5 نصائح لإدارة الوقت لمساعدة فريقك على الهروب من فخ تعدد المهام

في العمق ، يعلم الجميع أن تعدد المهام هو فخ. إنها ليست حيلة إنتاجية نهائية بقدر ما تقوم بتحويل انتباهك بسرعة من مهمة إلى أخرى ثم ذهابًا وإيابًا. يبدو أنك تنجز الكثير من العمل بينما تتباطأ في الواقع. يؤثر هذا التبديل السريع للسياق بين المهام على النتيجة ، حيث تظهر الدراسات أن تعدد المهام يقلل من الوقت الإنتاجي بنسبة 40٪!

حتى مع العلم أن تعدد المهام يقتل تركيزك ، فقد يكون من المغري أن تفعل ذلك بالضبط - ربما أكثر من ذلك إذا كنت تعمل من المنزل ، أو عندما تتخلف عن الموعد النهائي للمشروع أو تستعد لإطلاق منتج. بعد فترة وجيزة ، ينتهي بك الأمر بنتائج دون المستوى ، وموظفين مجهدين ، وخسارة في الإنتاجية.

لذا ، كيف يمكن لفريقك الهروب من فخ تعدد المهام؟ الجواب: إدارة أفضل للوقت .

لماذا إدارة الوقت مهمة؟

ببساطة لأن الوقت محدود والعمل ليس كذلك. في عالم اليوم التنافسي ، فإن الضغط من أجل إنجاز الأشياء الآن لا يلين ، والعقبات كثيرة ، وليس لدينا سوى ساعات طويلة في اليوم. سواء كنت مديرًا تنفيذيًا أو مديرًا أو حتى مساهمًا فرديًا ، فإن معرفة كيفية إدارة وقتك بشكل أفضل هي مهارة لا تقدر بثمن تحقق أرباحًا غنية.

الحقيقة هي أنه يمكننا التحدث طوال اليوم عن أهمية إدارة الوقت. بدلاً من ذلك ، إليك خمس إحصائيات قاتمة لتوضيح سبب الحاجة إلى الساعة:

• الاجتماعات: يقضي المديرون ما يصل إلى 12 ساعة في الاجتماعات كل أسبوع ؛ يقضي الموظفون حوالي 9 ساعات كل أسبوع في التحضير للاجتماعات وحضورها ( AskCody )
• البريد الإلكتروني: يقضي العاملون في مجال المعلومات 3-4 ساعات في المتوسط ​​كل يوم في التحقق من البريد الإلكتروني ( Adobe )
• الإلهاءات: في المتوسط ​​، يستغرق الأمر منا حوالي 25 دقيقة للعودة إلى مهمة ما بعد تشتيت انتباهنا ( غالوب )
• الانقطاعات: أبلغ 71٪ من الموظفين عن انقطاعات متكررة أثناء العمل ، و 29٪ فقط قالوا إنهم يستطيعون حجب أي شيء آخر أثناء العمل ( Forbes )
• الإنتاجية: نحن نقضي 60٪ أو أقل من وقت عملنا بشكل منتِج ( Atlassian )

يمكن أن تساعد استراتيجيات إدارة الوقت فريقك على العمل بكفاءة أكبر كل يوم ، متجاوزًا فخ المهام المتعددة. لا يؤدي ذلك إلى تحسين الإنتاجية فحسب ، بل يقلل أيضًا من التوتر والقلق المرتبطين بالعمل.

كيفية تحسين إدارة الوقت لفريقك

يتضمن تحسين إدارة الوقت لفريقك دمج عادات جديدة في الروتين اليومي للموظفين مع التخلص من قائمة غسيل العادات السيئة - الشخصية والتنظيمية . يعد اعتماد الأدوات المناسبة لإدارة الوقت والمشاريع بداية جيدة. لذلك ، تشجع موظفيك على إنشاء المهام وتحديد أولويات المهام ، وتخصيص فترات زمنية للعمل المركّز ، وتنفيذ أيام عدم الاجتماعات ، والحد من عوامل التشتيت ، وسرعة إنجاز المهام ، وما إلى ذلك. ومع ذلك ، مثل معظم العادات ، يتطلب شحذ مهارات إدارة الوقت ، حسنًا ، الوقت والجهد. يقصد كل التورية.

