6 نصائح حول الإنتاجية وإدارة الوقت لرواد الأعمال

هل تعلم ما هي أكبر سمة لرواد الأعمال وأصحاب الأعمال الناجحين ؟

إنهم يحرسون وقتهم بلا رحمة ويركزون على أهدافهم أثناء القيام بمهام متعددة وإنجاز الأمور .

لكن إدارة الأعمال تعني أنه لا يمكنك الهروب تمامًا من المهام الإدارية والمتكررة اليومية . أضف إلى ذلك الوابل المستمر من المكالمات الهاتفية ، وتحديثات وسائل التواصل الاجتماعي ، وإشعارات الهواتف الذكية ، وقد يبدو تحقيق ذروة الإنتاجية بمثابة حلم بعيد المنال.

لكن الأمر ليس مستحيلاً.

في هذه المقالة، سنشارك تقنيات إدارة الوقت العملية والقابلة للتحقيق لرائد الأعمال المشغول لمساعدتك على التركيز على المهام ذات الأولوية القصوى دون فقدان السيطرة على العمليات اليومية.

أهمية مهارات إدارة الوقت لأصحاب الشركات الصغيرة والمتوسطة

باعتبارك مالك شركة صغيرة ومتوسطة الحجم (SMB)، فإنك ترتدي العديد من القبعات. من المحتمل أن تكون المدير التنفيذي، ومدير التسويق، وممثل خدمة العملاء - والقائمة تطول.

ليس من المستغرب أن يعمل صاحب الشركة الناشئة في المتوسط ​​ما بين 50 إلى 70 ساعة في الأسبوع .

غالبًا ما يكون العمل لساعات طويلة جزءًا من مرحلة مبكرة من ريادة الأعمال ، ولكن من المهم أن تدرك أن طاقتك البدنية والعقلية محدودة. وقد تبدو مكافحة الحرائق اليومية وكأنها عمل، ولكنها تستنزف طاقتك فقط وتشتت انتباهك عن مهامك الإستراتيجية الأكثر أهمية.

إنه غير مستدام، ويؤدي إلى الإرهاق ، ويدمر التوازن بين العمل والحياة .

لهذا السبب يجب عليك تحديد أولويات متطلباتك حتى تتمكن من قضاء وقتك في العمل "على" عملك، وتوفير التوجيه الاستراتيجي، وإنشاء تجارب أفضل للعملاء، وإيجاد طرق مؤثرة لتفويض بقية المهام أو أتمتتها أو إلغاءها لضمان عملك يعمل بسلاسة.

نصائح عملية لإدارة الوقت لرواد الأعمال المشغولين

لا يمكنك تحسين ما لا تقيسه. قبل الاستفادة من أي استراتيجيات لإدارة الوقت ، يجب عليك مراجعة روتينك اليومي بعناية ومعرفة أين تقضي وقتك.

يمكنك القيام بذلك باستخدام تطبيقات تتبع الوقت أو ببساطة إدراج كل ما تفعله في جدول بيانات في نهاية اليوم . يجب أن تكون البيانات التي تبلغ أسبوعًا كافيًا لإظهار اتجاهاتك ومساعدتك في تحديد مجالات التحسين.

بمجرد حصولك على هذه الرؤى، استخدم الأساليب التالية لتحسين إنتاجيتك.

1. استخدم مصفوفة أيزنهاور لتحديد أولويات المهام

تعد مصفوفة أيزنهاور واحدة من الأدوات الأكثر شعبية لتحديد أولويات المهام وإدارة الوقت بشكل فعال.

وإليك كيف يعمل.

خذ جميع مهامك وقم بتنظيمها في أربعة أرباع.

عاجل وهام

هذه هي مهام العمل الأكثر أهمية التي تحتاج إلى اهتمامك الفوري - مشكلة العميل الحرجة، أو حملة مبيعات محدودة الوقت، أو الموعد النهائي للمشروع. إعطاء الأولوية لهم على كل شيء آخر.

هام ولكن ليس عاجلا

هذه مهام مهمة تساهم عادةً في سلامة عملك على المدى الطويل، مثل اجتماعات التخطيط السنوية وتعلم مهارات جديدة والاستثمار في برامج أفضل. ومن الأفضل جدولتها لوقت مناسب بدلاً من تأخيرها إلى أجل غير مسمى.

عاجل ولكن غير مهم

هذه مهام إدارية تشغيلية ومنخفضة المهارات تعتبر بالغة الأهمية لعملياتك اليومية ولكن يمكن تفويضها بسهولة .

ليست عاجلة وغير مهمة

هذه الأمور تقتل الوقت مثل تصفح وسائل التواصل الاجتماعي ، أو الاجتماعات غير المجدية، أو الإجراءات الشكلية الهرمية التي يجب عليك إزالتها من حياتك.

في المرة القادمة التي تقوم فيها بإنشاء قائمة مهام في بداية يوم عملك ، قم بتشغيلها من خلال هذه المصفوفة للتأكد من تحديد أولويات المهام الأكثر أهمية وتفويض الباقي أو جدولته أو حذفه.

