6 مفاتيح للتواصل الفعال مع مجلس الإدارة

يمكن أن يعني الاتصال الفعال مع مجلس الإدارة داخل المنظمة الفرق بين تجاوز توقعات المساهمين والفشل في تحقيق الأهداف المحددة. لسوء الحظ ، تفشل غالبية مجالس إدارة الشركة وفرق الإدارة في التأثير بشكل إيجابي على نتائج الأعمال

أفاد بحث أجرته شركة الاستشارات الإدارية العالمية McKinsey & Company مؤخرًا أن 64 في المائة من مجالس الإدارة كان لها تأثير منخفض أو أقل من المتوسط ​​على خلق قيمة الشركة على المدى الطويل.

ما الذي يسبب عدم فاعلية مجلس الإدارة أو فريق الإدارة؟ الاستراتيجيات المعيبة وتعيين الأشخاص الخطأ في مناصب إدارية سببان رئيسيان. يعد الافتقار إلى التواصل الواضح وفي الوقت المناسب مع مجلس الإدارة من المساهمين الرئيسيين الآخرين في عدم فعالية المجلس.

تتضح القوة المطلقة للتواصل الفعال مع مجلس الإدارة في مثال حديث من Facebook. وفقًا لمدير العمليات على Facebook ، شيريل ساندبرج ، قام الرئيس التنفيذي مارك زوكربيرج مؤخرًا بتحسين كفاءة اجتماعات Facebook من خلال تنفيذ استراتيجيتين أساسيتين للتواصل:

1) إرسال المواد إلى الحاضرين مسبقًا و 2) تحديد الأهداف في بداية كل اجتماع.

ما هي بعض الاقتراحات الأخرى لتحسين التواصل في مجلس الإدارة؟ تحقق من هذه الاقتراحات الستة:

1. تطوير وتوصيل إستراتيجية اتصال محددة لمجلس الإدارة

تبدأ أفضل طريقة لضمان النجاح على المدى الطويل من مجلس إدارة الشركة بتطوير إستراتيجية قوية ، يتبعها توصيل هذه الإستراتيجية إلى جميع أعضاء مجلس الإدارة.

ضع إستراتيجية محددة من البداية لإعطاء اللوحة خريطة طريق لاتباعها. إن التأكد من تواجد جميع أعضاء مجلس الإدارة في نفس الصفحة أمر بالغ الأهمية لتحقيق النجاح.

عند بناء مجلس ، في حين أنه من المهم إيصال الأهداف ، فإنه من الأهمية بمكان إيصال العقبات الحالية بوضوح والمحاولات السابقة لحل هذه المشكلات. وهذا يمكن المجلس من تجنب اتباع الاستراتيجيات القديمة والفاشلة.

غالبًا ما تبتكر المجالس الفعالة استراتيجيات جديدة لمواجهة أي تحديات تواجهها ، ومن ثم التأكد من أن كل شخص معني يفهم الاستراتيجية وما هو متوقع منهم.

2. تحديد الأدوار والتواصل معها

يمثل تحديد الأدوار الخاصة بكل عضو من أعضاء مجلس الإدارة والتواصل معها جزءًا حيويًا من وضع إستراتيجية مجلس الإدارة للمضي قدمًا. يحتاج مجلس الإدارة الفعال إلى قائد قوي ، عادة ما يكون الرئيس التنفيذي أو مدير العمليات ، للتأكد من أن مجلس الإدارة يمتلك كل ما يحتاجونه للحصول على أفضل فرصة للنجاح.

يحتوي مجلس الإدارة أيضًا على أدوار أخرى ، بما في ذلك المدير المالي (CFO) ، والسكرتير ، وأي مرؤوسين آخرين قد يقعون تحت قيادة المناصب المذكورة أعلاه.

إيصال دور كل عضو من أعضاء مجلس الإدارة. على سبيل المثال ، يتعامل المدير المالي مع معظم المسائل المالية للشركة ويمتلك معرفة استثنائية بالجدوى المالية لاستراتيجية معينة.

ومع ذلك ، فإن المدير التنفيذي هو صانع القرار النهائي بشأن استمرار المشروع أم لا. يحتفظ السكرتير بجميع محاضر الاجتماعات ويحتفظ بوثائق وسجلات الشركة ، مع التأكد من أن مجلس الإدارة يحتفظ بإمكانية الوصول إلى المعلومات التي يحتاجها عند تطوير استراتيجيات جديدة أو اتخاذ قرارات مهمة.

وبالتالي ، فإن التأكد من أن جميع أعضاء مجلس الإدارة يفهمون ما هو متوقع منهم يمكن أن يمنع سوء الفهم حول من يتحمل المسؤولية عن مهام محددة.

3. تكوين فريق من المحترفين الذين يمتلكون مهارات اتصال استثنائية

لا يقتصر بناء مجلس الإدارة أو فريق الإدارة على قيام الرئيس التنفيذي أو مدير العمليات بتعيين أكثر الأفراد المؤهلين لكل منصب. يجب عليهم أيضًا التأكد من أن كل فرد يمكنه العمل بفعالية مع الآخرين على السبورة والتواصل بقوة ودقة.