فيما يلي 5 نصائح فعالة لإدارة الوقت لمشاركتها مع فريقك الآن:

1. قم بالتنظيم وتحديد الأولويات كل يوم
2. أغلق صندوق الوارد الخاص بك ، لا بجدية
3. ضع التقويم الخاص بك للعمل
4. احجز اجتماعات قصيرة ، وحافظ على تركيزها
5. العمل دون اتصال عندما تستطيع

قم بالتنظيم وتحديد الأولويات كل يوم

ابدأ بجعل موظفيك يسردون ما يحتاجون إلى إنجازه اليوم. قسّم هذه القائمة إلى مستوى المهمة وقيّم العمل الذي يحتاج إلى معالجته أولاً (وما الذي يمكن أن ينتظر). اجعل هذا دليلًا لكيفية قضاء فريقك للوقت والاهتمام.

حدد مواعيد نهائية واضحة وصادقة لإنجاز كل مهمة. كن طموحًا مع الجداول الزمنية الخاصة بك ولكن ليس بشكل غير معقول - هذا فقط يتطلب ضغطًا عقليًا. أخيرًا وليس آخرًا ، اطلب من كل عضو في الفريق أن يشطب المهام المكتملة فعليًا من القائمة للبقاء متحمسًا طوال يوم العمل.

اجعل تنظيم العمل وتحديد أولوياته جزءًا من روتين بداية اليوم أو روتين نهاية اليوم ، بحيث يمكنك تقييم ما أنجزه فريقك كل يوم ونقل العمل غير المكتمل إلى قائمة مهام اليوم التالي. أخيرًا ، لا تتردد في إعادة ترتيب أولويات المهام بناءً على المعلومات الجديدة ومتطلبات العمل المتغيرة باستمرار.

نصيحة احترافية: تساعد أداة Flock's Shared To-Dos فريقك في إدارة جميع مهامهم في قائمة واحدة ، وإنشاء الأدوار والمواعيد النهائية التي يمكن لأي شخص رؤيتها وتغييرها في أي وقت.

أغلق بريدك الوارد — لا ، بجدية

القليل من الأشياء في الحياة يمكن أن تخرج انتباهنا عن مساره مثل إشعار التنبيه المزعج "لديك بريد" ، والذي يستدعي رد فعل شبه بافلوفيان لدى البشر للتحقق من البريد الإلكتروني. هل تتذكر تلك الإحصائيات الخمس القاتمة؟ نقضي وقتًا أطول في فحص البريد الإلكتروني كل يوم مقارنة بعملنا ، وكل مقاطعة تستهلك ما يقرب من نصف ساعة من انتباهنا. الحقيقة هي أن البريد الإلكتروني يمكن أن ينتظر ، خاصة عندما تركز على مهمة ما. إنه مصمم ليكون غير متزامن ويتم تقديمك بشكل أفضل باستخدام الدردشة الجماعية أو الهاتف أو مكالمات الفيديو للمحادثات في الوقت الفعلي.

خصص فترات زمنية محددة في اليوم للتحقق من البريد الإلكتروني والرد عليه. طبق قاعدة دقيقتين لـ David Allen: إذا كان من الممكن الرد على رسالة بريد إلكتروني في أقل من دقيقتين ، فعليك بالرد فورًا بدلاً من وضعها جانبًا. حافظ على صندوق الوارد الخاص بك منظمًا لتتبع المهام والمتابعات المعلقة بشكل أفضل ، وقضاء وقت أقل على البريد الإلكتروني. أغلق عميل البريد عند الانتهاء ، وقاوم إغراء الرد فورًا على تنبيهات البريد الإلكتروني الجديدة. إذا كان هذا يمثل تحديًا كبيرًا ، ففكر في إيقاف تشغيل الإشعارات وإسكات هاتفك أثناء العمل.

