7 قوالب لميزانية الأحداث لتخطيط مواردك المالية

لقد قلتها من قبل ، وسأقولها مرة أخرى: أنا أكره جداول البيانات ، وأكره إعداد الميزانية. إنها شرور ضرورية ، كما نعلم جميعًا ، لذلك عندما يحين الوقت بالنسبة لي لوضع الميزانية ، أعتمد على النماذج والتطبيقات مثل Wally للمساعدة في تخطيط نفقاتي.

إذا كنت مخطط أحداث تتطلع إلى تبسيط عملية وضع الميزانية الخاصة بك ، فأنت بحاجة إلى قالب ميزانية الحدث. تعتبر القوالب خيارًا رائعًا لمخططي الأحداث الذين لا يستطيعون تحمل تكلفة برامج إعداد الميزانية ويحتاجون إلى حل مختلف.

لقد قمت بتجميع قائمة من سبعة قوالب لميزانية الأحداث (مزيج من جداول بيانات Excel والخيارات القابلة للطباعة) والتي ستساعدك على تخطيط نفقاتك لمعظم - إن لم يكن كل - أحداثك.

إذا لم يكن أي من هذه القوالب هو بالضبط ما تبحث عنه ، فلا تخف أبدًا: أقوم بتقريب الأشياء بدليل سريع لبناء قالب ميزانية الحدث الخاص بك.

يتم سرد القوالب بالترتيب الأبجدي.

قوالب Excel

هذه القوالب هي الأفضل لمخططي الأحداث الذين لا يريدون فقط تخطيط نفقات الحدث ، ولكنهم يريدون أيضًا تصور تلك النفقات باستخدام أدوات جداول بيانات Excel. تمنح قوالب Excel المستخدمين مرونة أكبر بكثير من الميزانيات القابلة للطباعة ، مما يجعلها مثالية للأحداث المعقدة ذات الأجزاء المتحركة المتعددة.

• قالب Microsoft Office الرسمي 1
• قالب Microsoft Office الرسمي 2
• ورقة عمل Smartsheet لميزانية الأحداث وورقة عمل تخطيط المؤتمرات
• نموذج مخطط وميزانية حدث Tidyform

قوالب قابلة للطباعة

بالنسبة للمخططين الذين يفضلون العمل على الورق ، فإن هذه القوالب هي ما تبحث عنه تمامًا. هذه هي الأفضل للأحداث الصغيرة التي لا تحتوي على الكثير من الأجزاء المتحركة ، وتغطي النفقات الأساسية مثل المكان والديكورات والموظفين.

• ورقة عمل ميزانية حدث FreebieFindingMom
• دليل مخطط ميزانية الحدث
• Template.net قوالب ميزانية الحدث القابلة للطباعة

بناء قالب ميزانية الحدث الخاص بك

بينما تغطي هذه القوالب السبعة معظم الأساسيات ، فإنها لا تغطي كل قاعدة. إذا كانت هذه القوالب المدرجة لا تحتوي على كل ما تحتاجه ، يمكنك إنشاء قالب ميزانية الحدث الخاص بك من البداية بأي تنسيق تفضله.

يحتوي Eventbrite على دليل شامل يرشدك خلال كل خطوة من خطوات تصميم ميزانية الحدث الخاصة بك. لقد لخصت خطواتهم أدناه ، وفككت العملية بشكل أكبر من خلال تضمين مؤشرات إضافية حول ما يجب أن تبحث عنه عند إنشاء ميزانية الحدث الخاص بك.

الخطوة 1: حدد ما تقوم بوضع الميزانية من أجله

في حين أن معظم الأحداث لها نفقات مماثلة مثل تكاليف المكان أو أنظمة تسجيل الضيوف ، فإن البعض الآخر - مثل أمان الطائرات بدون طيار والميزات العصرية الأخرى - تكون فريدة لكل حدث. تتمثل فائدة بناء ميزانيتك الخاصة في القدرة على تنظيم تكاليفك الفريدة بأي طريقة تريدها.

ما النفقات التي يجب أن تضعها في الحسبان عند إنشاء قالب ميزانية الحدث الخاص بك؟

• المكان والديكورات
• تقديم الطعام
• التوظيف
• تسويق الحدث
• تكاليف السفر
• المعدات السمعية / البصرية
• وسائل الترفيه
• رسوم متنوعة

الخطوة الثانية: تحديد التكاليف الفعلية الخاصة بك

تحتاج ميزانيتك إلى خط أساس للنفقات الضرورية ، مثل المكان ، والتي تأتي قبل إضافة أي وسائل راحة إضافية. يتكون خط الأساس من فئات واسعة ، يتم تجسيد كل منها مع التكاليف الفردية.