تعمل المجالس الأكثر فاعلية في جو من الاحترام والتواصل المفتوح بين أعضاء مجلس الإدارة. هذا يعني أن الأفراد في مجلس الإدارة يحترمون آراء زملائهم أعضاء مجلس الإدارة ويقبلون القرار النهائي الذي اتخذه الرئيس التنفيذي أو مدير العمليات.

يجب على الرؤساء التنفيذيين ومديري العمليات أيضًا البحث عن الأفراد الذين تكمل أساليب عملهم ، بما في ذلك أساليب الاتصال الخاصة بهم ، بعضهم البعض.

يمكن للقدرة على العمل معًا بشكل جيد أن تقطع شوطًا طويلاً نحو تماسك مجلس الإدارة الشامل وحتى تسهل نجاحًا أكبر ، حيث إن اللوحة الموحدة غالبًا ما تحقق أكثر بكثير من لوحة محفوفة بالاقتتال الداخلي وعدم القدرة على اتخاذ القرار ونقص التواصل الواضح.

4. اختر أدوات الاتصال الصحيحة للوحة

في نهاية المطاف ، تعمل قنوات الاتصال نفسها على تحقيق أو كسر فعالية مجلس الإدارة أو فريق الإدارة ، خاصةً بالنسبة للمجالس التي تضم أعضاء الفريق الذين غالبًا ما يكونون بعيدين عن مجلس الإدارة.

بدون أساليب اتصال قوية ، غالبًا ما تتحلل إستراتيجية الشركة إلى سلسلة من الفرص الضائعة والعثرات.

يمثل استخدام الأدوات التعاونية عبر الإنترنت ، مثل TextMagic ، إحدى الطرق لمنع هذا النوع من حواجز الاتصال. وفقًا لدراسة حالة Loomion AG ، ضمن حل الرسائل النصية تواصل أفضل مع مجلس الإدارة بين أعضاء مجلس الإدارة ، مما يسمح بإدارة أفضل لاستراتيجية مجلس الإدارة بشكل عام.

5. اطرح أسئلة ولا تفترض

يطرح أفضل الرؤساء التنفيذيين وأعضاء مجلس الإدارة أسئلة لبعضهم البعض ، خاصة إذا نشأ التباس أثناء المناقشة. في بعض الأحيان ، على الرغم من ذلك ، يتردد الرئيس التنفيذي أو أعضاء مجلس الإدارة الآخرين في طرح أسئلة مهمة يمكن أن تساعد في توضيح الموقف ، مما قد يتسبب في أزمة اتصال.

يظهر الرؤساء التنفيذيون وقادة فرق الإدارة الذين يطرحون الأسئلة على أنهم جريئون ومهنيون ، وهذا بدوره يشجع الآخرين على فعل الشيء نفسه. بالإضافة إلى توعية الجميع بسرعة أكبر ، فإن طرح الأسئلة يساعد أيضًا في الكشف عن أي عيوب في الخطة أو الإستراتيجية قبل أن يكبروا بشكل كبير.

6. توثيق أي تغييرات وإبلاغ التغييرات لجميع المعنيين

عندما يجتمع مجلس الإدارة ، فإن أي تغييرات ينفذها المجلس في الاستراتيجية الحالية تحتاج إلى التوثيق والتوزيع المناسبين. غالبًا ما يؤدي عدم القيام بذلك إلى حدوث ارتباك حيث يتدافع الجميع للوصول إلى نفس الصفحة.

يمكن أن تساعد الأدوات مثل مصفوفات المسؤولية وسجلات التغيير في تتبع أي تغييرات تمت مناقشتها أثناء الاجتماعات أو من خلال وسائل الاتصال الأخرى مثل الرسائل النصية.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن التوثيق المناسب للتغييرات في الإستراتيجية يجعل من السهل توصيل هذه التغييرات لموظفي الشركة. في أغلب الأحيان ، ليس لدى موظفي الشركة أي فكرة عن أي مناقشات تجري خلف أبواب مجالس الإدارة.

إن مواكبة التغييرات التي تمت مناقشتها وإبلاغ هذه التغييرات للموظفين يسمحان للشركة بالعمل ككل أكثر تماسكًا.

غالبًا ما تجد المجالس أنه من المهم أن يكون لديها حل قابل للتطبيق لضمان اتصالات المجلس السلس بين أعضاء الفريق المختلفين. تساعد الطريقة المرنة والموثوقة للإبلاغ عن أي تغييرات بين أعضاء مجلس الإدارة ، سواء في المكتب أو خارجه ، على ضمان نجاح أكبر بينما يتابع مجلس الإدارة استراتيجيته.

مع الطبيعة المتغيرة للأسواق اليوم ، تمتلك المجالس الفعالة القدرة على التكيف بسرعة والبقاء على اطلاع دائم من خلال استخدام استراتيجيات وأساليب اتصال مؤثرة.