3 أفضل الممارسات لمجموعات B2B الرئيسية

يمكن أن تكون مجموعات الأعمال التجارية (B2B) صعبة.

إذا تمت إدارتها بشكل جيد ، فلن تؤدي عمليات التحصيل إلى تحسين التدفق النقدي فحسب ، بل ستساعد أيضًا في الحفاظ على علاقات العملاء .

يمكن أن يساهم أيضًا في بناء سمعتك لكونك موردًا داعمًا ومحترفًا في السوق الخاص بك.

فيما يلي مراجعة سريعة لأفضل الممارسات لمجموعات B2B ، بناءً على خبرتنا وخبراتنا.

أفضل ممارسة 1: ضع B2B في اعتبارك

غالبًا ما يحتاج عملاء B2B إلى خيارات دفع مرنة ومخصصة لتلبية احتياجات أعمالهم المعقدة. وعلى عكس نظرائهم من الشركات إلى المستهلكين (B2C ) ، قد يستغرق الأمر وقتًا وجهدًا أطول بكثير لاكتساب عملاء B2B الجدد وضمهم.

سيساعدك اتباع أفضل الممارسات حول الحسابات المستحقة القبض في الحفاظ على سمعة جيدة والاحتفاظ بعلاقاتك بين الشركات.

ما هي حسابات القبض (AR)؟

الذمم المدينة (AR) هي الأموال المستحقة لشركة أو فرد مقابل خدمات أو منتجات تم توفيرها بالفعل.

من الناحية النظرية ، يمكن أن يشمل ذلك فاتورة لم يتم دفعها على الفور. من الناحية العملية ، عادةً ما تنطبق فقط على المدفوعات المتأخرة أو الرسوم المتأخرة أو الائتمان الممتد عبر خطط دفع أكثر تعقيدًا أو طويلة الأجل.

ما هي إدارة الذمم المدينة؟

إدارة الذمم المدينة هي العملية التي يتم من خلالها إدارة المدفوعات المستحقة للشركة.

يتضمن ذلك كيفية تسجيل الفواتير والحسابات المتأخرة الأخرى وإصدارها ومعالجتها وتتبعها ومتابعتها.

كما يتضمن أيضًا مشكلات مدفوعات أخرى مثل الرسوم المتأخرة أو التكاليف غير المتوقعة المتعلقة بخدمتك ، بالإضافة إلى الاتصال بالعملاء وتحصيل المدفوعات.

تختار الشركات بشكل متزايد الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة A / R ، بسبب المهام اليدوية المرهقة التي تعطل الفرق وتزيل التركيز عن الابتكار.

هل تختلف إدارة حسابات B2B عن إدارة حسابات B2C؟

تعني طبيعة الأعمال بين الشركات أن رأس المال العامل وشروط الدفع غالبًا ما تتطلب تخطيطًا دقيقًا ودورات عمل أطول وأنظمة ائتمان منظمة بشكل خاص.

بسبب هذه الظروف ، من المرجح أن تكون القيمة الدائمة لعميل B2B أعلى بكثير من مستهلك السوق الشامل. بمعنى ، يجب أن تحترم الاحتياجات المختلفة لعملاء B2B.

يعد إنشاء عملية بيع أمرًا واحدًا ، ولكن رعاية علاقات العملاء هذه والحفاظ عليها تركز على تجربة العميل بدءًا من "زر الشراء" وصولاً إلى إعداد الفواتير وما بعده.

عالم B2B صغير والشركات تتحدث غالبًا. إذا كان عدد قليل من صانعي القرار يدركون بشكل سلبي سياسة التحصيل أو عملية تحصيل المدفوعات ، فقد تجد أن عملك يكتسب سمعة لكونه من الصعب التعامل معه.

أفضل ممارسة 2: التواصل بوضوح

يجب أن يكون توصيل حسابك وعملية الدفع بوضوح أولوية قصوى لإدارة حسابات B2B.

كن دقيقًا وصريحًا في اتصالاتك. إذا كانت المعلومات المهمة حول تواريخ الاستحقاق والرسوم المتأخرة وعملية التحصيل مكتوبة بلغة قانونية في النسخة الصغيرة من العقود ، فمن المحتمل أن يتم تفويتها.

يجب أن تكون جميع شروط الدفع والمواعيد النهائية وخطوات المتابعة المتأخرة مدرجة بوضوح ومتاحة لعميلك.

تأكد من ذكر هذه التفاصيل شفهيًا أو في وسائل الاتصال الأخرى في وقت مبكر من العلاقة والإشارة إلى المكان الذي يمكن العثور عليها فيه. يمكن أيضًا تضمين هذا في عملية المطالبة التلقائية.

أفضل ممارسة 3: اتبع خطوات المجموعات المتسقة

ومع ذلك ، إذا لم يقم عميلك بالدفع أو الرد عبر قنوات الاتصال العادية في الوقت المناسب ، فإن الخطوات التالية مرتبة.

