10 قوالب بريد إلكتروني تساعدك على قول "آسف" للرد المتأخر

لا تقسو على نفسك إذا نسيت أحيانًا الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك على الفور.

يعلم الجميع أن الحياة تصبح محمومة ، ولكن عندما يتعلق الأمر برسائل البريد الإلكتروني الاحترافية التي يتم تلقيها من زميل أو عميل ، فسيتعين عليك الاعتراف بتأخيرك في وقت ما.

لا تستطيع كل شركة التعامل مع الاتصالات غير المتزامنة ، خاصةً إذا كنت تعمل مباشرةً مع العملاء أو البائعين الخارجيين.

لذا ، إذا كنت مدينًا بالفضل للبريد الإلكتروني ، فهناك طريقة لصياغة رد متأخر بطريقة صادقة ولباقة. إذا تذكرت للتو بريدًا إلكترونيًا قمت بتأجيله الأسبوع الماضي (أو الشهر الماضي!) ، فحاول ألا تقلق. إليك بعض قوالب البريد الإلكتروني التي يمكنك استخدامها لمساعدتك على قول "آسف" للرد المتأخر.

1. اشرح أنك مشغول
2. أظهر اهتمامك
3. توصيل الأخبار السيئة
4. أعتذر مقدما
5. لا تعتذر

"الاعتذار عن الرد في ساعة متأخرة؛ لقد كنت مشغولاً بـ X "

إذا تلقيت بريدًا إلكترونيًا من أحد الزملاء - حتى لو كنت رئيسًا - أو عميلًا مهمًا ، فلا داعي لترك وظيفتك لتجنب إرباك الرد المتأخر. حتى إذا نسيت إرسال مستند مُلح أو تقديم المعلومات التي تشتد الحاجة إليها ، فمن الأفضل أن تتأخر عن ألا تأتي أبدًا. إذا كان المشروع يحتوي على أجزاء متحركة متعددة ، وفي التبديل العشوائي ، تم تأجيل رسالة بريد إلكتروني لفترة طويلة جدًا أو تم نسيانها ، اعترف وجرب أحد هذه الأجزاء:

اعتذاري عن الرد المتأخر. لقد كنت مشغولاً بالبحث عن [المستندات والبيانات والملفات وما إلى ذلك] التي طلبتها وفقدت رسالتك أثناء التبديل العشوائي. بعد طول انتظار ، كل شيء مرتبط. واسمحوا لي أن أعرف إذا فاتني أي شيء.

آسف لتأخر الرد. لقد كان [أدخل لقب زميل أو رئيس رئيسنا] على الطريق هذا الأسبوع ، وأود أن أضع عينيك على المستندات التي طلبتها للتأكد من أن الجودة من الدرجة الأولى. سأتابع معك عندما يعود الأسبوع المقبل. آسف للعودة إليك في وقت متأخر جدا. استغرق المشروع مني وقتًا أطول قليلاً مما توقعت ، وأردت التأكد من أنني أرسل لك أفضل نسخة منه. إنه مرفق الآن. أعدك أن هذا لن يحدث مرة أخرى!

لتسريع العملية ، قم بالرد مباشرة باستخدام أداة أكثر تزامنًا مثل نظام المراسلة المشترك. سيضمن ذلك هبوط الاستجابة مباشرة في حضنهم وعدم التغاضي عنها.

"آسفة على ردي المتاخر؛ كيف تسير الأمور مع X؟ "

إذا تلقيت رسالة بريد إلكتروني ودية من زميل أو عميل تقدره ونسيت الرد ، ففكر في الاعتذار من خلال إظهار اهتمامك به واستمرار العلاقة. بدلًا من أن تقول ببساطة أنك آسف وتتجول في الحديث عن سبب إهمالك للرد في وقت أقرب ، فكر في شيء محدد أخبروك به أو شيء قد يرغبون في إظهاره لك أن اهتماماتهم في الاعتبار. جرب واحدة مما يلي:

شكرًا لك على ملاحظتك المدروسة قبل بضعة [أيام ، أسابيع ، شهور]. لقد كانت الأمور محمومة من ناحيتي ، لكني ما زلت أحب اللحاق بالركب. هل ما زلت [تعمل على مشروع X / إطلاق حملة X / القيام برحلة إلى X]؟ لا أستطيع الانتظار لسماع المزيد عنها عندما نلتقي.

نأسف على صمت الراديو - هناك الكثير مما يحدث في [الشركة]. إذا كان لديك وقت هذا الأسبوع ، فأنا أحب [تناول القهوة ، واطلب مكالمة هاتفية] وأطلع على [مشروعك ، ومبادرتك ، وترقيتك ، ورحلتك]. لا استطيع الانتظار للتحدث أكثر قريبا!