وفيما يلي بعض الأمثلة على ذلك:

مكان:

• تأجير غرفة
• مبلغ التأمين
• موقف سيارات

A / V:

• أجهزة عرض
• إنترنت / واي فاي
• مكبرات الصوت
• ميكروفونات
• الكاميرات

تقديم الطعام:

• السقاة
• الخوادم
• غذاء
• المشروبات

تسويق:

• برامج التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي
• مواد الطباعة وأعمال التصميم
• برنامج إدارة التسجيل

وسائل الترفيه:

• موسيقيون / دي جي
• رسوم السماعات
• تكاليف السكن والنقل المصاحبة

متفرقات:

• ديكور القاعة
• جلوس
• طاقم الحدث الإضافي
• الضرائب والرسوم

توصي Eventbrite بترميز نفقاتك بالألوان ، ووضع علامات على نفقات المكان باللون الأحمر ، ونفقات التسويق باللون الأزرق ، وتكاليف السفر باللون الأخضر ، وما إلى ذلك. سيساعدك هذا في الحفاظ على تنظيم أموالك ويجعل العثور على ما تحتاجه نسيمًا.

الخطوة 3: خطط لإيراداتك المتوقعة

بمجرد حساب نفقاتك ، حان الوقت لتوقع إيراداتك.

يمكن لمعظم برامج إدارة الأحداث تتبع مبيعات التذاكر ، بينما يتتبع الآخرون مصادر دخل إضافية ، مثل البائعين والجهات الراعية ودخل التبرعات. إذا لم يكن هذا هو الحدث الأول من هذا النوع ، فارجع وراجع إجماليات الإيرادات وجداول البيانات السابقة للمساعدة في بناء تقديرك.

عند توقع إيراداتك ، ابحث عن:

• التكلفة لكل حاضر مقابل التكلفة لكل دولار تسجيل مكتسب
• الاتجاهات في تكاليف الحضور والتكلفة لكل تسجيل فيما يتعلق ببعضها البعض (هل ارتفعت أو انخفضت؟)
• فرص الأحداث ، بما في ذلك التقنيات الجديدة التي تخلق تكاليف جديدة مع جلب إيرادات جديدة (على سبيل المثال: تقنية RFID)
• أحداث مماثلة وربحيتها

الخطوة 4: التخطيط لمتغيرات غير معروفة

في أي ميزانية ، تريد إنشاء مخزن مؤقت للأمور العرضية التي تمت مواجهتها أثناء التخطيط لحدثك. من الأفضل أن تتجاوز الميزانية وأن تُترك مع أموال زائدة بدلاً من أن تظل عالقًا في اللون الأحمر قبل أن تقوم بجمع أي إيرادات.

للحصول على نصائح حول الحفاظ على التكاليف في حدود ميزانيتك المحددة من أجل إنشاء ذلك المخزن المؤقت ، تحقق من هذا الفيديو من Event Planning Blueprint TV:

الخطوة 5: جمع كل ذلك معًا

الآن بعد أن أصبح لديك كل المعلومات التي تحتاجها ، حان الوقت لتجميع ميزانية الحدث الخاص بك معًا.

بالنسبة لمستخدمي Excel ، إليك برنامج تعليمي سريع حول كيفية إنشاء ميزانية جدول بيانات بسيطة يمكنك توصيل جميع بياناتك بها:

بالنسبة لأولئك الذين يفضلون القلم والورق ، استخدم أحد القوالب أعلاه كمصدر إلهام وأضف المتغيرات والأقسام الفريدة والضرورية لإنشاء ميزانية شاملة ومخصصة بالكامل.

موارد إدارة الأحداث الأخرى

بدلاً من تلبية احتياجاتك ، ربما تكون هذه النماذج قد جعلتك تدرك أنك بحاجة إلى نظام برمجيات للميزانية للمساعدة في تخطيط نفقاتك. تحقق من دليل برنامج إعداد الميزانية في Capterra ، وتأكد من استخدام أداة التصفية القوية لمساعدتك في العثور على ما تحتاجه بالضبط.

مدونة Capterra لإدارة الأحداث مليئة بالموارد والأدلة لمساعدتك على إنجاز الحدث المثالي. إليك القليل لتبدأ:

• 3 دروس في إدارة الأحداث من "فنان الكوارث"
• 5 مقاييس ستحدد عائد الاستثمار للحدث الخاص بك
• قوالب برنامج أحداث مجانية أو ميسورة التكلفة للأحداث على الميزانية
• 4 تطبيقات للأحداث للأجهزة المحمولة لزيادة مشاركة الحضور