ضع التقويم الخاص بك للعمل

استخدم التقويم الخاص بك لحجز الوقت وليس الاجتماعات فقط. قم بجدولة 30-60 دقيقة من الوقت في التقويم الخاص بك لتقسيم يوم عملك والتأكد من أن لديك الوقت للعمل على المهام ذات الأولوية. يتيح ذلك لزملائك معرفة وقت انشغالك ، مما يقلل بشكل كبير من المقاطعات أثناء العمل المركز. احرص على عدم المبالغة في ذلك - أو سيشعرون أنك غير متاح طوال الوقت.

تعمل خدمات التقويم الحديثة مثل تقويم Google عبر الأجهزة ، لذا يمكنك جدولة الوقت حتى أثناء التنقل وستتم مزامنته تلقائيًا مع محطة العمل الخاصة بك. ادمج تقويم Google في Flock لمشاهدة جميع الأحداث الخاصة بك في مكان واحد وجدولة أحداث جديدة مباشرة من دردشة أو قناة مشتركة. هناك ميزة أخرى تم الاستخفاف بها لكنها قوية وهي القدرة على إنشاء تقاويم متداخلة للمواعيد الشخصية ومواعيد العمل حتى لا تحجز نفسك مرتين. عندما يكون ذلك ممكنًا ، قم بحجز الاجتماعات بشكل متتال بحيث يكون لديك بقية اليوم للعمل دون انقطاع.

احجز اجتماعات قصيرة ، وحافظ على تركيزها

حدد أولويات وقت زملائك في العمل. يعد الاجتماع الطويل الذي يخرج عن الموضوع بمثابة ضيعة للوقت لجميع المشاركين ويتخلف الجميع عن المهام الخاصة بهم. تذكر أنه يمكن إجراء المحادثات العرضية والتعليقات الجانبية الأخرى بشكل غير متزامن عبر البريد الإلكتروني أو أدوات الدردشة مثل Flock. عند جدولة الاجتماعات ، احجزها لوقت أقل مما تعتقد أنها ستستغرقه. الوقت الإضافي للاجتماعات يشجع المشاركين على توسيع الأمور. على العكس من ذلك ، فإن خلق شعور بالإلحاح يمكن أن يساعد الجميع على البقاء على ما يرام. هذا الاجتماع لمدة ساعة واحدة؟ احلق لمدة 15 دقيقة وانظر كيف ستسير الأمور. جيد؟ اعصرها في 30 دقيقة! وقت أقل في الاجتماعات يعني مزيدًا من الوقت لإنجاز مهامك.

العمل دون اتصال عندما تستطيع

المكالمات الهاتفية وتنبيهات البريد الإلكتروني ورسائل الدردشة والإشارات الاجتماعية وإشعارات التطبيقات - نحن نعمل في عالم لا حصر له من عوامل التشتيت المستمرة. حتى أصغر المقاطعات ، التي تتكرر كثيرًا بما يكفي ، يمكن أن تكلفك قدرًا كبيرًا من الوقت الإنتاجي. هذا هو السبب في أن العمل دون اتصال بالإنترنت طريقة رائعة للحد من عوامل التشتيت وتركيز انتباهك على المهام ذات الأولوية.

شجع فريقك على التواصل بين الأوقات "المتاحة إلكترونيًا" مع بعضهم البعض ، واطلب منهم الاتصال أو إرسال رسالة نصية إذا كانت هناك حالة طوارئ خلال ساعات العمل دون اتصال. شجع أيضًا على الاستخدام المنتظم لوظيفة Flock's Do Not Disturb ، التي تحدد عندما لا يكون المستخدم متاحًا وتعطي إطارًا زمنيًا لوقت عودته. يتيح ذلك للجميع في الفريق معرفة متى يمكنهم توقع ردود سريعة في الوقت الفعلي من زملائهم في العمل ، ومتى لا ينبغي عليهم ذلك.