6 خطوات لأفضل الممارسات لتحصيل حسابات القبض

1. الأسئلة الأساسية الأولى التي يجب أن يطرحها عملك على نفسه

ضع في اعتبارك القائمة المرجعية التالية في وقت مبكر من عملية اتخاذ القرار:

• هل تم إرسال الفاتورة من وإلى الشخص الصحيح؟
• هل حاولت الاتصال بصاحب العمل مباشرة؟
• هل تم تلقي استجابة أولية؟
• هل هناك نمط مع فواتيرهم التي فات موعد استحقاقها؟

• هل هذه فترة مزدحمة بشكل خاص لصناعة العميل أو الشركة؟
• هل هناك خطة دفع بديلة يمكنك تقديمها لهم؟

2. قنوات الاتصال الأخرى

في العديد من البلدان ، يتم تنظيم الاتصالات بين الشركات والاتصالات التجارية بشكل مختلف عن B2C.

على سبيل المثال ، في الولايات المتحدة ، يقيد قانون ممارسات تحصيل الديون العادلة (FDCPA) طرق تحصيل ديون المستهلكين مثل المكالمات المتكررة أو المكالمات في العمل أو الكشف عن المعلومات المتعلقة بالديون لأطراف ثالثة.

ومع ذلك ، في العالم التجاري ، يمكن للشركات الاتصال بالعديد من الأشخاص داخل نفس الشركة من خلال مكالمات متكررة واستخدام أدوات تتبع التخطي.

ما هو تخطي التتبع؟

تتبع التخطي (المعروف أيضًا باسم تتبع المدينين ) هو تتبع المعلومات عن المدينين الذين "تخطوا المدينة".

يساعد استخدام خدمة أدوات التتبع التخطي جهود المجموعات من خلال القيام بالأعمال التي تستغرق وقتًا طويلاً حول البحث وجمع المعلومات المطلوبة قبل الاتصال بعملاء معينين.

3. خطاب الطلب

إذا تم تجاهل سطور استفسارك القياسية لفترة طويلة ، ففكر في إرسال خطاب طلب.

ما هو خطاب الطلب؟

خطابات الطلب هي وثائق يكتبها عادة محامون نيابة عن المنظمة. تهدف إلى حل دفعة أو أي نوع آخر من النزاع بين الشركات (العقد المخالف ، الشروط المخالفة ، إلخ).

خطابات الطلب هي في نفس الوقت الخطوة الأولى نحو الإجراءات القانونية والجهود المبذولة لمنعها.

يقومون بتفصيل النزاع وإنشاء مسار ورقي يمكن استخدامه كدليل لاحقًا ، إذا لزم الأمر.

كم من الوقت يجب أن ترسل خطاب طلب؟

هذا يختلف بين الأعمال والعلاقة المحددة مع العميل. قد تتأثر تعاملاتك المستقبلية مع العميل إذا قمت بإرسالها في وقت مبكر جدًا.

كأفضل ممارسة عامة ، نقترح الانتظار لفترة زمنية محددة بوضوح ، أي 30 أو 60 أو 90 يومًا قبل إرسال خطاب طلب.

4. تحصيل الديون

إذا كانت جهود التحصيل الخاصة بك لا تزال تفشل ، فإن التعاقد مع وكالة مختصة بمجموعات B2B يعد الخطوة المنطقية التالية للعديد من الشركات.

يفضل الكثيرون خبرتهم ، حيث من المرجح أن يفهموا طبيعة الحساب والعملاء المشاركين بشكل أفضل من أولئك الذين يركزون على حسابات المستهلك.

إذا نجح هذا المسار ، فقد يحل النزاع ويوفر وقتك أنت وعميلك في المحكمة.

5. التقاضي

لا تفكر في الذهاب إلى المحكمة إلا بعد فشل جميع الجهود الأخرى ، وأنت واثق جدًا من النتيجة الإيجابية.

قد لا يكون فقدان القضية مكلفًا فحسب ، بل قد يؤثر أيضًا على احتمالية استخدام العملاء المحتملين الآخرين لمنتجاتك أو خدماتك.

6. قلل من خسائرك؟

قد يكون التعاقد مع مكتب محاماة مكلفًا ويستغرق وقتًا ثمينًا. إن تجنب مغالطة التكلفة الغارقة ليس بالأمر السهل.

إذا كان استرداد الدين يبدو غير مرجح ، أو أن الجهود الداخلية تستهلك الكثير من موارد الشركة ، أو أن التسوية ستكون أقل من التكاليف القانونية الخاصة بك ، فقد يكون الوقت قد حان لشطب الشركة الديون.

يعتبر الاستسلام قرارًا صعبًا ولكنه يعني أنه يمكنك إنفاق المزيد من الموارد على العملاء المهمين.

استنتاج

إدارة عملية التحصيل عبارة عن نفقات غير مرغوب فيها تستنزف موارد الشركة.

يمكن أن يساعد اتباع أفضل الممارسات الخاصة بمجموعات B2B في تقليل هذه الجهود.

يعد التواصل الواضح لشروطك والمواءمة مع عمليات عملائك أمرًا ضروريًا. ستساعدك المتابعة اليومية والموثقة على الحفاظ على نهج احترافي وعلاقات جيدة وتدفق نقدي.

هذه ضرورية لأن مجموعات B2B تختلف عن مجموعات المستهلك. هناك مجموعة صغيرة نسبيًا من عملاء B2B ولديها ممارسات فريدة للفوترة والائتمان.

لن تساعدك هذه النقاط على التعامل بفعالية مع حالات التحصيل فحسب ، بل ستقلل أيضًا من احتمالية ظهورها.

من المحتمل أن يؤدي إنشاء معايير وعمليات واضحة إلى مكافأة العلاقات طويلة الأمد مع عملائك.