أتمنى لو كنت قد أرسلت هذا إليك سابقًا ، لكن تهانينا على [الترويج ، الحملة الناجحة ، إطلاق منتج جديد ، إلخ.]! أود أن أخرجك لتناول [القهوة ، الغداء ، المشروبات] للاحتفال. ما هو الوقت المناسب هذا الأسبوع؟

"كنت أتمنى الرد عاجلاً ، لكنني أخشى أن يكون لديّ بعض الأخبار السيئة"

ربما كان مماطلتك حقًا أملًا سريًا في أن يتبدد الموقف في الأثير حتى لا تضطر أبدًا إلى الرد على الإطلاق. في بعض الأحيان ، تتطلب رسالة بريد إلكتروني لم يتم الرد عليها ردًا ليس لديك الجرأة لتقديمه. إما أن تخبر شخصًا ما أن المشروع قد انهار أو تخبر مرشح الوظيفة أن الوظيفة قد شغلها شخص آخر. في كلتا الحالتين ، يجب إعطاء الأخبار السيئة ويجب أن تقدمها أنت. إذا تركت شخصًا ما في حالة ترقب وكان عليك الآن أن تخذله ، فإليك كيفية القيام بذلك بلطف:

آسف لتأخر الرد. كنت أتمنى الرد عاجلاً ، لكنني أخشى أن لدي بعض الأخبار السيئة. [لم تحصل على الوظيفة / قررنا عدم الاستمرار في مشروع X]. ومع ذلك ، كان لدي آمال كبيرة في [جلبك / رؤية هذا المشروع ينبض بالحياة] ، ولذا سأضعك في اعتبارك بالتأكيد إذا تغير شيء ما في المستقبل القريب. شكرا جزيلا على صبرك وآمل أن تتقاطع طرقنا مرة أخرى.

آسف على الرد المتأخر - لقد استقرت الأمور في نهاية المطاف. لسوء الحظ ، منذ آخر مرة تحدثنا فيها ، قررت الشركة [الذهاب مع وكالة أخرى ، وبذل جهودنا داخل الشركة ، وتأجيل التعيين لهذا المنصب]. نحن نقدر حقًا الحصول على فرصة للتحدث معك ومعرفة كيف يمكنك مساعدتنا في مشروع X. أرغب في البقاء على اتصال في حالة ظهور فرصة أخرى في المستقبل.

خالص اعتذاري لبطء الاستجابة. أتمنى أن تكون الأمور على ما يرام معك منذ آخر مرة تحدثنا فيها! بعد التفكير مليًا في الأمر ، لا يعتقد فريقنا أن هذا سينجح في [الدور ، المشروع] الحالي - نحن نبحث عن [شخص يمكنه القدوم إلى المكتب ، وكالة يمكنها استيعاب X]. ومع ذلك ، لدينا [فرصة للدور X ، والحاجة إلى خدمة X]. هل هذا شيء أنت منفتح لاستكشافه معنا؟

أعتذر مقدما

إذا تلقيت بريدًا إلكترونيًا ولكنك تعلم أن الأمر سيستغرق بعض الوقت لتقديم رد مناسب أو تقديم بعض المعلومات المطلوبة ، فمن الحكمة أن تعتذر مسبقًا. جرب إجابة مثل هذا:

أردت فقط تأكيد استلام بريدك الإلكتروني. قد يستغرق الأمر بعض الوقت [الرد المناسب / تقديم ما طلبته] وأنا أعتذر عن ذلك. من فضلك تحملني وسأعود إليك في أقرب وقت ممكن.

هذا النوع من الصدق الاستباقي سيحملك شوطًا طويلاً.

ربما ليس عليك أن تقول أنك آسف

بالطبع ، لا تتطلب كل استجابة بريد إلكتروني متأخرة الاعتذار. إذا تواصل أحد معارفك بشكل غير رسمي مع شبكة ولكنك مشغول جدًا بالمسائل الأكثر إلحاحًا للرد ، فقد لا تحتاج إلى الاعتذار. إن شكر المرسل على التواصل والتعبير عن اهتمامك بالاتصال أمر جيد بما يكفي إذا كنت ترد بعد أيام أو حتى أسابيع. قد تفلت حتى من الاعتراف بمرور الوقت ، بشيء على غرار:

شكرًا جزيلاً على تواصلك معنا قبل بضعة أسابيع! إذا كنت لا تزال مهتمًا بالتواصل مع القهوة ، فأنا متواجد في أمسيات الثلاثاء والخميس. هل أي من هؤلاء يعمل من أجلك؟ لا استطيع الانتظار لسماع بشأن [مشروعك / منصبك / شركتك] عندما نلتقي.

جرب Titan Business Email!

المصداقية هي كل شيء للشركات الصغيرة. إذا كنت تحاول الوصول إلى العملاء المحتملين والعملاء باستخدام عنوان بريد إلكتروني مجاني لعملك ، فأنت تبدو مثل الهواة. استخدم قوالب البريد الإلكتروني هذه واستخدم Titan للعمل من أجلك.