2. تغلب على عوامل التشتيت باستخدام تقنية البومودورو

لا يمكننا الانفصال تمامًا عن وسائل التواصل الاجتماعي أو رسائل البريد الإلكتروني أو التفاعلات في مكان العمل. ولكن يمكننا تنظيم هذه الانحرافات للتأكد من أنها لا تؤثر على إنتاجيتنا.

هذا هو المكان الذي تكون فيه تقنية البومودورو فعالة للغاية.

تقنية بومودورو هي استراتيجية لإدارة الوقت تقوم بتقسيم العمل إلى فترات زمنية مركزة مفصولة بفترات راحة قصيرة.

يتكون مما يلي:

• فترات: تسمى كل فترة عمل بومودورو وتستمر عادة 25 دقيقة.
• فترات الراحة: فترات راحة قصيرة (عادةً 5 دقائق) تتبع كل فترة بومودورو.
• المجموعات: بعد أربعة بومودورو، هناك استراحة أطول مدتها 20-30 دقيقة.

استخدم فترات الراحة للاسترخاء، أو تصفح وسائل التواصل الاجتماعي ، أو القيام بأي شيء عادة ما يشتت انتباهك عن العمل. لكن حافظ على تركيزك الكامل خلال فترة العمل.

لا توجد قواعد صارمة وسريعة هنا. يمكنك تغيير مدة الفواصل الزمنية والفواصل لتناسب الأفضل بالنسبة لك.

3. حرر الوقت باستخدام الأتمتة

تعد أتمتة العمليات التجارية وسير العمل إحدى أفضل الطرق لتحرير وقتك وزيادة إنتاجيتك. هذا هو المكان الذي تظهر فيه أداة إدارة علاقات العملاء (CRM) مثل Act! يمكن أن يكون نوعًا قويًا من برامج إدارة الوقت لعملك.

يمكنك استخدام نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) لأتمتة عمليات التسويق عبر البريد الإلكتروني وتوليد العملاء المحتملين وسير عمل إدارة العملاء . بدلاً من إدخال معلومات العميل يدويًا في جداول بيانات مختلفة وقضاء ساعات كل يوم في البحث عن البيانات الصحيحة، استخدم Act! لتنظيم كل شيء في لوحة معلومات العميل.

فهو يوفر لك معلومات ثاقبة ويضمن لك قضاء المزيد من الوقت في اتخاذ قرارات العمل بناءً على رؤى العملاء بدلاً من إدارة جداول البيانات.

4. تقليل الاجتماعات من خلال الاتصال غير المتزامن

تتسبب الاجتماعات في خسائر إنتاجية تزيد قيمتها عن 37 مليار دولار كل عام.

ما هو أسوأ؟ يشعر 55% من المهنيين أن غالبية الاجتماعات كان من الممكن عقدها عبر البريد الإلكتروني.

الحل البسيط؟ استخدم أدوات الاتصال غير المتزامنة مثل البريد الإلكتروني وتسجيلات الشاشة والرسائل الصوتية وأدوات إدارة المشاريع للتعاون بشكل أكثر فعالية وتوفير الوقت . جدولة الاجتماعات فقط عندما لا يكون هناك خيار أفضل.

5. قم بإنشاء مصدر معرفي لفريقك

أنت صاحب عمل ، ومن الطبيعي أن تعرف الكثير عن عملك وكيف تريد أن يديره موظفوك نيابةً عنك.

لماذا لا تحول هذه المعلومات إلى مصدر معرفي من خلال تسجيلات الفيديو والمقالات والأدلة وإجراءات التشغيل القياسية (SOPs) التي يمكن لموظفيك استخدامها في كل مرة يحتاجون فيها إلى التوجيه؟ قد يوفر لك هذا آلاف الساعات مع مرور الوقت ويقلل من اعتماد فريقك عليك.

6. تعلم أن تقول لا (في كثير من الأحيان)

إن رفض أي شيء لا يتوافق مع أهدافك أو رؤيتك هو قوة عظمى يحتاجها كل صاحب عمل .

كان ستيف جوبز مشهورًا بفعل ذلك في شركة آبل. ولكنه يصلح أيضًا للشركات الصغيرة لأن فريقك أو المستثمرين أو شركاء العمل قد يحاولون أحيانًا جذبك إلى مهام لا تستحق وقتك.

تعلم أن تقول لا أكثر من نعم، وستكون أكثر إنتاجية من منافسيك.

قم بإنشاء عادات وروتين يومي لإنجاز المزيد

في النهاية، إنتاجيتك كرجل أعمال تتلخص في إنشاء روتين يومي منتج يقود يومك.

إن وجود روتين يعني قدرًا أقل من عدم اليقين والانحرافات والمفاجآت. ونتيجة لذلك، ستتمكن من التركيز على الأهداف طويلة المدى وقضاء المزيد من الوقت في العمل "على" عملك.

وبطبيعة الحال، ستظل بحاجة إلى التعمق في الأمور التشغيلية من وقت لآخر.

ولكن هذا هو المكان الذي سيساعدك فيه تحديد الأولويات والتفويض، والأهم من ذلك، أتمتة مهامك في إدارة الوقت بشكل فعال .

للبدء في أتمتة المهام وتحرير وقتك، امنح Act! نسخة تجريبية مجانية لمدة 14 يوما .