإصدارات مختلفة ، فمن الصعب جدًا على صانعي القرار مقارنة الملفات وتحديد الاتجاهات في بياناتهم.

تم تصميم أنظمة إدارة معلومات المنتج لاستيعاب تحليل البيانات. مع تخزين جميع المعلومات في مكان واحد ، يمكن للمؤسسات قراءة اتجاهات المستهلك واتخاذ قرارات تجارية عالية الجودة. سيوفر لك برنامج لوحة القيادة الصحيح إطار عمل مخطط يمكنك البناء منه مع منحك الكثير من الفرص للتخصيص.

عادة ما تكون جداول البيانات بدون سياق. من الصعب ربط مجموعات البيانات المختلفة معًا في Excel لمعرفة كيفية ترابطها. من ناحية أخرى ، يمكن أن تحتوي لوحات المعلومات على طبقات مختلفة من المعلومات وتمزج مصادر متعددة بسلاسة. تبدأ برؤية عالية المستوى لمقاييسك وتضيف عمليات البحث لإظهار البيانات التي تقود هذه الأرقام بنقرة واحدة.

6. غير مناسب لإدارة الأصول الرقمية (DAM)

هل سبق لك أن حاولت تخزين صورة في جدول بيانات؟ لقد جعلك تشد قبضتك بدافع الإحباط لأنه شبه مستحيل. تعد ملفات PDF ومقاطع الفيديو والصور والمحتويات الرقمية الأخرى ضرورية لشركات التجارة الإلكترونية لأنها تجعل منتجاتك تنبض بالحياة. سمات المنتج الأساسية لن تجذب المشترين.

غالبًا ما يتم نشر الأصول الرقمية في أقسام مختلفة مع موظفين مختلفين. يضمن وجود موقع مركزي يخزن كل هذه البيانات مع بقية معلومات منتجك سهولة الوصول إليها وإتاحتها لأي عضو في المؤسسة حتى يتمكن من دفعها إلى جميع قنوات البيع في أي وقت.

يتمتع PIM بقدرات DAM غير محدودة للحفاظ على جميع الملفات ومحتوى الوسائط المتعددة آمنة ومحدثة. يمكنك إدارة الصور ومقاطع الفيديو والرسومات والملفات في مكان واحد ، ومرتبط مباشرة بمنتجاتك. يسمح وجود معلومات المنتج والأصول الرقمية في مستودع مركزي لفرق التسويق بدفع المحتوى بسهولة فيما يتعلق بمنتجاتهم حسب الضرورة. كما أنه يتيح إنشاء محتوى أكثر ملاءمة حيث لا يتم فقد أي ملفات. لا يتعين على الفرق قضاء وقت إضافي في محاولة تحديد موقعها.

باستخدام أدوات إدارة معلومات المنتج مثل Apimio ، يكون نشر الأصول الرقمية الخاصة بك على القناة الصحيحة في الوقت المناسب وبالتنسيق الصحيح تلقائيًا. لا داعي للقلق بشأن تحسينها لواجهة المستخدم لأن النظام يقوم بذلك نيابة عنك.

قراءة أخرى: فهم الفرق الأساسي بين أنظمة DAM و PIM

7. لا يوجد نسخ احتياطي تلقائي للبيانات

لا يحتوي Excel على أي ميزة نسخ احتياطي تلقائي للبيانات. لذلك بمجرد أن تبدأ في وضع بيانات المنتج في أوراق Excel الخاصة بك ، فمن الأفضل أن تعد نفسك بشكل أفضل لإعداد نسخة احتياطية لها يدويًا أيضًا. أيضًا ، إذا كان هناك مثيل نسيت عمل نسخة احتياطية منه ، فهذه البيانات خرجت من النافذة ، ولا يمكن العثور عليها في أي مكان. يعد فقدان البيانات مخاطرة كبيرة لأي عمل تجاري. ينتج عنه بيانات غير كاملة للمنتج على الجبهة العامة ، وتحليل بيانات غير دقيق في المستقبل. هذا لأن أجزاء ضخمة من البيانات لا تنعكس في الأوراق.

ومع ذلك ، يحتوي كل PIM على ميزة النسخ الاحتياطي التلقائي للبيانات التي تقوم بعمل نسخ احتياطية لقاعدة البيانات بشكل متكرر وتلقائي وتخزينها في مواقع افتراضية مختلفة. لا داعي للقلق بشأن فقدان البيانات لأن كل شيء سيكون آمنًا. يمكنك الوصول إليه في أي وقت وفي أي مكان يراه مناسبًا. فكر في الوقت والجهد اللذين سيوفرهما فريقك عندما تقوم بنسخ البيانات احتياطيًا تلقائيًا. لا يوجد عمل يدوي ضروري. نحن نحب أن نسمعها!

ختاماً

مع وجود أنظمة قوية لإدارة المعلومات الشخصية ، يجب على الشركات التوقف عن الاعتماد على جداول بيانات Excel القديمة التي تنشئ بيانات منتج غير دقيقة وغير متسقة. أدوات مثل Apimio موجودة الآن في السوق لمساعدة شركات التجارة الإلكترونية على تبسيط عملياتها ، والوصول إلى بيانات المنتج عالية الجودة مع ضمان أمان البيانات وسلامتها.